Design of Online Recruiting

Dengan perkembangan jaman, sekarang perekrutan dapat dilakukan secara online. Yang menjadi
masalah adalah, bagaimana seoarng HR dapat memanfaatkan teknologi untuk mengumpulkan bagian-
bagian yang dapat membentuk sistem untuk tujuan bisnis. Pada perekrutan karyawan terbaik, sistem
rekrut menggunakan sistem yang tidak sendiri, tapi lebih pada sistem yang disatukan untuk
memaksimalkan kinerjanya. Dalam membuat sistem perekrutan online, hal yang harus diperhatikan
antara lain adalah komponen yang digunakan untuk membuat sistem.
Typical Recruitment and Selection Steps and Website Components
- Menarik kandidat melalui website
Dengan adanya website yang dapat menjelaskan tentang sebuah perusahaan, calon karyawan
dapat mencari informasi tentang perusahaan yang dinginkannya. Website perusahaan haruslah
menunjukkan informasi yang nyata, aktual dan terpercaya tentang kerja dan budaya yang ada
pada perusahaan tersebut.
- Mendeskripsikan Pekerjaan dan karir
Calon karyawan sebaiknya diberikan kesempatan untuk mendapatkan informasi tentang posisi
yang ada, sejarah karir dan job desc. Pada bagian pekerjaan dan karir, terdapat beberapa
bagian yang terdiri dari: kualifikasi dasar yang diperlukan untuk pekerjaan, review yang dapat
membantu kandidat untuk mengira-ngira pekerjaannya, serta membiarkan calon pekerja untuk
mencari tentang review setiap posisi kerja, posisi yang tersedia dan kebebasan untuk
melamar.
- Mengumpulkan informasi pribadi
Setelah calon memilih untuk melamar, calon tidak boleh tetap berperan sebagai anonymous
sehingga harus mengirimkan data pribadinya. Data pribadi ini yang nantinya akan dapat
menjamin bahwa calon mengikuti aturan dan tidak ilegal, sehingga dapat dilakukan tahap
selanjutnya
- Screening
Calon kemudian akan mengerjakan pertanyaan yang terkait dengan kemampuan dasar yang
dibutuhkan oleh perusahaan, dimana digunakan perusahaan untuk menentukan apakah calon
karyawan pantas untuk diterima atau kah tidak. Psiko tes tidak terlalu disarankan, karena akan
memakan banyak waktu dan membuat calon karyawan cenderung tidak mau mengambil tes.
Setelah dilakukan screening, nantinya dapat ditentukan mana calon karyawan yang memiliki
kualifikasi dan tidak.
- Testing
Biasanya, pertanyaan screening saja tidak cukup dalam untuk menggali kemampuan dan
kecocokkan calon karyawan dalam posisi kerjanya. Pada tahap inilah baru biasanya
digunakan psiko tes untuk benar-benar mengukur kemampuan calon karyawan secara lebih
akurat.
- Simulasi berbasis Asesmen
Tahap selanjutnya ialah bentuk evaluasi yang menggali lebih banyak informasi personal dari
calon karyawan. Yaitu membuat situasi layaknya berada di keadaan kerja, sehingga dapat
dilihat bagaimana kompetensi calon karyawan dalam menjalankan tugas yang akan dilakukan
nantinya.
- Interviewing
Manager sebagai manusia, sering kali membuat kesalahan seperti membuat pertanyaan
interview yang kurang sesuai karena terpaksa harus membuatnya sendiri. Selain itu,
interviewer juga memiliki kecenderungan untuk melihat individu lain secara positif saat
mereka memiliki kesamaan, entah ada hubungannya dengan kualifikasi pekerjaan atau tidak
sehingga ada kemungkinan menerimanya. Untungnya, dengan penelitian yang terus berjalan
dapat ditemukan struktur yang lebih konsisten yang dapat dimasukkan pada prosedur
 interview. Perkembangan teknologi membantu mengidentifikasi bagian mana dari hal yang
perlu diukur.
- Hiring Decision and Beyond
Terkadang setelah mendapatkan data yang diperlukan melalui screening, testing, asesmen,
dan interviewing, tidak menutup kemungkinan untuk tidak mendapatkan calon yang sesuai.
Hal ini dikarenakan alat-alat yang digunakan hanya untuk membantu proses saja. Setelah
mengidentifikasi calon yang baik melalui pengecekan reference check, investigasi latar
belakang dan screening kesehatan. Setelah diterima, informasi dari proses yang telah
dilakukan dapat digunakan untuk membantu manajer untuk mengerti dimana kandidat perlu
ditingkatkan, kekuatan dan kelemahan yang perlu diperhatikan kedepannya, dan apa yang
dapat dilatih lagi.
- Tracking Tools
Alat yang digunakan untuk menyimpan informasi dari proses perekrutan karyawan, disebut
Applicant Tracking Systems (ATS). ATS yang baik dapat mengumpulkan dan menyimpan
informasi terkait kandidat, posisi, dan proses yang dapat mempermudah managemen.
Assembling the System
Setelah menentukan mana langkah kepegawaian yang cocok, maka sebaiknya membentuk sistem
yang harus diperhatikan:

