SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

PENDAHULUAN
1.      LATAR BELAKANG
Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) – human
resources management (HRM)/payroll cycle adalah  serangkaian aktivitas bisnis
dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan
dengan  mengelola  kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih
penting meliputi :
1.      Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru
2.      Pelatihan
3.      Penugasan pekerjaan
4.      Kompensasi (penggajian)
5.      Evaluasi kinerja
6.      Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2
sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk
perusahaan tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi
ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4, kompensasi pegawai, merupakan fungsi
utama sistem penggajian. Sistem MSDM menjalankan lima tugas lainnya. Pada
banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara terpisah. Sistem
MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia,
sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem ERP
menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.
Pada makalah ini membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan
biasanya bertanggung jawab atas fungsi ini. Kita mulai dengan
 menjelaskan pengertian dari sistem MSDM/penggajian terintegrasi dan
membahas aktivitas siklus penggajian serta ancaman dan pengendalian-
pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut
memberikan  pihak  manajemen dengan informasi yang reliabel dan memastikan
bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan pemerintah.

2.      RUMUSAN MASALAH :
1.Apakah pengertian dari sistem informasi siklus MSDM/penggajian ?
2.Apakah yang menjadi aktivitas dalam siklus penggajian ini ?
3.Bagaimana ancaman dan pengendalian siklus MSDM?

3.      TUJUAN :
1.      Menjelaskan  pengertian dari Sistem informasi siklus MSDM / Penggajian
 2.  Menjelaskan  aktivitas-aktivitas siklus penggajian  dan operasi pemrosesan
informasi terkait yang dijalankan dalam siklus manajemen sumber daya manusia
(MSDM)/penggajian.
3.      Mengidentifikasi ancaman-ancaman utama dalam siklus MSDM/penggajian dan
berbagai prosedur pengendalian internal untuk menghadapi ancaman tersebut

PEMBAHASAN

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

A.      Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian
 Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah
sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (Human Resource Information
System). Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources
information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
menggorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di
perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut
dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan.
Siklus manajemen SDM / Penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis
berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
cara yang efektif dalam mengelola pegawai.
Tugas- tugas siklus penggajian:
1.Merekrut & mempekerjakan karyawan
2. Melatih
3. Memberikan tugas pekerjaan
4. Memberikan kompensasi (Penggajian)
5. Mengevaluasi kinerja
6. Memberhentikan pegawai secara sukarela/ dipecat.
B.     Aktivitas Siklus Penggajian
Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output
berapa informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga
menghasilkan output yang berupa CEK. Cek gaji dikirim untuk mentransfer dana
dari rekening regular perusahaan ke rekening pengggajian. Penggajian adalah
salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena 2 hal yaitu
 cek gaji dibuat secara periodic dan sebagian besar pegawai dibayar pada waktu
yang bersamaan.

Aktivitas – aktivitas yang dilakukan pada system penggajian adalah :

1.      Perbarui file induk penggajian
Langkah ini digunakan untuk mencerminkanberbagai jenis perubahan
penggajian yang meliputi :
a.              Perekrutan
b.              Pemberhentian
c.              Perubahan tingkat gaji
d.             Perubahan dalam pengurangan diskresi
Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan
ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya, namun catatan tentang
pegawai yang telah berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus karena
beberapa laporan akhir tahun (termsuk formulir w-2) membutuhkan data
mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organissi tersebut
sepanjang tahun terkait.
2.      Perbarui tarif & pemotongan pajak
Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan
mengenai perubahan dalam tariff pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai
unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
3.      Validasi data waktu dan kehadiran
Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sisem
penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna
menggumpulkan data yang akan digunakan untuk menggunakan teknologi
informasi. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk
memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan.
4.      Mempersiapkan penggajian
File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji
pegawai selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya
dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih.Terakhir yaitu daftar
penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.
*daftar penggajian yaitu laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai,
potongan gaji & gaji bersih dalam format multi kolom dan disertai daftar
potongan terpisah yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap
pegawai.
5.      Membayar gaji
Sebagaian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan
penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka
6.      Hitung Kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan.
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi
pegawai.banyak perusahaan juga menawarkan para pegawai mereka rencana
kompensasi flesibel, yang memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan
minimum asuransi pengobatan dan konstribusi pension, ditambah dengan kredit
kompensasi tambahan yang digunakan untuk mendapatkan wakru libur ekstra
atau asuransi kesehatan tambahan.
7.      Keluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain.
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak
penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
C.   Ancaman dan Pengendalian Siklus MSDM
Selain tugas – tugasnya, siklus manajemen SDM / Penggajian juga memiliki fungsi
utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya
tujuan- tujuan berikut ini :
1.      Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar.
2.      Semua Transaksi Penggajian dicatat valid
3.      Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat.
4.      Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat
5.      Peraturan pemerintah terkait terkait yang berhubungan dengan pengiriman
pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi
6.      Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7.      Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan
efektif.

