TUGAS 3 –KONSEP SISTEM INFORMASI

Enterprise Resource Planning (ERP)

Systems
Dolibarr ERP

Dwi Ricky Julyanta Ketaren 171113602

Muhammad Ridho 171112411
Jevon Sihombing 171113769
Van Mahetra Giffary 171111938
Eka Safrina 171111865

Teknik Informatika
STMIK Mikroskil
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
BAB I PENGENALAN ERP .................................................................................................................. 3
BAB II APLIKASI ERP (Dolibarr) ...................................................................................................... 10
BAB III AREA FUNGSIONAL ........................................................................................................... 24
HRM .................................................................................................................................................. 24
CRM ................................................................................................................................................... 32
VRM ................................................................................................................................................. 41
PM ..................................................................................................................................................... 46
Project / Collaborative work ............................................................................................................. 53
BAB IV RANGKUMAN ...................................................................................................................... 62
REFERENSI ......................................................................................................................................... 63
 BAB I PENGENALAN ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggris-
nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi
perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan (Wikipedia, 2010).
Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang
terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja
perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan ,maupun
sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).
Menurut O‟Leary, „ERP systems are computer based systems designed to process an
organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning ,production, and
customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain
characteristic’ (Indrajit dan Permono, 2005).

Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001)

Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan lebih

lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan bahwa ERP
cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut perencanaan. MRP II adalah
perencanaan yang sudah lebih luas dari pendahulunya, yaitu MRP, karena mengintegrasikan
perencanaan material dengan perencanaan lain seperti perencanaan bisnis, perencanaan
penjualan, perencanaan produksi dan perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana
namanya yaitu Manufacture Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang
langsung berkaitan dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce Planning) juga
masih mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas lagi tidak hanya
bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup seluruh perusahaan.
Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri
adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang
sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik,
distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti
bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan,
pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning

(MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-
proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi
Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak
sejarah dalam proses industri.

Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan :

 Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat

penjualannya di tengah industri yang sedang menurun.
 Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam
mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya
saing yang signifikan.
Berikut ini tahapan evolusi ERP :

 Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal dari ERP,
dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
 Tahap II: Close-Loop MRP : Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas
pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana
yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
 Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) : Merupakan pengembangan
dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan
operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
 Tahap IV: Enterprise Resource Planning : Merupakan perluasan dari MRP II yaitu
perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok
dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan
secara mudah
Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan
tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:

 Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan
bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi
maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
 ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan
Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk
e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-
lain.
Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

 Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
 Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
 Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
 Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
 Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O‟Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :

 Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan
pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
 Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
 Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
 Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan
setiap data sekali saja.
 Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
  Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan.
Modul – Modul Standar
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP
setidaknya minimal terdiri atas:

 Keuangan
 Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk
mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan
laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
 Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan
antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
 Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga
memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan
gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan,
penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
 Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan
distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.

 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang
baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.

Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji,
manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga
perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

 Business Process Support

Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri.
Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam
perusahaan.

 Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan
sistem ERP.

Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif
dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan
dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta
efisiensi bagi perusahaan.

 Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang
mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce
yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang
berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.
Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
 Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para
eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan
perusahaan dengan lebih baik.
 Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua
divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian,
operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
 Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP,
membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan
fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Kerugian dan Kelemahan

Enterprise Resource Planning (ERP)
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

 Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
 Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
 Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
 Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
 Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah
sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

 Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi
harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan
adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan
proses dari bisnis.
 Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
 Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak
mempersiapkan personilnya untuk berubah
 Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung
jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun
keahliannya.

Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :

 Bisnis proses yang matang.

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang
tidak memiliki bisnis proses yang jelas.

 Change Managementyang baik.

Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan
“kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk
memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini
perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-
masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.

 Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga.
Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung
dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

 Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah
betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini

 Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah
implementasi.

Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya

Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

 Manajemen perubahan dan training.

Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan.
Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal
mungkin.

 Perencanaan yang buruk.

Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk
membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

 Meremehkan keahlian IT.

Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.

 Manajemen proyek yang buruk.

Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun
sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi
tanggung jawab.

 Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software
dan merubah data biasanya diremehkan.

 Rendahnya keterlibatan Eksekutif.

Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi
yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

 Meremehkan sumber daya.

Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training
user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya
konsultan.

 Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja
sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:

 Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-

perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
 Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi
untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan
eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan /
pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.
 BAB II APLIKASI ERP (Dolibarr)

Sejarah

Dolibarr dimulai oleh Rodolphe Quiedeville pada April 2002. Pada saat ini, Jean-Louis
Bergamo mulai menulis modul manajemen yayasan. Versi 1.0 dirilis pada September 2003.
Pada Juli 2008, Laurent Destailleur - kontributor utama dan penulis AWStats - mengambil
alih dari Rodolphe Quideville sebagai pengembang utama. Yayasan dan beberapa kelompok
pengguna telah dibuat di beberapa negara. Yang pertama didirikan di Prancis, negara tempat
Dolibarr paling terkenal. Popularitas Dolibarr di Prancis meningkat setelah didistribusikan
secara bebas oleh sejumlah lembaga pemerintah kepada orang-orang yang memulai bisnis
baru. Perangkat lunak ini sekarang juga digunakan di banyak negara lain dan diterjemahkan
ke lebih dari 50 bahasa

Dolibarr ERP / CRM merupakan open source / free software untuk perusahaan kecil dan
menengah, yayasan atau freelance. Ini termasuk fitur yang berbeda untuk Enterprise
Resource Planning (ERP) dan Customer Relationship Management (CRM), tetapi juga fitur
lain untuk kegiatan yang berbeda.
 Aplikasi yang terbentuk pada September 2003 ini merupakan aplikasi gratis dibawah
naungan GNU General Public Lisense 3.0 dan berbasis WEB.

Arsitektur

Dolibarr ditulis dalam PHP . Ini menggunakan database

MySQL , MariaDB atau PostgreSQL . Ia bekerja dengan berbagai pilihan layanan hosting
atau server. Dolibarr bekerja dengan semua konfigurasi PHP dan tidak memerlukan modul
PHP tambahan.

Dolibarr juga dapat diinstal dari file penginstal otomatis yang tersedia untuk Windows, Mac
dan Linux. Ini ditujukan untuk memungkinkan pengguna tanpa pengetahuan teknis untuk
menginstal Dolibarr dan prasyaratnya (seperti Apache, MySQL, dan PHP). Versi ini disebut
DoliWamp untuk pengguna Windows, DoliDeb untuk pengguna Debian atau Ubuntu,
DoliRpm untuk pengguna Fedora, Redhat, Mandriva atau OpenSuse.

Ada beberapa modul fitur yang dapat diaktifkan atau dinonaktifkan, sesuai
kebutuhan. Perangkat lunak ini gratis di bawah GNU General Public License 3.0. Ini adalah
aplikasi berbasis web, dan karenanya dapat digunakan di mana pun layanan internet
tersedia. Dolibarr bertujuan untuk menawarkan fitur open source ERP dan CRM gratis untuk
orang-orang yang tidak memiliki pengetahuan teknis, dengan memberikan solusi sederhana.
Dolibarr mencakup semua fitur penting dari rangkaian ERP CRM. Ini modular dan dengan
demikian ditandai dengan kemudahan instalasi dan penggunaannya, terlepas dari sejumlah
besar fitur.

