ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

“IMPLENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING UNTUK SISTEM

INFORMASI PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG
PADA TOKO GROSIR REGITA”

DISUSUN OLEH:

IDA AGUNG TRIBHUWANA MAHARDHIKA A (1605551027)

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS UDAYANA

2018
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi pada era globalisasi saat ini khususnya di bidang
teknologi terus berkembang dan tidak akan pernah berhenti, sehingga membuat
semua pihak yang menggunakannya menjadi tergantung akan kemudahan dan
keuntungan dari penggunaan teknologi informasi. Teknologi informasi telah
menjadi unsur utama dalam strategi bersaing pada banyak dunia usaha. Integrasi
teknologi di seluruh perusahaan memungkinkan pengguna informasi dalam
perusahaan memiliki akses ke informasi yang dibutuhkan secara tepat waktu dan
mengambil keputusan dengan tepat. Peran teknologi informasi saat ini tidak hanya
dalam kegiatan operasional tetapi juga dalam kegiatan perencanaan dan
pemberdayaan sumber daya lain dalam perusahaan. Penyelarasan antara proses
bisnis dan teknologi informasi harus dapat dilakukan secara tepat agar semua
sumber daya yang ada dapat optima, dan teknologi informasi menjadi bagian yang
tidak terpisahkan dari perusahaan.
Oleh karena itu, perlu pendekatan dalam pengembangan sistem yang
terintegrasi di seluruh perusahaan. Saat ini, pendekatan yang popular untuk
pengembangan system yang terintegrasi pada perusahaan yakni dengan
menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ERP dirancang untuk
membantu organisasi atau perusahaan dalam mengelola sumber daya yang
dimilikinya secara terintegrasi menghubungkan berbagai unit bisnis dalam sebuah
organisasi seperti keuangan, akuntansi, produksi, dan sumber daya manusia
menjadi sebuah system tunggal yang terintegrasi secara kuat dengan platform
umum untuk arus informasi di seluruh perusahaan.,
Penerapan sistem ERP ke dalam perusahaan merupakan salah satu strategi
yang banyak digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas system
informasinya. Hal ini dikarenakan ERP merupakan bagian dari infrastruktur
perusahaan yang dapat menunjang kelancaran proses bisnis perusahaan yang
menerapkannya.
 Tidak ada karakteristik khusus bagi perusahaan yang ingin
mengimplementasikan ERP. Dahulu hanya perusahaan-perusahaan dengan skala
besar saja yang dapat menerapkan system ERP mengingat biayanya yang sangat
mahal dan kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat dengan seluruh bagian
perusahaan. Tetapi saat ini sudah banyak perusahaan berskala menengah yang
mampu menerapkan sistem ERP. Beberapa vendor pun telah menyesuaikan
produknya untuk perusahaan skala menengah dan dengan biaya yang dapat
dijangkau oleh perusahaan-perusahaan tersebut.
Dengan demikian berarti bahwa tiap perusahaan atau unit usaha yang
berskala besar, menengah, hingga kecil, yang menyadari betapa pentingnya
informasi yang cepat, akurat dan terintegrasi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka permasalahan
yang dapat dirumuskan yaitu bagaiamana menerapkan Enterprise Resource
Planning (ERP) pada sistem penjualan, pembelian dan penyediaan barang di Toko
Grosir Regita.

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam pelaksanaan penelitian ini, yaitu:
1. Penelitian ini difokuskan pada proses bisnis penjualan, pembelian dan
penyediaan barang.
2. Penerapan perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) hanya
ruang lingkup localhost yang digunakan oleh pegawai dan pemilik toko.

1.4 Tujuan Penelitian

1. Mengetahui proses bisnis penjualan, pembelian dan persediaan barang yang
sedang berjalan pada toko grosir Regita
2. Menerapkan perangkat lunak ERP pada toko grosir Regita untuk proses
penjualan, pembelian, dan persediaan barang.
3. Melakukan pengujian ERP dengan melihat kesesuaian laporan yang
dihasilkan secara manulan dengan laporan yang dihasilkan ERP.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian Implementasi
Menurut Budiono (2005:196) Implementasi dapat diartikan sebagai suatu
pelaksanaan atau penerapan. Jadi implementasi merupakan penerapan dari sebuah
rencana yang telah disusun sebelumnya.

