MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB 15
SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA
MANUSIA DAN PENGGAJIAN

OLEH :
RESKI MAULIYANA SYAMSUDDIN
02320130134
ANDI. ST. NURRIFQAH. A. D
02320130135
AW5

UNIVERSITAS MUSLIM
INDONESIA

FAKULTAS EKONOMI AKUNTANSI

KATA PENGANTAR
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Alhamdulillahirabbilalamin.

Segala

puji

hanya

layak untuk Allah SWT seru sekalian alam atas segala

berkat, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya yang tiada
terkira besarnya, sehingga kami dapat menyelesaikan
makalah dengan judul SIKLUS MANAJEMEN SUMBER
DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN.
Semoga makalah ini, dapat dipergunakan sebagai
salah satu acuan. Harapan kami semoga makalah ini
membantu, menambah pengetahuan dan pengalaman
bagi para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki
bantuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya
dapat lebih baik.
Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan
karena banyak hal. Oleh karena itu, kami harapkan
kepada para pembaca untuk memberikan masukanmasukan

yang

bersifat

membangun

untuk

kesempurnaan makalah ini.

Makassar, 20 oktober 2014

Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
Siklus

manajemen

(MSDM/penggajian)

sumber

human

daya

resources

manusia

management

(HRM)/payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan

operasi

pengolahan

data

terkait

yang

terus-menerus

berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai

secara efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi :
1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan
4. Kompensasi (penggajian)
5. Evaluasi kinerja
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang
sukarela maupun tidak
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap
pegawao,

sementara

tugas

sampai

dijalankan

berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk

perusahaan

tersebut.

Pada

kebanyakan

perusahaan,

keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah.

Tugas 4, kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama
sistem penggajian. Sistem MSDM menjalankan lima tugas
lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut
dikelola

secara

terpisah.

Sistem

MSDM

biasanya

merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya

manusia,

sementara

pengawas

mengelola

sistem

penggajian. Meski demikian, sistem ERP menggabungkan

kedua set aktivitas tersebut.
Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian
karena para akuntan biasanya bertanggung jawab atas
fungsi ini. Kita mulai dengan menjelaskan desain dari

sistem

MSDM/penggajian

terintegrasi

dan

membahas

pengendalian-pengendalian dasar yang diperlukan untuk

memastikan bahwa sistem tersebut memberikan pihak
manajemen

dengan

informasi

yang

reliabel

dan

memastikan bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan

pemerintah. Kemudian akan dijelaskan secara mendetail
tentang setiap aktivitas mendasar siklus penggajian. Kita
menutupnya

dengan

pengalihdayaan

sebuah

(outsourcing)

diskusi
baik

pilihan

fungsi

untuk

penggajian

mapun MSDM.

BAB 15
SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN
PENGGAJIAN
A. Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian
Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai
perekrutan, pemecatan, pemindahan, pelatihan, dsb) dan
kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu pegawai
yang terjadi setiap hari. Penggajian merupakan suatu
aplikasi

berkelanjutan

yang

diproses

dengan

modus

dengan modus batch.

Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi
Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor
Akuntan Publik (KAP) dan biro hukum, pengetahuan dan
keahlian pegawai merupakan komponen utama dari
produk

perusahaan,

dan

biaya

tenaga

kerja

menunjukkan biaya utama yang dihasilkan dalam

menghasilkan pendapatan. Bahkan, pada perusahaan
manufaktur, dimana baiaya tenaga kerja langsung
hanya menunjukkan sebagian dari total biaya langsung,
para pegawai adalah pemicu biaya utama yang kualitas
pekerjaannya

memengaruhi

produktivitas

secara

keseluruhan mapun tingkat cacat produk.

Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara
efektif, sistem MSDM/penggajian harus mengumpulkan
dan

menyimpan

manajer

untuk

informasi
menjawab

yang

dibutuhkan

berbagai

para

pertanyaan-

pertanyaan berikut :
1. Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah
organisasi untuk mencapai rencana strategisnya?
2. Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
3. Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian
mana yang pasokannya berlebih ?

4. Seberapa efektif program pelantikan terkini dalam

memelihara dan meningkatkan tingkat keahlian
pegawai?
5. Apakah keseluruhan

kinerja

meningkat

atau

menurun ?
6. Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran,
keterlambatan, atau ketidakhadiran?
Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan
para pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi
berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem
manajemen pengetahuan adalah perangkat lunak yang
menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh
pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut dapat
dibagikan dan digunakan oleh yang lain.
Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering
menyediakan jasa yang serupa ke banyak klien yang
berbeda.

