Implementasi Sistem Informasi Inventory Berbasis Web
pada Amanda Brownies
Aulia Nuri Ikhsanati
Telkom University
Bandung, Indonesia
auliaikhsanati@gmail.com
Abstrak— Dunia industri kini telah berkembang pesat, hal
ini dipengaruhi oleh berbagai faktor baik faktor internal
maupun faktor eksternal. Salah satu faktor yang membawa
dampak pada berkembangnya dunia industri adalah teknologi.
Dengan adanya teknologi, perusahaan dapat menggunakan
sistem informasi untuk membantu proses bisnis perusahaan.
Amanda Brownies merupakan salah satu toko kue kukus yang
cukup terkenal di Indonesia. Amanda Brownies memiliki
sebuah pabrik yang berlokasi di Bandung, dimana proses
pencatatan stok bahan baku masih dilakukan secara manual.
Hal ini menimbulkan masalah seperti informasi ketersediaan
bahan baku yang tidak valid, sehingga menghambat proses
produksi dan banyaknya bahan baku yang mengalami expired
dan rusak karena penyimpanan yang terlalu lama. Untuk
mengatasi hal tersebut Amanda Brownies dapat
mengimplementasikan ERPNext untuk mendukung proses
bisnisnya.
Kata Kunci—ERPNext, Sistem Informasi Logistik,
implementasi
Abstract— The industrial world has developed rapidly, this is
caused by various internal and external factors. One factor that
has an impact on its development is industrial technology. With
technology, companies can use information systems to help
company business processes. Amanda Brownies is one of the
most famous steamed cake shops in Indonesia. Amanda
Brownies has a factory located in Bandung, where the process of
recording raw material stocks is still done manually. This causes
problems such as invalid information, production processes and
raw materials that are outdated and damaged due to long storage.
To overcome this, Amanda Brownies can implement ERPNext to
support its business processes.
Keywords—ERPNextt, Logistic Information System,
implementation
I. PENDAHULUAN
Kini dunia teknologi sedang berkembang pesat.
Teknologi yang dapat berinteraksi dengan orang, data,
proses bisnis dalam suatu perusahaan biasa disebut dengan
Sistem Informasi. Dengan adanya sistem informasi,
penyelesaian pekerjaan akan menjadi lebih cepat dan
memiliki nilai efektifitas yang tinggi. Sehingga produk
keluaran yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas, dan
berdampak pada keuntungan yang diperoleh oleh
perusahaan
Begitu juga dengan Amanda Brownies yang bergerak
dibidang kuliner makanan. Dalam kegiatan bisnisnya,
Amanda Brownies melakukan berbagai kegiatan, salah
satunya adalah pembelian bahan baku. Setiap melakukan
pembelian bahan baku, bagian Gudang harus melakukan
pencatatan mengenai bahan baku apa saja yang masuk
Gudang. Selain itu bagian Gudang juga harus mencatat,
bahan baku apa saja yang keluar dari Gudang dan
melakukan update data bahan baku yang masih tersedia di
Gudang. Namun dikarenakan proses pencatatan yang masih
dilakukan secara manual, meneyebabkan proses pencatatan
bahan baku menjadi lebih lama, dan human error pun tidak
dapat dihindari seperti kesalahan penginputan data atau
bahkan bagian Gudang lupa tidak melakukan pencatatan.
Hal ini menyebabkan data bahan baku tidak terupdate dan
banyak bahan baku yang rusak serta lewat dari batas tanggal
penggunaan / kadaluarsa karena tidak segera digunakan
untuk proses produksi
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, Amanda
Brownies dapat mengimplementasikan Sistem Informasi
Inventory. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengadopsi
modul yang berkaitan dengan inventory / pergudangan yang
disediakan dari oleh ERP. Salah satu software yang
menyediakan modul tersebut adalah ERPNext. ERPNext
menyediakan Modul Stok yang dapat berfungsi untuk
mengatur dan mengelola semua stok barang yang ada di
Gudang. Dengan demikian, diharapkan ERPNext dapat
mendukung proses bisnis yang ada di Amanda Brownies
sehingga dapat menyelesaikan permasalahan yang ada dan
kegiatan bisnis yang ada menjadi lebih efektif dan efisien.
II. LANDASAN TEORI
A. Sistem Informasi
Pegertian Sistem Informasi menurut Sutabri (2005:42),
Sistem Informasi adalah suatu system didalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi
yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan
menurut Lani Sidharta (1995:11), Sistem Informasi adalah
sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari
komponen – komponen manual dan komponen – komponen
terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data,
memproses data, dan menghasilkan informasi untuk
pemakai.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat kita simpulkan
bahwa Sistem Informasi adalah sebuah system yang saling
terintegrasi dan terkomputerisasi yang dapat mendukung
fungsi operasi yang ada di perusahaan.
B. Inventory
Menurut Rangkuti (2007:2) menyatakan bahwa
persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan
bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan
untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk
yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen
atau pelanggan setiap waktu.
 Dengan demikian dapat kita simpulkan bahwa Sistem
Informasi Inventory adalah sebuah sistem yang terintegrasi
dan terkomputerisasi yang berfungsi dalam pengelolaan
persediaan yang menyediakan informasi untuk analisa,
perencanaan dan pengendalian dalam pengambilan
keputusan.
C. ERPNext
ERPNext adalah aplikasi open source berbasis web yang
digunakan untuk usaha kecil dan menengah dalam
membantu mengelola akuntansi, persediaan, penjualan,
pembelian, administrasi, proyek, data pelanggan, dan
website.
ERPNext dikembangkan oleh Web Notes Technologies
Pvt Ltd yang dibangun pada sistem database MySQL
menggunakan bahasa pemrograman Python. ERPNext
membantu kita untuk mengatur semua informasi yang
dibutuhkan ke dalam suatu aplikasi dan digunakan untuk
mengambil keputusan berdasarkan data yang ada pada
perusahaan
D. Flowchart Diagram
Menurut Jogiyanto (2005) flowchart adalah bagan atau
chart yang menunjukkan alir atau arus (flow) di dalam
program atau prosedur sistem secara logika.
Dengan adanya flowchart diagram, dapat digunakan
untuk melihat proses dari sebuah program ketika dijalankan
dan digunakan sebagai pedoman dalam menyusun atau
mengembangkan aplikasi
Gambar 1. Flowchart Diagram
E. Entity Relationship Diagram
Menurut Brady dan Loonam (2010), Entity Relationship
Diagram (ERD) merupakan teknik yang digunakan untuk
memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya
oleh Sistem Analis dalam tahap analisis persyaratan proyek
pengembangan sistem.
Sedangkan menurut Mata-Toledo dan Cushman (2007 :
139) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan
representasi grafis dari logika database dengan menyertakan
deskripsi detail mengenai seluruh entitas (entity), hubungan
(relationship), dan batasan (constraint).
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat kita
simpulkan bahwa ERD adalah model data yang digunakan
untuk menggambarkan seluruh entitas (entity), hubungan
(relationship), dan batasan (constraint) yang digunakan
untuk memenuhi kebutuhan analisis dalam pengembangan
sebuah system.
Gambar 2. Simbol-simbol ERD
F. Data Flow Diagram
Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut James
A. Hall adalah suatu diagram yang menggunakan simbol-
simbol untuk mencerminkan proses, sumber-sumber data,
arus data dan entitas dalam sebuah sistem.
Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu
1. Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan tentang seluruh
proses yang ada dalam suatu system. Biasanya
diagram ini diberi nomol 0 (nol). Diagram ini tidak
memuat penyimpanan data dan terlihat sederhana
2. Diagram Nol (diagram level-1)
Diagram Nol (diagram level-1) merupakan diagram
yang menggambarkan tentang pemecahan dari
diagram konteks
3. Diagram Rinci
Diagram rinci merupakan diagram yang
menguraikan proses yang ada dalam diagram Nol
Gambar 3. Simbol-simbol DFD
III. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
A. Amanda Brownies
Amanda Brownies adalah salah satu toko kue yang
terbesar di Indonesia. Amanda Brownies berkantor pusat di
Jl Rancabolang No 29 Kecamatan Rancasari, Kota
Bandung. Kini Amanda Brownies memiliki puluhan outlet
yang tersebar di berbagai wilayah yang ada di
Indonesia.Amanda Brownies mdapat melayani
konsumennya dengan produk yang berkualitas dan Sistem Inventory Amanda Brownies(Eksisting)

