Pengembangan sistem
ERP
Bagian dari layanan bisnis menyeluruh
theaccountant.info
Artikel proposal ini membahas proses implementasi sistem informasi berbasis
komputer pada perusahaan, hingga akhirnya perusahaan mengadopsi sistem
besar yang terintegrasi penuh yang biasa disebut dengan Enterprise Resource
Planning (ERP). Pada artikel ini juga dibahas bagaimana kami dapat membantu
anda dalam melakukan implementasi sistem yang paling cocok untuk perusahaan
anda.
Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang
memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok
akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan
sebagai berikut :
Perencanaan Produksi
ED I
Utang Akunting
Sistem Sistem
informasi Informasi ERP
Akuntansi Manajemen
- Mencegah terjadinya kesalahan pencatatan akuntansi, baik yang disengaja maupun tidak.
- Mendeteksi apabila terjadi kesalahan.
- Melakukan koreksi atas kesalahan yang terjadi.
Sistem
Sistem kendali internal yang handal dapat menurunkan resiko kendali
penyalahgunaan aset perusahaan secara efektif. Tetapi akuntansi
tidak menjamin bahwa dengan sistem kendali internal yang Transaksi Perlakuan
canggih sekalipun, penyalahgunaan aset akan dapat Keuangan Akuntansi
dieliminasi sepenuhnya. Oleh karenanya, diperlukan audit
secara periodik atas kendali internal dan laporan keuangan. Laporan
Keuangan
•Controls
•Measurements
Information System
Accounting System
•Controls
Management
•Measurements
•Controls
•Measurements
•Controls
•Measurements
•Controls
•Measurements
1
Nilai “delutif” adalah nilai EPS saham yang didasarkan atas beredarnya instrumen derivatif yang dapat ditukarkan
kesaham. Instrumen derivatif tersebut biasanya berbentuk option, swap, atau waran.
2
Disarikan dari buku “marketing in venus” – Hermawan Kartajaya.
2007 | Proposal pengembangan ERP
theaccountant.info 6
Pengembangan sistem ERP
ERP
Marketing research
Customer Relationship
akuntansi Management system
1. Melakukan evaluasi atas marketing scheme3 yang dijalankan perusahaan. Dengan sistem ini,
dapat dilakukan evaluasi efektivitas dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam
melakukan promosi atas suatu produk.
2. Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen kedalam kelompok-kelompok,
diharapkan perusahaan dapat dengan mudah menemukan sasaran pemasaran produk-
produknya.
3
Marketing Scheme adalah suatu strategi dan metode pemasaran tertentu yang dianut perusahaan dalam
memasarkan suatu produk.
Proposal pengembangan ERP | 2007
7 Strategi Implementasi.
3. Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan konsumen. Konsumen dapat
melakukan tracing atas produk pesanannya.
4. Dan lain-lain.
Strategi Implementasi.
Sistem ERP merupakan sistem yang luar biasa kompleks, dan oleh karenanya, butuh dana yang besar
dan waktu yang lama agar perusahaan dapat mengimplementasi sistem ini secara menyeluruh. Bagian
ini akan membahas strategi implementasi sistem ERP
agar dapat diimplementasi secara tepat guna, tepat
waktu dan tepat biaya. Untuk menghindari kegagalan
pengembangan sistem, adalah penting
Tahap pengembangan sistem informasi untuk mengetahui tahapan
perusahaan pengembangan sistem yang tepat bagi
Banyak sekali pengembangan sistem informasi yang perusahaan anda
gagal diimplementasikan perusahaan. Hal ini biasanya
dikarenakan ketidak samaan interpretasi kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan dengan yang
dilihat oleh konsultan pembuat sistem. Oleh karenanya adalah sangat penting untuk mengetahui evoulsi
pengembangan sistem informasi
Tahap Tahap
Tahap
pengembangan pengembangan
pengembangan Tahap ERP
sistem informasi sistem informasi
perusahaan
akuntansi manajemen
Solusi perusahaan pada tahap ini lebih kepada bagaimana mengimplementasikan sistem sederhana yang
dapat memenuhi dua sasaran penting :
1. Membuat pengendalian internal yang cukup untuk menjaga aset perusahaan dan
2. Menyelenggarakan pencatatan akuntansi yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku
umum.
Solusi yang dapat dipakai pada perusahaan ditahap ini harus memenuhi beberapa sasaran penting :
4
Perusahaan seperti ini banyak ditemukan pada perusahaan retail tradisional. Sekalipun usaha memiliki omset
yang besar, manajemen dan pemilik tidak begitu peduli atas pencatatan dan pengukuran kinerja. Kebanyakan dari
mereka memiliki prinsip “selama masih untung, ngapain repot?”