Dibawah ini merupakan modul yg ada pada Dolibarr :

 Manajemen penjualan
 Manajemen Pembelian
 Pengelolaan hubungan pelanggan
 Katalog produk dan jasa
 Manajemen Stok
 Kalender
 Manajemen acara
 Manajemen rekening bank
 Buku alamat
 Yayasan- manajemen anggota
 Manajemen pembayaran
 Manajemen donasi
 Manajemen tindakan komersial
 Manajemen proposal komersial
 Manajemen kontrak
 Manajemen pesanan
 Manajemen pesanan yang berdiri
 Manajemen pengiriman
 Titik penjualan
 Manajemen dokumen elektronik
 Manajemen proyek
 Survei
 PDF generasi OpenDocument
 Pelaporan
 Wizard untuk membantu mengekspor / mengimpor data
 Konektivitas LDAP

Lain-Lain
 Multi-pengguna , dengan beberapa tingkat izin untuk setiap fitur.
 Multi-mata uang
 Banyak bahasa
 Ramah pengguna
 Berbagai macam kulit .
 Kode sangat dapat disesuaikan ( modular ).
 Bekerja dengan Mysql 4.1 atau lebih tinggi, atau PostgreSql.
Bekerja dengan PHP 5.3 atau lebih tinggi.

Fitur-Fitur yang hilang

Fitur-fitur ini tidak tersedia di Dolibarr versi terbaru:

 Mengelola hanya satu perusahaan / yayasan (perusahaan tunggal). Ini berarti Anda perlu
menginstal perangkat lunak dua kali jika Anda ingin mengelola dua perusahaan yang berbeda
atau menginstal addons eksternal.
 Tidak ada manajemen sumber daya manusia .
Tidak ada Webmail (jangan disamakan dengan mailing-list).
 Berikut ini adalah keunggulan dan kekurangan dari Dolibarr :

Keunggulan :

- Multi Platform.
- Multi User (Dengan beberapa perizinan sesuai dengan tingkat).
- Terdapat beberapa Menu Manager (Back Office Menu untuk Internal User dan Front
Office Menu untuk External User).
- User Friendly.
- Memiliki beberapa template.
- Bersifat modular.
- Bekerja pada Mysql 4.1 atau versi diatasnya dan memiliki experimental support untuk
PostgreSql.
- Bekerja pada PHP 5.0 atau versi diatasnya.

Kekurangan :

- Tidak bersifat accounting (Hanya Banking Management).

- Hanya memiliki satu currencies (Mono-Currencies).
- Hanya dapat memanage satu perusahaan (Mono-Company).
- Tidak ada Human Resources Management.
- Tidak ada WebMail.
 Cara Instal Dolibarr
1. Download Dolibarr di website berikut :
https://www.dolibarr.org/downloads

2. Setelah selesai download ,

3. Klik 2 kali pada DoliWamp-10.0.4 setup, maka akan tampil seperti diatas, lalu tekan yes

4. Selanjutnya klik button next

5. Selanjutnya klik button browse untuk menempatkan data mau di install dimana, jika sudah
lanjut klik button next.

6. Selanjutnya centang kedua kolom tersebut jika ingin menampilkan icon aplikasi pada
desktop, selanjutnya klik next.
7. Selanjutnya klik button install

8. Tunggu proses seperti penginstalan sampai selesai, seperti gambar diatas.

9. Data diatas bersifat default jadi tidak perlu mengaturnya, langsung klik next

10. Selanjutnya klik button yes

11. Selanjutnya klik button finish

12. Setelah menekan button finish, maka akan langsung menuju ke browser dan akan tampil
seperti gambar diatas, selanjutnya klik button next step
13. Selanjutnya klik button start/mulai
14. Selanjutnya akan keluar tampilan seperti diatas, kita bisa mengganti database name, login &
password data base, root & password database server, sisanya tidak bisa diganti.
Selanjutnya klik button next step.
15. Selanjutnya klik button next step
16. Selanjutnya isi id & password buat login pada aplikasi ERP, selanjutnya klik next step

17. selanjutnya akan tampil seperti gambar diatas jika id & password login sudah berhasil
dibuat, selanjutnya klik link go to dolibar (setup area)
18. selanjutnya akan kluar tampilan login pada aplikasi web dolibarr, seperti diatas.

