MODUL PERKULIAHAN

ERP-SAP
Fundamental

Human Capital Management

Disusun Oleh: Tim Dosen

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK
Ekonomi & Bisnis Akuntansi S2

06
Abstract Kompetensi
Human resource adalah bagian Mahasiswa dapat menjelaskan
penting dari sebuah organisasi tentang modul manajemen sumber
/perusahaan. mySAP ERP Human daya manusia.
Capital Management mencakup
fungsi yang luas, termasuk
perekrutan karyawan, penentuan
kompensasi, proses penggajian, dan
sebagainya.
Human Capital Management
Perusahaan harus menyesuaikan semua sumber daya yang ada di perusahaan dengan
tujuan bisnis perusahaan, termasuk sumber daya manusianya, yaitu karyawan yang dimiliki
perusahaan agar dapat bersaing secara efektif.

Perusahaan perlu merubah fungsi tradisional human resource (HR) menjadi program human
capital management (HCM) yang lebih komprehensif Dengan mySAP ERP Human Capital
Management (mySAP ERP HCM), user dapat memaksimalkan nilai karyawan dan
menyesuaikan keterampilan, aktivitas, dan insentif karyawan dengan strategi dan tujuan
bisnis. mySAP ERP HCM juga menyediakan tools untuk mengelola, mengukur, dan menilai
kontribusi individu dan tim.

SAP HCM terdiri dari berbagai sub komponen seperti Personnel Management,
Organizational Management (OM), Time Management dan Payroll. Modul SAP HR / HCM
terintegrasi dengan modul lain seperti Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO),
Production Planning, Materials Management dan sebagainya.

HCM secara luas mengatur:

- Mengotomatiskan administrasi karyawan, manajemen waktu, penggajian, dan proses
pelaporan legal
- Mendukung kepatuhan terhadap perubahan peraturan SDM global dan lokal
- Pahami, evaluasi, dan ukur kontribusi tenaga kerja Anda terhadap inti perusahaan
- Menarik, mempekerjakan, dan memberdayakan orang yang tepat - dan membuat
karyawan baru menjadi produktif dengan cepat
- Tentukan di mana bakat Anda berada dan melatih dan menumbuhkan tenaga kerja
Anda
- Sejajarkan tujuan karyawan dengan tujuan bisnis Anda secara keseluruhan
- Self-Service bagi karyawan dan manager

Maksud dan tujuan diterapkannya modul SAP HCM ini kedalam perusahaan adalah
diantaranya untuk:

‘20 SAP Fundamental

2 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Meningkatkan value (nilai) para karyawan. Perusahaan dituntut untuk dapat membina para
karyawannya supaya memiliki potensi yang baik dibidangnya sehingga semakin produktif
seorang karyawan semakin banyak manfaat yang bisa ia diberikan kepada perusahaan.

Menyelaraskan kemampuan atau skill masing-masing karyawan, untuk dapat memenuhi

strategi dan tujuan bisnis perusahaan sebagai competitive advantage, sehingga
kemampuan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mencapai tujuan
bisnisnya.

Menyediakan tools untuk mengatur, mengukur keberhasilan karyawan, dan menilai kinerja
karyawan berdasarkan standar tertentu. Dengan mengadakan pelatihan (training) yang
sesuai dengan kebutuhan karyawan.

Berikut adalah beberapa elemen dalam mySAP ERP HCM:

 Objek Organizational Management
 Applicant Data (Data pelamar)
 Personnel Management (Manajemen personalia)

‘20 SAP Fundamental

3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
  Personnel Development (Pengembangan personalia)
 Training and Event Management (Manajemen Pelatihanan & Event)
 Time Management (Manajemen waktu)
 Appraisal (Penilaian)
 Payroll (Penggajian)
 Personnel Cost Planning (Perencanan biaya personalia)

RENCANA ORGANISASI
Perusahaan memiliki rencana organisasi yang komprehensif dan dinamis, dengan
menggunakan fungsi Organizational Management pada mySAP HCM perencanaan tersebut
dapat dipetakan dengan cepat dan lebih efektif. mySAP HCM memungkinkan pembagian
struktur organisasi yang lebih spesifik dan proses pelaporan lebih terstruktur dan relevan.

Beberapa istilah yang digunakan dalam Organizational Management adalah:

Organizational units
Organizational units menggambarkan berbagai unit bisnis di perusahaan. Beberapa unit
bisnis bergabung dan bekerja sama membentuk sebuah struktur organisasi. Unit organisasi
dibagi berdasarkan kriteria fungsional atau regional. Dalam praktik sehari-hari kita sering

‘20 SAP Fundamental

4 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
menyebutnya dengan departemen. Sebagai contoh gambar diatas, terdapat unit Human
Resource dan unit Finance.