2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP)

2.1.2.1 Pengertian ERP
Berbagai definisi tentang ERP telah dikemukakan oleh ahli dan peneliti-
peneliti dari berbagai bidang yang terkait, diantaranya:
Menurut Hall (2011) ERP adalah model holistik yang mana seluruh
organisasi digerakkan atau dikontrol oleh satu sistem.
Menurut Monk et al. (2013) program ERP adalah core software yang
digunakan perusahaan untuk mengintegrasi dan mengkoordinasi informasi pada
setiap area bisnis. Program ERP membantu organisasi untuk mengelola proses
bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan
manajemen.
Secara garis besar O’Brien et al. (2011) mendefinisikan ERP sebagai dasar
dari e-bisnis, keseluruhan transaksi perusahaan dibuat terhubung, proses jual pesan,
manajemen dan kontrol peralatan, perencanaan produksi dan distribusi, serta
keuangan. ERP adalah sistem multifungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul
aplikasi terintegrasi yang membantu proses bisnis internal perusahaan.
Dari definisi ahli diatas, ERP secara umum adalah perangkat lunak
(software) aplikasi dengan modul-modul yang menyatukan proses bisnis di seluruh
perusahaan secara otomatis sehingga saling terintegrasi diseluruh aspek yakni
keuangan, SDM, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Konsep
utama ERP dapat digambarkan dalam satu diagaram seperti pada gambar dibawah
ini.
 Gambar 2. Konsep Dasar ERP

2.1.2.2 Manfaat ERP

Menurut Hau dan Kuzic (2010) berdasarkan jurnal yang berjudul “Analisis
Implementasi Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)” keuntungan utama
penerapan ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem ini mengintegrasi
divisi fungsional dan arus informasi kedalam sistem tunggal baik divisi pemasaran,
keuangan, HRD dan produksi. Manfaat dari penggunaan sistem informasi terpadu
dalam konsep ERP antara lain sebagai berikut:
1. Menawarkan sistem terintegrasi didalam perusahaan, sehingga proses dan
pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
2. Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang
terjadi pada sistem yang terpisah.
3. Memungkinkan manajemen mengelola operasi dan tidak memonitor saja
dan lebih mampu menjawab semua pertanyaan yang ada
4. Membantu melancarkan pelaksanaan manajemen rantai pasok serta
memadukannya.
5. Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam
dan luar organisasi.
6. Dapat menurunkan kesenjangan antara pemrograman dengan cara
perawatan sistem yang sah.
7. Dapat menurunkan kompleksitas aplikasi dan teknologi.
2.1.2.3 Pengenalan Open ERP (Odoo)
Open ERP (Odoo) adalah salah satu jenis perangkat lunak ERP modern dan
lengkap yang didalamnya terdapat banyak modul yang dapat diinstal oleh
perusahaan dalam proses bisnisnya termasuk Sales, Customer Relationship
Management, Human Resources, Warehouse Management, Manufacturing,
Finance and Accounting dan sebagainya. Odoo merupakan perangkat lunak ERP
yang didistribusikan secara open source.
Odoo merupakan web aplikasi yang dibangun menggunakan Bahasa
pemograman phyton, XML, dan JavaScript dan menggunakan database
management system PostgreeSQL. Odoo hanya membutuhkan browser modern
di sisi client untuk menjalankannya, sementara di sisi server membutuhkan
server Linux atau Windows tanpa perlu peralatan di luar standar
Odoo dapat disesuaikan dengan bisnis proses pada sebuah perusahaan
atau organisasi yang telah berjalan. Odoo dapat disesuaikan dengan prosedur
yang telah berlaku sepanjang sesuai dengan standar ERP.

2.1.2.3 Business Process Model Notation (BPMN)

Business Process Model and Notation (BPMN) merupakan sebuah
alternative yang digunakan untuk menggambarkan sebuah proses bisnis. BPMN
dapat digunakan sebagai media untuk menjelaskan bagaimana cara mendesain
sebuah proses bisnis dan mendeskripsikan secara teknis bagaimana proses bisnis
dijalankan. Di tataran praktis, BPMN akan sangat powerfull digunakan untuk
menjembatani perbedaan yang sering terjadi antara System Analyst dan
programmer dalam mendesain dan membuat aplikasi.
BPMN didesain baik untuk pemodelan maupun eksekusi suatu proses
bisnis, dengan demikian, BPMN bukan hanya sebagai tools pemodelan seperti
halnya menggambar diagram saja, namun harus memperhatikan kaidah-kaidah
pemodelan proses bisnis, seperti: penentuan aktivitas inti beserta rangkaian
urutannya, siapa saja yang terlibat dalam proses bisnis, data apa saja yang akan
diakses, dokumen apa yang perlu diakses jika memang membutuhkan keterlibatan
manusia, dan sumber daya TI lainnya yang terlibat. Perkembangan kebutuhan akan
otomasi proses bisnis, maka berkembang pula tools pelengkap lainnya seperti
process monitoring, process optimization, process auditor, process analytics,
integration, dan lain-lainnya.
Kehadiran BPMN di lingkungan TI dipandang sebagai salah satu terobosan
yang cukup signifikan untuk melakukan perubahan paradigma dalam memandang
pengelolaan sistem informasi. BPMN menawarkan cara yang mudah untuk
mewujudkan sistem informasi dengan fitur eksekusinya. Mewujudkan sistem
informasi yang sederhana, transparan, dan auditable sekarang dapat dilakukan
secara lebih mudah, karena hanya dengan fokus di level proses bisnis. Keruwetan
implementasi sistem informsi dalam aspek teknis seperti pemrograman dapat
diminimalkan atau bahkan dihindari.