19. ini adalah tampilan awal ketika kita sudah login ke Dolibarr
 BAB III AREA FUNGSIONAL
HRM

Human Resources Management adalah suatu cara yang dibuat untuk mengatur sumber daya
(tenaga kerja) yang ada di dalam perusahaan. Sistem tersebut diciptakan untuk memaksimalkan
setiap individu secara efektif, sehingga tujuan bersama dapat tercapai. Didalam HRM pada dolibarr
ada 3 tujuh module
yaitu Leave request management,Expens reports,Members .
1.Leave Request management
Leave request management(Manajemen cuti) Manajemen cuti mengacu pada proses mengelola
daun karyawan suatu organisasi. Ini mencakup segala sesuatu mulai dari aplikasi daun oleh
karyawan, proses selanjutnya dan persetujuan. Sebelumnya, proses manajemen cuti dilakukan
secara manual di organisasi. Namun, ini berubah karena organisasi secara bertahap menyadari
pentingnya berinvestasi dalam sistem manajemen cuti otomatis.
Langkah membuat ijin di dalam dolibar :
1.Setelah membuka dolibarr akan muncul menu home di menu home terdapat my
dashbord,setup,admin tools dan user & groups
2.klik setup dan akan muncul tampilan setup di dalam nya ada Company/Organization
Modules/Applications, Menus, Display, Translation, Default values/filters/sorting, Widgets, Alerts,
Security, Limits and accuracy dan PDF klik Modules/Applications

3.aktifkan leave request setelah di aktifkan akan muncul menu HRM di samping leads|project

4.klik menu HRM setelah itu klik new untuk membuat surat izin
5.terdapat dua tipe izin tidak masuk pada TYPE yaitu stick leave dan other leave

6.tentukan dari tanggal berapa izin tidak masuk perusahaan dan sampai tanggal berapa untuk izin
Dan beri alasan tidak masuk perusahaann
7.setelah semua nya selesai klik create leave request

2.Expense reports(laporan biaya)

Laporan baiay adalah formulir yang diisi oleh karyawan untuk merinci biaya yang mereka minta
diganti. Kwitansi biasanya dilampirkan pada formulir jika jumlah biaya terkait melebihi jumlah
minimum tertentu.Perusahaan kemudian memeriksa pengajuan untuk akurasi dan validitas, dan
membayar karyawan jumlah yang diminta. perusahaan kemudian dapat mencatat jumlah yang diganti
sebagai pengeluaran bisnis, yang menjadi faktor dalam jumlah laba akuntansi dan laba kena pajak
yang diakui.
Langkah-langkah mengajukan rincian biaya dalam dolibarr
1.matikan terlebih dahulu leave request lalu aktifkan expense reports

2.selah mengaktifkan expense reports masuk ke HRM yang di atas lalu klik new

3.pilih tanggal dan selesai nya pengajuan rincian biaya dan ada catatan untuk pribadi dan public
4.setelah semua selesai di isi maka klik create expense reports

3.Members
Members adalah membuat member baru.
Langkah membuat member dalam dolibar :
1.pilih members dan aktifkan members
2.pilih members pada kiri atas setelah itu klik new members

3.isikan data diri pada forms tersebut

4.setelah semua data diri di isi klik create members
CRM

Customers Relationship Management adalah integrasi dan strategi yang di gunakan oleh perusahaan
untuk menangani interaksi dengan pelaggan. Melalui CRM inilah kita bisa mengetahui informasi
paling update seputar pelanggan , mulai dari keluhan, permintaan produk, dan jenis seris yang perlu
di tingkatkan. Didalam CRM pada Dolibarr terdapat 7 module yaitu Third party,
Proposals(Commercial Proposal), Sales Order, Contracts/Subscription,Shipments, intervertions dan
Tickets.

