SISTEM INFORMASI AKUNTANSI:

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

Dosen Pengampu : Ni Nengah Lasmini, S.S.T.Ak., M.Si.

Oleh Kelompok 2:

Ni Putu Helmia Putri (2215644021)

Ni Putu Sintia Hindrayani (2215644027)

Ni Putu Widi Pratista (2215644033)

KELAS 3C

PROGRAM STUDI AKUNTANSI MANAJERIAL

JURUSAN AKUNTANSI

2023
 Kata Pengantar

Om Swastiastu,
Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa, karena
atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul
“Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia Dan Penggajian”.
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas
mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA), Program Studi Akuntansi
Manajerial, Politeknik Negeri Bali. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk
menambah wawasan tentang materi terkait.
Rasa dan ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang
telah membantu penulis, baik secara materi maupun moral dalam penyusunan
makalah ini. Penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari kata sempurna. Oleh
karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari
para pembaca guna dijadikan sebagai acuan oleh penulis agar dapat menghasilkan
karya yang lebih baik di masa mendatang. Semoga makalah ini bermanfaat untuk
perkembangan dan penambahan wawasan pembaca.
Om Shanti, Shanti, Shanti Om

Bukit Jimbaran, 6 Desember 2023

Penulis
 BAB I
SISTEM INFORMASI SIKLUS MSDM/PENGGAJIAN

A. Tinjauan Proses Msdm Dan Kebutuhan Informasi

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki
kemampuan, pengetahuan, dan motivasi karena akan memengaruhi kualitas dari
barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Dalam organisasi jasa profesional,
seperti Kantor Akuntan Publik (KAP) pengetahuan dan keahlian pegawai
merupakan komponen utama dari produk perusahaan dalam menghasilkan
pendapatan.

Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem

MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang
dibutuhkan para manajer untuk menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan
berikut, diantaranya:

1. Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai

rencana strategisnya?
2. Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
3. Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya
berlebih?
4. Seberapa efektif program pelatihan terkini dalam memelihara dan
meningkatkan tingkat keahlian pegawai?
5. Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun?
6. Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau
ketidakhadiran?
Database induk MSDM/penggajian (Figur 15-1) menyediakan beberapa informasi
yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Meski
demikian, database induk tersebut biasanya hanya memuat informasi deskriptif.
Meskipun informasi tersebut memungkinkan para manajer untuk membuat
keputusan terkait penentuan staf, informasi tersebut tidak membantu
memengaruhi pengetahuan dan keahlian tertentu yang dimiliki para pegawainya.
Agar lebih efektif dalam memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan para
pegawai, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan.
Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) tidak hanya
berjalan seperti sebuah petunjuk yang mengidentifikasi area-area keahlian yang
dimiliki pegawai individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan
tersebut, sehingga dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lainnya. Sistem
manajemen pengetahuan dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas.
 Oleh karenanya, tidaklah mengejutkan jika banyak perusahaan yang
mengawasi sikap pegawainya. Fokus 15-1 menjelaskan beberapa dari metode-
metode yang digunakan perusahaan untuk memahami dengan lebih baik terkait
perhatian para pegawai pada pekerjaan dan bagaimana mereka menggunakan
informasi tersebut untuk meningkatkan kondisi serta semangat kerja.