Berbagai dokumen dan catatan (kartu waktu, daftar penggajian) berikut

adalah ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen SDM / Penggajian dan
prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman –
ancaman tersebut.
1.      Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja
Bentuk ancaman:
a.       Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk.
Prosedur pengendalian : prosedur memprkerjakan yang baik, trmasuk verifikasi
keahlian pelamaar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan.
b.      Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan
Prosedur pengendalian : Dokumen lengkap atas prosedur untuk
memperkerjakan  : pelatihan pengembangan terkini dalam hal hokum
ketenagakerjaan.

2.      Pemprosesan Pengajian
Bentuk ancaman :
a.       Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian: Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan
distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan.
b.      Data waktu yang tidak akurat.
Prosedur pengendalian otomasisasi pengumpulan data : berbagai pemeriksaan
edit ; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.
c.       Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat
Prosedur pengendalian : Total Batch dan pengendalian aplikasi lainnya rekening
kliring penggajian tinjauan peraturan IRS.
d.      Pencurian atau distibusi cek gaji tipuan.
Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh
seseorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di
klaim akses terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan
perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ;penggunaan
rekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap;
rekonsiliasi semua rekening bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat
dalam semua pemprosesan penggajian.
 3.      Umum
Bentuk ancaman :
a.       Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian : Proses pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari
bencana pengendalian akses fisik dan logis enkripsi data.

b.      Kinerja yang kurang baik

Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metric kinerja
yang tepat; program pelatihan.

Manajer sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis,
tapi pada lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber
daya manusia di perusahaan tidak pernah berhenti demi mendapatkan sumber
daya yang sesuai dengan waktu dan tugas yang harus dipikulnya. Beberapa proses
yang dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia adalah :
a.         Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumbe daya
manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan
melakukan analisis terhadap informasi yang berkaitan dengan SDM yang ada
diperusahaan saat ini seperti :
1.      Informasi keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan
yang ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian
tertentu.
2.      Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.
Dalam pelaksanakan sumber daya manusia ada dua aspek yang harus
dipertimbangkan, seperti :
 ·         Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menentukan berapa jumlah,
jenis dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan.
·         Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan
SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap
bergabung dengan organisasi.
·         Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat
ini dan kebutuhan dimasa datang.
·         Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya
kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengalaman
yang sesuai.
b.         penerimaan, aktivitas ini berkaitan dengan msalah pengadaan SDM yang
sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya
dilakukan melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut ke mulut dan
mencari ke kampus-kampus.
c.         Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang
diperoleh dari formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview,
berbagai macam tes, seperti tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang
dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan
SDM yang sesuai dengan rencana yang telah dientukan.
d.        Sosialisai, aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru tersebut
deperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang
diembannya.
e.         Pelatihan dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk
meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang
 diberikannya secara efektif dan efisiensi, sedangkan program pengembangannya
dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut.
f.          Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan dengan membandingkan antara kinerja
secara individu/ organisasi/ sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.
g.         Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan
nilai SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukkan kinerja
yang baik akan dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan
keahliannya sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan
pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.
Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus MSDM :

