BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Konsep Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang

mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara
transparasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar
internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi
perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis
perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu
faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih
didapati banyak perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya
saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan
efisiensi perusahaan.

ERP merupakan sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna

mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu
sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan
efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara
keseluruhan, fleksibilitias dalam organisasi untuk bertransfomasi dan
meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatankapabilitas yang
lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. Pada ERP sendiri terjadi
perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah
penggunaan informasi teknologi yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran
informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental.
Untuk melakukan implementasi ERP yang sukses, ERP sebenarnya bertujuan
menyatukan semua department/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan anda
menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui sistem
terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya
dengan efisiensi proses yang terkomputerisasi. Jika dilihat dari kondisi
perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup
optimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut ke
dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang
lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan
pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih
menjadi suatu hal yang baru namun penerapan ERP ini sendiri memiliki fungsi
yang besar dalam penerapan di sektor perusahaan jasa kesehatan bagi masyarakat
dalam hal ini rumah sakit. Oleh karena itu, dalam paper ini akan dilakukan
observasi untuk menganalisa dan mengevaluasi mengenai penerapan ERP di
rumah sakit yang saat ini telah menggunakan sistem ERP dalam operasionalnya.

I.2. Tujuan Penulisan

Penulisan Makalah ini bertujuan untuk :

1. Mengetahui apakah ERP itu
2. Bagaimana Perkembangan ERP
3. Bagaimana mengembangkan ERP pada perusahaan
4. Keuntungan dan kerugian penerapan ERP
5. Permasalahan dalam implementasi ERP
6. Memberikan contoh studi kasus implementasi ERP pada Rumah Sakit

BAB II
PEMBAHASAN

II.1 Konsep Enterprise Resource Planning (ERP)

2.1.1. Defenisi ERP
Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak
versi. Berikut ini merupakan beberapa pengertian tentang Enterprise Resources
Planning. Diantaranya :
 1. ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta
eksekusinya guna mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP
mengelola operasi dan fungsi-fungsi pendukung dari industri manufaktur
dengan harus memperhatikan sumber-sumber daya kritis dari perusahaan.
2. ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang
mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan
sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akutansi,
keuangan dan sumber daya manusia pada perusahaan.( OBrien, 2006)
3. ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber
daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu,
material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen
paling atas hingga operasional disebuah perusahaan agar dapat
dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi
seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan
tersebut.
4. ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka
kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan
pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan,
perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan.

Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang

membantu untuk mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi
seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua
transaksi dalam suatu database yang digunakan perusahaan serta menyediakan
manajemen reporting tools. (Brady, Monk dan Wagner 2001).
Konsep dasar ERP
1. Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah
bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
2. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda
dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti
sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-
Government dan lain-lain.

Gambar I Konsep Dasar ERP

Sistem ERP adalah solusi bisnis yang terintegrasi bagi perusahaan untuk
mencapai sasaran bersaing yang kuat dengan kompetitor. Sistem ERP
memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis ke dalam
proses bisnis yang unified dan terintegrasi.

