Ch 6.

Proses Sumber Daya Manusia dengan ERP

MASALAH DENGAN PROSES SUMBER DAYA MANUSIA FITTER

- Fitter Snacker's hanya memiliki tiga karyawan di Departemen Sumber Daya
Manusia, dan banyaknya jumlah dan variasi tanggung jawab departemen serta
jumlah orang yang berinteraksi dengan SDM. Kurangnya integrasi di antara
semuanya departemen sering menghasilkan informasi yang tidak akurat,
kedaluwarsa, dan tidak konsisten.
- Departemen bergantung pada catatan kertas dan sistem pengarsipan manual, yang
menciptakan masalah karena informasi tidak dapat diakses atau mudah dianalisis.
Proses Perekrutan
- Masalah pada proses perekrutan Fitter. Pertama, deskripsi kualifikasi pekerjaan
yang dibutuhkan mungkin tidak lengkap atau tidak akurat terkadang karena
supervisor tidak mengetahui semua fungsi yang diperlukan untuk posisi tersebut,
dan terkadang karena supervisor mengasumsikan itu semua kandidat akan memiliki
keterampilan dasar tertentu.
- Kedua, jika lowongan pekerjaan diedarkan berupa kertas, formulir lowongan kerja
hilang atau tidak diarahkan dengan benar, Departemen Sumber Daya Manusia tidak
akan tahu bahwa posisinya tersedia, sementara supervisor mengasumsikan bahwa
dokumen sedang dalam proses.
- Jika terjadi, departemen bisa jadi kekurangan tenaga, menciptakan masalah
produktivitas kemungkinan juga ketegangan atau permusuhan antara departemen.
- Dengan sistem informasi terintegrasi, informasi pekerjaan tersedia dengan segera
dan lebih mudah untuk dipantau. Masalah perekrutan serius lainnya yang terkait
dengan proses perekrutan berbasis kertas adalah berpotensi kehilangan kandidat
yang baik karena praktik perekrutan yang berlarut-larut atau kehilangan data.
- Mengarsipkan dan melacak resume dan aplikasi merupakan tantangan yang terus
berlanjut. Departemen Sumber Daya Manusia harus mengklasifikasikan dan
mengajukan semua aplikasi dan resume sesuai dengan deskripsi yang sesuai.
Dalam kasus ini, Fitter mungkin tidak mempekerjakan orang terbaik untuk posisi
teknik, dan kesalahan itu bisa merusak daya saing Fitter serta reputasinya.
- Seringkali, lebih dari satu orang di filedepartemen yang meminta meninjau aplikasi,
dan karena data pelamar sudah adakertas, manajer meninjau file pelamar secara
berurutan, memperlambat proses peninjauan.
Proses Wawancara dan Perekrutan

Eksanti Rahmi Ramadhani (A062202028)

Ch 6. Proses Sumber Daya Manusia dengan ERP

- Di Fitter, departemen SDM meminta daftar pendek kandidat untuk posisi tersebut
memilih hingga tiga pelamar. Sumber Daya Manusia menghubungi kandidat pada
daftar pendek, jadwal wawancara, dan membuat file untuk setiap kandidat.
- Seorang perwakilan dari Departemen SDM melakukan wawancara tentang
pengalaman pelamar dan pertanyaan yang relevan dengan posisi yang telah
dilamar kandidat.
- Setelah proses wawancara awal, anggota staf SDM memperbarui file kandidat
untuk menunjukkan apakah dia masih kemungkinan untuk dipekerjakan. Kemudian,
wawancara kedua dijadwalkan. Setelah pihak SDM telah mewawancarai semua
kandidat dalam daftar pendek, perwakilan dari Departemen SDM dan supervisor
dari departemen yang meminta memberi peringkat pada kandidat dalam daftar
pendek. Setelah kandidat secara resmi menerima penawaran tertulis, berkasnya
diperbarui lagi, menunjukkan bahwa kandidat telah menerima tawaran. Staf SDM
kemudian menjadwalkan pemeriksaan latar belakang dan tes narkoba kandidat,
menentukan tanggal mulai karyawan dan membuat rencana untuk sesi orientasi
karyawan baru
- Masalah Fitter pada wawancara dan perekrutan berkaitan dengan arus informasi
dan komunikasi. Fitter tidak memiliki kalender janji temu grup di perangkat lunak,
yang memungkinkan staf SDM menemukan waktu untuk mewawancarai kandidat.
- Kalender janji temu grup (dalam sistem email dan sistem ERP) memungkinkan
pengguna untuk memeriksa kalender untuk menjadwalkan pertemuan.
- Fitter menyewa perusahaan konsultan SDM untuk melakukan tes perilaku dan
pemeriksaan narkoba, latar belakang untuk memverifikasi bahwa kandidat tidak
memalsukan informasi apa pun dan tidak memiliki catatan kriminal yang serius.
- Hari pertama karyawan baru bekerja, dia menghadiri pertemuan orientasi, termasuk
melengkapi dokumen tambahan yang mencakup syarat dan ketentuan kerja,
pemotongan pajak, dan manfaat. Semua karyawan Fitter harus menandatangani
formulir yang menyatakan bahwa karyawan telah diberi salinan kebijakan
perusahaan dan prosedur.
- Fitter menawarkan tunjangan komprehensif yang memberi karyawan pilihan untuk
rencana perawatan kesehatan, asuransi jiwa, rencana pensiun, dan rekening
tabungan medis.
Tugas SDM Setelah Perekrutan
- Departemen SDM memiliki tanggung jawab yang berlanjut di luar perekrutan dan
awal pekerjaan karyawan. Departemen SDM harus mempertahankan lini

