SISTEM INFORMASI SUMBERDAYA MANUSIA

Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Terstruktur Mata Kuliah Manajemen
Sumber Daya Manusia II
Pengampu Drs. M. Arifin Mukti, M.Si.

Disusun Oleh:
ARTIKA ERWANTI
C0A018026
ADMINISTRASI KEUANGAN

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PURWOKERTO
2019
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Tuhan yang Maha Pengasih lagi Maha

Panyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga saya dapat
menyelesaikan makalah Manajemen Sumber Daya Manusia tentang “Sistem
Informasi Sumberdaya Manusia”

Adapun makalah Manajemen Sumber Daya Manusia tentang “Sistem

Informasi Sumberdaya Manusia” ini telah saya usahakan semaksimal mungkin
dan tentunya dengan bantuan berbagai pihak, sehingga dapat memperlancar
pembuatan makalah ini. Untuk itu saya tidak lupa menyampaikan banyak terima
kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini.

Namun tidak lepas dari semua itu, saya menyadari sepenuhnya bahwa
ada kekurangan baik dari segi penyusunan bahasa maupun segi lainnya. Oleh
karena itu dengan lapang dada dan tangan terbuka saya membuka selebar-
lebarnya bagi pembaca yang ingin memberikan kritik dan sarannya mengenai
makalah ini.

Akhir kata penyusun mengharapkan semoga dari makalah Manajemen

Sumber Daya Manusia tentang “Sistem Informasi Sumberdaya Manusia” ini dapat
diambil hikmah dan manfaatnya sehingga dapat memberikan inpirasi terhadap
pembaca.

Purwokerto, November 2019

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ............................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 2
C. Tujuan .......................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
A. Definisi Sistem Informasi Sumberdaya Manusia ......................................... 3
B. Komponen-Komponen Dasar SISM ............................................................ 4
C. Manfaat Sistem Informasi Sumberdaya Manusia ...................................... 12
D. Tahap-Tahap Pengembangan SISM ........................................................... 13
E. Berbagai Kesalahan Umum........................................................................ 17
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan ................................................................................................ 21
B. Saran ........................................................................................................... 21
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 22

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang
bersifat riil dari setiaptingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan
dikelola dalam sebuah sistem informasi.Salah satu sistem informasi terpenting
pada perusahaan adalah Sistem Informasi SumberDaya Manusia/Human
Resourches Information System (SISDM/HRIS).
Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber
daya manusia(human resource information system). Sistem sumber daya
manusia membantu bisnis dalam mengembangkan susunan kebutuhan
kepegawaian, mengidentifikasi potensi-potensi karyawan baru, menyimpan
arsip karyawan, menjejaki pelatihan, keterampilan, dan prestasi kerja
karyawan, dan membantu para manajer mengembangkan rencana yang sesuai
dengan kompensasi dan pengembangan karir karyawan.
Sistem perusahaan dapat membantu bisnis untuk mengkoordinasi
susunan kepegawaian mereka dengan aktivitas produksi dan penjualan dan
sumber daya keuangan.
Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik,
mengembangkan, dan memelihara satuan kerja perusahaan. Sistem informasi
sumber daya manusia mendukung aktivitas misalnya menggidentifikasi
potensi-potensi karyawan, memelihara catatan lengkap, atas tiap karyawan,
dan menciptakan program untuk mengembangkan talenta dan keterampilan
karyawan.

1
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang di atas, ada beberapa pokok permasalahan
yang akan dibahas dalam makalah ini, antara lain:
1. Bagaimana definisi sistem informasi sumberdaya manusia/
2. Bagaimana komponen-komponen dasar sistem sumberdaya manusia?
3. Bagaimana manfaat sistem informasi sumberdaya manusia?
4. Bagaimana tahapan dalam pengembangan sistem informasi sumberdaya
manusia?
5. Bagaimana kesalahan umum yang terjadi dalam penyusunan sistem
informasi sumberdaya manusia?

C. TUJUAN
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penyusunan
makalah ini yaitu, antara lain:
1. Untuk mengetahui definisi sistem informasi sumberdaya manusia/
2. Untuk mengetahui komponen-komponen dasar sistem sumberdaya
manusia?
3. Untuk mengetahui manfaat sistem informasi sumberdaya manusia?
4. Untuk mengetahui tahapan dalam pengembangan sistem informasi
sumberdaya manusia?
5. Untuk mengetahui kesalahan umum yang terjadi dalam penyusunan sistem
informasi sumberdaya manusia?