2.1.2. Perkembangan ERP

Sejarah perkembangan Enterprise Resource Planning menurut Leon (2008:
18-20) dibagi menjadi empat tahap, yaitu :
1. Material Requirement Planning (MRP)
Material Requirement Planning (MRP) merupakan hasil
pengolahan atau pemrosesan dari Bill of Material (BOM) yang dimulai
pada tahun 1960- an dan mulai terkenal pada tahun 1970-an. Saat itu,
orang yang bekerja pada manufaktur dan perencanaan produksi sedang
mencari metode yang lebih baik dan lebih efisien untuk memesan bahan
baku dan menemukan MRP sebagai solusi sempurna untuk kebutuhan
manufaktur dan perencanaan produksi karena mampu memecahkan
masalah-masalah utama yang ada.
2. Closed-loop MRP
Sistem MRP berubah menjadi sesuatu sistem yang lebih baik dari
hanya sekadar cara untuk memesan. Sistem MRP dapat mengelola tanggal
jatuh tempo dari pemesanan dan dapat mendeteksi serta memberikan
peringatan ketika suatu barang tidak diterima pada saat tanggal jatuh
tempo. Terdapat beberapa tools yang dikembangkan untuk mendukung
 perencanaan penjualan dan produksi, pengembangan jadwal produksi,
peramalan, perencanaan kapasitas, dan pemrosesan pemesanan.
Pengembangan tersebut menghasilkan closed-loop MRP, dimana sistem
tidak hanya sekadar untuk perencanaan kebutuhan material, tetapi juga
dapat untuk mengotomatisasi proses produksi.
3. Manufacturing Resource Planning II (MRP II)
Tahap ketiga perkembangan dari ERP disebut dengan MRP II yang
merupakan metode untuk perencanaan yang efektif dari sumber daya yang
dimiliki oleh perusahaan manufaktur. MRP II terbentuk dari kumpulan
berbagai fungsi yang saling terhubung, fungsi-fungsi tersebut adalah
perencanaan bisnis, perencanaan operasional dan penjualan, manajemen
permintaan, perencanaan produksi, master scheduling, perencanaan
kebutuhan material, perencanaan kebutuhan kapasitas, serta pelaksanaan
sistem pendukung untuk kapasitas dan material. Hasil dari sistem tersebut
akan terintegrasi dengan laporan keuangan seperti perencanaan bisnis,
laporan pembelian, biaya pengiriman, proyeksi inventory, dan sebagainya.
4. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP merupakan tahap terakhir dari perkembangan ERP, dimana
konsep dasar ERP sama dengan konsep MRP II. Perusahaan software
menciptakan ERP dengan sekumpulan proses bisnis yang luas dalam hal
ruang lingkup dan memiliki kemampuan untuk menangani beberapa fungsi
bisnis tambahan serta integrasi yang baik dan kuat dengan fungsi finansial
dan akuntansi. ERP juga mampu mengintegrasikan tools lain seperti CRM
(Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management),
dan sebagainya. Selain itu, ERP juga dapat mendukung proses bisnis yang
melibatkan pihak luar perusahaan.

2.1.3. Mengembangkan ERP Pada Perusahaan

Dalam implementasi ERP terdapat beberapa jenis pendekatan yang dapat
dilakukan perusahaan dalam memilih, menyeleksi, dan mengadopsi sistem ini
sesuai kemampuan perusahaan dan skenario untuk implementasi jangka panjang.
Secara garis besar terdapat 3 (tiga) pendekatan umum, yaitu:
1. Penggunaan satu paket software utuh (vendor tunggal).
2. Kombinasi dari beberapa paket software (berbagai vendor).
 3. Kostumisasi atau membuat sendiri paket software ERP
Apabila perusahaan sudah berniat untuk mengimplementasikan sistem
ERP, maka dibutuhkan beberapa tahapan dan langkah umum yang dapat
dilakukan, sebagai berikut:
1. Membangun organisasi tim proyek
2. Menentukan pendekatan implementasi
3. Membangun rencana implementasi
4. Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukurannya.

