Teknologi Informasi Telah Mengubah Manajemen (Pendidikan dan Pelatihan)

Teknologi Informasi adalah suatu organisasi terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak,
telekomunikasi, manajemen basis data dan teknologi lain yang digunakan oleh organisasi itu
untuk menyimpan data dan menyediakanya dalam bentuk informasi bagi pengambilan
keputusan organisasional. Secara umum teknologi informasi berdampak positif terhadap pada
praktik manajemen. Teknologi informasi meliputi segala cara atau alat yang saling terintegrasi,
yang digunakan untuk menjaring data, mengolah dan mengirimkan atau menyajikan secara
elektronik menjadi informasi dalam berbagai format yang bermanfaat bagi pemakainya
(Kosasi, 2002:94). Teknologi dapat berupa kombinasi perangkat keras dan lunak, prosedur
kerja, operator dan para pemakainya sebagai suatu sistem yang terpadu. Melalui teknologi
informasi telah mengubah secara radikal cara-cara anggota organisasi dalam berkomunikasi,
menyampaikan informasi, mengerjakan tugas dan bekerja sama tanpa batasan waktu, batasan
wilayah dan tanpa terkendala oleh peraturan atau konvensi internasional.

Menurut Bondar (1998) ada berbagai macam sistem informasi dengan menggunakan teknologi
informasi yang telah muncul, antara lain :

1. Electronic Data Processing System (EDPS)

2. Data Processing system (DPS)
3. Decision Processing System (DSS)
4. Management Information System (MIS)
5. Excetive Information System (EIS)
6. Expert System (ES)
7. Accounting Information System (AIS)

Saluran komunikasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi adalah standar telephone
lines, coaxial cable, fiber optic, microwave system, communications stelites, cellular, radio
and telephone. Sedangkan konfigurasi jaringan dapat dipakai untuk berkomunikasi adalah
Wide Area Network (WAN, Local Area network (LAN) dan Client atau Server Configurations
(Rommey:2000).

Jenis Teknologi Informasi dan Contoh Penerapan dalam Manajemen Pendidikan dan
Pelatihan

EDPS (Electronic Data Processing System) adalah penggunaan teknologi komputer untuk
menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada transaksi organisasi. Sistem ini
digunakan untuk mengolah data transaksi yang sifatnya rutin (sehari-hari). Sistem ini tidak
dapat membantu pekerjaan pihak manajemen yang berkaitan dengan pengambilan keputusan.
Sistem ini hanya bermanfaat untuk meningkatkan ketepatan waktu dan frekuensi penyajian
laporan. Secara fundamental, EDPS merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam
setiap organisasi. Istilah data processing (DP) sebenarnya sama dengan EDPS. Contoh
penerapan EDPS dalam dunia pendidikan atau pelatihan adalah penerapan sistem absensi
berbasis online dan data oleh siswa guru dan karyawan dalam kegiatan sehari-hari.

MIS Management Information System merupakan penggunaan teknologi komputer untuk

menyediakan informasi yang berorientasi pada manajemen level menengah. MIS mengakui
adanya kenyataan bahwa para manajer dalam suatu organisasi membutuhkan informasi dalam
rangka pengambilan keputusan dan bahwa sistem informasi berbasis komputer dapat
membantu penyediaan informasi bagi para manajer. Dalam dunia pendidikan dan pelatihan
Management Information System atau di Indonesia lebih dikenal dengan istilah SIM atau
Sistem Informasi Manajemen sekolah memiliki fungsi sebagai alat pemrosesan data sekolah
berupa perangkat lunak berbasiskan web. Dalam implementasinya penerapan SIM dalam
dunia pendidikan diklat adalah memudahkan semua pihak untuk berinteraksi misalnya pihak
sekolah atau diklat kepada siswa atau peserta diklat dengan mudah. Memudahkan peserta atau
siswa untuk mendaftar ke sekolah tersebut, sekolah atau pengelolah diklat dapat memberikan
informasi kepada peserta atau siswa yang dibutuhkan tanpa harus datang langsung cukup
melalui online.

DSS (Decision Support System) tujuan dari penerapan DSS dalam bidang pendidikan yaitu
memberikan tawaran keputusan terkait hal seperti penerimaan siswa, pemilihan program studi,
beasiswa dan yang lainya secara efisien dan efektif. George (2013) menyatakan bahwa fokus
dari DSS adalah pada efektivitas pengambilan keputusan ketika menghadapi masalah yang
tidak terstruktur atau semi struktur. Sistem pendukung keputusan menawarkan potensi untuk
menghasilkan yang lebih tinggi , biaya lebih rendah dan layanan yang lebih baik.

ES Expert System merupakan sistem informasi yang berbasis pada pengetahuan yang
menggunakan pengetahuan tentang bidang aplikasi khusus untuk menjalankan kegiatan
sebagai konsultan ahli bagi pemakai akhir. Seperti DSS, ES membutuhkan penggunaan model-
model keputusan manajemen dan database khusus. Tidak seperti DSS, ES juga membutuhkan
pengembangan basis pengetahuan dan inference engine. Jika DSS membantu manajemen
dalam rangka pengambilan keputusan, maka ES membuat keputusan tersebut. Expert System
atau istilah lainya adalah system pakar merupakan system yang didesain dan
diimplementasikan dengan bantuan bahasa pemrogaman tertentu untutk dapat menyelesaiakan
masalah seperti yang dilakukan para ahli. Fungsi ES atau system pakar dalam bidang
pendidikan dan pelatihan diantaranya adalah identifikasi kebutuhan pelatihan yang sesuai,
analisa pasar untuk komoditi tertentu, identifikasi media iklan yang sesuai dan lainya.