Eksanti Rahmi Ramadhani (A062202028)

Ch 6. Proses Sumber Daya Manusia dengan ERP

komunikasi berkelanjutan dengan karyawan dan atasannya untuk memastikan

karyawan berkinerja baik.
- Fitter mengeluarkan evaluasi kinerja yang baru dan terkini ke para karyawan.
Supervisor melakukan evaluasi dan meninjaunya dengan karyawan tersebut.
- Para manajer departemen diharapkan mereview evaluasi kinerja dan tanggapan
karyawan, dan dapat menambahkan komentar, tertulis terpisah.
- Karena Fitter tidak memiliki sistem informasi yang efektif, maka sulit untuk
mengelola data evaluasi kinerja.
- Fungsi penting dari departemen SDM adalah untuk memastikan tingkat kompetitif
kompensasi dan diterapkan secara adil kepada semua karyawan. Kegagalan yang
dilakukannya bisa berakibat tinggi, tingkat omset serta tuntutan hukum diskriminasi.
SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN PERANGKAT LUNAK ERP
- Dengan sistem terintegrasi, perusahaan dapat menyimpan informasi karyawan
secara elektronik, menghilangkan tumpukan kertas dan file yang membuat pencarian
informasi menjadi sulit.
- Berhasil menggunakan sistem ERP, SDM membutuhkan pengelolaan yang jumlah
informasi signifikan secara rinci. Modul SDM SAP ERP menyediakan alat untuk
mengelola peran dan tanggung jawab organisasi, definisi, informasi pribadi karyawan,
dan tugas yang berkaitan dengan manajemen waktu, penggajian, manajemen
perjalanan,dan pelatihan karyawan.
- Sebagian besar perusahaan memiliki bagan atau rencana organisasi yang membantu
menentukan tanggung jawab manajemen.
- Dengan sistem ERP, dimungkinkan untuk membuat bagan organisasi dengan lebih
detail yang mendukung tugas-tugas SDM, seperti merekrut karyawan dan
merencanakan perubahan organisasi.
- SAP ERP menyediakan alat rencana organisasi dan kepegawaian yang digunakan
untuk menentukan sebuah struktur kepengurusan perusahaan dan kedudukan dalam
struktur organisasi. Alat Rencana Organisasi dan Kepegawaian juga menyebutkan
nama orang yang memegang masing – masing posisi.
- Fitter terdiri dari tiga unit organisasi utama: Manufaktur, Pemasaran, dan
Administrasi. Akuntansi dan unit SDM organisasi manajemen adalah bagian dari
organisasi Administratif. Dalam unit organisasi Human Capital Management ada tiga
posisi: manajer dan dua analis.

Eksanti Rahmi Ramadhani (A062202028)