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. DEFINISI SISTEM INFORMASI SUMBERDAYA MANUSIA

Efektivitas kegiatan-kegiatan personalia sangat tergantung pada
kualitas informasi yang digunakan untuk menyusun berbagai program
kegiatan personalia. Kemampuan organisasi (perusahaan) dalam
memperoleh, menyimpan, memelihara, dan menggunakan informasi
personalia merupakan krusial manajemen sumberdaya manusia. Banyak
organisasi besar, terutama di negara-negara maju, telah menyadari
pentingnya pemenuhan kebutuhan informasi personalia. Mereka
mengembangkan suatu sistem informasi personalia dengan maksud untuk
meningkatkan kulitas dan mendukung program-program personalia
mereka.
Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah suatu prosedur
sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali
dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi
tentang sumberdaya manusianya, kegiatan-kegiatan personalia dan
karakteristik-karakteristik satuan kerja. Sistem ini sering juga disebut
sistem informasi karyawan, sistem informasi personalia, sistem
pemrosesan data personalia dan banyak nama lainnya. Menurut
definisinya, SISM mengelola berbagai data personalia tertentu, tidak
semua data yang mungkin tersedia. Kegunaan penyimpanan semua data
mungkin tidak sepadan dengan biaya yang harus dikeluarkannya.
Disamping data personalia, SISM biasanya mencangkup berbagai data
tentang organisasi dan pekerjaan.
SISM, digunakan untuk mendukung berbagai macam kegiatan yang
berkaitan dengan personalia organisasi. Contoh-contoh umum dapat
ditemui dalam semua kegiatan-kegiatan utama departemen peersonalia.
Penyusunan personalia memerlukan data tentang pelamar, peraturan
pemerintah yang bersangkutan dengan penarikan, promosi dan perputaran

3
 tenaga kerja; program-program pengembangan disusun atas dasar data
tentang keterampilan-keterampilan yang telah dimiliki oleh para
karyawan, latihan-latihan yang mungkin diselenggarakan dan penilaian
prestasi kerja; pemberian kompensasi menggunakan data mengenai
prakiraan gaji dan upah, kenaikan kompensasi yang direncanakan dan
survai pasar tenaga kerja; hubungan karyawan dirumuskan berdasar data
tentang undang-undang perburuhan dan peraturan pemerintah, praktek
disiplin dan keluhan-keluhan para karyawan; dan seterusnya. Sistem ini
juga berguna untuk menyederhanakan kegiatan-kegiatan administratif
seperti pembutan laporan-laporan rutin dan penyiapan surat-surat
pemberitahuan kepada para karyawan. Di samping untuk memenuhi
kebutuhan-kebutuhan akan laporan rutin, SISM harus memungkinkan para
spesialis personalia untuk dapat memberikan berbagai tanggapan secara
cepat terhadap permintaan-permintaan khusus. Berbagai permintaan ini
mungkin datang dari seorang manajer produksi yang berkepentingan
dengan data tentang perputaran tenaga kerja atau dari agen-agen
pemerintah yang menanyakan proporsi tenaga kerja organisasi.

B. KOMPONEN-KOMPONEN DASAR SISM

Ada tiga komponen fungsional utama yang harus ada dalam SISM,
seperti yang ditunjukan dalam gambar berikut:

Masukan (Input) Pemeliharaan data Keluaran (Output)

Fungsi masukan mencakup dua komponen dasar sistem, yaitu data base
dan pemasukan data (data entry). Fungsi pemeliharaan data terutama
berkepentingan dengan kualitas data yang disimpan dalam sistem. Fungsi
keluaran berkaitan dengan proses penarikan data (retrieval). Satu lagi
konsep penting dalam pengembangan SISM adalah pembentukan Pusat
Informasi Sumberdaya Manusia. Bila salah satu konsep ini terabaikan,

4
sistem yang sedang dibangun mungkin tidak akan dapat memenuhi
sasaran-sasaran yang telah ditetepakan. Berikut penjelasan mengenai
berbagai fungsi dan konsep dasar tersebut, yaitu:
Fungsi Masukan
Fungsi masukan memberikan kemamouan untuk memasukkan
informasi personalia ke dalam SISM. Ini meliputi berbagai prosedur yang
diperlukan untuk mengumpulkan data, yaitu: siapa yang mengumpulkn,
kapan, dan bagaimana data seharusnya diproses.

Master Files
Atau
Data Base

Kegiatan masukan
Prosedur o Pemasukan Bila data dapat diterima,
pengumpulan o Edit
ke fungsi pemeliharaan
data o Validasi
(Batch/on-line) data

Tabel Penerimaan atau Berbagai tabel kriteria Nilai-nilai

petunjuk (tidak pemberitahuan edit/validasi tabel
mutlak) kesalahan (tidakmutlak) edit/validasi

Akses pemakai Akses pemakai Akses pemakai

langsung langsung langsung

Fungsi Pemeliharaan Data

Setelah data diproses oleh fungsi masukan, fungsi pemeliharaan
mengelola kualitas data yang disimpan. Fungsi ini memperbarui,
menambah data baru dan menghilangkan data yang sudah tidak diperlukan
pada data base. Berikut contoh fungsi pemeliharaan.

