ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

HUMAN RESOURCES

Diajukan untuk memenuhi nilai akhir pada mata kuliah Proses Bisnis TI

Disusun oleh:
Hariaty Simangunsong 11180060
Ely Setiowaty 11180058
Ristiaji Catur Putra 11180140
Melinda Patriseani 11180089

Kelas 11.8A.07 Sistem Informasi

STMIK Nusa Mandiri © 2018

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat
serta hidayah kepada kita semua, sehingga berkat Karunia-Nya kami dapat menyelesaikan
makalah “Human Resources”.
Dalam penyusunan makalah ini, kami tidak lupa mengucapkan banyak terimakasih pada
semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas makalah ini sehingga kami
dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini. Dan tidak lupa juga kami ucapkan terima kasih
kepada bapak/ibu dosen yang telah membimbing kami.
Kami juga berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kami sendiri maupun kepada
pembaca umumnya.

Jakarta, November 2018

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar ........................................................................................................................ ii
Daftar Isi ................................................................................................................................. iii
Daftar Gambar……………………………………………………………………………...…iv
BAB I PEMBAHASAN
1.1 Latar Belakang …………………………………………………………………….. 1
1.2 Rumusan Masalah ………………………………………………………………….. 2
1.3 Tujuan……………………...………………………………………………………. 2
1.4 Tinjauan Pustaka ……………………………………………………………………2
1.4.1 Sistem Informasi Manajemen……………………………………………………2

1.4.2 Enterprise Resource Planning (ERP)……………………….……………………3

1.4.3 Odoo………………………………………………………………………………4

1.4.4 Human Resource………………………………………………………………….4

BAB II PENERAPAN ERP

2.1 Tujuan dan Manfaat ................................................................................................... 6
2.2 Analisa Perancangan Sistem ...................................................................................... 6
2.3 Penerapan …………………………………………………………………………… 7

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan ................................................................................................................ 14
3.2 Saran .......................................................................................................................... 14

iii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Siklus Pengembangan Sistem Informasi……………………………………..3

Gambar 1.2 Human Resources…………………………………………………………….5

Gambar 2.1 Proses Human Resource………………………………………………………7
Gambar 2.2 Tampilan Halaman Utama Aplikasi Odoo……………………………………7
Gambar 2.4 Tampilan Setelah Install Modul Recruitment…………………………………8
Gambar 2.5 Pilih Modul Recruitment ……………………………………………………...8
Gambar 2.6 Dasboard Recruitment ………………………………………………………..9
Gambar 2.7 Menambah Posisi baru ………………………………………………………..9
Gambar 2.8 Tampilan Halaman pada menu Job Positions ………………………………..10
Gambar 2.9 Aplikasi perekrutan baru ……………………………………………………..10
Gambar 2.10 Tampilan Menu Applications ……………………………………………….11
Gambar 2.11 Tahap – tahap Perekrutan karyawan ………………………………………..11
Gambar 2.12 Tahap – tahap Perekrut karyawan …………………………………………..12
Gambar 2.13 Tampilan Attachments ………………………………………………………12
Gambar 2.14 Penambahan Data Karyawan Baru ………………………………………….13
Gambar 2.14 List Karyawan ……………………………………………………………….13