1. Third Party
Third Party memungkinkan kita untuk mengatur entitas seperti customers, prospek dan
supplier. Module ini adalah prasyarat untuk banyak modules lain yang berdasar pada konsep ini
( order,contact, proposals, dan lain sebagainya).
Third party berarti setiap customers, prospek atau supplier. Third party bisa menjadi sebuah
entitas perusahaan /bisnis atau personal.
Cara membuat Third party baru ialah :
1. Setelah third parti sudah di aktifkan maka akan muncul menu third party di tempat menu
dolibarr, kalik menu tersebut maka akan muncul tampilan seperti berikut
 2. Setelah itu klik new third party untuk membuat third parti yang baru. Kemudian isi data
sesuai format dan keperluan.
3. Setelah semua data sudah diisi maka klik Create Third Party

4. Third parti selesai di buat

di dalam third party kita juga dapat melihat list(untuk semua third party yang sudah ada), list
prospect, dan list customers.

2. Proposals(Commercial Proposal)
Proposal pada CRM adalah dokumen yang kita sarankan kepada customer untuk memberikan
ide kepada customers mengenai apa yang bisa kamu lakukan/jual dan berapa harganya.
Cara membuat proposal baru ialah:
1. Setelah Proposals sudah di aktifkan maka akan muncul menu Commercial di tempat menu
dolibarr, klik menu tersebut maka akan muncul tampilan seperti berikut

2. Kemudian klik new proposal kemudian isi data yang di perlukan dan sesuai format
 3. Sepert yang jelaskan pada third party, thirdparty menjadi dasar dari CRM. Maka di dalam
proposal juga ada Third party yaitu customers. Jika anda sudah membuat data third party
tersebut maka di bagian customers akan mncul nama-nama third party yang sudah anda
buat lalu pilih salah satunya.
4. Setelah semua data sudah di isi, mak klik Create Draft

Tidak hanya membuat proposal dan memodifikasi , kita juga dapat melihat list dari data yang
sudah kita buat., membuat signed(melihat status signed pada proposal yang artinya customers
sudah menerimanya), not signed(melihat status not signed pada proposal yang artinya
customers tidak atau belum menerima proposalnya),billed (pembayaran), dan statistics(melihat
statistika pembayaran).
3. Sales Order
Dengan module ini kita bisa mengelola ( membuat,edit, hapus ), pesanan customers.kita juga
dapat mengkonversi pesanan menjadi tagihan/faktur (jika Module invoices digunakan). Sales
order juga menediakan fitur untuk mengenerate atau menghasilkan dokumen untuk setiap
order di dalam format seperti pdf.
Cara membuat sales order baru adalah
1. Sales order terdapat di dalam menu commercial. Klik menu commercial
2. Setelah itu klik sales order, maka tampilannya akan seperti berikut
 3. Isi semua form sesuai dengan format, ingat seperti sebelum nya kita juga menentukan third
party
4. Setelah form sudah selesai di isi maka klik create draft

Di dalam sales orders kita juga bisa melihat list draft, data yang sudah di validasi, data
yangsudah di dalam proses, barang yang sudah di kirim, dan barang yang di batalkan.

4. Contracts/Subscription

Contracts/Subscription adalah module untuk Kelola kontrak atau langganan pelanggan / pemasok.

Juga dapat membuat faktur berlangganan berulang secara otomatis. Jika module telah aktif maka
kita dapat menemukan module tersebut di dalam enu Commercial.Cara membuat contract baru
ialah :

1. Klik menu commercial, lalu klik Contracts/Subscription maka akan munjul tampilan seperti
berikut
 2. Untuk membuat contract baru klik new Contracts/Subscription maka tampilannya akan
seperti berikut

3. Isi setiap form di dalam nya sesuai dengan format. Ingat third party juga di gunakan di dalam
module ini, jadi pasti kan anda sudah membuat third party tersebut. Jika belum anda bisa
klik create third party. Setelah itu klik create.

Tidak hanya membuat Contracts/Subscription baru kita juga dapat melihat list dari contract dan
juga dapat melihat serviceyag tidak aktif, yang masih berjalan yang sudah kadaluarsa dan juga
yang sudah di tutup/diselesaikan.