Jobs
Istilah jobs pada mySAP HCM merujuk pada deskripsi atau template yang berlaku untuk
sebuah posisi, berisi persyaratan, deskripsi tugas, dan karakteristik yang diperlukan untuk
menduduki sebuah position.

Position
Position adalah unit terkecil dari struktur organisasi. Istilah position merujuk kepada
pembagian tugas di antara individu karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
dalam gambar di atas contohnya adalah posisi karyawan di bagian payroll, creditors,
consumers, audit. Position ditempati oleh persons. (Bisa seorang atau lebih)

Persons
Persons merujuk kepada individu yang menempati position dalam struktur organisasi.

Data karyawan disimpan di penyimpanan Personnel Management pada mySAP HCM .

dengan menetapkan kriteria untuk menempati sebuah posisi, dengan otomatis sistem dapat
menentukan karyawan mana yang tepat untuk posisi tersebut. Biasanya proses ini dilakukan

‘20 SAP Fundamental

5 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
saat proses rekrutmen karyawan atau transfer posisi dalam proses Personnel
Administration. Dalam fungsi Organizational Management juga user dapat membuat daftar
tugas yang harus diselesaikan.

REKRUTMEN
User dapat menggunakan menu Recruitment dalam mySAP HCM untuk menjalankan
semua proses rekrutmen karyawan, dari mulai proses memasukan data pelamar hingga
proses penempatan karyawan. Berlaku untuk proses perekrutan karyawan baru dari luar
perusahaan maupun rekrutmen internal yang terjadi di dalam perusahaan (perubahan posisi
karyawan).

Data yang memicu adanya proses recruitment adalah adanya posisi yang kosong dalam
perusahaan. Jika data recruitment terintegrasi dalam sistem Organizational Management,
lowongan akan dibuat, dimulai atau diutamakan dengan transfer internal dalam perusahaan.

mySAP HCM membantu user dalam mengatasi kebutuhan pegawai, mengumumkan

lowongan pekerjaan, mengelola dan memilih pelamar, juga membuat korespondensi kepada
pelamar.

‘20 SAP Fundamental

6 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Saat user akan merekrut calon karyawan/pelamar, user dapat mentransfer data pelamar
melalui menu Recruitment dalam Personnel Administration. Pelamar dari eksternal
perusahaan maupun dari internal perusahaan juga dapat menggunakan layanan
Employment Opportunities self-service untuk melamar pekerjaan secara online dan dapat
mengecek status dari lamaran menggunakan layanan Applicant Status. Pelamar juga dapat
membuat perubahan data atau tambahan data dari lamarannya menggunakan fitur tersebut.

Proses dalam recruitment, diantaranya:

 Posisi kosong dipublikasikan di penguman lowongan pekerjaan
 Data pelamar dimasukan ke dalam sistem (nama, alamat, kualifikasi, dan
sebagainya)
 Proses seleksi
 Kontrak kerja dibuat dengan karyawan yang lolos seleksi
 Data pelamar di transfer ke master data HCM

mySAP ERP HCM membuat proses rekrutmen bisa berjalan secara otomatis. Saat user
memasukkan data pelamar, sistem mengkonfirmasu data yang masuk. Dengan otomatis
menyesuaikan apakah kualifikasi pelamar memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan oleh
perusahaan. mySAP ERP HCM juga menyediakan template standar untuk korespondensi
dengan pelamar. Hal ini mengurangi beban tugas departemen administrasi kepegawaian.
Sistem menyediakan berbagai tools untuk mendukung fungsi departemen sumber daya
manusia dalam mengambil keputusan.

MANAJEMEN PERSONALIA
Integrasi antara Recruitment dan Personnel Administration memungkinkan data pelamar
ditransfer sebagai data karyawan secara otomatis setelah karyawan tersebut diterima.

Data karyawan disimpan di mySAP ERP HCM sebagai data infotype (pengelompokkan data
sesuai dengan aspek bisnis), data tersebut dapat disalin, dikoreksi, dan dihapus. HCM
administrator dapat menampilkan data tersebut atau mengeditnya dengan menggunakan
menu infotype yang spesifik (contohnya menu Core Employee Info)

Data pegawai yang terekam dalam inforypes adalah terdiri dari data biodata personel dan
riwayat selama bekerja di perusahaan. Seperti Oganizational Assigment, waktu kerja, basic
pay, bank detail, data yang berhubungan dengan data keuangan, dan personal biodata.
Salah satu element dalam infotypes yang penting adalah organizational assignment yang
terhubung secara langsung ke dalam Struktur Human Capital Management.

