Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa

Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang

diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek
operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan (Wikipedia, 2010).
Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang
terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja
perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan
,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).
Menurut OLeary, ERP systems are computer based systems designed to
process an organizations transactions and facilitate integrated and real-time
planning ,production, and customer response. In particular ERP systems will
be assumed to have certain characteristic (Indrajit dan Permono, 2005).

Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001)

Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan
lebih lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan
bahwa ERP cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut
perencanaan. MRP II adalah perencanaan yang sudah lebih luas dari pendahulunya,
yaitu MRP, karena mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan lain
seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan, perencanaan produksi dan
perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana namanya yaitu Manufacture
Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang langsung berkaitan
dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce Planning) juga masih
mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas lagi tidak hanya
bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup seluruh perusahaan.
Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri
adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang
sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur,
logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan.
Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti
penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan
sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource
Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam
manajemen proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang
pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan
bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.
Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan :

Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan

20% tingkat penjualannya di tengah industri yang sedang menurun.

Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune

50 dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan

mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan.
Berikut ini tahapan evolusi ERP :

Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal

dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.

Tahap II: Close-Loop MRP : Merupakan sederetan fungsi dan tidak

hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah
prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika
diperlukan.
Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) : Merupakan

pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:

perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi
analisis dari kebutuhan yang diperlukan
Tahap IV: Enterprise Resource Planning : Merupakan perluasan dari
MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya

integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi

organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah
Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP
yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara
lain:

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari

istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem

informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun
jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses
bisnis yang berhubungan dengan aspek
operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan

bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam

sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung
berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk eCommerce, Customer Relationship Management (CRM), eGovernment dan lain-lain.
Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan

client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk

penyimpanan data.
Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. OLeary meliputi hal-hal sebagai

berikut :

Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk

lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional

atau berbasis jaringan.
Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal

menyimpan setiap data sekali saja.

Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real

time)
Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses

transaksi dan kegiatan perencanaan.

Modul Modul Standar
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP
setidaknya minimal terdiri atas:

Keuangan
Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial

berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial

hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa
departemen.
Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang

terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center,

manajemen proyek, dsb.
Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap

lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva

tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan
pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga
depresiasi nilai aktiva.
Logistik

Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan

dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.

Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan

pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan
gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran
gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga
perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

Business Process Support

Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi
industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada
di dalam perusahaan.

Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat
efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi
penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi
permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.

Dukungan E-Commerce

Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang
mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan ecommerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna
akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.
Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara

terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang upto-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar,

dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang

sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan
dengan lebih efisien dan efektif.
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan

pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat

diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada
dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur.
Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on
Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

Pengurangan lead-time
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan sales
Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
Peningkatan market share perusahaan
Pengiriman tepat waktu
Kinerja pemasok yang lebih baik
Peningkatan fleksibilitas
Penggunaan sumber daya yang lebih baik

Kerugian dan Kelemahan

Enterprise Resource Planning (ERP)
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan

pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem
yang baru

Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP

adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi

dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan

penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari
personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP

tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah

Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani

dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang

kurang baik mental maupun keahliannya.
Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :

Bisnis proses yang matang.

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan
yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.

Change Managementyang baik.

Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan
perubahan kebiasaan dalam perusahaan tersebut. Change management sangat
diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang
akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat
dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem
baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan
oleh sistem baru.

Komitmen

Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan
tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

Kerjasama

Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan
pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini

Good Consultant

Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam

sebuah implementasi.
Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara
Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

Manajemen perubahan dan training.

Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus
dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya
dilaksanakan seawal mungkin.

Perencanaan yang buruk.

Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan
user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

Meremehkan keahlian IT.

Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.

Manajemen proyek yang buruk.

Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan.

Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan
tidak membagi tanggung jawab.

Percobaan-percobaan teknologi.

Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan

software dan merubah data biasanya diremehkan.

Rendahnya keterlibatan Eksekutif.

Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya

partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

Meremehkan sumber daya.

Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan
training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan
dan biaya konsultan.

Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja
sampai mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:

Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola

perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.

Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui

presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan

implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam
menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus dengan

perencanaan yang matang.
Software Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.

AXAPTA

Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah
sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul
manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan
business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat
megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan
informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam
pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada
perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi
perusahaan yang memiliki multi lokasi.

Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial

( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli ,
persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )

ORACLE ERP

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam
suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle
pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan
jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri
Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah
seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya
yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan
pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.

SAP

SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman
dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul
yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif
untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu
pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product
Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP
mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.
Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 US$ 700.000

Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 US$ 3 juta
Skala besar lebih dari US$ 3 juta

Perusahaan Pengguna Enterprise Resource Planning (ERP)

Gambar dibawah ini merupakan beberapa perusahaan yang menerapkan sistem ERP.