ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

ERP SYSTEM

Lecturer:
Muhamad Safiq

Created by :
Anastasya Apriliani 008201705017
Indah Pratiwi 008201705034
Sarah Sri Puspawati 008201705002

President University
Study Program Accounting
2018
 SISTEM ERP

Latar Belakang Sejak 1990-an, Enterprise Resource Planning System (ERP System)
telah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia menggantikan sistem
informasi yang telah dikembangkan sebelumnya (Parr and Shanks, 2000; Soffer et al., 2005;
Motwani et al., 2005; Chang dan Vichita, 2002). Menurut Lee (2000), aplikasi ERP
merupakan paket yang mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis yang penting ke dalam satu
sistem informasi melalui sharing database yang terintegrasi. Sistem ERP dirancang untuk
membantu organisasi didalam mengelola sumber daya yang dimilikinya secara terintegrasi.
Davenport dalam Hawking et al. (2004) menyebutkan terdapat tiga manfaat utama
implementasi sistem ERP yaitu integrasi, optimisasi dan informasi. Integrasi adalah manfaat
ketika perusahaan mampu mengintegrasikan data dan proses secara internal dan eksternal
dengan pelanggan dan supplier. Optimisasi adalah manfaat pada saat perusahaan mampu
menstandarisasi proses bisnis dengan best practice yang ada, sedangkan informasi adalah
kemampuan untuk menyediakan informasi yang kontekstual untuk mendukung pengambilan
keputusan yang efektif. Akan tetapi, Martin dalam Parr and Shanks (2000) menyebutkan
bahwa 90% dari proyek implementasi ERP ternyata terlambat atau melebihi anggaran (over
budget), bahkan beberapa proyek implementasi ERP berakhir dengan kegagalan. Untuk
menghindari terjadinya kegagalan dalam implementasi ERP, Bancroft (1996), Ross (1998)
dan Markus and Tanis (1999) mengajukan model implementasi ERP untuk memperoleh
pemahaman yang mendalam mengenai proses ERP serta memberikan panduan untuk
kesuksesan implementasi ERP. Parr and Shanks (2000) mengembangkan suatu model Project
Phase Model (PPM) yang merupakan sintesis dari model-model proses implementasi ERP
yang sudah ada dan memfokuskan pada proyek implementasi.

Deloitte dalam Hawking (2004) menyatakan bahwa proses untuk mencapai manfaat
tambahan dari implementasi sistem ERP disebut sebagai second wave implementation.
Deloitte meyakini bahwa terdapat sejumlah fase yang terjadi pada post-project yaitu stabilize,
synthesize dan synergize. Botta-Genoulaz et al. (2005) menyebutkan bahwa adanya trap-trap
yang muncul setelah proyek ERP go live. Genoulaz melakukan penelitian terhadap 217
perusahaan di perancis yang telah menerapkan sistem ERP. Trap yang muncul diantaranya
karena perusahaan tidak merencanakan post-project dengan baik. Trap ini ditemukan pada
13% dari jumlah perusahaan tersebut. Namun demikian, penelitian-penelitian sebelumnya
belum memfokuskan pada langkah-langkah konkrit yang harus dilakukan perusahaan pada
fase postproject sistem ERP. Pada Penelitian ini akan dijelaskan pentingnya fase postproject
pada penerapan sistem ERP dan bagaimana aktivitas-aktivitas pada fase post-project
berkontribusi terhadap perolehan benefit.

Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi
perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan (Wikipedia, 2010).
Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang
terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja
perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan ,maupun
sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).
Menurut O’Leary, ‘ERP systems are computer based systems designed to process an
organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning ,production, and
customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain
characteristic’ (Indrajit dan Permono, 2005).
Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan
lebih lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan bahwa
ERP cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut perencanaan. MRP II
adalah perencanaan yang sudah lebih luas dari pendahulunya, yaitu MRP, karena
mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan lain seperti perencanaan bisnis,
perencanaan penjualan, perencanaan produksi dan perencanaan keuangan.Namun MRP II
sebagaimana namanya yaitu Manufacture Resouce Planning, masih terfokus dengan
perencanaan yang langsung berkaitan dengan manufaktur, sedangkan ERP
(EnterpriseRresoruce Planning) juga masih mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal
yang lebih luas lagi tidak hanya bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup
seluruh perusahaan.

Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:
- Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan
bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek
operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
- ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan
dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office
System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-
Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
- Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
- Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
- Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
- Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :
- Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan
pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
- Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
- Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap
data sekali saja.
- Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
- Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan.
Modul – Modul Standar
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP
setidaknya minimal terdiri atas:
- Keuangan
- Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk
mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan
dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
- Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan
antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
- Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki
beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam
modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan,
penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
- Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan
distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
- Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan
yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran
gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga
perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
- Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi
industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di
dalam perusahaan.
- Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan
sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat
efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi
penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi
permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
- Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang
mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-
commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna
akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.
Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
- Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para
eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan
perusahaan dengan lebih baik.
- Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi
akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional
perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
- Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP,
membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan
fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur.
Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment
(ROI), dan komponen lainnya, seperti:
- Pengurangan lead-time
- Peningkatan kontrol keuangan
- Penurunan inventori
- Penurunan tenaga kerja secara total
- Peningkatan service level
- Peningkatan sales
- Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
- Peningkatan market share perusahaan
- Pengiriman tepat waktu
- Kinerja pemasok yang lebih baik
- Peningkatan fleksibilitas
- Penggunaan sumber daya yang lebih baik

Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP)

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
- Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
 - Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah
sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
- Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi
harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan
adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses
dari bisnis.
- Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
- Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak
mempersiapkan personilnya untuk berubah
- Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung
jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :
- Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang
tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
- Change Managementyang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan
“kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk
memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan
ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa
masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
- Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan
tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
- Kerjasama
 Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna
sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini
- Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam
sebuah implementasi.

Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya

Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
- Manajemen perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus
dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya
dilaksanakan seawal mungkin.
- Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user
untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
- Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
- Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan.
Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan
tidak membagi tanggung jawab.
- Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan
software dan merubah data biasanya diremehkan.
- Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya
partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
- Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan
training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan
dan biaya konsultan.
- Evaluasi software yang tidak mencukupi.
 Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja
sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:
- Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-
perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
- Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi
untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan
eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
- Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan
pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.

Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.
AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah
sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul
manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan business
analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai
bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian
sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax
ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan
akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku
besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan
kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )
ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu
system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali
dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang
dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows,
namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga
saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan,
BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman
dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang
terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk
mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam
mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain
Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi
perusahaan kelas menengah ke atas.