‘20 SAP Fundamental

7 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
‘20 SAP Fundamental
8 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
PERSONNEL DEVELOPMENT
Semakin tinggi jabatan seseorang adalah berbanding lurus dengan skill yang dimilikinya.
Skill bukan hanya sekedar kemampuan tapi kemampuan tersebut haruslah unik dan
berbeda dari yang lain sehingga memiliki entitasnya sendiri. Ini adalah mengenai keputusan
perusahaan dalam mempertahankan pegawainya. Yaitu mengenai pengembangan
kebutuhan tugas dan pegawai yang mengisi posisi tersebut.

Jika pegawai dinilai tidak memiliki kapasitas untuk dapat memenuhi perkembangan
kebutuhan pekerjaan, maka hanya ada 2 pilihan yaitu meninggalkan pegawai lama dan
membuka recruitment bagi pelamar untuk mengisi posisi tersebut atau perusahaan
memberikan training/pelatihan kepada pegawai tersebut sampai dinilai mampu untuk
melanjutkan pekerjaan yang ada. Keputusan yang akan diambil tergantung dari besarnya
dana yang harus dikeluarkan perusahaan untuk masing-masing pilihan.

Dalam komponen Personnel Development user dapat merencanakan dan merealisasika

pengembangan, pendidikan dan pelatihan lebih lanjut untuk karyawan, terintegrasi dengan
fitur Training and Event Management.

Persyaratan dilakukannya pengembangan personalia adalah perbandingan antara

persyaratan pekerjaan dan kualifikasi karyawan, informasi tersebut sudah tersedia di profil
yang terekan di master data HCM.

‘20 SAP Fundamental

9 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Program pelatihan atau partisipasi dalam rangkaian kursus dapat diberikan kepada
karyawan melalui rencana pengembangan. Rencana pengembangan karyawan dihasilkan
dari hasil penilaian kinerja karyawan.

TRAINING AND EVENT MANAGEMENT

Training and Event Management adalah salah satu komponen yang terintegrasi dan dapat
membantu user dalam merencanakan, melaksanakan dan mengelola pelatihan dan event.
Berikut ini merupakan proses penting dalam Training and Event Management

‘20 SAP Fundamental

10 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Integrasi antara komponen Trainin and Event Managemen dengan komponen SAP lainnya
adalah sebuah tools yang dapat membantu perusahaan dalam memperluas dan
memperbaharui pengetahuan karyawan. Integrasi Training and Event Management dengan
Personnel Development misalnya, memungkinkan user untuk mengidentifikasi adanya
kekurangan kualifikasi yang dimiluki karyawan kemudian selajutnya dapat dilakukan atau
direncanakan program pelatihan yang ditargetkan sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan
melalui fungsi Training and event Management.

‘20 SAP Fundamental

11 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
TIME MANAGEMENT
Komponen Time Management mndukung user dalam semua proses yang berkaitan dengan
merencanakan, mencatat, dan menilai waktu kehadiran dan ketidakhadiran karyawan.

Jika ada seorang karyawan yang memesan kursus (melalui self-service) dalam menu
Training and Event Management, ketika terintegrasi dengan menu Time Management,
pemesanan tersebut membuat catatan data sebagai sebuah kehadiran. Jika seseorang
tersebut tidak hadir, sistem juga kan memberitahu user bahwa peserta tersebut tidak hadir.

Informasi mengenai ketersediaan karyawan dan pekerjaan yang sedang dilakukan oleh
karyawan adalah hal penting dalam manajemen sumber daya manusia karena sangat
berpengaruh terhadap keputusan perusahaan.

Time Management menawarkan opsi untuk menampilkan dan merekam data. Data yang
direkan dalam Time Manajemen berkaitan dengan proses penggajian, dengan program
pelatihan, dengan alokasi dan pengendalian.

‘20 SAP Fundamental

12 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
APPRAISALS
Fungsi appraisals dalam Personnel development mendukung user untuk melakukan
penilaian terhadap karyawan dengan objektifitas tinggi. Fungsi ini tidak hanya menyediakan
layanan penilaian karyawan secara radisional, tapi juga secara online, survey karyawan,
survey pelanggan, menggunakan layanan internet atau intranet.