memuaskan Bagian Gudang Supplier Direktur

Amanda Brownies memiliki kurang lebih 60 orang Start

pegawai, setiap pegawai memiliki tugas masing-masing.

Untuk bagian Gudang terdapat 10 pegawai yang masing Cek Persediaan
Bahan Baku

masingnya memiliki tugas yang berbeda. Terdapat kepala

bagian gudang yang bertanggung jawab atas pengelolaan Ya Stok Tersedia ? Tidak

Gudang, terdapat pegawai yang bertugas mencatat dan Update Data Bahan Menentukan
Baku Supplier
mengecek persediaan stok bahan baku dalam Gudang, dan
ada buruh angkut yang bertugas untuk mengangkut bahan Stok Bahan Baku Membuat surat Menerima surat

baku. Dalam setiap harinya Amanda Browies mampu permintaan bahan

baku
permintaan bahan
baku

memproduksi ratusan kue brownies untuk memenuhi Permintaan Bahan

Baku

kebutuhan konsumen Mengecek

ketersediaan bahan
baku

B. Proses Bisnis Eksisting Amanda Brownies

Tidak
Bahan Baku
tersedia ?

Untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang dibutuhkan

dalam mengimplementasikan sistem informasi logistik, maka
Mengecek kondisi Mengirimkan bahan
diperlukan informasi mengenai proses bisnis eksisting untuk bahan baku baku Ya

mengetahui permasalahan apasaja yang ada di Amanda

Brownies. Berikut ini merupakan proses bisnis eksisting dari

Tidak
Bahan Baku baik
? Faktur

Amanda Brownies : Ya

1. Bagian Gudang melakukan pengecekan stok bahan Bahan Baku masuk

kedalam gudang

baku yang tersedia di Gudang.

2. Apabila stok tersedia maka Bagian Gudang Membuat Laporan
Bahan Baku Masuk
Bahan Baku Mauk
Gudang

melakukan update data mengenai ketersediaan bahan Gudang

baku, jika stok tidak tersedia maka Bagian Gudang End

melakukan konfirmasi mengenai ketidaktersediaan

bahan baku, dan melakukan permintaan pengiriman
bahan baku dengan cara menentukan Supplier
terlebih dahulu
3. Kemudian bagian Gudang akan membuat surat
permintaan bahan baku
4. Supplier menerima surat permintaan bahan baku
5. Setelah menerima surat permintaan bahan baku,
supplier melakukan pengecekan apakah bahan baku
yang diminta tersedia atau tidak.
6. Apabila bahan baku yang diminta tersedia, maka
supplier akan mengirim bahan baku tersebut,
sedangkan apabila tidak tersedia maka bagian
Gudang akan menentukan supplier lain
7. Saat bahan baku tersedia, Supplier akan mengirimkan
bahan baku dan membuat faktur
8. Kemudian bagian Gudang akan mengecek kondisi
bahan baku, apabila dalam kondisi baik maka bahan
baku akan masuk Gudang
9. Lalu Bagian Gudang membuat laporan Bahan Baku
Masuk Gudang dan dilaporkan kepada direktur
10. Namun apabila kondisi bahan baku tidak baik maka
bahan baku akan dikembalikan kepada supplier
Gambar 4. Flow Chart Sistem Inventory Amanda Brownies (Eksisting)
C. Identifikasi Masalah :
Berdasarkan proses bisnis diatas, terdapat permasalahan-
permasalahan yang dialami oleh Amanda Brownies sebagia
berikut :
1. Ketidakvalidan data dalam ketersediaan bahan
baku. Hal ini disebabkan adanya kesalahan dalam
penginputan data.
2. Sulitnya menghasilkan laporan yang tepat dan
cepat.
3. Ketidakpastian status ketersediaan bahan baku.
4. Banyaknya bahan baku yang rusak karena terlalu
lama disimpan dalam Gudang
5. Pendataan barang masih dilakukan secara manual.
6. Pencarian barang, baik berupa laporan stok
barang,laporan barang masuk dan laporan barang
keluar memakan waktu yang cukup lama karena
harus mencari berkas tersebut
D. Analisis Kebutuhan Perusahaan

Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang ada di

Amanda Brownies, penulis merencanakan membuat sistem
baru yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan
yang ada di Amanda Brownies.