2.1.2.4 Use Case Diagram

Use Case Diagram merupakan salah saju jenis pemodelan Unified Markup
Languange (UML). UML merupakan Bahasa pemodelan berupa grafis yang
berfungsi untuk membangun, mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan
menvisualisasikan seluruh rancangan aplikasi perangkat Lunak. Use Case Diagram
menggambarkan sebuah hubungan antara satu atau lebih aktor dengan sistem yang
dibuat. Use Case Diagram digunakan untuk mengetahui fungsi yang ada dapam
sebuah sistem dan pengguna yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut.
 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Studi Pendahuluan

Studi pendahuluan dilakukan untuk mengenali dan menganalisa objek
penelitian secara lebih detail. Dalam hal ini objek penelitian adalah Toko Grosir
Regita.

3.2 Studi Literatur

Studi literatur dilakukan terhadap berbagai jenis buku, jurnal dan situs
terpercaya dari internet guna mencari landasan teori dan penelitian yang terkait
dengan permasalahan yang ditemukan.

3.3 Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara:
a. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan kepada
pihak toko grosir Regita yang berkaitan dengan aspek penelitian.
Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi lebih rinci dan pasti
tentang penelitian yang dilakukan.
b. Observasi
Melakukan pengamatan langsung terhadap proses dari objek yang diteliti
dalam kasus ini yakni proses bisnis yang berjalan pada toko grosir Regita
untuk mengetahui proses yang sebenernya.
c. Dokumen
Mengumpulkan dokumen yang berhubungan dengan proses bisnis
penjualan, pembelian, dan persediaan barang pada toko grosir Regita seperti
faktur-faktur, data pelanggan, data barang dan data supplier.

3.4 Analisis Proses Bisnis

Mengidentifikasi proses bisnis penjualan, pembelian dan persediaan barang
yang sedang berjalan, kemudian membuat usulan sistem yang digambarkan dengan
Business Process Model Notation (BPMN), serta penggambaran model kerja sistem
menggunakan Use Case Diagram.

3.5 Pemilihan Aplikasi ERP

Melakukan analisis pemilihan aplikasi ERP yang paling sesuai dengan
proses bisnis yang akan diterapkan pada toko grosir Regita.

3.6 Implementasi
Melakukan implementasi aplikasi seperti instalasi, konfigurasi dan
kustomisasi modul aplikasi ERP yang digunakan pada permasalahan yang terjadi
di toko grosir Regita.

3.7 Pengujian
Melakukan pengujian apakah aplikasi berjalan dengan baik sesuai dengan
yang diharapkan peneliti sehingga permasalahan pada proses bisnis penjualan,
pembelian dan persediaan barang pada toko grosir Regita dapat teratasi.

Flowchart penelitian dalam implentasi Enterprise Resource Planning (ERP)

pada Sistem penjualan, pembelian dan persediaan barang di toko grosir Regita
dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3. Flowchart Penelitian
 BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Identifikasi Proses Bisnis

Identifikasi proses bisnis dilakukan dengan melakukan analisis terhadap
proses bisnis dari aktivitas yang sedang berjalan. Identifikasi proses bisnis yang
dilakukan adalah proses bisnis yang relevan dengan ruang lingkup penelitian ini
yaitu lingkup penjualan, pembelian dan persediaan barang.
4.1.1 Proses Bisnis Penjualan Barang yang Sedang Berjalan
4.1.2 Proses Bisnis Pembelian Barang yang Sedang Berjalan

4.1.3 Proses Bisnis Persediaan Barang yang Sedang Berjalan

4.1.4 Proses Bisnis Penjualan Barang yang Diusulkan

4.1.5 Proses Bisnis Pembelian Barang yang Diusulkan

4.1.6 Proses Bisnis Persediaan Barang yang Diusulkan

4.2 Use Case Diagram
Use Case Diagram sistem penjualan, pembelian dan persediaan yang
diusulkan pada toko grosir Regita terdiri atas empat aktor yaitu manager, staff
operasional, staff gudang dan kasir. Sementara untuk case atau aktifitas yang
dilakukan oleh aktor terdiri dari delapan (8) case. Use case diagram dari sistem
penjualan, pembelian dan persediaan barang yang diusukan pada toko grosir Regita
dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 4. Use Case Diagram Toko Grosir Regita

4.3 Analisis Pemilihan Open Source Software ERP

4.4 Penerapan dan Pengujian
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
5.2 Saran