5
 Kegiatan pemeliharaan data
Transaksi dari o Up date data
fungsi masukan o Membuat catatan-catatan
o Memperoleh data

Update
laporan- Ke fungsi
laporan Disk Tape keluaran

Contoh files/databases:
o Data karyawan o Historis
o Data pelamar o Transaksi

Fungsi Keluaran
Fungsi sistem yang paling jelas adalah kemampuannya
memproduksi keluaran sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi. Ini
bisa meliputi laporan-laporan standar dan rutin maupun laporan-laporan
khusus. Keluaran yang disediakan oleh sistem merupakan penghubung
penting antara SISM dengan para pemakainya. Kriteria penting untuk
mengevaluasi efektivitas sistem sebagai alat pembantu manajemen adalah
apakah sistem mampu memproduksi sistem informasi yang berguna dalam
proses pengambilan keputusan.
Konsep Dasar: Berbagai Karakteristis Penting SISM
Ada lima konsep dasar yang dicakup dalam definisi SISM,
diantaranya sebagai berikut:
1. Data Base
Kreasi data base merupakan langkah terpenting proses pengembangan
sistem. Sebagai titik awal, data base hendaknya mencakup elemen-
elemen data esensial yang dibutuhkan baik secara internal oleh
organisasi maupun untuk pemenuhan kebutuhan-kebutuhan pihak
eksternal seperti kantor-kantor pemerintah, asosiasi bisnis dan serikat
karyawan. Semua data yang dibutuhkan untuk membuat laporan,
melakukan audit dan analisis, dan memproduksi keluaran-keluaran
lainnya harus terliput oleh sistem. Untuk menyelesaikan proses

6
 penciptaan data base total ini secara benar, pemahaman yang
menyeluruh tentang SISM adalah esensial.
Fungsi masukan memegang peranan sangat vital dlam proses
penciptaan data base. Suatu metode masukan harus ditetapkan untuk
setiap elemen data: langkah-langkah pengeditan dan pemrosesan data
harus dirumuskan; dan berbagai kerangka dan laporan standar harus
dijabarkan agar elemen-elemen data yang diperlukan dapat dirinci
secara jelas. Dalam lingkungan sistem manajemen data, berbagai
spesifikasi tambahan akan dibutuhkan sesuai dengan rencana
penggunaan setiap elemen. Faktor-faktor pengguanaan data yang
direncanakan meliputi berapa kali setiap elemen yang akan
diperbaharui dan diubah dalam satu periode, berapa kali pemakai akan
memerlukan elemen untuk analisis ad hoc, berapa lama (sejarah) setiap
elemen harus disimpan, dan tipe kemanan data yang disyaratkan. Satu-
satunya jalan untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini secara
memuaskan adalah dengan memahami sebaik mungkin operasi-operasi
departemen personalia. Semakin kita memahami rencana penggunaan
sistem, semakin besar kemungkinan kita dapat mengembangkan data
base yang dirancang secara baik, suatu data base yang menyimpan
informasi “perlu diketahui” dengan sedikit atau tidak menyimpan data
yang tidak diperlukan, berlebihan dan diperoleh secara sangat mahal.
2. Pemasukan Data (Data Entry)
Unsur penting SISM kedua adalah suatu metode data pemasukan yang
efesien dan akurat. Bila informasi yang diperlukan untuk memproduksi
berbagai keluaran yang diinginkan tidak disampaikan ke data base
pada waktu yang tepat dan dengan cara yang sedapat mungkin
mencegah kesalahan, sistem tidak akan berfungsi sesuai dengan tujuan.
Dalam desain SISM secara menyeluruh, setiap elemen dan base harus
mempunyai suatu titik asal. Setiap elemen data harus mempunyai
“pemilik” seseorang atau fungsi jabatan dengan tugas memelihara