- Need for Insight

Penting adanya gambaran tentang kandidat pekerjaan untuk pilihan bisnis, seperti terdapat
beberapa peran yang banyak di apply oleh calon, dengan rata-rata kesuksesan yang tinggi.
- Need to Cast a Wide Recruiting Net
Faktor seperti pencari kerja yang terkualifikasi, keunikan kompetensi kerja, dan pembagian
geografik pekerjaan yang dicari akan mempengaruhi informasi tentang pekerjaan tersebut.
- Need for Speed
Jumlah waktu begitu perekrutan kerja di keluarkan, dan calon karyawan mulai melamar
adalah indikator penting yang menunjukkan keefektifan dari managemen.
- Candidate Commitment
Komitmen calon karyawan dalam mengerti akan apa yang dibutuhkan oleh organisasi selama
menjalani proses penerimaan.
Managing the Systems
Peraturan penting untuk sistem:
Aplikan diminta mengikuti semua penilaian proses sebelum keputusan akhir
Hanya calon yang lolos penilaian pada tahapan awal akan dapat lanjut pada proses selanjutnya
2 pendekatan:
Compensatory:
- Dengan adanya performa bagus pada 1 bidang, maka kekurangan di bidang lainnya dapat
dimaklumi.
- Keutungannya menyediakan informasi terbanyak dan dapat bersifat adil sebelum ada yang di
eliminasi.
- Kekurangannya waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk proses administrasi, dikarenakan dari awal
hingga akhir jumlah calon tetap sama, tidak tereliminasi sampai akhir.
Multiple Hurdle:
- Calon yang tidak diterima diawal, sudah tidak dapat melanjutkan kedepannya. Yang diterima dipilih
berdasar setiap asesmen yang sesuai.
- Kelebihannya biaya lebih murah, dan dapat dialokasikan untuk kandidat yang tersisa diakhir
- Kekurangannya, mungkin saja kandidat yang tereliminasi tidak mendapatkan asesmen yang sesuai
sehingga tereliminasi sebelum dapat menunjukkan kemampuannya.
Assesment and 360° feedback
Assessment center dapat digunakan bukan hanya untuk merekrut saja, melainkan bisa digunakan
untuk mengukur apakah karyawan yang ada dapat digunakan pada posisi kerja yang lainnya.
Assessment centers sendiri adalah metode untuk memprediksi perilaku. Biasanya berbetuk gabungan
interview, tes psikologi dan sebuah simulasi, dimana calon akan dihadapkan pada situasi tertentu yang
membuat kemampuannya dapat diukur.
Penggunaan assessment centers memunculkan beberapa masalah, seperti tidak adanya pemahaman
jelas tentang posisi sekarang ataupun posisi yang nantinya akan diberikan pada calon karyawan.
Perilaku serta keterampilan harus spesifik, dan dapat diukur untuk digunakan sebagai prediktor, hal
inilah yang sulit ditemukan sehingga tidak sebaiknya digunakan secara sembarangan. Dampak negatif
yang muncul, dapat membuat perusahaan kehilangan calon karyawan yang bagus karena hal yang
diukur tidak tepat.
Feedback 360° dapat memberikan pandangan nyata terhadap apa yang terjadi pada keseharian dalam
tempat kerja, hanya saja kekurangannya ialah terbatas pada karyawan pada tempat kerja tersebut yang
mengisi kuisioner atau survei. Hal ini menjadi tidak efektif saat budaya organisasi tidak menganggap
feedback penting, dan dapat dipercaya dimana opini jujur mereka dapat memberi dampat negatif pada
karyawan yang mengisi dengan jujur. Selain itu, waktu yang digunakan untuk mengisi kuisioner juga
tidak lah cepat. Belum lagi pembuatan kuisioner, dimana pertanyaan yang diberikan harus dapat
mengukur apa yang dicari.

Referensi:

Reynolds, D. H., & Weiner, J. A. (2009). Online Recruiting and Selection: Innovations in Talent Acquisition. A
John Wiley & Sons, Ltd.

Merlevede, P. (2014). Talent Management: A Focus on Excellence Managing Human Resources in a

Knowledge Economy (1st ed.). bookboon.com.