IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

DI INDUSTRI JASA (PENGANTAR BARANG)

MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengantar Teknik Industri
yang dibina oleh Aisyah Larasati, S.T, M.T, M. IM, Ph. D

Oleh
Adi Tya Wahyu Pratama
NIM 170516675514

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS TEKNIK
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
November 2017
 IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
DI INDUSTRI JASA

1. PENDAHULUAN
Teknologi informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam perusahaan.
Peran teknologi informasi saat ini tidak hanya dalam kegiatan operasional tetapi juga dalam
kegiatan perencanaan dan pemberdayaan sumber daya lain dalam perusahaan. Hal ini
disebabkan teknologi informasi terkait dengan penyediaan informasi, pengintegrasian
subsitem dan sistem pendukung manajemen yang baik. Semua ini menimbulkan tantangan
baru bagi perusahaan untuk mengembangkan sebuah sistem yang mampu mengintegrasikan
kebutuhan informasi, merencanakan penggunaan sumber daya yang optimal dan analisis serta
peramalan pasar bagi perusahaan.(Islamiyah,dkk, 2009).
Persaingan bisnis yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan
kinerja berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Salah satu cara yang kini semakin
berkembang untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara
mengintegrasikan sistem informasi, dimana terjadi peningkatan efisiensi dari sistem
informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam seluruh tatanan lini
proses bisnis. Namun permasalahan hingga kini pun, masih banyak perusahaanperusahaan
yang belum menyadari pentingnya membangun suatu sistem informasi yang mampu
mengintegrasikan lini bisnis perusahaan, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh
aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini akan sangat memungkinkan
terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lini kerja satu dengan lini kerja
lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam
penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan
fungsifungsinya. Data yang sudah diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang
efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen perusahaan. Salah
satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem yang mengintegrasikan proses
setiap lini bisnis dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas
yang cukup tinggi yaitu konsep Entreprise Resource Planning (ERP). (Arief Gautama, 2012).
Dalam perkembangannya terkini, dibutuhkan dalam bidang jasa terutama dalam bidang
pengantar barang, dikarenakan sedang maraknya online shop yang membutuhkan kurir
pengantar barang. Proses penggunaan sistem ERP dalam pengantar barang ini dapat
mempermudah untuk mengatur jadwal, konsumen, dan kurirnya sendiri apalagi untuk
memanajemen kerja dan jadwal kurir yang padat apabila banyak konsumen yang meminta
jasa akan sangat sulit jika hanya menggunakan manajemen yang hanya menggunakan
perhitungan manusia. Oleh karena itu dibutuhkan pula sistem komputer untuk membantu
proses pemanajemenan proses untuk berjalannya proses tersebut.
Rumusan masalah dalam makalah ini ada tiga. Pertama, apakah yang dimaksud dengan
ERP ? Kedua, bagaimana cara mengimplementasikan ERP ini ke dalam bidang jasa kurir
barang ? Ketiga, apa saja kemungkinan kesulitan dalam mengimplementasikan ERP ke jasa
kurir ?
Tujuan penulisan makalah ini. Pertama, menjalakan apa itu ERP. Kedua cara – cara
mengimplementasikannya ke dalam jasa kurir barang. Ketiga, menyebutkan dan menjelaskan
kesulitan – kesulitan yang kemungkinan terjadi dalam pengimplementasikannya ke dalam
jasa kurir barang.
Manfaat dari penulisan makalah ini untuk memberikan wawasan kepada pembaca
mengenai apa itu ERP (Enterprise Resource Planning). Selain itu, memberikan wawasan
juga bagaimanan cara mengimplementasikan ke dalam jasa kurir. Dengan demikian dapat
diharapkan bahwa pembaca akan mengerti dan paham apa itu dan cara
pengimplementasikannya.