7
 akurasi elemen data yang memahami maksud, tujuan dan pentignya
suatu elemen data dimasukkkan kedalam sistem.
Sistem juga harus mempunyai metode pemasukan elemen data
“bukan karyawan”. Tergantung pada ruang lingkup sistem, banayak
bentuk masukan yang mungkin perlu diciptakan untuk menjamin
bahwa data dapat tetap akurat, tepat waktu dan lengkap. Bila suatu
elemen tidak dapat dipelihara agar selalu aktual, atau bila biaya untuk
malakukan hal itu lebih mahal dari pada nilai elemen data, perancang
sistem menganalisa secara lebih mendalam apakah suatu elemen perlu
dimasukkan kedalam sistem. Kemajuan teknologi computer telah
memungkinkan penggunaan waktu sumberdaya manusia dan
sumberdata computer semakin efesien. Bagaimanapun juga, proses
pemasukan data harus dipikirkan dan direncanakan dengan baik agar
SISM berfungsi secara benar.
3. Penarikan Data (Retrieval)
Unsur pokok ketiga SIM yang dirancang secara baik ada lah penarikan
informasi yang dibutuhkan secara cepat dengan cara yang ‘cost-
effective; oleh pemakai. Pemikiran yang mendasarinya adalah untuk
memberikan kepada para pemakai kebebasan untuk apapun yang
mereka inginkan terhadap data yang sudah tersedia dengan cara yang
mereka kehendaki. Alamat data yang tersimpan dalam data base harus
memungkinkan data untuk ditarik dan disajikan dalam format yang
hampir tidak tebatas jumlahnya.pembuatan laporan-laporan tetap
standar, pemilahan, pemilihan kumpulan files, perhitungan elemen-
elemen baru, dan penyajian data semuanya harus ada dalam
penguasaan pemakai didepartemen personalia, dengan latihan
seminimum mungkin dan tampa bantuan departemen pemerosesan
data.
Dalam peracangan suatu sism, kita sebaiknya mempunyai sedikit
mungkin laporan rutin dan tetap yang diprogram kedalam sistem.
Banyak pengalaman mengajarkan bahwa pendekatan ini lebih fleksibel

8
 dalam menghadapi perubahan-perubahan kegiatan personalia
organisasi dan kebutuhan informasi. Selain tidak membuat sistem
menjadi terlalu rumit. Tujuan kita adalah mencoba meminimumkan
investasi organisasi dan program dengan membatasiupaya kita untuk
hanya memecahkan masalah-masalah sekarang.
4. Pusat Informasi Sumberdaya Manusia (PISM)
Prosedur esensial keempat adalah menunjukkan secara formal
seseorang atau kelompok kerja sebagai penanggung jawab operasi
PISM setiap harinya. Pemebentulan PISM ini adalah unsur vital
keberhasilan sistem dalam beberapa hal. Pertama PISM harus
memastikan bahwa masukan kedalam sistem telah secara benar
diterima bahwa perubahan-perubahan data base diproses secara
berurutan. Kedua, PISM harus mengambil inisiatif dan melihat apakah
data base adalah akurat dan selalu “up to date”. Meskipun biasanya
sistem mempunyai kemampuan otomatis untuk memeriksa dan
mengedit data yang dimasukkan, PISM masih perlu untuk
memecahkan berbagai masalah yang timbul sebagai akibat adanya
berbagai keterbatasan yang sesalu melekat pada sistem.
Aspek tanggung jawab PISM lainnya adalah fungsi yang harus
perankan sebagai koordinator untuk semua kegiatan yang
bersangkutan dengan sistem. PISM juga bertugas untuk membuat
skedul untuk pemerosesan dan pembuatan data dalam sistem secara
prodik dan ajeg. PISM berfungsi sebagai administrator sistem dari
sudut pandang kerahasiaan informasi. Masalah kerahasiaan data ini
tidak hanya menyangkut keamanan data files secara fisik, tetapi juga
kegiatan meninjau kembali elemen-elemen data untuk menjamin
bahwa berbagai elemen tersebut benar-benar masih dibutuhkan dan
bahwa tidak ada penyalahgunaan informasi.
5. Kualitas Data
Prosedur esensial kelima adalah suatu proses yang menjamin kualitas
bagian-bagian sistem. Prinsip ini mencangkup bidang-bidang yang

9
 berkaitan dengan akurasi, ketepatan waktu, kejelasan dan ketersediaan
data. Setiap elemen data harus mempunyai suatu tujuan akurasi sesuai
dengan maksud sistem yang dirancang. Beberapa elemen mungkin
memerlukan tingkat akurasi yang sangat tinggi, sedangkan beberapa
elemen lainnya hanya memerlukan tingkat akursi moderat atau rendah.
Salah satu cara penentuan tingkat akurasi ini adalah dengan menilai
akibat yang harus dibayar oleh organisasi bila data kurang akurat.
Prinsip-prinsip penjaminan kualitas juga perlu disusun untuk
membantu para pemakai sistem memecahkan berbagai masalah yang
berkaiatan dengan ketepatan waktu. Sebuah laporang mungkin
mempunyai data yang akurat, tetapi mungkin juga tidak diproduksi
pada periode yang tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Bila data
tidak diumumkan tepat waktu, tingkat akurasi yang tinggi mungkin
tidak ada gunanya, dan suatu metode pemasukan data baru dibutuhkan
untuk mengatasi masalah ini.
Berbagai Kebutuhan Informasi
Banyak upaya pengembangan suatu SISM dimulai dan diakhiri
dengan mencoba untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan data. Biasanya,
seorang spesialis personalia diberi tugas untuk mengunjungi dan
mewawancarai semua pemakai potensial dan mengidentifikasi kebutuhan
informasi mereka. Hasil kegiatan ini adalah suatu daftar panjang berisi
begitu banyak persyaratan yang sering membuat proyek gagal karena
beban yang terlalu berat.
Dalam menghadapi masalah diatas, organisasi sebaiknya tidak
mencoba untuk menangani semua kebutuhan informasi kegiatan-kegiatan
personalia sekaligus, tetapi memusatkan diri pada pengembangan suatu
sistem “modular” yang fleksibel dan dapat dikembangkan lebih lanjut.

