BAB 15

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA

MANUSIA DAN PENGAJIAN

Dwi Khusnul Huda/1313010141

Page 1

PENDAHULUAN
Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) human resources management
(HRM)/payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang
terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas
yang lebih penting meliputi :
1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan
4. Kompensasi (penggajian)
5. Evaluasi kinerja
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5
dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada
kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4,
kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem MSDM menjalankan lima
tugas lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara terpisah. Sistem
MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia, sementara
pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem ERP menggabungkan kedua set
aktivitas tersebut.
Membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya bertanggung jawab atas
fungsi ini. Kita mulai dengan menjelaskan desain dari sistem MSDM/penggajian terintegrasi dan
membahas pengendalian-pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem
tersebut memberikan pihak manajemen dengan informasi yang reliabel dan memastikan bahwa
sistem tersebut mematuhi peraturan pemerintah. Kemudian akan dijelaskan secara mendetail tentang
setiap aktivitas mendasar siklus penggajian. Kita menutupnya dengan sebuah diskusi pilihan untuk
pengalihdayaan (outsourcing) baik fungsi penggajian mapun MSDM.
A. Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian
Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan, pemindahan,
pelatihan, dsb) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu pegawai yang terjadi setiap
hari. Penggajian merupakan suatu aplikasi berkelanjutan yang diproses dengan modus dengan
modus batch.

Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi

Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor Akuntan Publik (KAP) dan biro hukum,
pengetahuan dan keahlian pegawai merupakan komponen utama dari produk perusahaan, dan
biaya tenaga kerja menunjukkan biaya utama yang dihasilkan dalam menghasilkan pendapatan.
Bahkan, pada perusahaan manufaktur, dimana baiaya tenaga kerja langsung hanya
menunjukkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai adalah pemicu biaya utama yang
kualitas pekerjaannya memengaruhi produktivitas secara keseluruhan mapun tingkat cacat
produk.
Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/penggajian harus
mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manajer untuk menjawab
berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut :
1. Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana
strategisnya?
2. Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
3. Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya berlebih ?
4. Seberapa efektif program pelantikan terkini dalam memelihara dan meningkatkan tingkat
keahlian pegawai?
5. Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun ?
6. Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau ketidakhadiran?

Dwi Khusnul Huda/1313010141

Page 2

Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif,
banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen
pengetahuan (knowledger management system) tidak hanya berjalan seperti sebuah petunjuk
yang mengidentifikasi area-area keahlian yang dimiliki pegawai individu tetapi juga menangkap
dan menyimpan pengetahuan tersebut sehingga dapat dibagikan dan digunakan oleh lainnya.
Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan jasa yang serupa ke banyak
klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan kemungkinan para konsultan
untuk menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah database yang
dibagikan. Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut menghemat waktu pada kesempatan di
masa depan akses terhadap database yang dibagikan juga memungkinkan para pegawai untuk
belajar dari kolega-kolega yang tersebar secara geografis yang telah memiliki pengalaman
sebekumnya dalam mengatasi suatu permasalahan tertentu.
Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait dengan proses perekrutan
(pengiklanan, pengecekan latar belakang, wawancara kandidat, dsb), terdapat pula biaya-biaya
yang terkait dengan mempekerjakan tenaga bantuan sementara, melatih para pegawai baru dan
mengurangi produktivitas para pegawai baru sampai mereka sepenuhnya mempelajari
bagaimana melakukan seorang pegaawai pada sekitar 1,5 kali gaji tahunan. Akibatnya,
organisasi yang mengalami tingkat perputaran (turnover) pegawai dibawah rata-rata industri
memperoleh penghematan biaya yang memadai dibandingkan para pesaing dengan tingkat
perputaran yang lebih tinggi.
Sebagai contoh, organisasi-organisasi konsultan profesional biasanya telah
menyarankan beberapa level perputaran karena mereka percaya hal tersebut memberikan
sebuah sumber penting atas ide-ide baru. Kuncinya adalah mengendalikan dan mengelola
tingkat perputaran, sehingga tidak mengalami kelebihan.
Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya dinancial ketika dihasilkan dalam
perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai yang tinggi
memberikan manfaat finansial.