Perangkat

lunak

manajemen

pengetahuan

kemungkinan para konsultan untuk menyimpan solusisolusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah
database yang dibagikan.
Penggunaan

ulang

atas

pengetahuan

tersebut

menghemat waktu pada kesempatan di masa depan akses

terhadap database yang dibagikan juga memungkinkan
para pegawai untuk belajar dari kolega-kolega yang
tersebar secara geografis yang telah memiliki pengalaman
sebekumnya

dalam

mengatasi

suatu

permasalahan

tertentu.
Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait
dengan proses perekrutan (pengiklanan, pengecekan latar
belakang, wawancara kandidat, dsb), terdapat pula biayabiaya yang terkait dengan mempekerjakan tenaga bantuan
7

sementara, melatih para pegawai baru dan mengurangi

produktivitas

para

pegawai

baru

sampai

mereka

sepenuhnya mempelajari bagaimana melakukan seorang

pegaawai pada sekitar 1,5 kali gaji tahunan. Akibatnya,
organisasi yang mengalami tingkat perputaran (turnover)
pegawai

dibawah

rata-rata

industri

memperoleh

penghematan biaya yang memadai dibandingkan para

pesaing dengan tingkat perputaran yang lebih tinggi.
Sebagai

contoh,

organisasi-organisasi

konsultan

profesional biasanya telah menyarankan beberapa level

perputaran

karena

mereka

percaya

hal

tersebut

memberikan sebuah sumber penting atas ide-ide baru.

Kuncinya adalah mengendalikan dan mengelola tingkat
perputaran, sehingga tidak mengalami kelebihan.
Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya
dinancial ketika dihasilkan dalam perputaran. Sebaliknya,
terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai yang
tinggi memberikan manfaat finansial.

Ancaman dan Pengendalian

Data induk pegawai yang tidak akurat dapat
mengakibatkan penentuan staf yang berlebih atau
kurang.

Hal

itu

juga

dapat

menciptakan

ketidakefisIenan yang berkaitan dengan penugasan

pegawai

untuk

menjalankan

tugas

yang

tidak

sepenuhnya dikuasainya. Ketidakakuratan data induk

penggajian

yang

mengakibatkan

kesalahan

pada

pembayaran pegawai dapat menciptakan masalahmasalah

semangat

kerja

yang

signifikan.

Sebagai

tambahan, organisasi tersebut mungkin menanggung

denga untuk kesalahan yang dibuat dalam pembayaran

pajak penggajian. Kesalahan pada data mengenai

penggunaan

waktu

pegawai

dapat

mengakibatkan

evaluasi kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan dalam

perhitungan biaya produk dan jasa organisasi.
Salah satu cara untuk mengurangi ancaman
ketidakakuratan atau tidak validnya data induk, yaitu
menggunakan

berbagai

pengendalian

integritas

pemrosesan yang didiskusikan. Penting juga untuk

membatasi akses terhadap data tersebut dan mengatur
sistem, sehingga hanya para pegawai terotorasi yang
dapat

membuat

Pembatasan

ini

perubahan

terhadap

memerlukan

data

induk.

perubahan

pada

pengaturan dasar atas peran pegawai dalam sistem

ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai dengan
tepat.
Pengaturan

dasar

dari

banyak

sistem

mengizinkan staf penggajian tidak hanya membaca,

tetapi juga mengubah informasi gaji pada file induk
penggajian pegawai. Meskipun prosedur-prosedur untuk
memodifikasi pengaturan divariasikan ke dalam paketpaket

perangkat

luank

yang

berbeda,

untuk

mengetahui perubahan apa yang sebaiknya dilakukan

hanya memerlukan pemahaman yang mendalam atas
pemisahan tugas secara tepat terhadap proses bisnis
yang berbeda-beda. Meski demikian, pengendalian
preventif tidak pernah 100% efektif.
Ancaman

umum

kedua

dalam

siklus

MSDM/penggajian adalah pengungkapan yang tidak

diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan
evaluasi

kinerja

untuk

pegawai

individu.

Prosedur

pengendalian

terbaik

untuk

mengurangi

risiko

pengungkapan data penggajian yang tak terotorisasi

adalah

menggunakan

autentikasi

multifaktor

dan

pengendalian keamanan disik untuk membatasi akses

data

induk

pegawai

MSDM/penggajian

yang

memerlukan

hanya
akses

kepada

tersebut

para
untuk

menjalankan pekerjaan mereka. Penting pula untuk

mengatur sistem agar membatasi pegawai dalam
penggunaan build-in query milik sistem yang secara
tidak langsung mengakses informasi sensitif.
Ancaman

umum

ketiga

dalam

siklus

MSDM/penggajian terkait dengan hilang atau rusaknya

data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko atas
ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur
pemulihan bencana.
Ancaman

umum

MSDM/penggajian

keempat

adalah

dalam

mempekerjakan

siklus
pegawai

yang tidak berkualifikasi dapat meningkatkan biaya

produksi dan mempekerjaan seorang pegawai yang
merupakan

seorang

pencuri

dapat

menimbulkan

pencurian aset. Kedua pegawai tersebut tepatnya dapat

ditanggulangi dengan prosedur perekrutan yang sesuai.
Para

kandidat

harus

diminta

untuk

menandatangi

sebuah pernyataan dalam formulir lamaran kerja yang

menegaskan

tentang

keakuratan

indormasi

yang

diberikan oleh kandidat serta memberikan persetujuan

kepada perusahaan untuk mengecek latar belakang
menyeluruh atas surat keterangan kerja dan riwayat
pekerjaannya.