10
 Penilaian
prestasi
Keamanan dan kerja
Hubungan
Kesehatan
Industrial
Karyawan

Penarikan Kompensasi

DATA INTI
(Modul Personalia Dasar)

Latihan dan
Benefits
Pengembangan

Perencanaan Pengerjaan dan

Sumberdaya pengendalian
Manusia posisi
Evaluasi
pekerjaan

Kegiatan-kegiatan pokok personalia yang saling berhubungan erat akan

dicakup dalam suatu modul, dimana masing-masing modul terkait pada
data inti. Dalam konteks SISM, suatu modul adalah “payung” yang
meliputi sekelompok kegiatan personalia yang berhubungan. Berbagai
komponen dan parameter spesifik modul bisa bervariasi dalam organisasi
yang berbeda-beda, tetapi paling tidak ada 5 kriteria berikut yang harus
dipenuhi setiap modul:
a. Tujuan modul diarahkan pada satu fungsi personalia tertentu
b. Modul mempunyai “forms” masukkan tersendiri
c. Ada sejumlah transformasi internal yang terjadi pada data, dimana para
pemakai dalam fungsi personalia itu harus menjelaskan kepada tim
proyek
d. Ada sejumlah laporan atau analisis yang khusus untuk pemakai suatu
modul yang sedang dikembangkan
e. Ada sejumlah elemen data yang unik untuk pemakai tersebut
Secara ringkas, SISM akan terdiri dari sejumlah modul yang saling
berkaitan. Seperti bangunan rumah yang dapat diperluas setiap saat sejauh
luas tanah memungkinkan, satu atau lebih modul dapat dikembangkan dan

11
 ditambahkan pada modul-modul yang telah ada bila kebutuhan muncul.
Sebagai pedoman, paling tidak pada tahap awal, SISM hendaknya terdiri
dari modul personalia dasar dan dua atau tiga modul pendukung.
Pendekatan ini tidak hanya membantu tim dalam memperoleh persetujuan
dan pembiayaan proyek, tetapi juga memungkinkan tim untuk
memusatkan perhatiannya pada bagian-bagian sistem yang lebih penting
dulu.

C. MANFAAT SISTEM INFORMASI SUMBERDAYA MANUSIA

Sebagai alat penilail suplai sumberdaya manusia, sistem informasi
sumberdaya manusia memungkinkan organisasi menyimpan data
persediaan keahlian (skills inventory) dan persediaan manajemen
(management inventory) dengan cara yang paling sesuai dengan kebutuhan
perencanaan sumberdaya manusia. Manfaat khusus sistem informasi
sumberdaya manusia dalam menilai suplai sumberdaya manusia meliputi:
1. Memeriksa kapabilitas karyawan-karyawan saat ini guna mengisi
kekosongan yang diproyeksikan di dalam organisasi
2. Menyoroti posisi yang pemegang jabatannya diperkirakan akan
dipromosikan, pensiun, atau diberhentikan
3. Menggambarkan pekerjaan spesifik atau kelas pekerjaan yang
mempunyai tingkat putaran pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan
masalah yang berat yang melebihi kadar normal
4. Mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dari berbagai
pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu
sesuai dengan peraturan yang berlaku
5. Mengantisipasi berbagai kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan
pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat
waktu terhadap karyawan kompeten kedalam lowongan pekerjaan
6. Perencanaan sumberdaya manusia—untuk mengantisipasi penggantian
dan promosi

12
 7. Laporan kompensasi—untuk memperoleh informasi seputar seberapa
besar setiap karyawan dibayar, biaya kompensasi keseluruhan, dan
biaya keuangan dari setiap kenaikan gaji dan perubahan kompensasi
lainnya
8. Riset sumberdaya manusia—untuk mengadakan penelitian dalam
masalah seperti putaran karyawan dan ketidakhadiran, atau menemukan
sumber yang paling produktif untuk mencari calon-calon baru
9. Penilaian kebutuhan pelatihan—untuk menganalisis kinerja individu
dan menentukan karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih
lanjut.