1. Context Diagram
Pada Context Diagram, digambarkan proses secara
keseluruhan dari sistem informasi inventory dari
Amanda Brownies. Pihak-pihak yang terlibat dalam
proses adalah Supplier, Bagian Gudang, Dan
Direktur. Dengan adanya Sistem Inventory, Bagian
 Gudang melakukan pengecekan stok bahan baku Dan Data Barang
Data Supplier
2.1
Data Barang
View Data
menginputkan stok bahan baku yang tersedia di Data Transaksi

Informasi Data Barang

Data Barang

Gudang. Apabila stok bahan baku habis, Bagian Informasi Data Supplier
Informasi Data Bahan Baku

Gudang akan mengirimkan permintaan bahan baku

kepada Supplier. Lalu setelah menerima permintaan
bahan baku, Supplier akan mngirimkan bahan baku Bagian Gudang
Data Barang
Data Supplier
2.2
Data Barang Barang
Input Data
kepada Amanda Brownies. Disaat bahan baku masuk Data Transaksi

kedalam Gudang, sistem akan mencatat data bahan

baku yang masuk kedalam Gudang dan menghasilkan
Laporan Bahan Baku Masuk yang diberikan kepada Data Barang
2.3
bagian Gudang dan Direktur. Selain itu, sistem juga Data Supplier
Data Transaksi
Edit Data
Data Barang

akan mencatat data bahan baku yang keluar dari

Gudang dan menghasilkan Laporan Bahan Baku Data Barang
Data Supplier Data Barang
Keluar dan Laporan Stok Bahan Baku Data Transaksi

2.4
Hapus Data

Mengecek Stok Bahan Baku

Sistem Informasi Inventory
Lap.Stok Bahan

Lap.Stok Bahan
Gambar 7. DFD Level 2 Proses 2

Baku Masuk
Baku Keluar
Baku Masuk

Baku Keluar
Lap. Bahan

Lap. Bahan
Lap. Bahan

Lap. Bahan
DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Supplier
Direktur Data Barang
Bagian Gudang 3.1
Data Supplier Data Supplier
Menginputkan Stok Bahan Data Transaksi
View Data
Baku Data Supplier

Data Supplier

Gambar 5. Context Diagram

2. DFD Level 1 Bagian Gudang Data Supplier

3.2
Input Data
Data Supplier Supplier

Pada Level 1, dari context diagram akan

dikembangkan DFD level 1 yang menggambarkan
keseluruhan proses yang dapat dilakuakn oleh sistem.
3.3
Data Supplier Data Supplier
Edit Data

Validasi
Data Login 1. Login Bagian Gudang
Hak Akses
Validasi Hak Akses
Data Supplier Data Supplier
Data Barang

3.4
Data Barang 2. Pengelolaan Hapus Data
Data Supplier Data Bahan Data Barang Barang
Data Transaksi Informasi Data Barang Baku
Informasi Data Supplier
Informasi Data Bahan Baku Data Barang
Data Supplier Gambar 8. DFD Level 2 Proses 3

Data Supplier 3. Pengelolaan

Data Supplier
Data Supplier Supplier DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Bahan
Bagian Gudang DataSupplier
Data
Supplier
Masuk
Data Bahan Baku Masuk
Data Bahan Baku Masuk Data Bahan 4.1
Data Detai Bahan Baku Masuk
Bahan Baku Baku Masuk View Data
Data Detai Bahan Baku Masuk
Masuk
4. Pengelolaan Data Bahan Data Bahan Baku Masuk
Data Bahan Baku Masuk
Data Bahan Baku Masuk Data Detail Bahan Masuk
Data Bahan Baku Masuk
Masuk Detail Bahan
Baku Masuk

Data Detail BB. Masuk

Data Bahan Baku Keluar Data Detai
Data Bahan Bahan Baku BB Masuk Data Bahan Baku Masuk 4.2 Data Bahan Data Bahan Data Detail
Bagian Gudang Data Detail Bahan Masuk
Baku Keluar Keluar Input Data Baku Masuk Baku Masuk Bahan Baku Masuk
5. Pengelolaan
Data Bahan Baku Keluar Data Bahan
Keluar Data Detail Data Detai Bahan Baku Masuk
Detail Bahan
BB.Keluar Data Bahan
Baku Keluar Baku Masuk
Laporan
Data Detail BB Keluar Data Bahan 4.3 Data Bahan
Baku Keluar Hitung Total Baku Masuk

