Bab 8

Proses Bisnis Prokuremen

Dan Sumber Daya Manusia

Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, Anda akan dapat:
 Menjelaskan proses bisnis prokuremen.
 Menggambarkan pengendalian yang diaplikasikan untuk prokuremen.
 Menjelaskan proses bisnis pengeluaran kas.
 Menjelaskan proses bisnis sumber daya manusia.
 Menggambarkan pengendalian yang diaplikasikan pada proses penggajian.

Proses Bisnis Prokuremen

Tinjauan
Prokuremen adalah proses bisnis dan pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika
barang dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim
untuk prokuremen.
Langkah umum dalam proses prokuremen adalah (Gambar 8.1):
 Menentukan kebutuhan
 Memilih sumber daya
 Permintaan untuk quotation
 Memilih pemasok
 Menerbitkan pesanan pembelian
 Penerimaan barang
 Verifikasi faktur
 Pembayaran kepada pemasok
 Menentukan Menerbitkan
Kebutuhan Pesanan Pembelian

Memilih Penerimaan Barang

Sumber Daya

Permintaan Verifikasi Faktur

untuk Quatation

Memilih Pembayaran
Pemasok Pemasok

Gambar 8.1 Proses Bisnis Prokuremen

Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan

memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses
bisnis prokuremen. Bagian ini akan membahas secara ringkas data yang disimpan
dan diproses dalam proses bisnis prokuremen dengan menggunakan SAP R/3.
SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3
menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan
pertukaran dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Sifat total
terintegrasi sistem mampu mengurangi kesalahan dan kecepatan proses bisnis.
Dokumen pada R/3 adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini
dibuat secara online dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik.
Dokumen ini juga dapat dicetak dan ditukarkan secara manual. Dokumen
prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari:
 Permintaan pembelian
 Permintaan untuk quotation
 Quotation
 Pesanan pembelian
 Perjanjian ringkas
 Kontrak
 Perjanjian penjadwalan
 Pencatatan informasi pembelian
Dokumen-dokumen akan didiskusikan satu per satu ketika membahas
proses prokuremen. Selain dokumen tersebut, ada dokumen lain yang digunakan
dalam verifikasi faktur dan penerimaan barang, yang tidak digunakan setiap kali
sebuah item dibeli.
Semua dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen.
Kode ini menentukan field yang ditampilkan pada layar monitor dan
mengendalikan kisaran nomer-nomer unik yang ditentukan untuk dokumen
tertentu. Setiap dokumen memiliki tempat header dan tempat item (rinci). Tempat
header berisi informasi yang relevan dengan dokumen secara keseluruhan, seperti
nomer pemasok. Tempat item menentukan informasi item secara rinci dalam
dokumen, seperti nomer produk item yang dipesan. Setiap dokumen baru yang
dibuat, nomer uniknya harus ditentukan. Nomer berbentuk kode aiphanumerik.
Biasanya nomer ini secara otomatis ditentukan oleh R/3, tetapi nomer dokumen
dapat dimasukkan secara eksternal. kebanyakan dokumen dapat disiapkan dengan
referensi dokumen yang sudah ada. R/3 dapat menyalin semua informasi yang
relevan dan dokumen yang ada sehingga proses pembuatan dokumen menjadi
cepat dan kesalahan pun berkurang.

Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk
meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat
disiapkan secara manual. Dokumen ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh
sistem MRP (materials requirements planning). Sistem MRP dapat melakukan
analisis secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan
pelanggan untuk suatu item dan proses produksi perusahaan. Permintaan
pembelian mempunyai field input yang mengindikasikan bagaimana dokumen
tersebut dibuat, manual atau otomatis. Nomer penelusuran permintaan merupakan
input ketika sejumlah besar permintaan diterbitkan untuk kebutuhan yang sama.
Nomer penelusuran permintaan memungkinkan dilakukannya monitoring
terhadap sekelompok permintaan. Permintaan pembelian diproses baris demi baris
sehingga setiap baris menunjukkan kebutuhan yang terpisah.
Setelah selesai, permintaan pembelian dilanjutkan secara elektronik ke
supervisor untuk disetujui. Persetujuan secara khusus meliputi penentuan bahwa
permintaan pembelian dalam batasan biaya. Profil pemakai dikelola dalam
permintaan pembelian filter R/3 dan dikirim ke orang yang tepat untuk disetujui.
Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam prokuremen di R/3.

Memilih Sumber Daya

Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber
penyedia untuk permintaan pembelian. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak
dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada,
R/3 memberikan jumlah yang diminta. Jika tidak ada kontrak untuk suatu item,
maka permintaan untuk dokumen quotation disiapkan.
R/3 mendukung proses pemilihan dengan beberapa cara. R/3 memonitor
perjanjian ringkas yang ada dengan pemasok. Perjanjian ringkas merupakan
kontrak yang menentukan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Jika
perjanjian kuota untuk suatu item sudah dikontrakkan dengan pemasok, R/3
secara otomatis menentukan sumber persediaan untuk permintaan pembelian
dengan berdasarkan kuota yang didefinisikan dalam kontrak. R/3 mengelola
pencatatan pemasok, validitas periode kontrak, dan jumlah kuota.
R/3 mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan yang tidak
disetujui. R/3 juga dapat memilih pemasok yang akan dipanggil untuk penawaran
permintaan, berdasarkan rekomendasi data yang telah disimpan sebelumnya.

Permintaan untuk Quotation

Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk
menghasilkan dokumen permintaan untuk quotation (request for quotation).
Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau
untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan
perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipakai untuk
konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk atau jasa.
Permintaan untuk quotation mungkin juga dikirimkan dalam bentuk dokumen
kertas, seperti fax, atau secara elektronik seperti EDI (electronic data
interchange). Dokumen ini dapat disiapkan secara manual, tetapi biasanya
disiapkan dengan referensi permintaan pembelian. Permintaan untuk quotation
dan permintaan pembelian biasanya berisi data yang sama, kecuali untuk rekening
tertentu yang diperlukan untuk permintaan pembelian. Permintaan untuk
quotation menentukan tanggal penutupan untuk aplikasi dan petunjuk pengajuan
penawaran.
Hasil dan penerbitan permintaan untuk quotation adalah satu atau banyak
dokumen quotation yang akan dimasukkan ke dalam R/3. Pemasok potensial
memberi harga dan jangka waktu yang dimasukkan dalam dokumen quotation.
Dokumen quotation digunakan untuk memilih pemasok.