5. Shipments
Shipments adalah module yang berguna untuk mengatur pengiriman dan pengiriman produk.
Setelah Shipments sudah di aktifkan maka module ini akan berada di dalam menu Third party.
Dimana disini shipments berguna untuk mendata alamat pengiriman. Cara membuat nya adalah
1. Klik menu third party, kemudia klik contacts/address maka akan muncul tampilan seperti ini.
2. Jika ingin membuat contact baru maka klik new contact/address. Maka akan muncul
tampulan seperti berikut.

3. Isi lah semua form sesuai dengan format. Setelah itu klik add yang ada di bawah.
6. Intenvertions

Intenvertions adalah module untuk membuat catatan intervensi untuk melacak intervensi yang
harus dilakukan. Dan juga mengubah intervensi menjadi faktur untuk menagih pelanggan. Setelah
intenvertions sudah aktif aka module ini akan berada di dalam menu commercial. Cara membuat
intenvertions adalah

1. Klik menu commercial lalu klik intenvertions maka tampilannya akan seperti berikut

2. Jika ingin membuat intervention baru klik new intervention, tampilannya akan seperti
berikut

3. Pilih third party yang ingin anda ubah menjadi tagihan. Setelah itu klik create draft
Di dalam module ini kita juga dapat melihat list yang berisi third party yang mana saja yang
sudah kita masukkan ke dalam penagihan.
7. Tikets

1. Klik menu tickets, maka akan muncul tampilan seperti berikut

2. Isi semua form sesuai dengan format yang ada. Setelah itu klik new ticket
Di dalam module ini kita juga dapat melihat list tiket yang sudah di buat, tiket kita sendiri dan
juga statistika daripada tiket tersebut
VRM
1. Pertama kita pilih modul Vendor Relationship Management(VRM)

2. Lalu kita pilih vendor , maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini
3. Kita berada di menu Third-Parties, anda bisa membuat baru Thrid-Party anda , dengan klik
“New third-party , maka akan mucul tampilan di bawah ini

4. Setelah selesai mengisi data yg di inginkan , maka klik create new Third-Party , maka anda
secara otomatis berhasil membuat Third-Party

5. Di dalam Thrid-Party juga dapat menambahkan data seperti di bawah ini

6. Kita dapat menambahkan prospek dengan cara , klik new prospek, setelah itu isi data sesuai
kebutuhan, lalu klik create Third-Party pada halaman paling bawah.

7. Kita juga dapat menambahkan data costumer , dengan klik “New Costumer “ pada menu
third-party

8. Kita juga dapat menambahkan data vendor , dengan klik “New Vendor “ pada menu third-
party
9. Selanjutkan kita masuk ke fitur komersil, yang dimana kita bisa memasukkan data pembelian
dan juga proposal vendor

10. Untuk memasukkan data order baru kita bisa klik new order ,lalu isi sesuai keinginan dan
setelah selesai klik create draf

11. Untuk membuat vendor proposal , kita bisa klik new price request , lalu isi sesuai keinginan
dan setelah selesai klik create draf
12. Selanjutkan kita ke Billing Payment, di sini kita bisa input data tagihan
PM

Management Product (PM)

Gambar 1 Management Product

Manajemen produk adalah fungsi siklus hidup organisasi dalam suatu
perusahaan yang berurusan dengan perencanaan, peramalan, dan
produksi, atau pemasaran suatu produk atau produk pada semua tahap
siklus hidup produk.
1. Product
suatu produk adalah objek atau sistem yang tersedia untuk digunakan
konsumen; itu adalah apa pun yang dapat ditawarkan ke pasar untuk
memuaskan keinginan atau kebutuhan pelanggan.
Cara membuat Produk baru ialah :
- Setelah products sudah diaktifkan maka akan muncul menu products di
tempat menu dolibarr, klik menu tersebut maka akan muncul tampilan
pada gambar 1 produk
Gambar 1 Produk

- Setelah itu klik New Products untuk membuat Pruduct yang baru. Kemudian data sesuai
format dari keperluan dan data yang diibuat akan terlihat jelas.