Ancaman dan Pengendalian

Seluruh aktivitas dan siklus MSDM/Penggajian bergantung pada data base terintegrasi
yang memuat informasi mengenai pegawai, penggajian dan penggunaan waktu oleh pegawai.
Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang berlebih atau
kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisIenan yang berkaitan dengan penugasan
pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya. Ketidakakuratan data
induk penggajian yang mengakibatkan kesalahan pada pembayaran pegawai dapat menciptakan
masalah-masalah semangat kerja yang signifikan. Sebagai tambahan, organisasi tersebut
mungkin menanggung denga untuk kesalahan yang dibuat dalam pembayaran pajak penggajian.
Kesalahan pada data mengenai penggunaan waktu pegawai dapat mengakibatkan evaluasi
kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan dalam perhitungan biaya produk dan jasa organisasi.
Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak validnya data
induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yang didiskusikan di
bab 10 untuk meminimalkan risiko kesalahan input data. Penting juga untuk membatasi akses
terhadap data tersebut dan mengatur sistem, sehingga hanya para pegawai terotorasi yang dapat
membuat perubahan terhadap data induk. Pembatasan ini memerlukan perubahan pada
pengaturan dasar atas peran pegawai dalam sistem ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai
dengan tepat. Pengaturan dasar dari banyak sistem mengizinkan staf penggajian tidak hanya
membaca, tetapi juga mengubah informasi gaji pada file induk penggajian pegawai. Meskipun
prosedur-prosedur untuk memodifikasi pengaturan divariasikan ke dalam paket-paket perangkat
luank yang berbeda, untuk mengetahui perubahan apa yang sebaiknya dilakukan hanya
memerlukan pemahaman yang mendalam atas pemisahan tugas secara tepat terhadap proses
bisnis yang berbeda-beda. Meski demikian, pengendalian preventif tidak pernah 100% efektif.

Dwi Khusnul Huda/1313010141

Page 3

Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian adalah pengungkapan yang tidak
diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu.
Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan data penggajian yang tak
terotorisasi adalah menggunakan autentikasi multifaktor dan pengendalian keamanan disik untuk
membatasi akses data induk MSDM/penggajian hanya kepada para pegawai yang memerlukan
akses tersebut untuk menjalankan pekerjaan mereka. Penting pula untuk mengatur sistem agar
membatasi pegawai dalam penggunaan build-in query milik sistem yang secara tidak langsung
mengakses informasi sensitif. Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait
dengan hilang atau rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini
adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.
Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah mempekerjakan
pegawai yang tidak berkualifikasi dapat meningkatkan biaya produksi dan mempekerjaan
seorang pegawai yang merupakan seorang pencuri dapat menimbulkan pencurian aset. Kedua
pegawai tersebut tepatnya dapat ditanggulangi dengan prosedur perekrutan yang sesuai. Para
kandidat harus diminta untuk menandatangi sebuah pernyataan dalam formulir lamaran kerja
yang menegaskan tentang keakuratan indormasi yang diberikan oleh kandidat serta memberikan
persetujuan kepada perusahaan untuk mengecek latar belakang menyeluruh atas surat
keterangan kerja dan riwayat pekerjaannya. Verivikasi independen atas surat keterangan kerja
seorang pelamar dianggap penting karena ringkasan kerjanya sering memuat informasi yang
salah atau direkayasa
Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah pelanggaran atas hukum
dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat. Pemerintah memberikan
sanksi yang berat pada perusahaan yang melanggar ketentuan hukum ketenagakerjaan.
Organisasi tersebut juga dapat dikenakan gugatan sipil oleh orang yang dinyatakan sebagai
korban diskriminasi ketenagakerjaan. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengatasi masalahmasalah potensial tersebut adalah mendokumentasikan secara cermat seluruh tindakan terkait
pemberitahuan untuk tujuan perekrutan dan proses memperkerjakan pegawai baru serta
pemecatan pegawai.hal ini akan menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan-peraturan
pemerintah yang berlaku. Pekatihan berlanjut untuk selalu memperbarui informasi tentang hukum
ketenagakerjaan juga penting.
B. Aktivitas Siklus Penggajian
Sebuah diagram konteks sistem penggajian. Diagram konteks tersebut menunjukkan ada lima
sumber utama input pada sistem penggajian. Departemen MSDM memberikan informasi mengenai
perekrutan, pemberhentian, dan perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan).
Para pegawai mengajukan perbuahan terkait potongan yang mereka tentukan secara bebas
(misalnya, iuran untuk dana pensiun). Departemen-departemen memberikan data mengenai jan kerja
aktual para pegawai para petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi untuk
memenuhi ketentuan peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain yang
memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji untuk
pembayaran pajak.
Sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan output utama sistem penggajian. Para
pegawai menerima cek gaji individu sebagai kompensasi atas kerja mereka. Cek penggajian dikirim
ke bank dengan tujuan untuk mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke
rekening penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah,
perusahaan asuransi dan organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti pajak,
premi asuransi).
Memperbarui Database Induk Penggajian
Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database
induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara
internal: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan
dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui
untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.

