Chapter 17

1. Describe the major business activities, key decisions, and information needs in the
HRM/payroll cycle, the general threats to those activities, and the controls that can
mitigate those threats
(Jelaskan aktivitas bisnis utama, keputusan penting, dan kebutuhan informasi
dalam siklus manajemen sumber daya manusia/penggajian, ancaman umum
terhadap aktivitas tersebut, dan pengendalian yang dapat memitigasi ancaman
tersebut)
- Sistem Informasi Siklus HRM/Penggajian
Aktivitas yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia (informasi
tentang perekrutan, pemecatan, transfer, pelatihan, dll.) dan pengumpulan
informasi tentang penggunaan waktu karyawan dilakukan setiap hari. Namun,
pemrosesan penggajian sebenarnya hanya terjadi secara berkala karena di
sebagian besar organisasi, karyawan dibayar secara mingguan, dua mingguan,
atau bulanan, bukan setiap hari. Dengan demikian, payroll merupakan salah satu
aplikasi yang terus diproses dalam mode batch.
- Kesuksesan organisasi tergantung pada karyawan yang terampil dan termotivasi.
Sistem HRM/penggajian diperlukan untuk mengumpulkan informasi strategis,
seperti jumlah karyawan yang dibutuhkan, keterampilan yang dimiliki, efektivitas
pelatihan, dan kinerja keseluruhan.
- Basis data HRM menyediakan informasi deskriptif tetapi tidak memanfaatkan
pengetahuan karyawan secara spesifik. Sistem manajemen pengetahuan
membantu mengidentifikasi dan menyimpan pengetahuan individu untuk
digunakan oleh orang lain, meningkatkan produktivitas.
- Pentingnya pengetahuan karyawan diakui oleh beberapa analis saham, yang
meyakini nilainya beberapa kali lipat dari aset fisik perusahaan. Biaya pergantian
karyawan dapat mencakup 1,5 kali gaji tahunan, membuat organisasi dengan
tingkat pergantian di bawah rata-rata mendapatkan penghematan biaya yang
signifikan.
- Kesejahteraan karyawan mempengaruhi keberhasilan finansial, dengan moral
tinggi meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan. Langkah-langkah untuk
meningkatkan kondisi kerja dan moral menjadi penting dalam konteks ini.

Ancaman dan Kontrol dalam Siklus HRM/Penggajian:

- Data Master Tidak Akurat:

Ancaman: Data karyawan atau penggajian yang tidak akurat dapat
mengakibatkan kelebihan atau kekurangan staf dan masalah pembayaran.
Kontrol: Gunakan kontrol integritas proses, batasi akses, dan konfigurasi sistem
dengan bijak.
 - Pengungkapan Informasi Sensitif Tanpa Izin:
Ancaman: Pengungkapan gaji dan evaluasi kinerja tanpa izin dapat menimbulkan
masalah morale dan tuntutan hukum.
Kontrol: Gunakan otentikasi multifaktor, kontrol keamanan fisik, konfigurasi
sistem yang bijak, enkripsi basis data, dan tokenisasi ID karyawan.

- Kehilangan atau Penghancuran Data Master:

Ancaman: Kehilangan atau penghancuran data master dapat terjadi, mengancam
kelangsungan operasi.
Kontrol: Terapkan prosedur cadangan dan pemulihan bencana.

- Perekrutan Karyawan Tidak Berkualifikasi atau Curang:

Ancaman: Perekrutan karyawan yang tidak berkualifikasi dapat meningkatkan
biaya produksi, dan perekrutan karyawan yang curang dapat menyebabkan
pencurian aset.
Kontrol: Jelaskan kualifikasi keterampilan, minta konfirmasi keakuratan informasi
dari pelamar, dan lakukan verifikasi independen. Lakukan pemeriksaan latar
belakang menyeluruh oleh firma profesional.

- Pelanggaran Hukum dan Regulasi:

Ancaman: Pelanggaran hukum terkait perekrutan dan pemecatan dapat
mengakibatkan sanksi dan tuntutan hukum.
Kontrol: Dokumentasi cermat tindakan terkait perekrutan dan pemecatan.
Teruskan pelatihan untuk mematuhi hukum ketenagakerjaan.

2. Explain the payroll cycle activities, key decisions and information needs, the
threats to those activities, and the controls that can mitigate those threats.
(Menjelaskan aktivitas siklus penggajian, keputusan penting dan kebutuhan
informasi, ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan pengendalian yang dapat
memitigasi ancaman tersebut.)

Aktivitas Siklus Penggajian:

a. Input Data:
Sumber Informasi:
- Departemen HRM: Hirings, terminations, perubahan tarif gaji.
- Karyawan: Deduksi diskresioner (contohnya, kontribusi ke rencana
pensiun).
- Departemen lain: Data jam kerja karyawan.
- Badan pemerintah: Tarif pajak dan instruksi regulasi.
 - Perusahaan asuransi dan organisasi lain: Instruksi perhitungan dan
pembayaran potongan berbagai.
b. Proses Penggajian:
Deskripsi:
- Departemen HRM memasukkan informasi terkait perekrutan, pemecatan,
dan perubahan gaji.
- Karyawan memasukkan perubahan deduksi diskresioner.
- Departemen lain memberikan data jam kerja.
- Badan pemerintah memberikan tarif pajak dan instruksi regulasi.
- Perusahaan asuransi dan organisasi lain memberikan instruksi potongan.
c. Output Utama:
Gaji dan Cek:
- Karyawan menerima gaji sebagai kompensasi.
- Cek gaji dikirim ke bank untuk transfer dana dari akun reguler perusahaan
ke akun gaji.
- Cek juga dikeluarkan untuk membayar kewajiban perusahaan kepada
badan pemerintah, perusahaan asuransi, dan organisasi lain.
d. Laporan:
Deskripsi:
- Sistem penggajian menghasilkan berbagai laporan untuk penggunaan
internal dan eksternal.
e. Pengendalian
Deskripsi:
- Pengendalian diperlukan untuk memastikan keandalan informasi dan
melindungi sumber daya perusahaan.
- Pengendalian melibatkan proses pengumpulan, pengolahan, dan
penyimpanan informasi dengan memperhatikan keamanan dan
keandalan data.
-