Ch 6. Proses Sumber Daya Manusia dengan ERP

- SAP ERP membedakan antara orang, tugas, pekerjaan, dan posisi. Tugas dapat
diberikan ke posisi secara langsung, atau dikelompokkan bersama dalam pekerjaan.
Sebuah pekerjaan adalah klasifikasi umum tugas yang rutin dilakukan bersama.
- Sebuah posisi adalah tugas individu karyawan dalam organisasi. Tugas bisa
ditugaskan langsung ke suatu posisi, atau mereka dapat ditugaskan ke posisi itu
dengan menetapkan pekerjaan ke posisi itu.
- Jika tugas yang terkait dengan pekerjaan dan posisi ditentukan dengan baik dan
terkini, dalam perekrutan SDM dapat lebih mudah menentukan apakah calon memiliki
kebutuhan kualifikasi untuk suatu pekerjaan. Menentukan kompensasi yang sesuai
untuk suatu posisi disederhanakan juga jika tugas-tugas yang dibutuhkan untuk
setiap posisi di suatu perusahaan secara jelas dan ditentukan secara konsisten.
- Data SDM yang lengkap dan akurat mempermudah tugas seorang manajer. Alat
Desktop Manajer dalam modul SDM SAP menyediakan akses ke semua data dan
transaksi SDM di satu lokasi.
- Data SDM meliputi informasi pribadi karyawan, jadi akses pengendalian ke data itu
sangat penting. Keuntungan dari sistem informasi yang terintegrasi atas sistem
berbasis kertas adalah pengendalian akses ke data dilakukan secara otomatis;
manajer dapat menggunakan sistem untuk menentukan pengguna mana yang harus
memiliki akses ke berbagai data.
FITUR SDM SAP ERP LANJUTAN
- Fitur lanjutan dari modul SDM, termasuk manajemen waktu, pemrosesan penggajian,
manajemen perjalanan, serta pelatihan dan pengembangan koordinasi.
Manajemen Waktu
- Untuk tujuan akuntansi biaya, penting untuk dapat menghubungkan waktu karyawan
dengan objek biaya dan pada waktu apa saja tidak bekerja harus dikaitkan dengan
liburan atau cuti. Modul SDM SAP menggunakan Cross Application Time Shhets
(CATS) untuk mencatat waktu kerja karyawan dan memberikan data ke modul lain,
termasuk berikut ini :
1. Modul Pengendalian SAP, memantau dan mengelola biaya.
2. Modul Penggajian SAP, menghitung gaji karyawan; data penggajian kemudian
ditransfer ke modul Akuntansi Keuangan untuk pemrosesan penggajian.
3. Modul Perencanaan Produksi SAP, menentukan apakah tenaga kerja cukup
tersedia untuk mendukung rencana produksi.
Proses Penggajian

Eksanti Rahmi Ramadhani (A062202028)

Ch 6. Proses Sumber Daya Manusia dengan ERP

- Pemrosesan penggajian merupakan fungsi terpenting dari departemen SDM. Tanpa

manajemen yang tepat dari proses penggajian, karyawan mungkin tidak dibayar
untuk semua jam kerja mereka, mereka mungkin tidak dibayar dengan tarif yang
sesuai, atau mereka mungkin memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit uang yang
ditahan dari membayar pajak dan tunjangan. Kesalahan dalam penggajian dapat
menyebabkan ketidakpuasan kerja yang signifikan.
- Dua proses utama dalam menentukan gaji karyawan adalah perhitungan elemen
remunerasi dan penentuan pemotongan wajib dan sukarela. Elemen remunerasi
dari gaji karyawan termasuk gaji pokok, bonus, gratifikasi,gaji lembur, gaji sakit, dan
tunjangan liburan yang diperoleh karyawan selama titik pembayaran.
- Pemotongan menurut undang - undang dan sukarela adalah pemotongan gaji,
termasuk pajak, pinjaman perusahaan, dan tunjangan kontribusi. Menentukan gaji
seorang karyawan dengan benar membutuhkan data input yang akurat dan evaluasi
yang benar atas elemen remunerasi dan pemotongan.
- Proses penentuan gaji setiap karyawan disebut proses penggajian. Dalam daftar
gaji, sistem SAP ERP mengevaluasi data input dan mencatat setiap
ketidaksesuaian dalam filelog kesalahan. Karyawan penggajian meninjau log
kesalahan, membuat koreksi yang diperlukan, dan mengulangi proses penggajian
sampai tidak ada kesalahan yang dicatat.
- Penggajian digunakan untuk menghasilkan laporan gaji karyawan, memproses
transfer dana elektronik ke rekening bank individu karyawan, serahkan pembayaran
pajak ke entitas pemerintah yang sesuai,dan melakukan perhitungan lain yang
dipersyaratkan oleh SDM dan akuntansi.
Manajemen Perjalanan
- Banyak perusahaan menghabiskan sejumlah besar uang untuk perjalanan
karyawan, dan pengelolaan perjalanan dan biaya terkaitnya menjadi tugas yang
signifikan. Permintaan perjalanan, berasal dari karyawan atau manajer karyawan,
adalah langkah pertama dalam proses manajemen perjalanan.
- Permintaan perjalanan biasanya membutuhkan persetujuan manajemen, dan
tingkat organisasi di mana perjalanan harus disetujui.
- Setelah manajemen menyetujui perjalanan, karyawan harus membuat reservasi
perjalanan mereka. Perusahaan seringkali meminta karyawan untuk melakukan
reservasi melalui kantor perjalanan perusahaan atau biro perjalanan yang terikat
kontrak dengan perusahaan.