10

Ancaman

umum

kelima

dalam

siklus

MSDM/penggajian adalah pelanggaran atas hukum dan

peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai
secara tepat. Pemerintah memberikan sanksi yang
berat pada perusahaan yang melanggar ketentuan
hukum ketenagakerjaan. Organisasi tersebut juga dapat
dikenakan gugatan sipil oleh orang yang dinyatakan
sebagai korban diskriminasi ketenagakerjaan. Prosedur
pengendalian

terbaik

untuk

mengatasi

masalah-

masalah potensial tersebut adalah mendokumentasikan

secara cermat seluruh tindakan terkait pemberitahuan
untuk tujuan perekrutan dan proses memperkerjakan
pegawai baru serta pemecatan pegawai.
B. Aktivitas Siklus Penggajian
Figur 15-2 menyajikan sebuah diagram konteks
sistem penggajian. Diagram konteks tersebut menunjukkan
ada lima sumber utama input pada sistem penggajian.
Departemen

MSDM

memberikan

perekrutan,

pemberhentian,

dan

informasi

mengenai

perubahan

tingkat

pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan). Para

pegawai mengajukan perbuahan terkait potongan yang
mereka tentukan secara bebas (misalnya, iuran untuk dana
pensiun).

Departemen-departemen

memberikan

data

mengenai jan kerja aktual para pegawai para petugas

pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi
untuk memenuhi ketentuan peraturan. Begitu pula dengan
perusahaan
memberikan

asuransi

serta

instruksinya

organisasi
agar

lain

menghitung

yang
dan

membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran

pajak.
Figur 15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek (yang
mungkin elektronik) merupakan output utama sistem

11

penggajian. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan

untuk

mentransfer/memindahkan

dana

dari

rekening

umum perusahaan ke rekening penggajian perusahaan.

Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah,
perusahaan asuransi dan organisasi lain untuk memenuhi
kewajiban perusahaan (seperti pajak, premi asuransi).
Memperbarui Database Induk Penggajian
Aktivitas

pertama

dalam

siklus

MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database

induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis
perubahan yang diajukan secara internal: perekrutan
baru,

pemberhentian,

perubahan

dalam

tingkat

bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang

ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu
diperbarui untuk menunjukkan perubahan-perubahan
tarif pajak dan potongan untuk asuransi.

FIGUR 15-2 Diagram Konteks Bagian Penggajian dari Siklus

MSDM/Penggajian
PROSES. Figur 15-1 menunjukkan bahwa departemen
MSDM bertanggung jawab untuk memperbaharui database
penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal
terkait

ketenagakerjaan,

sedangkan

departemen

penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak

dan potongan penggajian lainnya ketika ia menerima
pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan
dan perusahaan asuransi.
Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau
dipecat sebaiknya tidak dihapus dengan segara karena
beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-

12

2, memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang

bekerja pada organisasi selama tahun tersebut
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN. Pemisahan

tuags

secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama

untuk

menghadapi

ancama

tersebut.

Para

pegawai

departemen MSDM sebaiknya tidak secara langsung ikut

serta dalam pemrosesan penggajian atau pendistribusian
cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang
memiliki akses-akses terhadap cek gaji untuk menciptakan
pegawai

fiktif

atau

mengubah

tingkat

bayaran

dan

kemudian mengambil cek-cek palsu tersebut. Selain itu,

seluruh perubahan terhadap file induk penggajian tersebut
harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain
pihak yang merekomendasikan perubahan tersebut.
Pengendalian akses sistem penggajian penting.
Sistem terebut seharusnya diatur untuk membandingkan
ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks.
Pengendalian akses yang menjelaskan tindakan apa yang
diperbolehkan

untuk

dijalankan

setiap

pegawai

dan

mengonfirmasikan file apa yang diperbolehkan untuk

diakses setiap pegawai.
Ancaman lainnya
memperbarui

data

adalah

induk

ketidakakuratan

penggajian

sehingga

dalam
dapat

menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan

denda karena tidak membayarkan jumlah yang benar atas
pajak penggajian kepada pemerintah. Untuk mengatasi
ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara
tepat yang didiskusikan

dengan

pada

dan

nomor

pelanggan

uji

pengecekan validitas
kelayakan

terhadap

perubahan yang sedang dibuat, sebaiknya diterapkan ke

seluruh transaksi-transaksi perubahan penggajian. Selain
itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen

13

sebuah

cara

yang

tepat

waktu

untuk

mendeteksi

kesalahan.
Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran
Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah
memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai.
PROSES.

Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan

jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time

card)

untuk

mencatat

waktu

kedatangan

dan

keberangkatan pegawai setiap harinya.

Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu
jam kerja untuk mencatat data secara mendetail mengenai
bagaimana para pegawai menggunakan waktu mereka
(yaitu

pekerjaan

apa

yang

mereka

lakukan).

Para

profesional pada organisasi jasa seperti KAP; kantor

hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama
melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan
berbagai tugas dan bagi klien yang sama saja, mereka
mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time
sheet).
Penggunaan intensif, komisi dan bonus memerlukan
penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas
penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data
yang digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu,
skema bonus/intensid harus secara tepat didesain dengan
tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga secara
objektif dapat diukur.
ANCAMAN

DAN

PENGENDALIAN.

Ancaman

utama

terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan

kehadiran

yang

tidak

akurat.

Ketidakakuratan

dalam

catatan waktu dan kehadiran wapat mengakibatkan biaya

14

tenaga kerja yang meningkat dan laopran biaya tenaga

kerja yang keliru. Ketidakakuratan gaji jasa tenaga kerja
yang tak terbayarkan.
Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko
kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data
waktu

dan

menangkap

kehadiran.
data

Menggunakan

waktu

dan

teknologi

kehadiran

juga

untuk
dapat

meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.

Penghematan beberapa menit untuk setiap pegawai
mungkin tidak terdengar begitu menarik, tetpai ketika
dikalikan dengan ribuan pegawai dalam sebuah industri
dengan margin laba yang kurang dari 1%, efeknya pada lini
bawah dapat menjadi signifikan. Otomatisasi data sumber
juga dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu
dan kehadiran staf jasa profesional.
Teknologi Informasi (TI) juga dapat mengurangi risiko
ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan
kehadiran.

Sebagai

contoh,

beberapa

perusahaan

manufaktur saat ini menggunakan teknik autentifikasi

biometri. Tujuannya adalah

utnuk mencegah pegawai

meninggalkan pekerjaan lebih dini serta mencegah adanya

seornag rekan kerja yang salah mencatat bahwa orang
tersebut ada ditempat kerja. Data kartu waktu yang
digunakan
direkonsiliasi

untuk

menghitung

terhadap

data

kartu

penggajian,
jam

kerja

harus
yang

digunakan untuk tujuan penentuan biaya dan manajerial,

semuanya dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat
dalam pembuatan data tersebut.

Menyiapkan Penggajian

15

PROSES . Pertama, transaksi penggajian diedit dan

transaksi

yang

divalidasi

kemudiann

disortir

berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses

penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi
penggajian juga harus digabungkan.
Potongan

penggajian

dibagi

ke

dalam

dua

kategori umum: potongan pajak gaji dan potongan

sukarela. Potongan pajak gaji meliputi penghasilan
negara, negara bagian, dan daerah, begitu pula pajak
Social Security. Potongan sukarela meliputi iuran dana
pensiun; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan asuransi
kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai
sumbangan amal.
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date
untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih dalam setiap
catatan pegawai pada file induk penggajian pada file
induk penggajian diperbarui. Pertama, karena potongan
pajak Social Security dan potongan lainnya memiliki
pidah batas (cutoff), perusahaan harus tahu kapan
untuk memastikan bahwa jumlah pajak dan potongan
lain yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerinthana,
perusahaan asuransi, dan organisasi lain. Informasi ini
juga harus disertakan dalam berbagai laporan yang
diajukan

ke

petugas-petugas

tersebut.

Daftar

penggajian atau register penggajian mencantumkan

gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan
gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga
berlaku

sebagai

dokumentasi

pendukung

untuk

mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan

penggajian

organisasi.

Daftar

potongan

memuat

potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai.

16

Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek

gaji

ini

biasanya

menyertakan

sebuah

laporan

pendapatan yang memuat jumlah gaji kotor, potongan

dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-todate untuk masing-masing kategori.
Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah
laporan mendetaik. Beberapa dari laporan umum untuk
penggunaan internal, tetapi kebanyakan dari laporan
digunakan

oleh

petugas-petugas

pemerintahan.

Akibatnya, bagian MSDM/penggajian dari sistem ERP

menyediakan
persyaratan

sarana
pelaporan

ekstensif

untuk

pemerintah

memenuhi

negara,

negara

bagian dan daerah.

17