D. TAHAP-TAHAP PENGEMBANGAN SISM

Dasar pengembangan SISM adalah sangat sederhana; bila data yang
diperlukan untuk mendukung berbagai kegiatan sumberdaya manusia
tersedia, maka setiap kegiatan dapat dibantu dengan SISM yang “computer
based”. Satu hal yang perlu diperhatikan adalah memastikan bahwa SISM
dirancang dengan baik. Sayangya, tidak ada pendekatan proses desain
paling baik yang dapat digunakan dalam kondisi apapun. Padahal
pengembangan SISM bukan merupakan tugas mudah. Tugas ini
memerlukan penggabungan kegiatan-kegiatan konseptual dan mekanis,
sebagian untuk dilaksanakan komputer dan sebagian untuk tenaga
manusia. Berbagai kegiatan tersebut mencakup pengembangan kriteria
edit, program-program penarikan data, kegiatan-kegiatan rutin
pemasukkan data, serta aspek-aspek klerikal dan kebijakan manajemen
kerahasiaan dan keamanan data.
Meskipun belum ada pendekatan desain yang diterima secara
universal, proses pengembangan SISM yang relatif umum digunakan
dapat dibagi menjadi tujuh tahap : usulan (proposal) kepada manajemen,
analisis kebutuhan, spesifikasi sistem, desain sistem, pengembangan
sistem, instalasi dan konversi, dan evaluasi. Dan bila kebijakan organisasi

13
adalah membeli suatu sistem yang tersedia di pasar, beberapa tahap
tertentu dapat dikurangi dalam pengertian waktu dan dana.
Usulan
kepada
manajemen
Analisis
Evaluasi
kebutuhan

Instalasi dan Spesifikasi

konversi sistem

Pengembangan Desain
sistem sistem

Bagaimanapun juga, setiap tahap harus diselesaikan dan diselesaikan

dalam urutannya. Bila suatu tahap tertentu dihilangkan atau tidak
dilakukan dalam urutannya, SISM tidak akan berfungsi atau tidak akan
berungsi sesuai dengan kemampuan potensialnya, dan pada akhirnya akan
dinilai gagal. Lebih lanjut, setiap tahap akan menghasilkan suatu produk
nyata yang dapat digunakan manajemen untuk membuat keputusan tentang
kelanjutan proses pengembangan SISM. Tahap-tahap proses desain
pengembangan SISM dapat dirinci sebagai berikut:
1. Usulan Kepada Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum
yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk
menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM
diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter sistem secara
keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-
masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak sistem terhadap
dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran
untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.

14
2. Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah
umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran
dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan
masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode
dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis
kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci,
alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran
sistem. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang
mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian
dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan
perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
3. Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi sistem yang sebenarnya dari sudut
pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar sistem dijelaskan serinci
mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua
produk akhir sistem dan semua masukan yang diperlukan diuraikan.
Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan
jangka waktu yang harus dipenuhi sistem dijabarkan oleh para pemakai.
Semua ukuran pengawasan, kerahasiaan dan keamanan juga harus
ditetapakan. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai
kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem
diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan analisis. Jadi,
tahap ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan bagaimana
sistem akan diopersi.
4. Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, sistem keseluruhan dirinci secara spesifik
agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat
disebutkan. Perancang sistem menentukan bagaimana SISM akan
mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi.
Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi

15
 perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di
samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin
dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan
yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.
5. Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-
fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi
pekerjaan. Semua bagian sistem diuji dengan data yang disuplai dari
pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-
percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test)
maupun dengan data sesungguhnya.
6. Instalasi Dan Konversi
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM
dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum
perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan
SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan
para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-
penyesuaian dilakukan, dan bila sistem berjalan baik, sistem lama bias
dihentikan.
7. Evaluasi
Kerja SISM, baru diukur dengan sasran-sasran yang telah
ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan sistem,
akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional
lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila
perlu, berbagai penggantian dan perubahan (modifikasi) dapat
dilakukan untuk memperbaiki kerja sistem
Tanpa mempedulikan periode waktu setiap tahap, semua tahap di atas
harus dilaksanakan. Dalam banyak kasus, beberapa tahap bisa dipercepat,
tetapi adalah fital untuk mengerjakan tahap-tahap tersebut dalam
urutannya. Kegiatan harus dicatat dalam siklus hidup proyek untuk
mengetahui bahwa setiap tahap dilakukan secara benar dan lengkap.