Memilih Pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok
yang telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang
pantas untuk permintaan. R/3 akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok
untuk penawaran yang tidak diterima.
Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. R/3
menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi
dalam proses bisnis prokuremen. R/3 menilai pemasok dengan dasar nilai 100
yang ditentukan dengan kriteria yang berbeda seperti catatan pengiriman dan
pesanan sebelumnya, pelayanan, harga, kualitas, dan lebih dari 99 kriteria yang
dapat didefinisikan oleh pemakai. Juga ada lima sub sistem kriteria pendefinisian
untuk setiap kriteria utama dan pemakai dapat mendefinisikan sampai dengan 20
sub kriteria. Pemakai juga dapat memberikan bobot untuk setiap kriteria. R/3
dapat menampilkan analisis pemasok diurutkan total rangking atau diurutkan dan
dirangking dengan kriteria khusus: Quote dapat disimpan untuk referensi masa
depan dalam catatan informasi pembelian.
Menerbitkan Pesanan Pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan
mengonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka
waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Pesanan pembelian dapat
dibuat dari awal atau dengan referensi dokumen yang ada. Pesanan pembelian
dapat dikirim dalam bentuk kertas, seperti fax, atau secara elektronik, seperti
dokumen EDI.
Merupakan hal yang biasa bagi perusahaan untuk melakukan konfigurasi
sistem untuk menerbitkan pesanan pembelian secara otomatis untuk permintaan
pembelian yang sesuai dengan kriteria. Sebagai contoh, sistem menerbitkan
pesanan pembelian secara otomatis untuk permintaan pembelian yang tidak
melebihi harga atau jumlah tertentu.
R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian. Pesanan pembelian
standar diterbitkan untuk pesanan barang atau jasa. Pesanan pembelian sub
kontrak diterbitkan ketika pemasok harus menerima suku cadang (seperti sub
rakitan) untuk memproduksi produk akhir yang akan dikirim ke perusahaan.
Pesanan pembelian sub kontrak menentukan produk akhir dan juga suku cadang
yang harus diperoleh pemasok. Pesanan pembelian konsinyasi diterbitkan untuk
barang yang ditangani dalam konsinyasi. Pesanan pembelian pihak ketiga
diterbitkan ketika barang atau jasa akan dikirimkan kepada pihak ketiga. Dan
terakhir, pesanan pembelian transportasi persediaan, diterbitkan untuk memulai
perpindahan barang antar pabrik di dalam perusahaan.
Perjanjian ringkas (outline agreement) merupakan perjanjian jangka
panjang dengan pemasok. Jangka waktu dan kondisi biasanya dinegosiasikan dan
dikelola secara terpisah untuk setiap pengelolaan pembelian. Perjanjian ringkas
memiliki header dan item. Header menentukan jangka waktu dan persyaratan
seperti pada permintaan untuk quotation dan pesanan pembelian. Perjanjian
ringkas juga memerlukan spesifikasi periode waktu untuk persyaratan yang
diberlakukan. Ada dua tipe perjanjian ringkas: kontrak dan perjanjian penjadwalan
(scheduling agreement).
 Kontrak adalah perjanjian ringkas dimana pemasok menyediakan
material selama periode waktu tertentu. Kontrak tidak berisi tanggal pengiriman
tertentu atau kuantitas. Hal tersebut akan ditentukan pada penerimaan pesanan
berikutnya, bukan pada kontrak. Kontrak dapat berupa kontrak nilai atau kontrak
kuantitas. Kontrak nilai digunakan ketika total nilai untuk pengeluaran pesanan
tidak melebihi jumlah yang ditentukan. Kontrak kuantitas digunakan ketika
kuantitas total yang dipesan pada periode waktu sudah diketahui.
Perjanjian penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menentukan
harga item. Perjanjian penjadwalan mempunyai item baris. Penjadwalan
pengiriman yang terus-menerus dibuat untuk setiap perjanjian penjadwalan item
baris, yakni dengan membuat nomer penjadwalan waktu individual yang
dikirimkan ke pemasok dalam dokumen penerbitan perjanjian penjadwalan.
Tanggal pengiriman dan jumlah ditentukan. Perjanjian penjadwalan mengurangi
kertas kerja karena penjadwalan tunggal dapat menggantikan banyak pesanan
pembelian atau pesanan yang dikeluarkan. Ia membantu mengurangi persediaan
karena memungkinkan pengiriman just-in-time (JIT).
Penggunaan R/3 juga dapat membantu menyiapkan kontrak dan atau
perjanjian penjadwalan pada waktu yang bersamaan dimana pesanan pembelian
disiapkan. Karena kontrak dibuat dengan R/3, maka kontrak dapat direferensikan
oleh R/3 ketika pesanan pembelian berikutnya dimasukkan. Pesanan pembelian
yang disiapkan dengan dasar kontrak yang ada atau perjanjian penjadwalan
disebut release order.
Pesanan pembelian dapat diubah setelah terkirim ke pemasok. R/3
menghasilkan dokumen perubahan yang dikirimkan ke pemasok yang
mengidentifikasikan perubahan pesanan. Ia juga dapat membatalkan pesanan
pembelian, menghapus item, atau memblokir pesanan pembelian untuk mencegah
penerimaan barang.

Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang
disiapkan dalam R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan.
Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai
persediaan, tanpa memperhatikan sumbernya. Jadi, penerimaan barang disiapkan
ketika suatu item dikirim dari sumber in-house dan ketika ada transfer inventori
yang memindahkan sebuah item dari satu lokasi ke lokasi lain.
Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur
atau tidak diterima pada saat pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam
suku cadang, maka beberapa jurnal penerimaan barang harus dibuat. R/3
memonitor pengiriman dan pelaporan ketika pesanan telah dipenuhi dan hampir
selesai. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa pembayaran untuk barang hanya
terjadi jika barang telah diterima. Akan tetapi, kemampuan ini dapat
dikesampingkan, jika perlu. Sebagai contoh, kemampuan ini perlu jika pemasok
tidak memasukkan pesanan secara lengkap, tetapi melakukan pengiriman secara
parsial.
Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara. Cara
pertama dengan sistem manajemen persediaan ketika barang diserahkan ke
penyimpanan sementara. Setelah barang ditransfer dan barang telah diperiksa dan
dicatat, penerimaan barang telah selesai. Cara lain, dokumen penerimaan barang
dapat disiapkan dengan referensi pesanan pembelian. R/3 secara otomatis
mengisikan dokumen penerimaan barang dengan menggunakan informasi yang
ada pada pesanan pembelian dan memperbaharui pesanan pembelian untuk barang
yang diterima. Cara ketiga, barang yang diterima dapat diposting ke dalam
inspeksi kualitas. Barang tidak dapat digunakan selama dalam inspeksi dan
verifikasi. Jika barang lolos, posting transfer dimasukkan untuk memindahkannya
dan inspeksi barang ke persediaan yang tersedia.
Setelah barang yang diterima diposting, R/3 membuat dokumen
persediaan yang mendokumentasikan dampak piutang dagang persediaan. Juga
akan dibuat dokumen akuntansi yang menunjukkan transaksi di buku besar.

Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan
barang dan pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini-dikenal dengan
nama verifikasi faktur-memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah
dipenuhi. R/3 memiliki komponen verifikasi faktur. Komponen ini tidak
bertanggung jawab terhadap pembayaran sesungguhnya dari faktur. Fungsi hutang
dagang adalah melakukan pembayaran faktur. Verifikasi faktur menghubungkan
manajemen material dengan prokuremen dengan modul R/3 lainnya seperti
akuntansi keuangan dan pengendalian.
Nomer pesanan pembelian dimasukkan bersama-sama dengan rincian
faktur yang lain. R/3 menyalin informasi dari dokumen pesanan pembelian ke
dalam dokumen verifikasi faktur. R/3 juga harus memasukkan jumlah yang ada di
faktur dan kuantitas barang atau jasa yang sesungguhnya difakturkan.
Jika suatu faktur sudah diposting, R/3 melakukan tiga cara pencocokan
untuk membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan
dengan faktur. Pemeriksaan ini untuk memastikan tidak adanya pembebanan yang
tidak konsisten dan yang dikirimkan adalah jumlah yang benar. Sebagai hasil
posting dan faktur, pesanan pembelian diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen
akuntansi untuk mengindikasikan transaksi buku besar.