- Setelah semua data sudah dimasukan maka klik Create Products

Gambar 2 Produk

- Products selesai dibuat

DI dalam Products kita juga dapat yang sudah ada, dengan hal waktu (untuk semua products yang
sudah ada) List Products.
 2. Services

Services adalah transaksi di mana tidak ada barang fisik yang ditransfer dari penjual ke
pembeli. Manfaat dari layanan semacam itu harus ditunjukkan oleh kesediaan pembeli
untuk melakukan pertukaran. Layanan publik adalah yang dibayar oleh masyarakat (negara
bangsa, serikat fiskal, wilayah).

Cara Membuat Services baru ialah :

- Setelah services sudah diaktifkan maka akan muncul menu service di tempat menu dolibar,
klik menu tersebut maka akan muncul pada gambar 1 services

Gambar 1 services

- Seperti yang dijelaskan pada product, tetapi di dalam services terlihat pada gambar 1
Services ada yang berbeda yaitu Duration, berapa lama yang ingin digunakan.

Gambar 2 Services
 - Terlihat pada gambar 2 Services sama aja seperti di products. Tetapi di dalam terdapat pada
list Services.

3. Stocks
Stocks adalah semua saham di mana kepemilikan korporasi dibagi. [1] Dalam bahasa Inggris
Amerika, saham tersebut dikenal sebagai "saham". Satu bagian saham mewakili kepemilikan
fraksional dari perusahaan secara proporsional dengan jumlah total saham. Ini biasanya
memberikan hak kepada pemegang saham untuk sebagian kecil dari pendapatan
perusahaan, hasil dari likuidasi aset (setelah melepaskan semua klaim senior seperti utang
terjamin dan tidak aman), atau hak suara, sering membaginya secara proporsional dengan
jumlah uang yang diinvestasikan setiap pemegang saham.

Cara membuat Stocks :

- Setelah Stocks sudah diaktifkan maka akan muncul menu Warehouses di tempat menu
dolibarr, klik menu tersebut maka akan muncul tampilan pada gambar 1 Stocks

Gambar 1 Stocks

- Masukan referensi terlebih dahulu, Data terdekat, deskripsi, alamat, kota, negara, dan satu
lagi status ada dibuka dan ditutup. Maskud di buka apakah stocks barang tersebut ingin
digunakan atau sebaliknya jika ditutup berarti tidak ingin digunakan
Gambar 2 Stocks

- Setelah data terisi semua maka klik create

- Stocks selesai dibuat, Terlihat pada gambar 2 Stocks didalam warehouse ada terdapat
beberapa list warehouse, movemont,bulk stock transfer.

4. Product Lots

suatu produk adalah objek atau sistem yang tersedia untuk digunakan konsumen; itu adalah apa pun
yang dapat ditawarkan ke pasar untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan pelanggan dan
berbagai banyak produk.

Gambar 1 Product Lots

- Terdapat gambar 1 Product Lots yang dimana product lots nya belum di aktivtkan. Dan
terdapat Home, Product | Services dan Tools
- Jika sudah di aktivkan Product Lots Terlihat pada gambar 2 Product Lots. Maka berbagai
macam fungsi akan muncil seperti Third-Parties, Commercial dan Billing | Payment. Terlihat
pada gambar 3 Product Lots
 Gambar 2 Product Lots

Gambar 3 Product Lots

5. Product Varians

suatu produk adalah objek atau sistem yang tersedia untuk digunakan konsumen; itu adalah apa pun
yang dapat ditawarkan ke pasar untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan pelanggan dan
berbagai varian produk.