Aktivitas Ancaman Pengendalian (Nomor Pertama Mengacu Pada

Ancaman yang Sesuai)
Permasalahan 1.      Data induk yang               pengendalian integritas pengolahan data.
– tidak akurat datu tidak               Pembatasan akun terhadap data-data
permasalaha valid. induk
n umum 2.      Pengungkapan yang               Pemeriksaan atas seluruh perubahan
disekitar tidak diotorisasi atau terhadap data induk.
siklus informasi sensitive.                Pengendalian akses
MSDM / 3.      Hilang atau               Enkripsi
Penggajian rusaknya data                backup dan prosedur pemulihan bencana
4.      Mempekerjakan a.   prosedur perekrutan yang baik, termasuk
pegawai yang ternyata verifikasi surat kepercayaan pelamar
pencuri atau tidak pekerjaan, kemampuan, referens, dan riwayat
berkualitas. pekerjaan.
 5.      Pelanggaran b.   Pengecekan penyelidikan latar belakang
hokum-hukum criminal pada seluruh pelamar terutama posisi
ketenagakerjaan. terkait keuangan.
               dokumentasi menyeluruh atas
perekrutan, evaluasi kinerja, dan prosedur
ketenagakerjaan.
               Pembelajaran berlanjut atas perubahan
dalam hokum ketenagakerjaan.
Memperbarui 6.      Perubahan- 6.1  pemisahan tugas, departemen MSDM
data induk perubahan yang tak memperbarui data induk
penggajian terotorisasi terhadap
6.2 Pengendalikan akses
data induk pengajian 7.1 pengendalian integritas pengolahan data
7.      Pembaruan yang
7.2 pemeriksaan teratur atas seluruh perubahan
tidak akurat atau data terhadap data penggajian
induk penggajian.
8.      Data waktu dan             otomatisasi data sumber untuk tangkapan
ketidakhadiran yang data.
tidak akurat.              Autentifikasi biometri
             Pemisahan tugas, rekonsiliasi kartu jam
kerja terhadap kartu waktu.
             Pemeriksaan pengawasan.
9.      Kesalahan-              pengendalian integritas pengolahan data
kesalahan dalam             memeriksa pengawasan atas daftar
memproses penggajian penggajian laporan lainnya .
             memeriksa laporan pendapatan kepada
 para pegawai
             pemeriksaan atas panduan IRS untuk
memastikaan klasifikasi yang layak pada para
pekerja baik pegawai atau kontraktor
independen.
10.  Pencairan atas             pembatasan akses fisik terhadap cek
distribusi yang curang penggajian kosong.
atas slip gaji              Pembatasan fisik terhadap system EFT
             Penomoran sebelumnya dan akuntansi
secara langsung.
             Mewajibkan dokumentasi pendukung
yang layak untuk seluruh cek penggajian.
10.5    Penggunaan akun pengecekan terpisah untuk
penggajian, distribusi dikelola sebagai tetap
10.6    Pemisahan tugas.
10.7    Pembatasan akses terhadap database induk
penggajian
10.8    Verifikasi identitas seluruh pegawai yang
menerima cek penggajian
10.9    Menyetorkan ulang cek penggajian yang
tidak diakui dan menyelidikinya.
11.  Kegagalan untuk
11.1 konfigurasi system untuk melakukan
melakukan pembayaran pembayaran yang diminta melalui system dari
yang diminta IRS (Publikasi Surat Edaran)
12.  Pembayaran yang
12.1 konfigurasi system untuk melakukan
 tidak tepat waktu pembayaran yang diminta melalui system dari
13.  Pembayaran yang IRS (Publikasi Surat Edaran)
tidak tepat. 13.1   Pengendalian integritas pemprosesan
13.2    Memeriksa pengawsan atas laporan.
13.3    Pemeriksaan pegawai atas laporan
pendapatan

   

KESIMPULAN

Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua subsistem yang saling

berhubungan, tetapi terpisah: MSDM dan penggajian. Sistem MSDM mencatat
dan mengolah data mengenai aktivitas perekerutan, pelatihan, penugasan,
pengevaluasian, dan pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatat dan
mengolah data yang digunakan untuk membayar para pegawai atau jasa mereka.
Sistem MSDM/penggajian harus didesain dengan baik yang mana aktivitas
yang dilakukan pada system penggajian yaitu :
1.      Perbarui file induk penggajian
2.      Perbari tariff dan pemotongan pajak
3.      Validasi data waktu dan kehadiran
4.      Mempersiapkan penggajian
5.      Membayar gaji
 6.      Hitung kompensasi san pajak yang dibayar perusahaan
7.      Kelarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain.
Ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen SDM / Penggajian dan
prosedur pengendalian yang dapat diterapkan dalam beberapa hal yaitu:
1.      Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja
2.      Pemprosesan penggajian
3.      Umum

DAFTAR PUSTAKA

B.Romney, Marshall.,& Paul John Steinbart. 2014. Sistem Informasi Akuntansi (Edisi ke-

13).Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Yudho, Prabowo.2016.Sistem Informasi Akuntansi.Semarang:Cerdas Bersama