2. PEMBAHASAN
a. Apa yang disebut dengan ERP (Enterprise Resource Planning)
Enterprise Resource Planning (ERP) menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M.
(2010: 272) adalah sistem perusahaan yang meliputi semua fungsi yang terdapat di dalam
perusahaan yang didorong oleh beberapa modul software yang terintegrasi untuk mendukung
proses bisnis internal perusahaan. Sebagai contoh, software ERP untuk perusahaan
manufaktur umumnya dimulai dari memproses data yang masuk, melacak status dari
penjualan, inventory, pengiriman barang, dan penagihan barang, serta memperkirakan bahan
baku dan kebutuhan sumber daya manusia, sehingga menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G.
M. (2010: 272) terdapat 5 komponen utama dari sistem ERP. Berikut adalah gambar dari 5
komponen tersebut :
 Enterprise Resource Planning (ERP) menurut James A. Hall (2011:31) adalah suatu
model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi dan
mengintegrasikan proses bisnis utamanya. Enterprise Resource Planning menurut Turban,
Rainer, dan Potter (2007: 10) dirancang dan didesain untuk menyelesaikan masalah dalam
area fungsional sistem informasi dengan mengintegrasikan area fungsional melalui
database. Berdasarkan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan
Enterprise Resource Planning adalah konsep sistem informasi yang mengintegrasikan setiap
modul, sehingga dapat mendukung proses bisnis utama perusahaan.(Anonimous, 2011).
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem berbasiskan komputer yang
didesain untuk memproses transaksi-transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan
yang terintegerasi dan real time, produksi, dan respon konsumen (O’Leary, 2000). Menurut
Hau dan Kuzic (2010) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah multi-modul, solusi
aplikasi pengemasan bisnis yang memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan proses
bisnis dan kinerja perusahaan, pendistribusian data umum, pengelolaan sumberdaya serta
menyediakan akses informasi secara aktual.Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini
telah menunjukkan penawaran berupa perbaikan yang signifikan dalam efisiensi,
produktivitas, profitabilitas, kualitas layanan, kepuasan pelangganan, keputusan
meminimalisir biaya serta pembuat keputusan yang efektif. Menurut Hau dan Kuzic (2010)
keuntungan utama penerapan ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem ini
mengintegrasi divisi fungsional dan arus informasi kedalamsistem tunggal baik divisi
pemasaran, keuangan, HRD dan produksi. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) juga
memungkinkan hubungan semua proses bisnis dalam perusahaan mulai dari awal proses
perencanaan hingga tahap akhir setelah penjualan layanan kepada pelanggan. Keefektifan
menggunakan ERP mengintegrasikan informasi yang digunakan dalam berbagai bidang
seperi akutansi, manufaktur, distribusi , dan HRD menjadi sebuah sistem komputasi yang
berkualitas. Sehingga dipastikan bahwa data yang sama dapat disimpan dan diunduh oleh
karyawan dan manajer dalam setiap tahap proses bisnis yang ada. Selain itu, ERP
memfasilitasi proses otomatisasi yang dapat berkontribusi dalam meningkatkan efisiensi
usaha, peningkatan mutu dan pengurangan biaya administrasi.(Amri, dkk, 2010)
Sejarah perkembangan Enterprise Resource Planning menurut Leon
(2008: 18-20) dibagi menjadi empat tahap, yaitu :
1. Material Requirement Planning (MRP)
Material Requirement Planning (MRP) merupakan hasil pengolahan atau pemrosesan dari