Pembayaran Kepada Pemasok

Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran
dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan
dalam pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses
melalui hutang dagang dalam akuntansi keuangan.

Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan
struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan
kode. Sistem kode untuk objek menggabungkan field- field yang mengidentifikasi
perusahaan, pabrik, lokasi penyimpanan, organisasi pembelian, dan grup
pembelian.
Kode perusahaan mengidentifikasi unit akuntansi yang memiliki neraca
saldo dan laporan rugi laba. Perusahaan konsolidasi berisi beberapa perusahaan
yang berbeda. Masing-masing bertanggung jawab secara legal untuk membuat
dan mengelola dokumen akuntansinya sendiri untuk tujuan legal. Kode pabrik
mengidentifikasikan lokasi yang terpisah, misal pabrik atau gudang. Kode lokasi
penyimpanan mengidentifikasi daerah dimana barang disimpan. Kode organisasi
pembelian mengidentifikasi tanggung jawab unit untuk negosiasi pembelian untuk
satu atau beberapa pabrik. Organisasi pembelian perusahaan dapat berbentuk
desentralisasi atau sentralisasi. Suatu pabrik dapat memiliki beberapa organisasi
pembelian. Dan terakhir, kode grup pembelian, mengidentifikasi individu atau tim
yang bertanggung jawab untuk pembelian material atau kelas material. Grup
pembelian merupakan kontrak utama antara perusahaan dengan pemasok.
R/3 mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk setiap
objek. Setiap record master dapat diakses oleh setiap modul dalam R/3, tetapi
setiap modul hanya bisa ‘melihat’ daerah yang berbeda untuk setiap record master.
Prokuremen mengakses record master pemasok dan record master material.
Data master pemasok dikelola dalam modul manajemen material pada
R/3. Record master pemasok dikelola secara terpusat, tetapi diperbarui oleh
pemakai pada banyak departemen. Ada tiga kategori informasi dalam record
master pemasok. Data umum berisi nomer pemasok, nama, alamat, nomer telepon,
dan item yang sama. Data kode perusahaan (juga disebut data akuntansi)
didefinisikan pada level kode perusahaan dan dihubungkan dengan modul
akuntansi keuangan dan buku besar dalam R/3. Data kode perusahaan
mendefinisikan perjanjian jangka waktu pembayaran nomer rekening rekonsiliasi
buku pembantu. Setiap record master pemasok harus memiliki nomer rekening
rekonsiliasi yang menghubungkan pemasok ke buku pembantu hutang dagang.
Akhirnya, data pembelian menjelaskan kebutuhan pembelian dan didefinisikan
pada level organisasi pembelian. Sebagai contoh, data pembelian memasukkan
informasi yang digunakan untuk quotation, verifikasi faktur, dan pengendalian
persediaan. Setiap record master pemasok memiliki field grup rekening yang
menentukan bagaimana record pemasok diberi nomer dan juga menentukan field
mana yang ditampilkan pada layar master pemasok.
 Record master material berisi informasi mengenai material yang
diadakan, dihasilkan, atau dijual ke pelanggan. Record master material digunakan
dan didistribusikan ke banyak departemen. Record master material memiliki.
struktur hierarki. Level organisasional atau klien merupakan level yang tertinggi.
Ia berisi data yang relevan untuk semua pemakai, seperti deskripsi item, ukuran
unit, dan grup material. Pada level pabrik, record master material dapat berisi
kebutuhan penjualan atau produksi. Data penjualan dan gudang dapat dikelola
pada level yang lain. Record master material berisi banyak data yang
diorganisasikan sebagai ‘view’. Setiap departemen mengakses dan mengelola
record masternya sendiri. Departemen rancang bangun, pembelian, manajemen
persediaan, MRP dan akuntansi semuanya menggunakan record master material.
Bagian prokuremen menggunakan beberapa view termasuk pembelian, akuntansi,
perencanaan produksi, dan gudang.
Komponen pengelolaan persediaan dan record R/3 adalah nilai dan
kuantitas. Ini memungkinkan R/3 untuk memasukkan dan memeriksa perpindahan
barang, mengelola stok persediaan, dan pengambilan fisik persediaan.
Perpindahan barang merupakan kejadian internal atau eksternal yang
menyebabkan perubahan tingkat persediaan. Stok/persediaan untuk produksi
merupakan contoh kejadian internal. Penjualan ke pelanggan atau penerimaan dan
pemasok adalah contoh kejadian eksternal. Tingkat persediaan yang ada ditelusur
dengan memperhatikan item dalam persediaan, pesanan, cadangan dan inspeksi
kualitas. Persediaan konsinyasi diperhitungan secara terpisah. Beberapa nilai
diperbarui ketika tingkat persediaan berubah. Nilai persediaan dibebankan secara
internal ke pusat biaya atau proyek. Rekening buku besar yang berhubungan juga
diperbarui. Komponen pengelolaan persediaan mendukung penghitungan siklus
dan sampling inventori. Selain fitur dasar tersebut, pengelolaan persediaan dapat
diperluas sampai pada pengelolaan gudang. Pengelolaan persediaan merupakan
bagian dan modul pengelolaan material dan terintegrasi dengan modul lain.
Record master informasi pembelian hanya digunakan oleh pembelian. Ia
digunakan untuk alokasi sumber daya, yang merupakan proses evaluasi pemasok.
Record ini berisi informasi kinerja mengenai material, pemasok, dan pabrik,
seperti harga dan waktu pengiriman untuk material dan pemasok pada waktu
tertentu. Data evaluasi pemasok memasukkan rencana tanggal pengiriman dan
koresponden tanggal pengiriman sesungguhnya untuk suatu material.
Kontrak merupakan dokumen transaksi, tetapi berfungsi seperti record
master untuk pengeluaran pesanan (release order).

Pengendalian Siklus Transaksi pada Prokuremen

Gambar 8.2 menggambarkan flowchart analitis dan arus dokumen dalam
proses bisnis prokuremen (pembelian). Karakteristik utama pada flowchart ini
adalah pemisahan fungsi sebagai berikut: permintaan (seperti gudang), pembelian,
penerimaan, hutang dagang, pengeluaran kas, dan buku besar.

Permintaan (Penyimpanan)
Permintaan untuk membeli diawali dari Departemen pembelian. Pada
gambar 8.2, permintaan pembelian dimulai dari Departemen penyimpanan.
Permintaan pembelian juga dapat dimulai dari Departemen lain dalam perusahaan.
Permintaan pembelian disetujui dalam Departemen yang membuatnya.

Pembelian
Tanpa memperhatikan bagaimana atau dimana permintaan pembelian
dimulai, fungsi dan departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur
jangka waktu dan pengiriman. Bagaimana dapat dilakukan tergantung pada
tingkat relatif sentralisasi dalam fungsi pembelian di perusahaan.
Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian
karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan
lainnya. Permintaan pembelian akan diubah atau dikembalikan ke departemen
yang membuatnya untuk dimodifikasi.
Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan
pembelian untuk suatu permintaan. Tembusan dikirimkan kepemasok. Hutang
dagang, departemen yang membuat (gudang), dan departemen penerimaan,
masing-masing memiliki akses ke pesanan pembelian untuk memproses pesanan.
Pemasok mengembalikan tembusan pesanan pembelian ke pelanggan untuk
mengakui penerimaan pesanan. Departemen yang membuat diberi tahu bahwa
pesanan pembelian telah dibuat dan pesanan diperiksa seperlunya untuk
melakukan verifikasi kelayakan kebutuhan yang diidentifikasi dalam permintaan
pembelian.