Fase 1 : Perencanaan Pada langkah awal ini adalah membentuk komite pengarah
dengan tugas utamanya mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek
ERP, menentukan manajer proyek dan anggota tim lainnya untuk membangun
sistem. Tugas tim proyek ini, adalah: Mengidentifikasi masalah yang akan
diselesaikan oleh sistem ERP, Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP,
Membuat jadwal dan anggaran proyek.
Fase 2 : Analisis Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu, tapi tim
proyek mulai membentuk kelompok kerja pada berbagai fungsi di perusahaan
untuk mengumpulkan informasi dan mengidentifikasi kebutuhan. Setelah itu tim
proyek bertanggung jawab mengevaluasi vendor yang diperkirakan dapat
memenuhi kebutuhan dan membuat rekomendasi kepada tim pengarah. Setelah
menentukan vendor dan dilakukan pelatihanpelatihan, maka akan dihasilkan
sebuah prototype sistem ERP di berbagai area untuk menyimulasikan dan
menunjukkan integrasi antar modul kepada user dan identifikasi kebutuhan
tambahan lainnya.
Fase 3 : Desain Fase desain akan dimulai setelah perusahaan menetapkan vendor
dan tingkat desainnya tergantung pada pendekatan ERP. Selain desain prototype,
aspek desain lainnya yang cukup penting yaitu hardware, karena berbagai fungsi
bisnis akan menggunakan sumber daya yang sama. Alternatif yang tepat saat ini
adalah client-server yang meliputi penetapan jalur jaringan komputer yang
menghubungkan berbagai department, gedung atau lokasi kantor yang terpisah.
Setelah itu para pengguna akhir (end user) harus mendapat pelatihan intensif atas
peket-paket ERP, supaya mereka siap menggunakan sistem yang baru. Selain itu
juga dapat membantu dalam menyempurnakan identifikasi kebutuhan selama
proses pembuatan prototype.
Fase 4 : Implementasi Setelah perusahaan menentukan paket software yang akan
digunakan, fase selanjutnya adalah melakukan konstruksi dan penerapan per-
modul. Setelah modul selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen
dan program lainnya. Maka fase selanjutnya yaitu pertama, dibuat prototype
sistem dengan dilakukan revisi hingga sistem digunakan. Tahap kedua, verifikasi
dan pengujian seluruh sistem dengan konfigurasi ulang untuk meningkatkan
kinerja sistem. Tahap ketiga, adalah membuat dokumentasi seluruh sistem dan
memberikan pelatihan pada semua pengguna sistem. Dan terakhir membuat
rencana roll out sistem meliputi jadwal instalasi sistem diseluruh divisi.
Fase 5 : Dukungan Teknis Tujuan dari fase ini adalah untuk menjamin
keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang. Hal ini merupakan
pemeliharaan sistem ERP meliputi koreksi kesalahan yang ditemui oleh user. Jika
terjadi kesalahan, maka diperlukan respon yang cepat dari seorang konsultan yang
berpengalaman untuk menjaga kepercayaan user serta mendukung kelancaran
kerja. Selain itu mungkin diperlukan pemeliharaan seperti upgrade versi paket
atau modul untuk memenuhi kebutuhan yang teridentifikasi kemudian. (Wawan
dan Falahah, 2007: 99-108) Dalam pengimplementasinya pada perusahaan, ERP
dapat berhubungan dengan bagian back office system yang secara umum
mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik tidak dilibatkan dalam sistem ini.
Dan terintegrasi juga dengan front office system yang langsung berhubungan
dengan pelanggan/ customer seperti sistem untuk e-commerce.

2.1.4 Keuntungan dan Kerugian Dalam Penerapan ERP

2.1.4.1 Keuntungan Penerapan ERP
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu
dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:
1. ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses
dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan
efisien.
2. ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan
yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan
budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat
diintegrasikan.
 3. ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan
kebutuhan pemutakhiran dan sinkronisasi banyak sistem komputer yang
terpisah.
4. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar
memonitor saja.
5. ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain
dengan kemampuan memadukannya.

2.1.4.2 Kelemahan Penerapan ERP

1. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
2. Sistem ERP sangat mahal
3. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar
industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan
hilangnya keuntungan kompetitif
4. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan
proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

2.1.5 Permasalahan pada Implementasi ERP pada Perusahaan

Menurut OBrien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 273-274), tantangan
dalam mengimplementasikan sistem ERP adalah diperlukannya banyak biaya dan
risiko kegagalan dalam mengimplementasikan sebuah sistem ERP baru sangat
besar. Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
1. Manajemen perubahan dan training. Kesulitan terletak pada perubahan praktek
pekerjaan yang dilakukan. Training yang melibatkan banyak modul harus
dilaksanakan seawal mungkin.
2. To BPR* or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis
proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya
dan waktu untuk merubah sistem. (*Business Process Reengineering)
3. Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti
hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi
sistem.
4. Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff
ditingkatkan dengan baik.
5. Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang
mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan
melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung
jawab.
6. Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface,
merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya
diremehkan.
7. Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan
eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT
dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
8. Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama
untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses
pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
9. Evaluasi software yang tidak mencukupi.Organisasi biasanya tidak cukup
memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat
untuk membeli. Untuk mengatasi tersebut ada dua cara yang disarankan oleh
Turbit (2005) yaitu melakukan perubahan budaya dan manajemen perubahan yang
baik.
10. Beberapa perubahan budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya :
Karyawan / user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya menjadi
pekerjaan keseluruhan organisasi, Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu
beberapa waktu, Perubahan dari sistem lama yang mempunyai fleksibilitas tinggi
(misal dalam pengambilan keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada
konsistensi menjadi sistem baru yang menaruh perhatian pada konsistensi.

2.2 Studi Kasus

 DAFTAR PUSTAKA

OBrien James. 2005. Introduction to Information System, 12 th edition. McGraw

Hill Companies, Inc.
Wawan Dewanto, Falahah. 2007. ERP (Enterprise Resource Planning)
Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis Informatika. Bandung