Bill of Material (BOM) yang dimulai pada tahun 1960 – an dan mulai terkenal pada tahun
1970 – an. Saat itu, orang yang bekerja pada manufaktur dan perencanaan produksi sedang
mencari metode yang lebih baik dan lebih efisien untuk memesan bahan baku dan
menemukan MRP sebagai solusi sempurna untuk kebutuhan manufaktur dan perencanaan
produksi karena mampu memecahkan masalah-masalah utama yang ada.
2. Closed-loop MRP
Sistem MRP berubah menjadi sesuatu sistem yang lebih baik dari hanya sekadar cara untuk
memesan. Sistem MRP dapat mengelola tanggal jatuh tempo dari pemesanan dan dapat
mendeteksi serta memberikan peringatan ketika suatu barang tidak diterima pada saat tanggal
jatuh tempo. Terdapat beberapa tools yang dikembangkan untuk mendukung perencanaan
penjualan dan produksi, pengembangan jadwal produksi, peramalan, perencanaan kapasitas,
dan pemrosesan pemesanan. Pengembangan tersebut menghasilkan closed-loop MRP,
dimana system tidak hanya sekadar untuk perencanaan kebutuhan material, tetapi juga dapat
untuk mengotomatisasi proses produksi.
3. Manufacturing Resource Planning II (MRP II)
Tahap ketiga perkembangan dari ERP disebut dengan MRP II yang merupakan metode untuk
perencanaan yang efektif dari sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan manufaktur. MRP
II terbentuk dari kumpulan berbagai fungsi yang saling terhubung, fungsi-fungsi tersebut
adalah perencanaan bisnis, perencanaan operasional dan penjualan, manajemen permintaan,
perencanaan produksi, master scheduling, perencanaan kebutuhan material, perencanaan
kebutuhan kapasitas, serta pelaksanaan sistem pendukung untuk kapasitas dan material. Hasil
dari sistem tersebut akan terintegrasi dengan laporan keuangan seperti perencanaan bisnis,
laporan pembelian, biaya pengiriman, proyeksi inventory, dan sebagainya.
4. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP merupakan tahap terakhir dari perkembangan ERP, dimana konsep dasar ERP sama
dengan konsep MRP II. Perusahaan software menciptakan ERP dengan sekumpulan proses
bisnis yang luas dalam hal ruang lingkup dan memiliki kemampuan untuk menangani
beberapa fungsi bisnis tambahan serta integrasi yang baik dan kuat dengan fungsi finansial
dan akuntansi. ERP juga mampu mengintegrasikan tools lain seperti CRM (Customer
Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), dan sebagainya. Selain itu,
ERP juga dapat mendukung proses bisnis yang melibatkan pihak luar perusahaan.
 Menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 273), sistem ERP memberikan nilai
bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Nilai bisnis tersebut yaitu :
- Kualitas dan efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis
internal perusahaan yang memberikan peningkatan secara signifikan bagi perusahaan.
Contohnya, dalam segi kualitas dan efisiensi dari pelayanan pelanggan, produksi, dan
distribusi.
- Mengurangi biaya
Banyak perusahaan yang melaporkan bahwa adanya penurunan yang signifikan dalam
transaksi pengolahan biaya, hardware, software, dan staf IT support.
- Pengambilan keputusan
Sistem ERP dapat dengan cepat memberikan laporan / informasi penting dalam kinerja
bisnis kepada manajer, sehingga dapat meningkatkan kemampuan manajer dalam membuat
keputusan yang baik dan tepat di dalam perusahaan.
- Enterprise agility
Memberikan fleksibilitas pada struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan
peran kerja, sehingga perusahaan dapat lebih mudah dalam memanfaatkan peluang bisnis
yang baru.
Cara bekerja ERP dapat dilihat dalam diagaram berikut