Dwi Khusnul Huda/1313010141

Page 4

PROSES
Menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab untuk memperbaharui
database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan,
sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak dan
potongan penggajian lainnya ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai
unit pemerintahan dan perusahaan asuransi. Meskipun penggajian diproses dalam batch
mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk memperbarui data base induk
penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian dimasukkan secara tepat waktu dan
secara tepat pula di tunjukkan dalam periode pembayaran berikutnya. Catatan-catatan atas
pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus dengan segara karena beberapa
laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-2, memerlukan data mengenai seluruh
pegawai yang bekerja pada organisasi selama tahun tersebut.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN.

Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian dapat mengakibatkan
peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan tuags
secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancama tersebut.
Para pegawai departemen MSDM sebaiknya tidak secara langsung ikut serta dalam
pemrosesan penggajian atau pendistribusian cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah
seseorang yang memiliki akses-akses terhadap cek gaji untuk menciptakan pegawai fiktif
atau mengubah tingkat bayaran dan kemudian mengambil cek-cek palsu tersebut. Selain itu,
seluruh perubahan terhadap file induk penggajian tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh
seseorang, yaitu selain pihak yang merekomendasikan perubahan tersebut.
Pengendalian akses sistem penggajian penting. Sistem terebut seharusnya diatur untuk
membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks. Pengendalian akses
yang menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dijalankan setiap pegawai dan
mengonfirmasikan file apa yang diperbolehkan untuk diakses setiap pegawai.
Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian
sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena
tidak membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah. Untuk
mengatasi ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat yang didiskusikan
dengan pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap perubahan
yang sedang dibuat, sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi-transaksi perubahan
penggajian. Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen sebuah cara yang
tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.

MEMVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan
kehadiran pegawai.

Proses
Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan
kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai
setiap harinya.
Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk mencatat data secara
mendetail mengenai bagaimana para pegawai menggunakan waktu mereka (yaitu pekerjaan
apa yang mereka lakukan). Data pada tiket waktu tersebut digunakan untuk mengalokasikan
biaya tenaga kerja di antara berbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi. Para
profesional pada organisasi jasa seperti KAP; kantor hukum, dan kantor konsultan dengan
cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan
bagi klien yang sama saja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time
sheet).
Staf penjualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni atau gaji ditambah
komisi. Pembayaran ini memerlukan kecermatan staf untuk mencatat jumlah penjualan
mereka. Penggunaan intensif, komisi dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian

Dwi Khusnul Huda/1313010141

Page 5

dan sistem informasi atas penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang
digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/intensid harus secara tepat
didesain dengan tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga secara objektif dapat diukur.