16
E. BERBAGAI KESALAHAN UMUM
Walker, setelah lebih dari 15 tahun mengamati dan terlibat secara
langsung penyusunan SISM, melaporkan “sepuluh kesalahan paling
umum”. Kesalahan-kesalahan ini akan dirinci di bawah. Empat atau lima
kesalahan pertama biasanya merupakan kesalahan yang paling serius. Bila
suatu organisasi tidak puas dengan SISM-nya sekarang, kita akan
menemukan satu atau lebih kesalahan-kesalahan itu. Daftar kesalahan juga
berguna bagi tim proyek yang sedang mengelola proyek SISM untuk
menghindari kesalahan-kesalahan serupa yang dibuat oleh organisasi-
organisasi lain. Berbagai kesalahan umum yang diidentifikasi oleh Walker
adalah sebagai berikut:
1. Sistem mencoba untuk melayani semua fungsi dan semua orang
personalia-semua pada waktu yang sama
Tim proyek SISM sering mulai mengembangkan sistem dengan
mencoba untuk “menaklukan dunia”. Ambisitim adalah memecahkan
semua masalah secepat mungkin dan melayani semua orang dalam
tahap pertama pengembangan. Memang dengan berbagai prosedur yang
dikomputerisasi, sistem mungkin dapat memproduksi bermacam-
macam laporan kompleks dan grafik hampir tanpa batas, dan dapat
dibuat “interface” dengan sistem-sistem informasi lainnya, seperti
keuangan, akuntansi dan pemasaran. Upaya untuk menjamin bahwa
laporan-laporan secara nyata membantu pemakai dalam pengelolaan
tugas-tugas mereka secara efektif sering diabaikan. Sebagai pedoman
kasar adalah SISM sederhana dalam desain dan keluaran, dan “user-
friendly”.
Dalam tahap permulaan, tim proyek seharusnya tidak berupaya
untuk mengembangkan lebih dari tiga atau empat dari sekitar sepuluh
fungsi personalia utama, dan disebut sebagai modul-modul SISM. Suatu
sistem awal yang terlalu besar, secara sederhana, akan menambah
kompleksitas desain, pemberian kode, pelatihan dan instalasi.

17
2. Tidak ada ahli personalia dalam tim proyek
Dalam praktek, penyusunan SISM sering hanya ditangani oleh
orang-orang sistem pemrosesan data elektronis atau ahli komputer.
Suatu tim dengan para anggota yang tidak memahami fungsi-fungsi
personalia akan menghasilkan produk yang mungkin tidak sesuai
dengan kebutuhan pemakai. Disamping itu, para anggota tim proyek
harus mengetahui bisnis organisasi.
3. Berbagai sistem yang terpisah-pisah untuk setiap kegiatan
personalia
Bila dalam organisasi terdapat beberapa sistem yang memerlukan
masukan-masukan yang sama, seperti misal sistem personalia dan
penggajian, mereka harus dikaitkan satu dengan yang lain. Berbagai
sistem yang terpisah-pisah, menurut pengalaman praktek, lebih mudah
menimbulkan kesalahan dibanding bila sistem-sistem tersebut
diintegrasikan.
4. Sistem terlalu kompleks
Maksud utama SISM adalah menjaga agar data base akurat,
lengkap dan selalu “up to date”, dan dapat “dipanggil” bila dibutuhkan
untuk memproduksi berbagai laporan. Sistem tidak dimaksudkan untuk
sepenuhnya otomatis, mampu menciptakan laporan terus menerus tanpa
campur tangan pemakai, ataupun sebagai produser setumpuk data
kompleks – tanda bahwa desain sistem-sistem telah menyimpang. Kerja
departemen personalia sudah cukup kompleks, sehingga SISM tidak
selayaknya menambah kompleksitas ini. Kita lebih baik mengusahakan
SISM sederhana dalam desain dan keluaran.
5. Dukungan manajemen pengoperasian yang tidak memadai
Dukungan manajemen (puncak) secara jelas diperlukan agar
proyek berhasil. Dukungan harus diterima tim paling sedikit selamat
waktu siklus anggaran proyek SISM. Ini perlu karena tim biasanya
membutuhkan waktu dua sampai 3 tahun untuk menyelesaikan proyek,
dari konsepsi sampai dengan instalasi. Satu cara untuk membuat