Dalam diagram, ERP sebagai Central Database memiliki timbal balik dengan Human
Resource Management dan bekerja sama dengan bagian pelaporan. Dan juga ERP membantu
kerja dari Sales, distributor dan pelayanan aplikasi ke konsumen. Dan juga ERP memiliki
timbal balik dengan pemanajemenan inventory, aplikasi manufakturing, dan aplikasi finansial
ke suplier.
Terdapat beberapa perangkat lunak yang dapat digunakan dalam ERP seperti, BAAN,
JD Edwards, Oracle, PeopleSoft, SAP (Sysrems, Application, Production in Data
processing)

b. Cara Mengimplementasikannya ke Jasa Kurir Barang

Dengan memaukkan sistem ERP kedalam industri kurir barang, ERP dapat berfumgsi
sebagai pusat dari database sehingga mempermudah untuk pengendalian kerja kurir,
sehingga kurir tidak mengalami beban kerja yang berlebih, belum lagi kalau terdapat
permnintaan pengiriman barang yang banyak. Sistem ERP juga dapat membantu kerja dari
HRD (Human Resource Department) untuk mencari pekerja yang sesuai dengan keinginan
dari industri tersebut maupun mengetahui keadaan dari pekerja yang terdapat di indutri
tersebut dengan cara, interview, kuesioner, dan observasi.
Selain itu, ERP dapat digunakan oleh departemen keuangan untuk mengendalikan
pengeluaran sehingga industri ini kurir barang mendapatkan laba maksimal, tetapi harus tetap
menjaga harga yang ditawarkan kepada konsumen tetap rendah atau tidak membuat
konsumen menjauh dari kurir barang, maupun tidak tertarik dikarenakan daya saing antar
industri kurir barang. Dan juga dengan ERP, direktur akan lebih mudah untuk menjalankan
maupun mengendalikan jalannya industri yang dimilikinya, sehingga tidak akan mengalami
kerugian secara industri maupun pekerjapun tidak akan merasa terbebani apabila ERP dapat
digunakanan semestinya.

c. Kesulitan Dalam Pengimplementasian ke Dalam Kurir Barang

Menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 273-274), tantangan dalam
mengimplementasikan sistem ERP adalah diperlukannya banyak biaya dan risiko kegagalan
dalam mengimplementasikan sebuah sistem ERP baru sangat besar. Untuk
mengimplementasikan sistem ERP, diperlukan biaya yang tidak sedikit karena adanya ukuran
dan jenis biaya yang dikeluarkan dalam mengimplementasikan sistem ERP ke dalam
perusahaan. Menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 274) terdapat ukuran dan jenis
biaya yang harus dikeluarkan dalam mengimplementasikan sistem ERP.
 Dari gambar di atas, dapat dilihat bahwa terdapat 5 jenis biaya yang harus diperhatikan
oleh perusahaan apabila ingin mengimplementasikan sistem ERP. Biaya terbesar dalam
proses implementasi ERP terdapat pada biaya reengineering sebesar 43%, kemudian terdapat
biaya untuk konversi data, pelatihan dan manajemen perubahan, serta biaya software sebesar
15%. Sisanya merupakan biaya hardware sebesar 12%. Hal ini menunjukkan bahwa
perubahan proses bisnis menjadi biaya terbesar dalam proses implementasi ERP dan harus
benar-benar diperhatikan oleh perusahaan.
Risiko kegagalan dalam mengimplementasikan sistem ERP juga menjadi tantangan
dalam pengimplementasian sistem ERP ke dalam perusahaan karena hampir setiap kasus dari
kegagalan pengimplementasian sistem disebabkan oleh para manajer dan profesional TI dari
perusahaan-perusahaan yang meremehkan kompleksitas perencanaan, pengembangan, dan
pelatihan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan sistem ERP baru. (Saputro, 2010).
Kelemahan yang lain adalah bagi industri kurir barang :
1. Biaya sitem ERP mahal
2. Sistem bisa terlalu kompleks
3. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat. Meningkatkan kemungkinan
kehilangan data penting apabila terjadi pembobolan.
4. Diperlukan tenaga ahli dalam penggunaanya.
3. PENUTUP
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui apa itu ERP, dan kelebihan serta
kekurangannya. ERP sangat berguna dalam membantu proses pemanajemenan sebuah
industri dan tidak bergantung hanya kepada manusia saja. Pengimplementasiannya dapat
dilakukan secara real kedalam industri, tetapi terdapat beberapa kendala seperti biaya dan
penoperasioanalannya yang rumit. Sehingga tidak semua industri dapat menggunakan,
khususnya industri yang modalnya sedikit dan terbatas.

DAFTAR PUSTAKA

Amri, F., Siti Astuti, E., & Riyadi. (2010). ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM ERP (
Enterprise Resource Planning ).
Anonim. (2011). No Title.
Arief Gautama, I. (2012). PENERAPAN SISTEM INFORMASI ERP (Enterprise Resource
Planning) UNTUK MENUNJANG FUNGSI BISNIS PADA PT. NESTLE
INDONESIA.
Islamiyah, N. S. (2009). ANALISIS DAN IMPLEMENTASI MODUL VOUSCHER
FINANCIAL MANAGEMENT PADA OPENERP.
Saputro, J. . (2010). PETA RENCANA (ROAD MAP) RISET ENTERPRISE PLANNING
(ERP) DENGAN FOKUS PADA USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM) DI
INDONESIA, 140–145.