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Manusia selalu berperan aktif dan signifikan dalam setiap kegiatan organisasi, sebagai
perencana, pelaku dan perintis terwujudnya tujuan organisasi. Baik itu organisasi ekonomi,
politik dan kemasyarakatan tujuan organisasi tersebut tidak mungkin terwujud tanpa peranan
manusia. Bagaimana canggihnya peralatan sekalipun, faktor manusia tetap akan menentukan,
itulah sebabnya SDM dianggap aset yang sangat penting dalam suatu organisasi. Di tengah
era globalisasi dengan perubahan-perubahan yang cepat dan kompleksitas pendidikan yang
makin meningkat. MSDM seperti juga manajemen umum perusahaan, tentunya melalui
proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Manajemen Sumber
Daya Manusia (MSDM) dapat di definisi sebagai serangkaian tindakan dalam penarikan,
seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan penggunaan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk
mewujudkan tujuan, baik tujuan individu maupun tujuan organisasi. Sedangkan manajemen
personalia diperlukan untuk mencapai sasaran atau meningkatkan efektivitas SDM dalam
organisasi. Salah satu sistem yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut yaitu
dengan menggunakan sistem informasi Enterprise Resource Planning (ERP) atau
perencanaan sumber daya perusahaan.
Menurut (Erwin & Amras, 2017) “Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan
sistem lintas fungsi yang mengintegrasikan proses setiap lini dalam manajemen perusahaan”.
Sedangkan menurut (Heny & Rony, 2016) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah
“Sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan
meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang
berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah
perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah
bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut”.
ERP berfungsi mengintegrasikan proses-proses penciptaan produk atau jasa perusahaan,
mulai dari pemesanan bahan-bahan mentah dan fasilitas produksi sampai dengan terciptanya
produk jadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit, Djokopranoto, 2002).
PT Usaha Karya Bina merupakan Perusahaan Mandiri yang didirikan pada bulan
Maret 1996 dengan dukungan Catholic Relief Service (CRS) di bawah Proyek Inovasi
Microenterprise yang didanai oleh United States Agency for International Development
(USAID). PT Usaha Karya Bina Mandiri meiliki Group yaitu 10 BPR Ukabima diberbagai
kota dimana data dari 10 BPR Ukabima diolah seluruhnya oleh PT Usaha Karya Bina
Mandiri.
Mengelola Data dengan 10 BPR Ukabima Group tidaklah mudah sehingga dibutuhkan
karyawan yang ahli dan berpengalaman dibidangnya. Sedangkan PT Usaha Karya Bina
Mandiri saat ini belum menerapkan sistem ERP terkhususnya Human Resource pada
Recruitment Karyawan . Padahal penerapan ERP pada suatu perusahaan, akan memperoleh
keuntungan berupa kemudahan perencanaan produksi, proses pemesanan, manajemen
persediaan, khususnya pada saat perusahaan melakukan Recruitment.

1
 Setiap perusahaan pasti ingin proses Recruitment berjalan dengan baik. Besar harapan
pelamar kerja atau kandidat terpilih nantinya bisa berkontribusi memajukan perusahaan
mencapai tujuannya dan juga meningkatkan pendapatan secara finansial. Untuk itu,
perusahaan berusaha mempersingkat proses recruitment menjadi lebih efektif dan efisien
dalam menemukan karyawan yang tepat dan berkualitas. Untuk memenuhi kebutuhan diatas
maka Aplikasi Odoo akan mempermudah pada saat perusahaan membutuhkan karyawan
dimana data-data recruitment tersebut juga akan disimpan dalam suatau database.

1.2. Rumusan Masalah

Permasalahan yang dirumuskan dalam makalah ini adalah bagaimana penerapan
Enterprise Resource Planning (ERP )Pada PT Usaha Karya Bina Mandiri dengan konsep
ERP nya adalah Human Resource (HR).

1.3. Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengidentifikasi penerapan Enterprise
Resource Planning (ERP) pada PT Usaha Karya Bina Mandiri.

1.4. Tinjauan Pustaka

1.4.1. Sistem Informasi Manajemen

Di dalam organisasi, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi telah memainkan
peran penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan
hingga mendukung organisasi mencapai keunggulan kompetitif yang strategis. Pembahasan
tentang sistem informasi manajemen akan diawali dengan pembahasan tentang konsep sistem.

a. Sistem
Sistem dapat dijabarkan secara sederhana sebagai kelompok elemen yang saling
berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui sebuah
proses yang terorganisasi.
b. Sistem Informasi
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang,
hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005).
Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :
- Mendukung proses bisnis dan operasional
- Mendukung pengambilan keputusan
- Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis
adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini.

2
 Gambar 1.1 Siklus Pengembangan Sistem Informasi

1.4.2. Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan
oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal
perusahaan. ERP memberikan tampilan real-time atas proses bisnis yang terintegrasi seperti
produksi, pemrosesan pesanan, dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software
aplikasi ERP dan database umum. Sistem ERP menelusuri sumber daya bisnis seperti kas,
bahan baku, dan kapasitas produksi serta status dari berbagai komitmen yang dibuat
perusahaan (seperti pesanan pelanggan, pesanan pembelian, penggajian karyawan, dan lain-
lain) mencakup pada seluruh divisi yang telah diatur dalam suatu sistem (O’Brien, 2002).
Banyak perusahaan menemukan nilai bisnis utama dari penggunaan ERP dalam
beberapa cara mendasar. O’Brien (2002) menyatakan bahwa ERP memberikan manfaat bisnis
yang signifikan bagi perusahaan, yaitu :
1. Kualitas dan efisiensi.
ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses
bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas
serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi
2. Penurunan biaya
Menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software serta karyawan
pendukung TI
3. Pendukung keputusan
ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting
secara cepat untuk para manajer agar dapat meningkatkan kemampuan mereka dalam
mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan
4. Kelincahan perusahaan
Mengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen dan
fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi

3
1.4.3. Odoo

Secara singkat, Odoo merupakan sebuah software aplikasi bisnis yang mencakup
CRM (Customer Relationship Management) atau menurut pengertiannya sendiri CRM adalah
strategi bisnis yang memadukan proses, manusia dan teknologi. Selain itu, software ini juga
mencakup Project Management, Penjualan (Sales), Manufaktur, Warehouse, serta
Manajemen Keuangan. Odoo juga dilengkapi dengan website builder yang memudahkan
pengguna untuk membuat website tanpa harus memiliki skil programming yang tinggi.

Kemudahan mengikuti perubahan dan integrasi secara menyeluruh ini memenuhi

kebutuhan-kebutuhan perusahaan yang paling rumit sekalipun. Fleksibilitas dari Odoo
contohnya adalah pada aplikasi yang bisa ditambahkan seiring dengan pertumbuhan dari
perusahaan tersebut, dengan menambahkan satu aplikasi ketika kebutuhan perusahaan
bertambah dan dasar konsumennya berkembang. Dengan adanya komunitas open source,
Odoo diawasi secara aktif oleh para developer berskala besar untuk memenuhi perkembangan
kebutuhan konsumen dan menyediakan aplikasi-aplikasi yang baru dan inovatif. Odo
memiliki beberapa versi yaitu mulai dari versi 8, 9, 10, 11 hingga sekarang versi 12.0.

Beberapa aplikasi yang ada pada Odoo yaitu:

 Sales Management
 Purchase Management
 Customer Relationship Management
 Project Management
 Warehouse Management
 Manufacturing
 Accounting & Finance
 Reqruitment
 E-comerce
 Asset Management
 Fleet Management
 Social Network
 Point Sale
 Calender
 Time Tracking
 Employee Appraisals
 Manufacturing Resource Planning, dan lain-lain.

4
1.4.4. Human Resource

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah
pada ruang lingkup, karyawan, pegawai, buruh, manager dan tenaga kerja lainnya untuk dapat
menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM adalah department sumber daya.

Gambar 1.2 Human Resources

 HR perlu informasi dari departemen lain

 Tugas yang berkaitan dengan perekrutan karyawan, manfaat, pelatihan dan kewajiban
ke pemerintah semua tanggung jawab HR
 HR perlu perkiraan yang akurat mengenai kebutuhan personil dari semua unit
fungsional
 HR perlu mengetahui keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
tertentu dan seberapa besar perusahaan mampu membayar karyawan.

5
 BAB II
PENERAPAN ERP

2.1. Tujuan Dan Manfaat

a. Tujuan
Dari pembahasaan diatas maka penulis bertujuan untuk mengidentifikasi
penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT Usaha Karya Bina
Mandiri. Serta dengan diterapkanya aplikasi oddo dengan modul recruitment ini
dapat memudahlan perusahaan dalam proses recruitment.
b. Manfaat
Dengan diterapkanya sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada
Perusahaan tersebut membuat proses prekrutan karyawan dapat berjalan secara
terstruktur serta data-data recruitment karyawan dapat disimpan dalam suatu
database.

2.2. Analisa Rancangan Sistem

a. Actors
Secara umum bahwa Aktor adalah HRD yang merupakan user sebagai akses
Administrator yang mampu mengelola keseluruhan data recruitment.
b. Use Case

Gambar 2.1 Sistem Penerimaan Karyawan Baru

6
c. Human Process
Adapun cara-cara yang dilakukan dalam proses recruitmen karyawan di
perusahaan yaitu:
1. Identifikasi Kebutuhan Akan Suatu Posisi
2. Rencanakan perekrutan untuk posisi yang diinginkan
3. Publikasi Lowongan
4. Tinjauan lamaran yang masuk
5. Wawancara kandidat berkualitas
6. Periksa referensi dan latar belakang
7. Pilih orang yang berkualitas
8. Buat penawaran dan berikan informasi kepada kandidat yang belum berhasil
9. Negosiasikan rincian gaji dan tanggal mulai kerja
10. Menyambut karyawan baru

Gambar 2.2 Proses Human Resource

7
2.3. Penerapan
Langkah Pertama untuk penerapan OpenERP/Odoo pada modul recqruitmen adalah
instalasi Software Odoo dengan ketentuan versi Odoo tersebut. Setelah install maka akan
tampil halaman dashboard pada aplikasi Odoo.