UPDATE PAYROLL MASTER DATABASE

pembaruan database master gaji dan risiko terkait, dengan kontrol seperti pemisahan tugas,
kontrol akses, dan validasi data untuk mencegah perubahan tidak sah. Penting juga untuk
menjaga rekam karyawan yang berhenti. Langkah-langkah ini membantu memastikan
integritas data, akurasi pembayaran gaji, dan kepatuhan regulasi.

VALIDATE TIME AND ATTENDANCE DATA

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah validasi data waktu dan kehadiran karyawan.
Metode pengumpulan data waktu bervariasi tergantung pada status pembayaran karyawan,
seperti kartu waktu untuk karyawan per jam dan pengawasan informal oleh atasan untuk
karyawan dengan gaji tetap.

Profesional dan perusahaan manufaktur menggunakan berbagai metode seperti kartu

waktu pekerjaan atau lembar waktu untuk mencatat waktu kerja. Sistem gaji dapat terkait
dengan sistem penjualan untuk menghitung bonus.

Ancaman utama adalah data waktu dan kehadiran yang tidak akurat, dapat menyebabkan
biaya tenaga kerja yang tidak tepat. Otomatisasi dan kontrol seperti pembaca sidik jari serta
validasi data oleh supervisor diterapkan untuk mengurangi risiko kesalahan. Kesalahan
dapat merugikan biaya dan kepercayaan karyawan.

PREPARE PAYROLL

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah persiapan gaji, melibatkan pengeditan dan
pengurutan data transaksi gaji. Gaji karyawan dihitung, termasuk deduksi, dan file master
gaji diperbarui. Laporan gaji dan deduksi dibuat sebagai dokumen pendukung transfer dana,
dan cek gaji karyawan dicetak. Ancaman utama adalah kesalahan pengolahan gaji, dan
pengendalian termasuk total batch, cross-footing register gaji, dan rekening kliring gaji.
Pemeriksaan atasan dan laporan gaji karyawan berfungsi sebagai pengendalian detektif.
Penting untuk mengklasifikasikan pekerja dengan benar untuk menghindari masalah pajak
dan denda.

DISBURSE PAYROLL

Langkah selanjutnya dalam siklus penggajian adalah pencairan gaji karyawan melalui cek
atau deposit langsung. Ancaman utama mencakup pencurian cek gaji dan pembayaran
kepada karyawan yang tidak valid. Pengendalian melibatkan pembatasan akses, penomoran
berurutan cek, penggunaan rekening bank terpisah, pemisahan tugas, dan identifikasi
penerima cek. Penggunaan deposit langsung dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi
biaya. Pemantauan internal audit dan penanganan khusus untuk cek yang tidak diambil juga
penting.

CALCULATE AND DISBURSE EMPLOYER-PAID BENEFITS, TAXES, AND

VOLUNTARY EMPLOYEE DEDUCTIONS

Langkah terakhir dalam siklus penggajian adalah menghitung dan menyalurkan pajak gaji,
manfaat, dan potongan sukarela karyawan ke pihak berwenang. Ancaman utama termasuk
keterlambatan atau kesalahan dalam pembayaran, yang dapat mengakibatkan denda dan
keluhan karyawan. Pengendalian mencakup penggunaan panduan perpajakan, konfigurasi
otomatis sistem penggajian, dan pemeriksaan rutin oleh atasan. Laporan pendapatan yang
diberikan kepada karyawan juga membantu mendeteksi masalah dengan cepat. Dengan
menerapkan kontrol ini, perusahaan dapat menghindari masalah pembayaran yang tidak
tepat waktu atau tidak akurat.

3. Discuss and evaluate the options for outsourcing HRM/payroll cycle activities.
(Mendiskusikan dan mengevaluasi pilihan-pilihan untuk outsourcing aktivitas
siklus MSDM/penggajian.)

Banyak organisasi memilih untuk mengalihkan penggajian dan manajemen sumber

daya manusia (HRM) mereka ke biro penggajian atau organisasi profesional penyedia
pekerja (PEO) untuk mengurangi biaya. Biro penggajian menjaga data penggajian
dan memprosesnya, sedangkan PEO juga menyediakan layanan HRM seperti
manajemen manfaat. Alasan utama termasuk biaya lebih rendah, rentang manfaat
yang lebih luas, dan pelepasan sumber daya komputer. Meskipun outsourcing dapat
menghemat biaya, perusahaan perlu memastikan bahwa sistem yang dioutsourcing
dapat mengintegrasikan data HRM dan penggajian dengan baik untuk mendukung
manajemen karyawan yang efektif.