B. Ancaman Dan Pengendalian

Figur 15-1 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus
MSDM/penggajian bergantung pada database terintegrasi yang memuat informasi
mengenai pegawai, penggajian, dan penggunaan waktu oleh pegawai. Oleh karena
itu, ancaman umum utama yang dicantumkan dalam Tabel diantaranya:
1. Data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Data induk pegawai yang
tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang berlebih atau kurang.
Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan dengan
penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya
dikuasainya. Ketidakakuratan data induk penggajian yang mengakibatkan
kesalahan pada pembayaran pegawai dapat menciptakan berbagai masalah.
Kesalahan pada data mengenai penggunaan waktu pegawai dapat
mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan dalan
penghitungan biaya produk dan jasa organisasi.
2. Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian adalah
pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji
dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu. Pengungkapan semacam itu
dapat menciptakan masalah yang berhubungan dengan semangat kerja apabila
pegawai mendengar bahwa bayaran mereka berbeda secara signifikan dengan
pegawai lainnya.
3. Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan
hilang atau rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko atas
ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.
4. Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah
mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau bahkan seorang
pencuri. Masalah tersebut tepatnya dapat ditanggulangai dengan prosedur
perekrutan yang sesuai. Kualifikasi kemampuan untuk setiap posisi pekerjaan
 yang dibuka harus dinyatakan secara tegas dalam laporan pengendalian
posisi.
5. Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah
pelanggaran atas hukum dan peraturan terkait perekrutan dan
pemecatan pegawai secara tepat.
Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak
validnya data induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas untuk
meminimalkan risiko kesalahan input data. Penting juga untuk membatasi akses
terhadap data tersebut dan mengatur sistem, sehingga hanya para pegawai
terotorisasi yang dapat membuat perubahan terhadap data induk. Tabel 15-1 juga
mengindikasikan bahwa sebuah pengendalian detektif yang penting secara teratur
menghasilkan sebuah laporan atas seluruh perubahan terhadap data induk dan
memeriksanya untuk memverifikasi bahwa database tetap akurat.
 BAB II
AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Penjelasan Bagan:
Figur 15-2 menyajikan sebuah diagram konteks sistem penggajian.
Diagram konteks tersebut menunjukkan ada lima sumber utama input pada sistem
penggajian.
1. Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan,
pemberhentian, dan perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan
promosi jabatan).
2. Para pegawai mengajukan perubahan terkait potongan yang mereka tentukan
secara bebas.
3. Departemen-departemen memberikan data mengenai jam kerja aktual para
pegawai.
4. Para petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan instruksi untuk
memenuhi ketentuan peraturan.
5. Perusahaan asuransi serta organisasi lain yang memberikan instruksinya agar
menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran
Pajak.
Figur 15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek merupakan output utama
sistem penggajian. Para pegawai menerima cek gaji individu sebagai kompensasi
atas jasa mereka. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk
mentransfer/ memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening
penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah,
perusahaan asuransi, dan organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan
(seperti pajak, premi asuransi).

Penjelasan Bagan:
Figur 15-3 menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam
siklus penggajian. Terdapat 5 kegiatan utama dalam siklus penggajian ini, berikut
penjelasannya:
A. Memperbarui Database Induk Penggajian
Akitivtas pertama dalam siklus MSDM/penggajian adalah pembaruan
database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang
diajukan secara internal: seperti perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam
tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu,
secara berkala data induk perlu diperbarui untuk menunjukkan perubahan-
perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.
Proses: Figur 15-1 menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab
untuk memperbarui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara
internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui
informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia
menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan
perusahaan asuransi. Meskipun penggajian diproses dalam batch mode,
departemen MSDM memiliki akses online untuk memperbarui database induk
penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian dimasukkan secara tepat
waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode pembayaran berikutnya.
Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus
dengan segera karena beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-2,
memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang bekerja pada organisasi selama
tahun tersebut.
Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian dapat
mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak
dibenarkan. Pemisahan tugas secara tepat merupakan prosedur pengendalian
utama untuk menghadapi ancaman tersebut. Pemisahan tugas ini mencegah
seseorang yang memiliki akses- akses terhadap cek gaji untuk menciptakan
pegawai fiktif atau mengubah tingkat bayaran dan kemudian mengambil cek-cek
palsu tersebut. Selain itu, seluruh perubahan terhadap file induk penggajian
tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang
merekomendasikan perubahan tersebut.

B. Memvalidasi Data Waktu Dan Kehadiran

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data
waktu dan kehadiran pegawai (lingkaran 2.0 dalam Figur 15-3)
Proses: Bagaimana data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara
berbeda bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar
berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk
mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya. Para
pegawai yang mendapatkan gaji tetap (misalnya, manajer dan staf profesional)
sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. Para pemberi
kerja/atasan menggunakan lembar waktu tersebut untuk menentukan biaya dan
secara akurat menagihkan kepada para klien atas jasa yang telah diberikan
perusahaan. Staf biasanya dibayar berdasarkan gaji ditambah komisi. Data-data
ini kemudian dicatat dan diintegrasikan dengan sistem untuk memperbarui setiap
data perusahaan. Dapat dikatakan jika tahap kedua dalam siklus penggajian
merupakan bagian penentu dalam pengambilan keputusan di tahap berikutnya.
Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan
kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran
dapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laporan biaya tenaga
kerja yang keliru. Selain itu, ketidakakuratan dapat menurunkan semangat kerja
pegawai (jika cek gaji salah atau hilang) atau mengakibatkan gaji jasa tenaga kerja
yang tak terbayarkan.
Otomatisasi data sumber dengan memanfaatkan teknologi serta audit berkala
dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan
data waktu dan kehadiran dalam proses penentuan gaji serta insentif.