Eksanti Rahmi Ramadhani (A062202028)

Ch 6. Proses Sumber Daya Manusia dengan ERP

- Karyawan harus menyimpan kuitansi untuk biaya yang dikeluarkan selama

perjalanan untuk menyelesaikan laporan pengeluaran dan menerima penggantian.
Sistem Manajemen Perjalanan SAP ERP memfasilitasi proses ini dengan
menyimpan data perjalanan untuk setiap karyawan dan mengintegrasikan data ini
dengan modul penggajian dan dengan modul akuntansi dan pengendalian
keuangan.
- Perusahaan yang menggunakan SAP ERP sistem Travel Management
menggunakan aplikasi berbasis web yang memungkinkan karyawan untuk
mengajukan laporan pengeluaran melalui browser Web.
- Manajemen perjalanan juga menjadi lebih mudah dengan Travel OnDemand produk
SAP, yang di-host oleh SAP dan diakses melalui Internet.
- Dengan Travel OnDemand, karyawan dapat menggunakan ponsel cerdas untuk
secara otomatis mengkategorikan biaya perjalanan hanya dengan memotret setiap
struk. Sistem kemudian membaca tanda terima dan menempatkandalam kategori
biaya yang benar.
- Ketika karyawan kembali ke kantor setelah perjalanan, laporan biayanya adalah
sudah hampir selesai. Ini sangat membantu karyawan yang menghabiskan
sebagian besar waktu mereka di jalan; kerumitan mengumpulkan kwitansi dan
mengisi dokumen sering kali sumber ketidakpuasan kerja yang signifikan bagi
karyawan yang sering bepergian.
- Selain itu, karyawan yang menggunakan Travel OnDemand dapat menanyakan
sistem tentang perjalanan dan kebijakan pengeluaran.
Pelatihan dan Koordinasi Pengembangan
- Komponen Pengembangan Personalia dari modul SDM SAP ERP, untuk
merencanakan dan melaksanakan kegiatan pengembangan dan pelatihan
karyawan dengan memaksimalkan kemampuan karyawan untuk berkontribusi pada
organisasi.
- Karena kemajuan teknologi dapat dengan cepat membuat pengetahuan karyawan
menjadi usang, sedangkan karyawan tidak tetap produktif tanpa melanjutkan
pengembangan dan upaya pelatihan. Tanpa sistem informasi SDM yang efektif,
mengelola kebutuhan pelatihan, pengembangan, dan sertifikasi bagi karyawan
dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
- Dalam sistem SAP ERP, pengembangan karyawan didorong oleh kualifikasi dan
Persyaratan. Persyaratan adalah keterampilan atau kemampuan yang terkait

Eksanti Rahmi Ramadhani (A062202028)

Ch 6. Proses Sumber Daya Manusia dengan ERP

dengan suatu jabatan, sementara kualifikasi adalah keterampilan atau kemampuan

yang terkait dengan karyawan tertentu.
- Dengan Alat Pengembangan Personalia SAP, seorang manajer dapat
membandingkan kualifikasi karyawan dengan persyaratan untuk posisi yang
diinginkan karyawan. Perbandingan ini memungkinkan manajer untuk
mengidentifikasi kesenjangan dan merencanakan upaya pengembangan dan
pelatihan untuk menutup kesenjangan tersebut.
- Juga dapat menjadi dasar evaluasi karyawan, dan dapat membantu memotivasi
karyawan dengan memberikan tujuan dan sarana untuk mencapainya.
- Rencana suksesi menguraikan strategi untuk mengganti karyawan ketika mereka
meninggalkan perusahaan atau pindah ke posisi yang lain dalam perusahaan.
Keberhasilan sebuah perusahaan sebagian besar bergantung pada
keterampilan,kemampuan, dan pengalaman tim manajemennya.
- Karir dan Komponen Perencanaan Suksesi dari modul SDM SAP ERP
memungkinkan SDM profesional untuk membuat, menerapkan, dan mengevaluasi
skenario perencanaan suksesi. Perusahaan menggunakan alat perencanaan
suksesi untuk menemukan orang untuk mengisi posisi kosong.
- Perencanaan suksesi memungkinkan karyawan SDM untuk memenuhi persyaratan
kepegawaian dengan mengidentifikasi secara proaktif calon karyawan dalam
perusahaan dan memastikan bahwa pelatihan dan pengembangan rencana akan
mempersiapkan mereka untuk posisi baru saat tersedia.
- Menggunakan karir dan Alat perencanaan suksesi dalam sistem ERP memastikan
bahwa sumber daya manusia akan akurat dan data posisi dan posisi karyawan yang
tepat waktu saat mengembangkan rencana tersebut. Sistem juga memungkinkan
staf SDM lebih mudah melacak dan mengintegrasikan perubahan personel dan
memberikan akses data kepada semua pengguna yang disetujui.
FITUR TAMBAHAN SDM SAP ERP
- Staf SDM harus mengikuti perkembangan sosial, teknologi, dan perkembangan
legislatif yang mempengaruhi dunia usaha. Karena itu, SAP Modul SDM telah
diperluas untuk memasukkan fitur-fitur yang membantu tugas para manajer SDM.
Manajemen Waktu Seluler
- Alat Manajemen Waktu Seluler SAP, karyawan menggunakan ponsel cerdas atau
perangkat seluler lainnya untuk mencatat waktu kerja mereka, rekam
ketidakhadiran, atau masukkan permintaan cuti.
Manajemen Keluarga dan Cuti Medis