Fase appraisals mencakup semua langkah yang biasa dilakukan dalam penilaian karyawan
diantaranya; perencanaan, review, pelaksanaan, serta evaluasi penilaian dikirim. Di katalog
appraisals, terdapat template penilaian yang dapat digunakan kembali untuk membuat
dokumen terkait penilaian karyawan.

Dalam dokumen appraisals user dapat memasukkan perjanjian penetapan tujuan sebagai
rencana yang spesifik, dimana informasi dapat ditambahkan secara manual maupun secara
terintegrasi dengan komponen mySAP lainnya
 Integrasi dengan mySAP ERP HC< Personnel Development memungkinkan user
untuk mentransfer profil daro posisi atau katalog kualifikasi individu karyawan
 Integrasi dengan SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM) memungkinkan
untuk user menampilkan balance scorecard dan tujuan strategis yang relevan
langsung ke penetapan objek untuk para karyawan
 Setelah proses penilaian selesai, data terintegrasi, otomatis dilakukan proses tindak
lanjut, seperti memperbaharui kualifikasi karyawan dalam Personnel development
atau dipakai untuk data penyesuaian remunerasi

‘20 SAP Fundamental

13 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
  Integrasi dengan Compensation Management memungkinkan user melakukannya
secara otomatis melakukan penyesuaian kompensasi.
 Integrasi dengan SAP Business Information Warehouse (SAP BW) memungkinkan
Anda untuk menyusun analisis khusus dari hasil penilaian.

Payroll
Dirancang untuk bisnis global, mySAP ERP HCM mendukung fungsi peggajian, secara
umum, penggajian berkaitan denan menghitung pendapatan yang akan didapatkan oleh
karyawan sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan atau posisi yang diduduki.
Lebih khusus lagi, mencakup proses pembuatan hasil penggajian, laporan mutasi gaji,
transfer bank, dan pembayaran dengan cek. Termasuk juga proses kegiatan lanjutan, yaitu
mentransfer hasilnya ke mySAP ERP Financials.

‘20 SAP Fundamental

14 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Remunerasi karyawan dihitung dalam dua lamgkah:
- Mengelompokkan elemen-elemen remunerasi, yaitu penggajian bruto
- Pemotongan lain-lain, seperti pajak iuran sukarela, dan lain sebagainya.

Sistem informasi yang saling terintegrasi antar unit satu dengan unit lainnya menjadi sebuah
kebutuhan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Integrasi antar system
mempermudah pengumpulan dan pemanfaatan data secara menyeluruh dalam sebuah
perusahaan itu sendiri.

Pengelolaan sumber daya manusia menjadi sebuah kebutuhan yang sangat penting dalam
sebuah perusahaan, oleh karena itu Human Capital Management (HCM) sangat membantu
yang terkait dalam pengelolaan data karyawan secara real time seperti pengelolaan data
pribadi, absensi, pelatihan dan pengelolaan gaji. ERP (Enterprise Resource Planning)
merupakan suatu konsep system informasi yang dapat membantu perusahaan untuk
mengintegrasikan seluruh area bisnis perusahaan dalam satu sistem informasi yang dapat
diandalkan, serta membuat sistem perusahaan menjadi real-time dan lebih transparan.

Dengan pemanfaatan konsep ERP khususnya pada modul Human Capital Management
(HCM)membantu perusahaan mengintegrasikan data yang berhubungan dengan sumber
daya yang ada dalam sebuah universitas. Human Capital Management (HCM) merupakan

‘20 SAP Fundamental

15 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
upaya untuk mengelola dan mengembangkan kemampuan manusia untuk mencapai tingkat
yang lebih tinggi secara kinerja,

Human Capital Management (HCM) juga dapat menciptakan nilai melalui orang dan
merupakan filosofi pebangunan manusiaDengan menerapkan konsep ERP dalam sebuah
universitas khususnya modul Human Capital Management (HCM) dapat memaksimalkan
pengelolaan data sumber daya manusia yang ada dalam universitas itu sendiri, universitas
dapat menggunakana sumber daya manusia secara efektif dan effisien yang ada dalam
sebuah universitas.

‘20 SAP Fundamental

16 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Daftar Pustaka
SAP Widyatama, SAP01 Fundamentals; Participant Handbook. Course version :
2006 Q2.
www.soltius.com
Abdillah, L. A. (2014). Knowledge Management Systems Computer Science for
Education. Palembang: Universitas Bina Darma

‘20 SAP Fundamental

17 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id