5
GeneraL Ledger (GL) adalah program yang biasa digunakan perusahaan dalam membuat laporan keuangan
Proposal pengembangan ERP | 2007
9 Strategi Implementasi.
Full Integration
es
AR
IC
Integrate
To Supplier To Consumer
GL
In
v
en
AP
to
yr
Pengembangan perusahaan
Pengembangan ERP
Ketersediaan sumberdaya.
Pengembangan sistem merupakan suatu pekerjaan yang sangat besar dan bisa jadi merubah
fundamental perusahaan. Implementasi sistem juga membutuhkan sumber daya yang sangat banyak.
Bagian A Server
Jaringan Komunikasi
Bagian C
Bagian B
6
Contoh kasus ini diambil dari kasus yang sebenarnya terjadi. Pihak manajemen keberatan apabila kami
memasukkan identitas perusahaan dan oleh karenanya, kami menyamarkannya dengan menggunakan nama ABC.
7
Realtime adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada cara proses yang langsung mempengaruhi
pencatatan pada sistem basis data pusat. Lawan dari kata ini adalah pemrosesan berangsur (Batch)
Proposal pengembangan ERP | 2007
11 Strategi Implementasi.
Bagian A adalah kantor pusat jakarta. Bagian B adalah bagian produksi pabrik dan bagian C
merupakan departemen support pabrik.
Pada mulanya, perusahaan menginvestasikan banyak sekali dana dalam membangun
infrastruktur ini yang apabila dirinci dapat dijabarkan sebagai berikut:
Apa yang terjadi pada PT ABC? Kenapa implementasi sistem ERP sebesar lebih dari Rp. 150juta gagal?
Untuk dapat berhasil, implementasi sistem tidak hanya membutuhkan dana yang lumayan besar dalam
inplementasi, tetapi juga membutuhkan beberapa faktor penting seperti :
3. Kolusi. Seberapa canggihnya sistem baru, tidak akan dapat berhasil apabila para pengguna
melakukan kolusi. Karena pada akhirnya, sistem dijalankan oleh manusia dan kolusi merupakan
musuh utama sistem
Prinsip kerja kami adalah memberikan suatu layanan yang ekslusif untuk tiap-tiap klien. Oleh karenanya,
adalah sangat penting bagi kami untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu anda. Semua biaya
layanan akan sangat tergantung pada skup pekerjaan yang kami akan lakukan.
Pengembangan perusahaan.
Pada tahap ini, layanan kami lebih terfokus pada:
2. Membantu manajemen untuk membuat sistem kendali internal sederhana tetapi efektif dalam
mengendalikan transaksi.
3. Membantu manajemen agar dapat menghasilkan laporan keuangan sendiri dengan
memperkenalkan standar akuntansi yang berlaku umum melalui training akuntansi keuangan.
4. Menyiapkan infrastruktur sistem informasi akuntansi, seperti piranti lunak general ledger, yang
dapat membantu manajemen menyiapkan laporan keuangannya sendiri.
Layanan Outsourcing
Dewasa ini, banyak perusahaan multinasional8 yang merasa bahwa jauh lebih hemat untuk
menyerahkan pelaporan akuntansi kepada akuntan. Perusahaan tersebut tidak mempunyai bagian
akuntansi. Dengan kata lain, banyak perusahaan yang telah membuktikan bahwa jauh lebih hemat
dan praktis untuk membiarkan akuntan membuatkan laporan keuangan untuk tiap bulannya. Kami
juga menyediakan jasa outsourcing semacam ini untuk keperluan bisnis anda.
Akuntansi Keuangan
Penyesuaian
Siklus kas masuk Siklus kas keluar
(adjustment)
Siklus
Siklus penjualan Siklus pembelian
pembiayaan
persediaan persediaan
Piutang
barang barang Hutang Biaya-biaya
dagang
dagangan dagangan
8
Perusahan multinasional dewasa ini sering kali memusatkan bagian akuntansinya kedalam satu divisi. Hewlett
packard memusatkan akuntansinya ke malaysia. Ada pula perusahaan yang melepaskan divisi akuntansinya untuk
dijalankan oleh akuntan. Perusahaan seperti Intel tidak memiliki akuntan internal yang khusus membuat laporan
keuangan. Akuntan internal perusahaan lebih difokuskan untuk menghitung akuntansi manajemen.
Proposal pengembangan ERP | 2007
15 Bagaimana kami bisa membantu anda.
Secara umum, akuntansi keuangan disusun atas : (1). Transaksi kas masuk dan keluar dan (2). Transaksi
penyesuaian. Pada diagram diatas, dapat dilihat bahwa sebagian besar kas masuk dihasilkan dari
penjualan, yang berimplementasi pada :
a. Pencatatan piutang. Merupakan hasil dari transaksi penjualan yang bermuara pada arus
kas masuk. Hal-hal yang krusial pada sub sistem piutang dagang adalah Analisis aging
piutang, yang berguna untuk mengendalikan piutang agar tidak terlambat ditagih.