18
 manajemen memberikan perhatian pada proyek adalah dengan
mengkomunikasikan status, manfaat dan kemajuan proyek secara
tersencana dan ajeg kepada mereka melalui publikasi-publikasi internal
dan organ-organ lain yang tersedia. Selanjutnya, apapun peralatan yang
digunakan untuk mengingatkan manajemen, tim sebaiknya melaporkan
kegiatan-kegiatannya, dan jangan menunggu sampai manajemen
meminta tim untuk melakukan hal itu.
6. Desain oleh panitia
Ada ungkapkan mengatakan bahwa: bila suatu kerja desain tidak
dapat dilakukan oleh satu orang, maka tidak akan jalan. Ini tentu saja
berkaitan dengan desain keseluruhan suatu sistem atau proses, atau
berarti struktur konseptual bukan semua rincian. Ungkapan tersebut
secara mutlak benar terutama mengenai pentingnya “berpikir
sederhana” dalam pengembangan sistem. Tim desain hendaknya relatif
kecil dalam jumlah, tidak merupakan sebuah panitia besar, karena
semakin banyak orang yang terlibat dalam tahap-tahap awal tidak akan
mempercepat, tetapi mungkin malah emmperlambat selesainya proyek.
7. Secara teknis canggih, tetapi tidak berorientasi pada pemakai
Sistem seharusnya tidak dinilai atas kecanggihan teknologi yang
digunakan, tetapi sejauh mana sistem dapat membantu departemen
personalia dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya. Orang-orang teknis
yang merancang dan memprogram sistem perlu bekerja sama dengan
para pemakai atau orang-orang personalia agar sistem responsif
terhadap berbagai kebutuhan personalia dan terintegrasi dengan aliran
kerja departemen personalia. Suatu cara untuk mencapai “better fit”
antara sistem dan kebutuhan-kebutuhan personalia adalah dengan
melakukan percobaan selama periode tertentu (30-60 hari). Sebelum
sistem “dibekukan” sebagai bentuk akhirnya.
8. Lemahnya pengendalian proyek
Seperti proyek-proyek lain, pengembangan SISM memerlukan
manajemen yang baik. Terutama dalam pemasangan suatu sistem baru,

19
 manajemen yang baik adalah aktif, tidak hanya pasif. Manajer proyek
dituntut agar mempunyai keterampilan manajerial yang efektif. Dalam
praktek, manajer proyek biasanya berasal dari departemen personalia,
dan mempunyai pengetahuan aplikasi komputer dan posisi yang cukup
tinggi dalam organisasi. disamping itu, berbagai teknik pengendalian
proyek, seperti PERT dan CPM, dan penjadwalan dengan komputer
sangat berguna bagi tim.
9. Menjanjikan pengurangan tenaga kerja : penghematan yang tidak
pernah terjadi
Kesalahan yang sering dilakukan oleh tm proyek pada tahap awal
adalah menjanjikan pengurangan tenaga kerja bagi organisasi kepada
manajemen puncak dengan dilaksanakannya pengembangan SISM. Ini
akan menyebabkan tim kehilangan kredibilitasnya dimata manajemen.
Sistem lebih tepat dipandang sebagai penyedia informasi bukan
pengurang tenaga kerja.
10. Mengembangkan sendiri padahal kita dapat membeli
Dewasa ini, jumlah dan kualitas berbagai paket sistem personalia
yang tersedia semakin meningkat. Sebelum menyusun sistem sendiri,
organisasi hendaknya mempertimbangkan alternatif pembelian paket-
paket yang ada. Adalah tidak bijak untuk mengembangkan suatu sistem
hanya demi gengsi, bila sistem itu telah tersedia yang akan menghemat
waktu dan uang organisasi. Sesudah tim proyek menentukan spesifikasi
sistem, langkah selanjutnya adalah meneliti dengan seksama berbagai
sistem yang ada dipasar sebelum membuat keputusan untuk
menyusunnya sendiri di dalam organisasi.

20
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah suatu prosedur
sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali
dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi
tentang sumberdaya manusianya, kegiatan-kegiatan personalia dan
karakteristik-karakteristik satuan kerja. Menurut definisinya, SISM
mengelola berbagai data personalia tertentu, tidak semua data yang
mungkin tersedia. Ada tiga komponen fungsional utama yang harus ada
dalam SISM, yaitu fungsi masukan, fungsi pemeliharaan data, dan fungsi
keluaran, yang disertai dengan lima konsep dasar yang meliputi data base,
pemasukan data, penarikan data, pusat informasi sumberdaya manusia,
dan kualitas data.
Apabila suatu organisasi tidak puas dengan SISM-nya sekarang,
maka akan ditemukan satu atau lebih kesalahan dalam SISM, yang mana
kesalahan itu sendiri juga berguna bagi tim proyek yang sedang mengelola
SISM untuk menghindari kesalahan-kesalahan serupa yang dibuat oleh
organisasi-organisasi lain.

B. SARAN
Setiap perusahaan yang memenuhi standar kelayakan perusahaan
harus ada yang namanya sistem informasi sumberdaya manusia agar
sistem sumberdaya manusia perusahaan tersebut tertata dengan baik tanpa
mengalami kesulitan dalam hal sumberdaya manusia di dalam perusahaan
tersebut. Selain itu, perusahaan hendaknya dalam menyusun sistem
informasi sumberdaya manusia sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan, dan data yang
dimasukkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakai.

21
 DAFTAR PUSTAKA

Simamora, Henry. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: STIE-YKPN,

2006.

T. Hani Handoko. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Yogyakarta:

BPFE, 2001.

22