C. Menyiapkan Penggajian
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian
(lingkaran 3.0 dalam Figur 15-3).
Penjelasan
Proses: Figur 15-4 menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk
memproses penggajian. Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang
divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi
memproses penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi penggajian juga
harus digabungkan. File transaksi penggajian yang disortir kemudian digunakan
untuk menyiapkan cek gaji pegawai. Untuk setiap pegawai, catatan file induk
penggajian dan catatan transaksi yang terkait akan dibaca dan gaji kotor akan
dihitung untuk pegawai yang bekerja berdasarkan jam, jumlah jam kerja dikalikan
dengan tingkat upah dan segala premi yang berlaku untuk lembur atau bonus
tersebut ditambahkan.
Berikutnya, seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya
digunakan untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih.
Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum: potongan pajak gaji
dan potongan sukarela. Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji
kotor, potongan, dan gaji bersih dalam setiap catatan pegawai pada file induk
penggajian diperbarui. Berikutnya, daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar
ini berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke
rekening pengecekan penggajian organisasi. Terakhir, sistem mencetak cek gaji
pegawai (atau faksimili, dalam kasus setoran langsung). Cek gaji ini biasanya
menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memuat jumlah
gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date
untuk masing-masing kategori.
Ketika setiap transaksi penggajian diproses, sistem juga mengalokasikan
biaya tenaga kerja ke akun-akun buku besar umum yang sesuai, dengan
memeriksa kode pada catatan kartu jam kerja. Sistem penggajian juga
menghasilkan sejumlah laporan mendetail. Beberapa dari laporan tersebut untuk
penggunaan internal, tetapi kebanyakan dari laporan digunakan oleh petugas-
petugas pemerintahan. Akibatnya, bagian MSDM/penggajian dari sistem ERP
menyediakan sarana ekstensif untuk memenuhi persyaratan pelaporan pemerintah
negara, negara bagian, dan daerah.
Ancaman: Kerumitan pemrosesan penggajian, terutama berbagai ketentuan
hukum pajak, membuat pemrosesan penggajian rawan akan kesalahan. Kesalahan-
kesalahan dalam kenyataannya dapat menurunkan semangat kerja pegawai,
terutama jika cek gaji terlambat. Selain catatan dan laporan biaya penggajian yang
tidak tepat, kesalahan pemrosesan juga dapat mengakibatkan denda jika
kesalahan-kesalahan tersebut berujung pada kegagalan untuk membayar pajak gaji
kepada pemerintah dengan jumlah yang sesuai. Pemeriksaan dan pengawasan atas
daftar penggajian dan laporan lain berlaku sebagai pengendalian detektif untuk
mengidentifikasi kesalahan pemrosesan penggajian. Departemen MSDM harus
selalu memeriksa segala keputusan untuk mempekerjakan tenaga kerja bantuan
sementara atau luar.

D. Mengeluarkan Penggajian
Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai
(lingkaran 4.0 dalam Figur 15-3). Sebagian besar pegawai dibayar menggunakan
cek atau setóran langsung dengan jumlah gaji bersih ke dalam rekening bank
pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran tunai kedua metode tersebut
memberikan sebuah sarana untuk mendokumentasikan jumlah upah yang
dibayarkan.
Proses: Setelah cek gaji disiapkan pada tahapan ke tiga dalam siklus ini,
petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian. Sebuah voucher
pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening
pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya. Voucher
pencairan tersebut kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar. Sistem
penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file setoran penggajian, satu
untuk masing-masing bank di mana setoran penggajian dibuat. Setiap file memuat
sebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya dikelola di bank tertentu.
Tiap catatan menyertakan nama pegawai, nomor Social Security, nomor rekening
bank, dan jumlah gaji bersih. Ancaman: Ancaman dalam proses penggajian adalah
pencurian cek gaji, penerbitan cek gaji ke pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji
ke pegawai yang telah diberhentikan. Hal ini dapat menimbulkan peningkatan
biaya dan hilangnya kas. Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait
pengeluaran kas dapat mengatasi ancaman tersebut. Secara spesifik:
1. Akses terhadap cek gaji kosong dan terhadap mesin tanda tangan cek harus
dibatasi
2. Seluruh cek penggajian harus secara urut dinomori sebelumnya dan secara
periodik diperhitungkan.
3. Kasir harus menandatangani seluruh cek penggajian hanya ketika didukung
dengan dokumentasi yang layak.
4. Sebagai tambahan, cek penggajian tidak boleh ditarik melalui rekening bank
umum organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, sebuah
rekening bank penggajian yang terpisah harus digunakan Memperbarui
Database Induk Penggajian.