Ancaman dan Pengendalian.

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang
tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran wapat mengakibatkan
biaya tenaga kerja yang meningkat dan laopran biaya tenaga kerja yang keliru.
Ketidakakuratan gaji jasa tenaga kerja yang tak terbayarkan.
Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam
pengumpulan data waktu dan kehadiran. Menggunakan teknologi untuk menangkap data
waktu dan kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.
Penghematan beberapa menit untuk setiap pegawai mungkin tidak terdengar begitu
menarik, tetpai ketika dikalikan dengan ribuan pegawai dalam sebuah industri dengan margin
laba yang kurang dari 1%, efeknya pada lini bawah dapat menjadi signifikan. Otomatisasi
data sumber juga dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu dan kehadiran staf jasa
profesional.
Teknologi Informasi (TI) juga dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang disengaja
untuk data waktu dan kehadiran. Sebagai contoh, beberapa perusahaan manufaktur saat ini
menggunakan teknik autentifikasi biometri. Tujuannya adalah utnuk mencegah pegawai
meninggalkan pekerjaan lebih dini serta mencegah adanya seornag rekan kerja yang salah
mencatat bahwa orang tersebut ada ditempat kerja. Data kartu waktu yang digunakan untuk
menghitung penggajian, harus direkonsiliasi terhadap data kartu jam kerja yang digunakan
untuk tujuan penentuan biaya dan manajerial, semuanya dilakukan oleh seseorang yang
tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut.

MENYIAPKAN PENGGAJIAN
Langkah ke 3 dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian

Proses
Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudiann disortir
berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses penggajian dari beberapa divisi,
setiap file transaksi penggajian juga harus digabungkan. File transaksi penggajian yang
disortir kemudian digunakan untuk menyiapkan cek gaji pegawai . untuk setiap pegawai
catatan file induk penggajian dan catatan transaksi yang terkait akan dibaca dan gaji kotor
akan dihitung
Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum: potongan pajak gaji dan
potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi penghasilan negara, negara bagian, dan
daerah, begitu pula pajak Social Security. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun;
premi asuransi jiwa, kesehatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk
berbagai sumbangan amal.
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih
dalam setiap catatan pegawai pada file induk penggajian pada file induk penggajian
diperbarui. Pertama, karena potongan pajak Social Security dan potongan lainnya memiliki
pidah batas (cutoff), perusahaan harus tahu kapan untuk memastikan bahwa jumlah pajak
dan potongan lain yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerinthana, perusahaan asuransi,
dan organisasi lain. Informasi ini juga harus disertakan dalam berbagai laporan yang
diajukan ke petugas-petugas tersebut. Daftar penggajian atau register penggajian
mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam
format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk
mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar
potongan memuat potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai.

Dwi Khusnul Huda/1313010141

Page 6

Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah
laporan pendapatan yang memuat jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode
terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori.
Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah laporan mendetaik. Beberapa dari
laporan umum untuk penggunaan internal, tetapi kebanyakan dari laporan digunakan oleh
petugas-petugas pemerintahan. Akibatnya, bagian MSDM/penggajian dari sistem ERP
menyediakan sarana ekstensif untuk memenuhi persyaratan pelaporan pemerintah negara,
negara bagian dan daerah.
C. Opsi Outsourcing: Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Pengusaha Pprefesional
Sebuah biro jasa penggajian (payroll service bureau) mengelola data induk penggajian
untuk tiap-tiap kliennya dan memproses penggajian untuk mereka. Biro jasa penggajian dan PEO
biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasannya berikut
1. Mengurangi biaya
2. Jangkauan manfaat yang lebih
3. Pembebasan atas sumber daya computer.

Dwi Khusnul Huda/1313010141

Page 7