6. Laporan Data Detai Bahan Baku Masuk

Data Bahan
Baku Masuk

Direktur Laporan
Data Bahan Baku Masuk 4.4
Data Detail Bahan Masuk Edit Data Data Bahan
Baku Masuk
Gambar 6. DFD Level 1
3. DFD Level 2 Data Detai Bahan Baku Masuk

Pada Level 2, dari diagram level 1 akan Data Bahan Baku Masuk
4.5
Hapus Data
dikembangkan DFD level 2 yang menggambarkan Data Detail Bahan Masuk

Data Detai Bahan Baku Masuk

detail dari proses yang ada.
Gambar 9. DFD Level 2 Proses 4
DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Bahan Baku
DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Bahan
Keluar
 Data Bahan 5.1
Data Detai Bahan Baku Keluar
Baku Keluar View Data
Data Detai Bahan Baku Keluar
Data Bahan Baku Keluar
Data Bahan Baku Keluar
Data Detail Bahan Keluar
Data Bahan Baku Keluar
IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Bagian Gudang
Data Bahan Baku Keluar
Data Detail Bahan Keluar
5.2 Data Bahan Data Bahan Data Detail
Berdasarkan uraian diatas dapat kita simpulkan
Input Data Baku Keluar Baku Keluar Bahan Baku Keluar
bahwa untuk meningkatkan performa dari proses bisnis
Data Detai Bahan Baku Keluar yang ada, dibutuhkan adanya penggunaan teknologi /
Data Bahan
Baku Masuk sistem informasi yang dapat mendukung proses bisnis
5.3 Data Bahan pada organasasi. Untuk mengetahui bagaiamana sistem
Hitung Total Baku Keluar

Data Detai Bahan Baku Keluar

informasi yang dibutuhkan, organisasi/ perusahaan perlu
Data Bahan
melakukan analisis kebutuhan terlebih dahulu sebagai
Baku Keluar
dasar dan acuan dalam menentukan sistem informasi
Data Bahan Baku Keluar
Data Detail Bahan Keluar
5.4
Edit Data Data Bahan
seperti apa yang dibutuhkan perusahaan
Baku Keluar

Data Detai Bahan Baku Keluar

Data Bahan Baku Keluar

5.5
Hapus Data
REFERENCES
Data Detail Bahan Keluar

Data Detai Bahan Baku Keluar

[1] Tata Sutabri, “Sistem Informasi Manajemen”, 2005, Yogyakarta,

Gambar 10. DFD Level 2 Proses 5 Andi
4. Entitiy Relationship Diagram (ERD) [2] Lani Sidharta, “Pengantar sistem Informasi Bisnis”,1995,Jakarta,
PT.ELEX Media Komputindo,
Untuk memodelkan data pada sistem informasi
[3] Donald Walters. “Logistics, an introduction to supply chain
inventory maka dibuat Entitiy Relationship Diagram management,” . Palgrave Mc Milan, 2003
(ERD) seperti yang digambarkan dibawah ini [4] Jogiyanto, H.M. “Analisa dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis”,2005, Yogyakarta,
Nama Jumlah_Stok Nama Andi
Alamat Tgl_Expired
Id Barang
Id Pegawai Id Supplier Alamat
[5] Davis, B Gordon, “Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen”
1984,Jakarta, Pustaka Bina Presindo.
Bagian_Gudang Barang Supplier
[6] Hall, James,”Sistem Informasi Akuntansi” Edisi Empat, 2011,
meng elola
mensuplai Jakarta, Salemba Empat
[7] Sutanta, Edhy, “Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual”,
memiliki 2011,Yogayakarta, Andi Offset
[8] Freddy, Rangkuti. 2007. “Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang
Bahan_Baku_Keluar Bahan_Baku_Masuk
Bisnis”. Jakarta: PT. Rajagrafindo Persada.

Jumlah_Stok Id Barang Jumlah_Stok Id Barang

Tgl_Expired Tgl_Expired

Gambar 11. ERD Sistem Inventory Amanda Brownies