Penerimaan
Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari dan independen dari fungsi
penyimpanan. Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan
pencocokkannya dengan pengiriman dari pemasok. Pesanan pembelian
memberikan otorisasi ke departemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari
pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya peran
independen untuk menghitung pengiriman dan atau menyiapkan laporan
penerimaan.
Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak
mengizinkan penghitung (counter) punya akses ke kuantitas yang ada pada
pesanan pembelian. Hal ini mengharuskan penghitung untuk menentukan
jumlahnya dengan menghitung, karena tidak mungkin hanya menyalin kuantitas
dari pesanan pembelian. Supervisor akan membandingkan kuantitas yang diterima
berdasarkan penghitungan dengan yang ada di pesanan pembelian dan kemudian
menyiapkan laporan penerimaan untuk jumlah kuantitas yang diterima. Tembusan
laporan penerimaan disertakan pada transfer pengiriman ke penyimpanan, seperti
tampak pada Gambar 8.2.
Pada banyak kasus, hanya orang yang memiliki kemampuan teknik yang
dapat melakukan inspeksi material dan memberikan jaminan ke departemen yang
meminta atau menggunakannya. Baik untuk dipertimbangkan untuk melakukan
uji kualitas barang yang diterima sebelum pembayaran dilakukan. Fungsi inspeksi
dapat dilakukan untuk tujuan tersebut, entah sebagai bagian dan departemen
penerimaan atau departemen yang terpisah.
Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dan
bagian penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian
melanjutkan ke hutang dagang. Jika barang langsung dikirimkan ke departemen
yang meminta dan bukan ke departemen penyimpanan, supervisor departemen
yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke
hutang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri
pengendalian dan proses bisnis prokuremen.

Hutang Dagang
Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke
pemasok. Empat dokumen-permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan
penerimaan dan faktur-tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian.
Penggunaan sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri
pengendalian dan proses bisnis prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah
teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua dokumen yang tepat telah
dikumpulkan, diverifikasi, dan diperiksa sebelum pembayaran faktur yang
sesungguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk
pembayaran. Sistem voucher didiskusikan dalam konteks proses bisnis
pengeluaran kas, topik berikutnya yang didiskusikan pada bab ini.
Beberapa karakteristik lainnya dan pengendalian yang patut diperhatikan
adalah:
 Pembelian tidak mengendalikan barang sesungguhnya, juga tidak memiliki
pengendalian pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembayaran.
 Penerimaan dipisah dan fungsi penjagaan (final custody) pengiriman, yakni
penyimpanan. Pengakuan dan penerimaan maupun penjagaan diperlukan
sebelum pembayaran diotorisasi,
 Hutang dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang
dagangan atau kas secara independen.
 Permintaan pembelian diperiksa secara independen di luar pembelian. Ini
sering dilakukan oleh hutang dagang. Pemeriksaan ini memverifikasi beban
 akuntansi yang tampak pada permintaan dan juga memastikan bahwa
permintaan tidak dimulai dan pembelian.
 Faktur-faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui
sebelumnya untuk dikirim ke hutang dagang. Ini terutama penting jika
pembelian memang merasa perlu untuk mengevaluasi faktur yang tepat.
 Jangka waktu pembelian diperiksa ketepatannya oleh bagian di luar
departemen pembelian. Pemeriksaan ini sering dilakukan oleh hutang dagang.
 Pencatatan persediaan diperbarui untuk menunjukkan penerimaan barang.

Integritas Proses Bisnis Prokuremen

Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual
diterima sesuai harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan
mengendalikan pembelian individual, tetapi juga tidak mengendalikan langsung
proses bisnis prokuremen. Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada
integritas hubungan pembeli-penjual. Suap, kickback dan konflik kepentingan
(seperti membeli dan saudara atau teman) adalah contoh hubungan antara
pembeli-pemasok yang tidak benar yang harus dihadapi pada proses bisnis
prokuremen. Hubungan pembeli-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan,
bukan persoalan prosedur. Banyak perusahaan menemukan bahwa sangat perlu
untuk membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses
bisnis prokuremen. Kebijakan pembelian diperlukan untuk mendapatkan
penawaran yang kompetitif, yang biasanya diimplementasikan dengan
menggunakan permintaan dokumen quotation.
Pembeli perlu mendapatkan penawaran yang kompetitif dengan meminta
dokumen quotation. Dokumen ini disimpan dan diperiksa oleh manajemen
pembelian. Memilih suatu penawaran dengan biaya termurah tidak selalu menjadi
dasar penerimaan untuk memilih pemasok. Metode untuk mengevaluasi dan
memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok, yang disebut perencanaan
peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan mengevaluasi keputusan
sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi. Kebijakan untuk
melakukan rotasi tanggung jawab seorang pembeli akan melemahkan hubungan
pembeli-pemasok, tetapi akan mengurangi kemungkinan spesialiasi pembeli.
Daftar pemasok yang disetujui (approved vendor list) disiapkan oleh fungsi
yang independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan-pilihan pembeli ke
pemasok, dimana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat
dipercaya, bebas dan masalah keuangan, dan bebas dan konflik kepentingan.
Contoh ini tidak mendalam, tetapi dapat mengindikasikan tipe-tipe pengendalian
yang digunakan untuk memastikan integritas proses bisnis pengeluaran. SAP R/3,
seperti yang telah didiskusikan sebelumnya pada bab ini, menyediakan dukungan
yang luas untuk memilih dan mengevaluasi pemasok.

Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok

Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok
cocok jika diperlukan pendapat dan beberapa evaluator yakni menggabungkan
hasil evaluasi itu pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai
berikut:
 Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam
evaluasi.
 Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya
dan objektivitasnya.
 Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap
atribut, memberikan skor angka dan 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
 Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka
atribut dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan
menambahkan semua skor bersama-sama.
Setelah biaya relevan seperti harga dan pemasok atau biaya sistem telah
diidentifikasi, rasio benefit-cost dapat dihitung untuk pembanding. Walaupun
metode ini objektif, namun pemberian bobot dan peringkat nilai menjadi proses
yang sangat subjektif. Karena itu, teknik evaluasi atribut menjadi sangat berguna
untuk memilih proposal dan mengidentifikasi pemasok atau sistem yang menjadi
subjek pertimbangan akhir. SAP R/3, seperti yang telah didiskusikan sebelumnya
pada bab ini, menyediakan dukungan perhitungan untuk pendekatan peringkat
atribut untuk memilih pemasok.