E. Menghitung Dan Mengeluarkan Pajak Penghasilan Yang Dibayar

Pegawai Serta Potongan Pegawai Sukarela
Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar pajak gaji
dan penghasilan pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai
(lingkaran 5.0 pada Figur 15-3).
Proses: Para atasan harus membayar pajak. Hukum pemerintah pusat dan
negara bagian juga menghendaki para atasan untuk mengontribusikan persentase
tertentu dari setiap gaji kotor pegawai sampai dengan batas tahunan maksimum,
untuk dana asuransi kompensasi pengangguran pusat dan negara bagian. Sebagai
tambahan terhadap pengeluaran terkait pajak yang wajib, para atasan bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa dana lain yang dikurangkan dari cek gaji pegawai
dihitung dengan benar dan dibayarkan secara tepat waktu ke entitas yang sesuai.
Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan untuk memenuhi
pembayaran yang diperlukan, pembayaran yang tidak tepat waktu, atau kesalahan
dalam pembayaran tersebut. Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas
pemerintah dan pegawai juga dapat mengeluh apabila kesalahan tersebut secara
negatif memengaruhi manfaat pensiun atau manfaat lainnya. Tinjauan pengawas
secara teratur atas laporan penggajian memberikan sebuah pengendalian detektif.
Selain itu, pemberian laporan pendapatan kepada para pegawai memungkinkan
mereka untuk mendeteksi dan melaporkan segala masalah secara tepat waktu.
 BAB III
OPSI OUTSOURCING: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI
PENGUSAHA PROFESIONAL

Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi

mengalihdayakan (outsourcing) fungsi penggajian dan MSDM ke biro jasa
penggajian dan ke organisasi pengusaha profesional. Sebuah biro jasa penggajian
(payroll service bureau) mengelola data induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya
dan memproses penggajian untuk mereka.
Ketika organisasi mengalihdayakan pemrosesan penggajian, mereka
mengirimkan data waktu dan kehadiran pegawai beserta informasi mengenai
perubahan personil pegawai kepada biro jasa penggajian setiap akhir periode
penggajian. Biro jasa penggajian tersebut kemudian menggunakan data yang
diterima dari organisasi untuk menyiapkan cek gaji pegawai, laporan pendapatan,
dan daftar penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara periodik
menghasilkan formulir W-2 pegawai dan laporan terkait pajak lainnya. Biro jasa
penggajian biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan
berikut:
1. Mengurangi biaya. Biro jasa penggajian memanfaatkan skala ekonomi terkait
dengan menyiapkan cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan. Mereka dapat
membebankan biaya yang biasanya lebih rendah dari biaya untuk melakukan
penggajian in-house (di dalam perusahaannya).
2. Jangkauan manfaat yang lebih luas. Biro Jasa Penggajian menyetarakan biaya
atas proses administrasi manfaat untuk seluruh kliennya. Akibatnya,
memungkinkan perusahaan-perusahaan kecil untuk meminta jangkauan
manfaat sama luasnya dengan yang biasanya disediakan Biro Jasa Penggajian
untuk perusahaan besar.
3. Pembebasan atas sumber daya komputer. Sebuah biro jasa penggajian
mengeliminasi satu atau lebih aplikasi sistem informasi akuntansi/SIA
(manajemen penggajian dan manfaat). Sumber daya komputer yang bebas
tersebut kemudian dapat gunakan di area lain, seperti entri pesanan penjualan.