Eksanti Rahmi Ramadhani (A062202028)

Ch 6. Proses Sumber Daya Manusia dengan ERP

- Modul Sumber Daya Manusia meringankan beberapa beban administratif yang

dibebankan oleh Undang-undang Federal Keluarga dan Cuti Medis (FMLA) 1993.
Perusahaan dapat memprogram Modul SDM untuk menentukan syarat untuk pergi
mengambil FMLA dan secara otomatis mengurangi ketidakhadiran tersebut dari cuti
karyawan yang diizinkan.
Pengelolaan Manfaat Mitra Domestik
- Modul SDM mendukung pengelolaan tunjangan bagi mitra rumah tangga dan anak-
anak. Sistem ini memberi perusahaan lebih banyak fleksibilitas dalam
menyesuaikan opsi cakupan dependen untuk rencana kesehatan, kelayakan untuk
pendaftaran tanggungan, dan penunjukan penerima manfaat.
Administrasi Insentif Jangka Panjang
- Hasil dari Sarbanes-Oxley Act adalah bahwa perusahaan harus memperhitungkan
biaya yang diharapkan yang akan terjadi sebagai akibat dari insentif karyawan
jangka panjang. Modul SDM memberikan banyak opsi untuk diproses insentif
jangka panjang. Modul SDM diprogram untuk membagikan data insentif dengan
Akuntansi sehingga Akuntansi dapat menyelesaikan pelaporan keuangan yang
diperlukan.
Perencanaan Biaya Personil
- Perubahan dalam organisasi memengaruhi biaya terkait karyawan, yang merupakan
bagian signifikan dari biaya perusahaan. Alat Perencanaan Biaya Personel
memungkinkan staf SDM menentukan dan mengevaluasi perencanaan skenario
untuk menghasilkan perkiraan biaya. Melakukan perencanaan biaya memungkinkan
SDM untuk memperkirakan perkiraan biaya dengan mengintegrasikan data dengan
modul SAP ERP lainnya.
Manajemen dan Penggajian untuk Karyawan Global
- SAP ERP telah meningkatkan fitur untuk mendukung mengelola masalah mengelola
rencana relokasi, visa dan izin kerja, perumahan, pajak, dan pembayaran bonus di
berbagai negara, dengan fungsi yang disesuaikan untuk lebih dari 50 negara
menawar di lingkungan bisnis lokal.
Manajemen berdasarkan Tujuan
- Manajemen berdasarkan tujuan (MBO), manajer didorong untuk fokus pada hasil,
bukan aktivitas, dan untuk "menegosiasikan kontrak tujuan" dengan bawahan
mereka tanpa mendikte metode yang tepat untuk mencapainya.
- SAP ERP mendukung pendekatan MBO melalui proses yang mencakup penilaian
kinerja. Hasil penilaian dapat mempengaruhi kompensasi karyawan, menghasilkan

Eksanti Rahmi Ramadhani (A062202028)

Ch 6. Proses Sumber Daya Manusia dengan ERP

kenaikan gaji tahunan yang bisa signifikan. Proses MBO di SAP ERP
memungkinkan manajer untuk memasukkan hasil dari tujuan yang dicapai dalam
profil kualifikasi karyawan.

Eksanti Rahmi Ramadhani (A062202028)