Proses Bisnis Pengeluaran Kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan
pengeluaran kas aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran,
dimana pengeluaran dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan
dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil.
Konsep dana imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana
imprest penggajian dan pembebanan imprest dan dana biaya adalah biasa pada
perancangan sistem. Dana imprest adalah dana yang dikelola pada jumlah yang
telah ditentukan. Setiap waktu jumlah kas yang dimiliki ditambah dokumen untuk
pengeluaran-pengeluaran harus dengan jumlah yang telah ditentukan. Secara
periodik, dana imprest diisi; pengeluaran-pengeluaran yang telah didokumen
(voucher kas kecil) diperiksa dan disetujui dan cek dikeluarkan untuk dana
sejumlah tertentu agar jumlah dana sama dengan jumlah yang telah ditentukan.
Pemeriksaan terpisah imprest juga digunakan untuk mengelola gaji dan kategori
biaya lainnya, seperti pembayaran dividen.
Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah
penggunaan sistem voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi
persetujuan dengan pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.
Item-item ini akan didiskusikan pada pembahasan berikutnya dan diilustrasikan
pada Gambar 8.2.

Hutang Dagang
Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk
mendukung pengeluaran kas. Seperti diilustrasikan pada Gambar 8.2, dokumen-
dokumen itu adalah permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen-dokumen ini diperiksa, dinyatakan
lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur.
 Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi
menghitung jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek
voucher disiapkan untuk setiap voucher. Cek voucher diposting ke register
voucher. Total posting ini disiapkan. Voucher diposting ke buku besar hutang
dagang. Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencakup
pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional yang
diidentifikasi dengan nomer rekening pada voucher. Cek voucher dan voucher
disetujui dan dilanjutkan ke departemen pengeluaran kas. Ayat journal dilanjutkan
ke buku besar.

Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dan departemen hutang dagang.
Setelah cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher dicap
dan disimpan urut nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan,
dicap untuk menghindari kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher
diposting ke register cek. Control total dan jumlah yang telah diposting disiapkan
dan direkonsihiasikan dengan voucher yang diterima dan hutang dagang. Cek
voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Control total dilanjutkan ke buku
besar.

Buku Besar
Ayat journal diterima dan hutang dagang dan control total dan
pengeluaran kas direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat journal dan
control total disimpan menurut tanggal.

Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dan bank bersama-sama dengan laporan
bank. Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada
proses bisnis pengeluaran kas.
Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian
sesunggahnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang
menunjukkan seluruh transaksi Sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran.
Otorisasi dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket
voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register
voucher, atau memasukkan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini
menunjukkan bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai
dengan spesifikasi sistem. Ini adalah proses pemeriksaan, bukan penandatanganan
cek, yaitu pengendalian. Hal ini menjadi jelas dengan menggunakan aplikasi
komputer dimana cek “ditandai” cap tanda tangan dengan tingkat kecepatan
seratus cek per menit.
Sistem hutang dagang secara khusus mengelola buku pembantu dan
rekening kreditur, memposting faktur dan membayar setiap rekening kreditur.
Hutang dagang pada umumnya berkaitan dengan rekening perdagangan, dimana
sistem voucher hutang dagang meliputi semua pengeluaran, termasuk rekening
perdagangan, penggajian, pengeluaran modal, dan sebagainya. Pada sistem
voucher hutang dagang, rekening individual untuk kreditur tidak perlu disimpan.
Sistem voucher mengelola register voucher atau, alternatif lain, file paket voucher
dalam numerik atau urutan yang lain. Beberapa voucher berkaitan dengan kreditur
yang sama, tetapi tidak demikian dengan rekening tunggal dalam sistem hutang
dagang. Jika informasi untuk kreditur individual diperlukan, tembusan voucher
dapat digunakan untuk menghasilkan informasi. Banyak file voucher hutang
dagang dikelola pada banyak sistem karena informasi hutang dagang penting
untuk perencanaan keuangan jangka pendek.
Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari
berbagai bentuk, dan formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi
voucher-check (Gambar 8.3). Suatu voucher menunjukkan nama, alamat pemasok,
deskripsi faktur, total atau jumlah bersih jatuh tempo, dan rekening yang akan
dibebankan (distribusi). Pada aplikasi komputer, banyak dokumen dimasukkan
dalam voucher dengan dikodekan dan diproses dengan komputer. Sistem voucher
diimplementasikan dengan cap pada faktur atau pesanan pembelian dengan cap
voucher dan pendokumentasian voucher pada dokumen aslinya. Cap voucher
adalah wilayah pada dokumen untuk otorisasi tanda tangan, nomer dokumen,
tanggal, dan sebagainya.
Formulir voucher sendiri tidak signifikan. Sistem voucher dapat
dioperasikan tanpa voucher yang dapat dibaca oleh manusia. Pada kasus ini,
‘voucher’ adalah entri yang disetujui di dalam register voucher, beberapa tipe dan
file komputer. Referensi untuk dokumen, bukannya dokumen itu sendiri,
disediakan di dalam register dan entri voucher berada dalam pengendalian
numerik.

Posting Hutang Dagang

Pertanyaan dasar pada perancangan sistem voucher berkaitan dengan
kapan faktur-faktur diposting ke hutang voucher. Khususnya, kapan kewajiban
‘dibukukan’ (tidak termasuk periode akhir akrual)? Setelah faktur disetujui untuk
pembayaran, faktur akan disimpan sampai tanggal jatuh tempo dan secara formal
diposting pada saat itu; alternatif lain, akan dibukukan pada saat disetujui (yang
 Voucher Number

Allied Service Inc. 186549

Allied
2368 N. Service
Main St.Inc.
2368 N.
Solon, Main St.39843
Michigan
Solon, Michigan 39843
Date Ref. No Amount Discount Balance Verification Line Memo
10-02-XX Date Ref. No Amount Discount Balance Verification Line Memo
10-02-XX
10-10-XX
10-10-XX
10-25-XX
10-25-XX
448963
448963
589341
589341
623892
623892 125.00
125.00
75.50
75.50
345.50
345.50

6.91
6.91
125.00
125.00
200.50
200.50
539.09
539.09
186674.00
186674.00
186874.50
187413.59 186874.50
187413.59 1684 62-186
1684 62-186
132
The ABC Company 132
The ABC
Some Company
Place, SC 26923
Some Place, SC 26923
Pay Date Check No.Pay ExactlyTo the10-25-XX1684$539.09Order of Allied Service Inc.
Gambar 8.3
Pay Voucher
Date CheckCheck
No.Pay ExactlyTo the10-25-XX1684$539.09Order of Allied Service Inc.