Analisis ini juga berguna untuk mengelompokkan pengutang (debitor) kedalam tingkat
kelancaran; lancar, kurang lancar atau tidak lancar.
b. Penjualan akan mengakibatkan berkurangnya persediaan barang dagangan dan harga
pokok penjualan barang tersebut. Subsistem persediaan akan secara otomatis
menghitung stok barang yang tersisa dan harga pokoknya menurut metode yang telah
ditetapkan sebelumnya9.
Pengeluaran uang perusahaan biasanya dapat dikategorikan kedalam beberapa kelompok, yang
penanganannya dapat digambarkan pada diagram dibawah ini:
Biaya biasa, biaya yang dikapitalisasi menjadi aktiva, dan biaya lainnya biasanya dapat dihitung dengan
mudah tanpa bantuan modul khusus. Masalah paling krusial adalah menghitung biaya produksi atau
biaya penjualan. Pada metode pencatatan biaya penjualan, faktor kerumitan terletak pada dua hal :
Untuk perusahaan manufaktur, kerumitan akan bertambah sangat tinggi dengan adanya Penetapan
harga pokok penjualan dengan menghitung biaya bahan baku dan biaya konversi11.
9
Metode pembebanan harga pokok penjualan dari stok dapat dilakukan dengan 3 cara : (1) metode first in first
out, (2) metode last in last out, dan metode rata-rata. Kebanyakan perusahaan menggunakan metode rata-rata
karena kepraktisannya.
10
Reorder point adalah titik dimana perusahaan akan memesan stok kembali. Terdapat banyak metode untuk
menentukan kapan sebaiknya perusahaan memesan stok kembali.
2007 | Proposal pengembangan ERP
theaccountant.info 16
Pengembangan sistem ERP
Solusi terpisah.
Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang bersifat terpisah dari GL (tidak otomatis
mempengaruhi laporan keuangan). Solusi ini menawarkan
biaya yang jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan
akurasi perhitungan data. Solusi terpisah menawarkan biaya yang
jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan
Faktor kendali kesalahan yang lebih kecil merupakan akurasi perhitungan
kekurangan dari solusi ini. Tetapi, sebagian besar masalah
dapat dipecahkan melalui solusi ini.
Solusi terintegrasi.
Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang terintegrasi dengan GL (otomatis mempengaruhi
laporan keuangan). Solusi ini menawarkan faktor kendali kesalahan yang lebih besar.
Kekurangan dari solusi ini adalah biaya yang relatif lebih mahal ketimbang solusi terpisah.
11
Biaya konversi adalah biaya yang digunakan untuk merubah bahan baku menjadi bahan ½ jadi atau bahan jadi.
Biasanya terdiri atas biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik.
Proposal pengembangan ERP | 2007
17 Bagaimana kami bisa membantu anda.
Perkembangan sistem ke ERP membutuhkan sumberdaya yang sangat amat besar dan banyak. Hal ini
disebabkan karena :
1. ERP harus dibuat dan dikustomisasi spesifik hanya untuk suatu perusahaan tertentu.
2. ERP hanya bisa dijalankan pada perusahaan yang telah mempunyai prasarana teknologi
informasi yang cukup canggih, baik dari prasarana komputer, sarana jaringan komunikasi data,
dan hal-hal lain yang terkait.
Oleh karenanya, kami menawarkan dua solusi untuk implementasi ERP sebagai berikut :
- Setup infrastruktur komputer (server) untuk basis data dan server untuk web dan jaringan
terkait. Termasuk didalamnya konfigurasi untuk keamanan data perusahaan anda.
- Instalasi dan konfigurasi ERP kedalam server.
- Kustomisasi ERP yang disesuaikan dengan perusahaan anda.
- Training untuk pengguna.
- Sistem hanya dipakai ekslusif untuk anda. Oleh karenanya dapat dimanfaatkan semaksimal
mungkin untuk pengembangan kustomisasi lebih lanjut.
- Data relatif lebih aman, karena berada dalam pengawasan anda.
- Biaya yang sangat terjangkau. Sewa sistem dapat dibayar perbulan, per tiga bulan, per enam
bulan atau per tahun.
- Tidak ada investasi besar atas sistem dan server yang sangat mahal.
- Tidak ada biaya perawatan server. Kami yang akan merawat server untuk anda.
- Server yang sangat reliabel (99% uptime).
- ERP yang diberikan adalah ERP standar yang bisa dipakai oleh banyak perusahaan.
- Kurang dapat dikustomisasi untuk perusahaan yang sangat spesifik.
Layanan lain
Sebagai penyedia layanan menyeluruh, theaccountant juga memberikan layanan atestasi atas laporan
keuangan seperti audit atas laporan keuangan.