Gambar 2.3 Tampilan Halaman Utama Aplikasi Odoo

I. Install Modul Recruitment

Gambar 2.4 Install Modul Recruitment

Setelah Install modul tersebut akan tampil Discuss

Gambar 2.5 Tampilan Setelah Install Modul Recruitment

Untuk masuk ke aplikasi sesuai modul yang sudah diinstall, pada kiri atas klik simbol
aplikasi lalu pilih Recruitment.

8
 Gambar 2.6 Pilih Modul Recruitment

II. Operasional Modul Recruitment

Berikut tampilan awal untuk memulai langkah awal untuk merekrut karyawan baru.

Gambar 2.7 Dasboard Recruitment

Klik Create untuk membuat posisi pekerjaan baru dan memulai proses perekrutan

Gambar 2.8 Menambah Posisi baru

9
 Maka akan terlihat job-job yang sudah di create pada masing-masing posisi.
Selanjutnya tombol Applications pada masing-masing Job untuk membuat aplikasi
baru.

Gambar 2.9 Tampilan Halaman pada menu Job Positions

1. Membuat sebuah aplikasi kerja

Ketika karyawan yang potensial mengirimkan dalam aplikasi, resume, atau pemicu
lain yang memungkinkan HRD untuk mendokumentasikan minat mereka untuk
bekerja dalam perusahaan, maka HRD membuat aplikasi perekrutan

Gambar 2.10 Aplikasi perekrutan baru

10
 Bentuk ini memiliki banyak bagian yang akan berpotensi diisi. Secara default,
bagian yang diperlukan untuk aplikasi adalah subjek. Sisa informasi yang lain dapat
dikumpulkan sepanjang proses perekrutan dan wawancara. Setelah dilakukan
penginputan data pada pembuatan aplikasi perekrutan baru setelah disimpan maka
klik menu Applications setelah menu Job Positions. Maka akan tampil seperti
berikut.

Gambar 2.11 Tampilan Menu Applications

Pada gambar diatas Initial Qualification dimana progress nya masih belum
menyeluruh dikarenakan proses pada data tersebut belum maksimal. Selanjutnya
masuk kepada proses Tahap-tahap perekrutan karyawan.

2. Tahapan Perekrutan Karyawan

Klik Data “Hariaty Simangunsong” seperti pada gambar 2.10 maka akan tampil
seperti gambar berikut.

Gambar 2.12 Tahap – tahap Perekrutan karyawan

11
Sebagian besar bagian ini yang cukup jelas. Pada gambar diatas terdapat bagian kanan
atas yaitu progres karyawan ini melalui berbagai tahap. Untuk mengatur pertemuan
dengan calon karyawan maka dilakukan pada tombol Meeting

Gambar 2.13 Tahap – tahap Perekrutan karyawan

Selanjutnya Documents yang digunakan untuk data calon karyawan baru sebagai
lampiran untuk kelengkapan data. Data ini nantinya akan masuk ke menu Resume
and Letters.

Gambar 2.14 Tampilan Attachments

Jika calon karyawan tersebut diterima diperusahaan tersebut maka langkah

selanjutnya Create Employee

12
3. Create Employee
Menu ini digunakan untuk menambahkan data karyawan agar tercatat sebagai
karyawan pada perusahaan tersebut.

Gambar 2.15 Penambahan Data Karyawan Baru

Maka pada menu Employees data karyawan tersebut akan tampil seperti gambar
berikut.

Gambar 2.16 List Karyawan

13
 BAB III
KESIMPULAN

3.1 KESIMPULAN
Dari hasil penelitian yang sudah di lakukan penulis makan dapat disimpulkan bahwa
dengan diadakanya sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dalam perusahaan tersebut,
dengan menggunakan aplikasi odoo sangat memudahkan perusaan khusnya pada saat
recruiment karyawan karena denga adanya aplikasi tersebut maka segala proses recruitment
dapat berjalan dengan efektif dan efisien serta dapat menjaga data-data perecrutan dengan
baik.

3.2 SARAN
Berdasarakan kesimpulan di atas, maka penulis bermaksud memberikan saran yang
dapat membantu dalam menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT
Usaha Karya Bina. Diharapkan dengan diterapkanya sistem tersebut khusnya pemakaian
aplikasi odoo dapat di jalankan sesuai dengan fungsinya dan aplikasi tersebut dapat di
kembangkan secara efektif untuk kedepanya.

14