The First Bank

The First Bank
Someplace, SC
Someplace, SC
berbeda dengan tanggal jatuh tempo). Karena banyak perusahaan berusaha
Authorized Signature
Authorized Signature
membayar faktur-fakturnya pada tanggal jatuh tempo untuk memaksimalkan
modal kerjanya, pertanyaan yang berkaitan adalah, apakah ada pencatatan formal
untuk jumlah yang dimiliki kreditur? Jika faktur dibukukan pada tanggal jatuh
tempo, tidak ada pencatatan formal dan faktur yang belum dibayarkan karena
kewajiban akan segera batal oleh pembayaran. Jika faktur dibukukan pada tanggal
persetujuan, pencatatan formal untuk kewajiban masih ada. Keuntungan cara ini
adalah pada biaya: register voucher (atau file voucher) sekarang harus dicari atau
diurutkan menurut tanggal jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran. Secara
khusus, register voucher digunakan untuk pengendalian numerikal ketika faktur-
faktur dibukukan pada saat disetujui.
Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur
menunjuk pada pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan
beberapa sen cek untuk pemasok yang sama pada bulan yang sama. Cara ini tidak
efisien. Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan built-up voucher
system. Built-up voucher system merupakan akumulasi beberapa faktur dan
pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal.
Built-up voucher system sebenarnya adalah sistem hutang dagang.
Setelah beberapa faktur disetujui, faktur akan diurutkan dan diakumulasikan
menurut pemasok atau nomer voucher. Pembayaran akan dilakukan pada akhir
bulan atau tanggal jatuh tempo. Prosedur built-up voucher yang baru saja
dijelaskan adalah sistem akrual penuh: voucher hutang dagang mengganti hutang
dagang pada buku besar.
Ada tiga file yang diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna:
(1) file yang disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akses ke tanggal
jatuh tempo untuk pembayaran, (2) file faktur yang telah dibayar, biasanya
berdasarkan numerikal, dan (3) file pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang
terbayar maupun yang belum, yang diurutkan menurut kode pemasok. Pada sistem
manual, file ini diperoleh dan salinan voucher yang disimpan. Pada sistem
komputer, file terpisah dikelola, atau pemrosesan database akan menghasilkan
hasil yang sama tanpa memiliki tiga file yang terpisah.
Konsep voucher akan membantu prosedur pengeluaran pada banyak
organisasi ketika pencatatan dasar diperlukan dan otorisasi yang mencukupi dan
pengendalian pengeluaran merupakan hal yang penting. Voucher yang sudah
dibayar dapat disimpan urut numerikal untuk memberikan dokumentasi untuk
setiap jumlah yang sudah dibayar. Prosedur seperti itu akan menyediakan
pencatatan dokumentasi yang rapi dan baik dan menciptakan pengelolaan kas
yang baik.

Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan
pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber
daya manusia. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapkan
dan mengelola informasi yang relevan dengan struktur organisasi. Daftar
pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar
kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah contoh dan informasi
sumber daya manusia yang relevan dengan struktur organisasi. Sistem sumber
daya manusia menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat
karyawan, penggajian, dan histori karyawan. Bagian ini akan mengilustrasikan
konsep proses bisnis sumber daya manusia dengan melihat karakter dasar dari
komponen sumber daya manusia dan SAP R/3.

Pemrosesan SDM pada SAP R/3

Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang
menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara termtegrasi, pada
lingkungan online. Data sumber daya manusia tersedia segera bagi orang yang
telah memiliki otorisasi untuk menggunakan semua data sumber daya manusia
secara online. Komponen sumber daya manusia dapat diimplementasikan secara
mandiri ataupun secara terintegrasi dengan modul yang lain, seperti modul
perencanaan dan pengendalian produksi atau modul pemeliharaan pabrik.
SAP R/3 terdiri dan dua modul sumber daya manusia. Modul
administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail
karyawan, data gaji, dan data kinerja karyawan. Modul perencanaan dan
pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat untuk menyiapkan dan
mengelola informasi struktur organisasi. Struktur organisasi diwakili dengan
hierarki administratif dimana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit
organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orangtua-anak
(parent-child) atau hubungan subordinasi-orangtua (parent-subordinate
relationship). Suatu unit dapat berupa suatu cabang, departemen, tim proyek, dan
sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan setiap unit dialokasikan
posisinya ke karyawan invidual yang ditugaskan. Fungsi lain pada HR-PD
meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan
perencanaan shift.
Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering
digunakan pada modul sumber daya manusia. Modul ini melakukan pencatatan
waktu dan evaluasi waktu untuk mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi
kehadiran. Modul ini biasanya diimplementasikan pada perusahaan
pemanufakturan atau jasa dimana karyawan bekerja dengan shift dan memonitor
kehadiran adalah operasi manajemen yang kritis. Komponen ini dapat
diimplementasikan dengan menggunakan pencatatan waktu positif atau negatif.
Pencatatan waktu negatif tidak begitu kompleks karena hanya perkecualian saja
yang perlu dicatat. Pada pencatatan waktu positif, semua informasi kehadiran dan
ketidakhadiran harus dimasukkan. Cara ini memerlukan suatu sistem, misal kartu
pencatat waktu atau kartu elektronik, untuk mencatat informasi yang diperlukan.
Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan
informasi akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah
yang tetap per periode pembayaran. Pengurangan untuk pajak, pembayaran medis,
dan sebagainya dibuat berdasarkan variasi tipe penggajian yang telah
didefinisikan sebelumnya. Penggunaan tipe data yang telah didefinisikan atau
cetak biru merupakan karakteristik penting dan sistem ERP seperti SAP R/3.
Komponen biaya perjalanan dan HR-PA digunakan untuk memproses
biaya karyawan. Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah
yang benar ke rekening karyawan di bank. Modul ini juga mendukung proses
rekrutmen. Modul dapat melacak pekerjaan yang kosong dan calon pelamar yang
dipertimbangkan untuk mengisi tempat yang kosong itu. Beberapa posisi yang
ditandai kosong dalam modul HR-PA dapat diakses secara otomatis dalam
komponen rekrutmen pada HR-PA. Modul ini dapat mencatat detail pelamar dan
kemajuan yang telah dibuat dengan memproses lamarannya. Modul ini dapat
menghubungkan pelamar dengan sumber yang menyebabkan mereka melamar,
seperti iklan di surat kabar. Hal ini memungkinkan manajer sumber daya manusia
mengevaluasi efisiensi dan metode rekrutmen yang berbeda.

Struktur Data SDM

Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data.
Struktur data sumber daya manusia terdiri dan tiga elemen:
 Data master sumber daya manusia
 Organisasi data sumber daya manusia
 Tujuan sumber daya manusia

Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola
untuk unit organisasi, profil pekerjaan, karyawan, dan pelatihan. Pada banyak
proses bisnis, data pada record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti.
Bagaimaapun, record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk
perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan
mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi. Seperti contoh yang
diilustrasikan, sistem informasi sumber daya manusia difokuskan pada
pengelolaan record data dan bukan pada proses transaksi.

Organisasi Data
Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes
dan event personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan
kumpulan field data yang dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan.
Dalam istilah database, infotype adalah suatu segmen. Data personel karyawan,
data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja
merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia. Infotype yang baru
atau yang disesuaikan dengan kebutuhan dapat didefinisikan seperlunya. SAP R/3
menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem pajak atau sistem
tunjangan dan berbagai negara. Cetak biru infotype ini dimasukkan dalam
implementasi sumber daya manusia, jika diperlukan.
Infotype akan berubah terus dan biasanya penting untuk tetap
menggunakan versi lama sebagai cara untuk melacak perubahan pada pengelolaan
sumber daya manusia dan pencatatan personel. Validitas data ditentukan untuk
setiap infotype agar infotype tetap unik dan untuk mencegah penulisan ulang
ketika infotype diperbarui. Field data ditambahkan ke infotype untuk
mengindikasi periode tanggal awal dan akhir sebagai pertimbangan validasi
infotype. Oleh karena itu, beberapa infotype untuk objek yang sama, ada pada saat
bersamaan, tetapi hanya ada satu yang valid. Infotype yang dibatasi adalah
infotype yang melakukan validitas pada tanggal akhir.
Sistem mempunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi infotype
dan juga menampilkannya. Fungsi create akan menambah satu infotype baru yang
kosong dengan default tanggal validitas dan tanggal mulai sampai dengan tanggal
akhir suatu periode. Dalam istilah R/3, akhir periode adalah 31/12/9999. Jika
infotype yang ada sudah tersedia ketika sebuah infotype akan dibuat, maka ia akan
dibatasi secara otomatis. Fungsi menyalin, menghapusan mendaftar dapat
didukung.
Event personel adalah sebuah grup infotype. Event dibuat untuk
menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia. Event personel secara
khusus dirancang untuk digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk
disesuaikan dalam R/3. Sebagai contoh, event memperoleh tenaga kerja dicatat
sebagai transaksi dengan memasukkan semua infotype yang diperlukan untuk
membuat karyawan yang baru. Layar input dirancang untuk menampilkan dan
menunggu masukan untuk infotype. Event “perubahan pekerjaan” dimasukkan
dalam layar yang menampilkan semua yang diperlukan infotype untuk mengubah
pekerjaan karyawan dalam organisasi. Sebagai contoh, entri untuk karyawan yang
menikah akan memerlukan lebih banyak informasi. Sistem juga menghitung
tanggal berakhirnya periode percobaan karyawan baru. Sistem juga dapat
membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau
keluar dan organisasi.

Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua
huruf sebagai identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”. Setiap
karyawan juga punya nomer personel unik untuk mengidentifikasi dirinya melalui
sistem informasi. Kode untuk objek pekerjaan adalah “C”. Suatu pekerjaan
merupakan deskripsi yang umum. Suatu pekerjaan tidak identik dengan posisi
sesungguhnya dalam organisasi sumber daya manusia. Kode untuk objek
kualifikasi adalah “Q”. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk suatu
pekerjaan, seperti tingkat pendidikan, pengalaman kerja atau kemampuan. Kode
untuk unit organisasi adalah “O”. Suatu unit organisasi adalah wilayah atau bagian
dan organisasi, seperti departemen akuntansi. Kode untuk objek posisi adalah “S”.
Suatu posisi adalah pekerjaan yang diberikan dalam suatu unit organisasi. Setiap
unit organisasi terdiri dan satu atau lebth posisi. Setiap posisi memiliki pekerjaan
tertentu dan memiliki satu atau lebih kualifikasi jika ini diperlukan untuk
mendefinisikan pekerjaan lebih lanjut. Kode untuk objek pusat biaya adalah “K”.
Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan biaya sumber
daya manusia yang terjadi. Sebagai contoh, biaya yang sering dibebankan ke pusat
biaya.
Berikut ini merupakan ilustrasi penggunaan objek sumber daya manusia.
Unit organisasi departemen pemasaran memiliki lima posisi. Setiap posisi punya
deskripsi pekerjaan. Posisi-posisinya terdiri dari satu posisi manajer, satu posisi
supervisor, dan tiga posisi penjual. Sebagai tambahan, posisi manajer
dikualifikasikan dengan kualifikasi “memiliki kemampuan berbahasa Jepang”
karena departemen pemasaran sering melakukan koresponden dengan kantor
cabang orang Jepang.

Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Penggajian

Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini
merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua level
pemerintah menetapkan pajak untuk gaji; regulasi dan tarif berubah secara
konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi
secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman
penjara untuk kelalaian yang di5engaja dalam mengelola pencatatan yang
memadai. Pada hukum mana pun, kelalaian tidak dapat diampuni. Adalah
tanggung jawab analis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan
hukum.
Gambar 8.4 mengilustrasikan flowchart dokumen proses penggajian.
Karakteristik utama dan ilustrasi mi adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut ini.
Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang
dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan
mengotorisasi semua potongan dan pembayaran. Semua perubahan seperti
penambahan atau penghapusan karyawan, perubahan tarif pembayaran atau
perubahan level potongan dan pembayaran, harus diotorisasi oleh personel kantor.
Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji.

Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan
menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Pada
perusahaan pemanufakturan, karyawan yang bekerja dengan ukuran jam (hourly
employee), dicatat kehadirannya berdasarkan jam yang digunakan untuk bekerja.
Pada akhir periode pembayaran, kartu pencatat waktu (atau laporan kehadiran)
akan menunjukkan jumlah waktu yang dipakai karyawan untuk bekerja dan waktu
dimana ia berharap menerima gaji.
Pencatat waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola
kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data
tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dan produksi.
Laporan ringkasan waktu kerja menunjukkan pekerjaan karyawan yang diberikan
dalam produksi, dan kemudian melanjutkan kartu pencatat waktu ke departemen
penggajian.
Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan
dasar jam seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika tidak
ada kebutuhan akuntansi akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan persetujuan
dan supervisor untuk memulai proses penggajian. jika karyawan digaji bulanan,
diperlukan laporan kehadiran (lihat Gambar 8.4).

Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan
sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji
independen dan penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar-
laporan kehadiran dart data personel. Data personel diterima dan kantor personel.
Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu. Register penggajian
menunjukkan perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor dikurangi
dengan potongan-potongan dan pembayaran). Slip gaji dikirimkan ke pengeluaran
kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan. Tembusan register
penggajian dikirimkan ke hutang dagang untuk memulai pencatatan suatu voucher
penggajian.
Beberapa karakteristik lain untuk diperhatikan pada Gambar 8.4 adalah:
 Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk
memudahkan rekonsiliasi.
 Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian
 Penggunaan master pembayaran independen. Orang yang mendistribusikan
pembayaran independen dan personel, pencatat waktu, dan yang menyiapkan
gaji. Personel kantor, departemen pencatat waktu atau departemen penggajian
tidak mempunyai akses ke slip gaji yang dikeluarkan.

Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar
karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk
menyiapkan gaji. Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk
mendokumentasikan gaji sesungguhnya. File-file yang diperlukan untuk laporan
pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pensiun, perencanaan
tunjangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi
yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.
Social Security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak
berdasarkan penggajian Federal Insurance Contribution Ac (F.I.C.A) menetapkan
bahwa karyawan akan memperoleh kentribusi dana yang sama untuk usia tua,
keselamatan, cacat, dan tunjangan asuransi rumah sakit untuk setiap individu dan
keluarganya. Kontribusi didasarkan pada tarif pajak yang dibebankan pada gaji
kotornya. Perusahaan melakukan potongan untuk pajak F.I.C.A dan setiap gaji
karyawan setiap periodenya. Perusahaan akan mencocokkan potongan-potongan
tersebut dan membayarkannya ke pemerintah.
Federal Social Security Act dan Federal Unemployment Tax Act
menyediakan perencanaan asuransi untuk pengangguran. Perusahaan dengan
karyawan yang dilindungi, dipekerjakan dalam setiap 20 minggu selama tahun
kalender. Pembayaran ke pemerintah federal dilakukan secara kuartalan.
Tunjangan pengangguran disediakan oleh sistem yang dibuat oleh negara bagian
masing-masing. Pendapatan dan pemerintah federal di bawah Undang-undang
digunakan untuk menutup biaya administrasi negara bagian dan perencanaan
pengangguran federal, sama juga untuk menyediakan tambahan tunjangan bagi
pengangguran.
Kompensasi pengangguran tidak sama untuk semua negara bagian
(Amerika Serikat), tetapi semua negara bagian berpartisipasi dalam program
asuransi pengangguran negara bagian federal. Aturan federal ini diterapkan untuk
semua perusahaan untuk satu atau lebih karyawan. Pembayaran pajak biasanya
diperlukan pada atau sebelum tanggal akhir bulan mengikuti setiap kuartal
kalender. Banyak negara bagian memiliki perencanaan tarif manfaat yang
mengizinkan pengurangan dalam tarif pajak untuk perusahaan yang membuat
pencatatan yang tetap.
Pajak penghasilan federal untuk upah individual dikumpulkan dalam
periode dimana upah dibayarkan. Dengan sistem “bayar saat pulang” perusahaan
perlu menahan bagian dari laba karyawannya. Jumlah yang ditahan tergantung
pada jumlah laba dan jumlah pembebasan yang disetujui oleh karyawan. Sertifikat
pembebasan jumlah yang ditahan harus disiapkan untuk setiap karyawan.
Sertifikat akan menyatakan jumlah pembebasan yang menjadi hak karyawan.
Sertifikat ini tetap untuk perusahaan, yang menghitung jumlah pajak yang ditahan.
Regulasi yang sekarang menggunakan sistem bertingkat untuk tunjangan pajak
yang ditahan sehingga jumlahnya diperkirakan akan sama dengan tarif yang
digunakan dalam penghitungan kewajiban pajak individual pada akhir tahun.
Perusahaan melaksanakan bisnis antar negara bagian yang diperlukan
oleh Federal Fair Labor Standard Act (yang juga dikenal dengan Wages and
Hours Law), untuk membayar kelebihan jam kerja dengan tarif minimum satu
atau satu setengah dan tarif reguler untuk jam kerja yang melebihi 40 jam dalam
seminggu. Banyak perusahaan juga membayar kelebihan jam untuk jam kerja
malam dan untuk yang bekerja pada hari Minggu atau hari libur.
Perusahaan harus memperhatikan potongan pajak yang dikenakan pada
semua karyawan. Perbedaan tampak antara karyawan dengan kontraktor
independen. Akuntan publik, arsitek, pengacara dan orang lain yang memberikan
jasa ke suatu perusahaan dengan fee, tetapi tidak dikendalikan atau diatur oleh
klien, adalah bukan karyawan. Mereka adalah kontraktor independen dan jumlah
yang dibayarkan kepada mereka tidak dikenai pajak.
Pada akhir setiap kuartal, perusahaan perlu menyimpan pengembalian
kuartalan dari Form 941 atau 9841A dan membayar saldo pajak yang belum
didepositkan. Jika pajak telah didepositkan semuanya, tambahan 10 hari masih
diperbolehkan. Pengembalian ini digunakan untuk menutup laba yang ditahan dan
pajak F.I.C.A untuk semua karyawan.
Pada atau sebelum tanggal 31 Januari, setiap perusahaan perlu
memberikan ke setiap karyawan Form W-2 Wage and Tax Statement yang telah
lengkap. Perusahaan perlu melanjutkan tembusan formulir W-2 dengan Form W-3
pada atau sebelum 28 Februari ke pemerintah. Demikian juga pada atau sebelum
31 Januari perusahaan harus menyimpan Form 940 (Employer’s Annual Federal
Unemployment Tax Return).
Informasi dasar mengenai apa yang diperlukan oleh pemerintah USA
mengenai penggajian ada pada publikasi Circular E Employers Tax Guide yang
ada pada Department of Treasury Internal Revenue Service. Publikasi ini berisi
semua informasi terakhir mengenai Undang-undang terbaru dan informasi rinci
yang diperlukan oleh perusahaan. Publikasi ini juga menjelaskan bagaimana
mengisi semua formulir dan laporan yang diperlukan, bagaimana menghitung
pajak dan bagaimana dan kapan melakukan deposit dan pembayaran, dan juga
disediakan tabel pajak. Suatu perusahaan yang tidak memiliki publikasi tersebut
atau akses ke informasi tersebut, cepat atau lambat akan membuat kesalahan pada
prosedur penggajian dan akan dikenai biaya peneliti.
 Gambar 8.5 berisi jadwal batas akhir yang berkaitan dengan penggajian
yang mengilustrasikan beberapa proses dan informasi yang biasanya harus
disediakan pada sistem penggajian.
Tanggal Kejadian
31 Januari Form 32 (Wage and Tax Statement) diberikan ke karyawan
31 Januari Form 941 (Employer’s Quarterly Federal Tax Return)
dibayarkan untuk kuartalan pada awal tahun kalender.
31 Januari Form 1099-Misc. (US Information Return fot Recipients of
Miscellaneous Income) diberikan ke konsultan dan
dibayarakan langsung.
28 Februari Form W-3 (Transmittal of Wage and Tax Statements)
dibayar dengan Copy A untuk setiap Form W-2; Form 1096
(Transmittal) untuk setiap 1099-Misc.
28 Februari Salinan Form 1096 dibayar dengan State Copy dari Form
1099-Misc.
15 Maret File Form 1120 atau 1120-S (Federal Corporate Income Tax
Return untuk tahun kalender).
30 April Form 941 dibayarkan kuartal pertama
31 Juli Form 941 dibayarkan kuartal kedua
31 Oktober Form 941 dibayarkan kuartal ketiga
Gambar 8.5 Contoh Tabel Waktu Kejadian Penggajian

Rangkuman
Proses bisnis prokuremen meliputi aktivitas sebagai berikut: menentukan
kebutuhan, memilih sumber daya, permintaan untuk quotation, memilih pemasok,
membuat pesanan pembelian, penerimaan barang, verifikasi faktur dan
pembayaran kepada pemasok. Sistem ERP memiliki kemampuan memproses dan
menyimpan sejumlah besar informasi yang berkaitan dengan proses bisnis
pengeluaran. Bab ini memberikan tinjauan mengenai penyimpanan dan
pemrosesan data dalam proses bisnis prokuremen dengan SAP R/3. Pengendalian
siklus transaksi pada proses bisnis prokuremen meliputi pemisahan fungsi-fungsi
sebagai berikut: permintaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, hutang
dagang dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok merupakan faktor yang
penting dalam sistem aplikasi pembelian secara keseluruhan.
Proses bisnis pengeluaran kas dirancang untuk mengendalikan
pengeluaran cek seperti halnya pengeluaran kas sesungguhnya. Pengendalian
siklus transaksi pada proses bisnis pengeluaran kas meliputi penggunaan sistem
voucher untuk mendukung penarikan cek, pemisahan fungsi yang menyetujui
dengan yang melakukan pembayaran, dan rekonsiliasi bank secara independen.
Desain proses bisnis pengeluaran kas meliputi pemisahan fungsi-fungsi berikut:
pengeluaran kas, hutang dagang, pencatatan biaya, dan buku besar.
Proses bisnis sumber daya manusia merupakan sistem informasi yang
memproses informasi sumber daya manusia. Sistem sumber daya manusia
menyediakan alat untuk memulai dan mengelola informasi mengenai struktur
organisasi, pemrosesan data karyawan seperti alamat karyawan, penggajian, dan
data histori karyawan. Pengendalian siklus transaksi pada proses bisnis
pengeluaran meliputi pemisahan fungsi-fungsi berikut: personel (karyawan),
pencatat waktu, akuntansi penggajian, dan buku besar.