EIS (Excetive Information System) merupakan suatu sistem informasi yang berkaitan dengan
kebutuhan manajemen puncak mengenai informasi strategik dalam proses pengambilan
keputusan strategik. EIS merupakan system computer based yang membantu eksekutif dalam
mengakses data dan informasi untuk mengetahui suatu permaslahan, meneliti solusi yang akan
diberikan dan menunjukan recana strategis. Dalam bidang pendidikan dan pelatihan peran
kepala sekolah atau PIC (person in charge) dalam dunia pelatihan diklat berperan sebagai
penanggung jawab dan orang yang memantau kegiatan pelatihan (pembelajaran). Dengan
begitu dapat memudahkan dalam akses informasi tentang beberapa aktivitas manajemen yang
mempunyai tujuan dari system informasi eksekutif yang cepat dan mudah dimengerti.

AIS (Accounting System Management) merupakan sebuah system yang menyediakan

informasi bersifat keuangan dan non keungan bagi para pengambil keputusan. AIS di buat
untuk merubah data transaksi keuangan atau non keuangan menjadi informasi dengan tujuan
untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakaianya (user). AIS
dalam organisasi diklat berfungsi untuk (1) mengumpulkan dan dan menyimpan data tentang
akivitas dan transaksi, memproses data menjdai informasi yang dapat digunakan dalam proses
pengambilan keputusa, melakukan control secara tepat terhadap asset organisasi.

Manfaat Teknologi Informasi Terhadap Organisasi (Manajemen) Pendidikan dan

pelatihan

Penerapan teknlogi dapat memberikan berbagai manfaat baik manfaat kualitatif dan
kuantitatif. Manfaat kuantitatif terdiri dari pengurangan biaya operasional dan perbaikan
produk dan jasa yang ditawarkan. Sedangkan manfaat kualitatif adalah analisis data dapat
lebih cepat, penyajian laporan manajemen lebih baik, beberapa pekerjaan dapat dilakukan oleh
individu yang sama, penghematan waktu, akses data lebih tepat waktu, data yang disajikan
lebih akurat dan perbaikan dalam pengambilan keputusan.

Namun demikian dampak daripada perkembangan tekonologi tersebut tidak sekaligus

memberikan pengaruh pada pemberdayaan dan pengembangan organisasi, melainkan melalui
suatu evoiusi. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pergeseran fokus dari pemanfaatan teknologi
infonnasi pada organisasi. Cash et. al. (1992), membedakan dalam 3 era pemanfaatan
teknologi informasi, yaitu : era pertama dali sekitar 50-an sampai 70-an, pemanfaatan
teknologi informasi hanya ditujukan untuk produktivitas dan efisiensi; era kedua dimulai
dengan pengenalan rainikomputer dan timesharing pada tahun 70-an, dan pemanfaatan
teknologi informasi sudah ke arah peningkatan efektivitas pengelolaan organisasi; era ketiga
ditandai dengan perkembangan yang pesat dari teknologi komputer dan komunikasi pada
tahun 80-an. Hal ini menyebabkan terjadinya pergeseran pemanfaatan teknologi informasi
untuk mendukung keunggulan strategis organisasi di dalam persaingan. Perkembangan
terakhir menunjukkan bahwa telah terjadi pergeseran lagi dari untuk mendukung keunggulan
strategik menjadi untuk mendukung keunggulan organisasional (Daniels, 1994). Keunggulan
organisasional ini berkaitan dengan perancangan dan pengembangan organisasi menuju
organisasi yang lebih bersifat adaptif responsif dan fleksibel di dalam menghadapi lingkungan
yang semakin kompleks dan turbulen, yang diakibatkan oleh globalisasi, deregulasi,
peningkatan kompetisi, dan lain-lain.

Dampak Negatif Penggunaan Teknologi Informasi

1. Untuk menerapkan teknologi informasi dalam organisasi memerlukan biaya yang besar
2. Teknologi yang diterapkan harus acceptable, artinya dapat diterima oleh semua orang
yang akan menggunakanya. Jika perkembangan teknologi tidak acceptable, maka dapat
menimbulkan perilaku yang tidak diharapkan seperti resistance to change (penolakan
terhadap perubahan). Resistance to change muncul karena tidak semua orang mudah
menerima perubahan dan menganggap bahwa adanya perubahan berarti hambatan, bahkan
dapat merupakan ancaman. Resistance to change juga dapat timbul karena kurangnya
pengetahuan atau ketidakmampuan dalam mengoperasikan teknologi informasi yang baru
3. Perkembangan teknologi informasi menuntut semakin banyaknya keahlian yang dimiliki
oleh karyawan atau pekerja dalam organisasi.

Kesimpulan

1. Kehadiran teknologi informasi memberikan banyak manfaat bagi suatu organisasi, seperti
mampu meringankan aktivitas bisnis yang kompleks serta menghasilkan informasi yang
dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dan dapat dipahami, dan teruji dalam
rangka perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan manajemen. Selain itu,
efisiensi operasi suatu organisasi dan kinerja organisasi juga dapat ditingkatkan.
Akibatnya, organisasi dapat tetap bertahan dalam era informasi serta mampu mencapai
 persaingan di pasar global, dengan kata lain mampu mencapai keunggulan kompetitif
(competitive advantage) di era globalisasi.
2. Selain menghasilkan manfaat, perkembangan teknologi informasi juga dapat
menimbulkan beberapa dampak negatif bagi perusahaan, seperti tertutupnya kesempatan
kerja, timbulnya resistance to change.