Cara memakai Product Varians :

- Didalam product varians terdapat ada new shipment, list product varians yang terdapat
(Draft,Validated,Processed), Dan Statistic.
- Klik pada new shipment, terlihat pada gambar 1 Product Varian tidak ada pengiriman
Gambar 1 Product Varian

Gambar 2 Product varian

- Pada gambar 2 Product Varian bisa melihat statistik naik turun barang
Project / Collaborative work
Proyek/Collaborative Work adalah membangun suatu proyek untuk menjalin kerja sama
antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya sehingga timbul hubungan antar kolerasi.
Didalam Proyek/Collaborative Work pada aplikasi Dolibarr ini terdapat 3 modul yaitu
Projects or Leads, Event/Agenda , dan Resource.
1. Project or Leads

Manajemen proyek, prospek / peluang dan / atau tugas. Anda juga dapat menetapkan elemen
apa pun (faktur, pesanan, proposal, intervensi, ...) ke proyek dan mendapatkan tampilan
transversal dari tampilan proyek.
2. Event/Agenda

Untuk menentukan Tanggal Perjanjian pertemuan maupun perjanjian hubungan Pelanggan

dengan vendor dengan baik sesuai kontrak secara manual dan juga menentukan batasan
estimasi waktu yang berjalan.

3. Resource

Untuk mengelola sumber daya pada perusahaan seperti printer, mobil, kamar,dll,
untuk dialokasikan ke pertemuan/acara.
Langkah membuat Faktur/Perjanjian Kontrak pada Proyek baru :
1. Sebelum melakukan Create data , Aktifkan terlebih dahulu modul yang akan
dijalankan dengan cara klik tombol hijau yang ada di pojok kanan baris Projects
or Leads.

2. Kemuadian anda pilih Lead | Proyek dimenu bar atas

Akan muncul tampilan seperti ini setelah diklik :

3. Lalu anda bias pilih dimenu kiri atas yaitu New Lead or Project.
Tampilan akan seperti ini ketika sudah diklik :

Kemudian anda bisa isi data sesuai kebutuhan dan keperluan perusahaan anda
maupun vendor yang terkait. Setelah data telah terisi lengkap maka anda bisa
langsung Klik Create Draft pada bawah faktur kontrak perjanjian tersebut.

Maka tampilannya akan seperti ini :

Data yang telah diisi dapat di Modikasi , Klon (Menyalin data yang sudah ada),
Menghapus data yang tidak diinginkan(Data tak terpakai), Mencetak langsung
Kontrak Perjanjian atau pun Faktur, dan dapat Menvalidasi data tersebut.
4. Kemudian anda kembali pada menu Home , Dan pilih Agenda pada modul yang
tadi dan aktifkan tombol hijau yang ada dipojok kanan .

Kemudian pilih Agenda pada menu diatas:

5. Klik New Event pada bagian kiri atas dimenu maka tampilan akan menjadi:
 Anda dapat mengisi data sesuai dengan tangga pertemuan perusahaan dengan
pihak vendor yang terkait.
Setelah mengisi data sesuai dengan format diatas klik Add.

Maka tampilan akan menjadi :

6. Lalu jika tahap Agenda sudah dilakukan , Kembali ke menu Home dan pilih
Module.
Kemudian cari Projrct/Collaborative work kemudian aktifkan Tombol hijau
Resources disebelah kanan.
7. Pilih Alat pada bagian atas

Kemudian tampilan akan berubah menjadi seperti dibawah ini :

Klik New Resource
Seteleh diklik Maka anda dapat mengisi data sesuai dengan format dibawa ini

Kemudian klik Create.

Data yang anda masukkan telah tersimpan.
 BAB IV RANGKUMAN

Kesimpulan

Jadi dari semua area fungsional yang sudah di bahas dapat di simpulkan bahwa dengan
menggunakan erp kita dapat memudahkan kita dalam memanagement pengerjaan di dalam
peruasahaan sehingga kita dapat menefisiensi kan waktu yang di butuhkan ( lebih cepat di
bandignkan memanagement manual).
 REFERENSI

https://www.ptbsi.co.id/index.php/news/blog/195-apa-yang-dapat-dilakukan-oleh-erp-system