Laporan Ujian

Akhir Semester
(UAS)

Dokumen :
Tata Kelola Teknologi Informasi
Perpustakaan Stikom Surabaya
Menggunakan Standar Cobit dengan IT
Process PO8

Alanvianto Mukti Tamtomo

Satryo Widodo
Candra Dwi Prasetya
Galih Okta Siwi
M. Rangga Nurcahyo
M. Ario Wibisono

13410100048
13410100049
13410100061
13410100068
13410100069
13410100070

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2016

DAFTAR ISI
BAB I .................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN ................................................................................................................... 1
1.1

Latar Belakang..................................................................................................... 1

1.2

Visi dan Misi Perusahaan .................................................................................... 3

1.3

Alasan Pengambilan Studi Kasus......................................................................... 3

BAB II ................................................................................................................................... 5
METODOLOGI...................................................................................................................... 5
2.1

Penentuan IT Proses ........................................................................................... 5

2.1.1

Mapping Visi Dan Misi Dengan Balanced Scorecard .................................. 5

2.1.2

Pemilihan IT Proses ..................................................................................... 5

2.1.3

Mapping RACI Chart & Struktur Organisasi ................................................ 5

2.2

Pembuatan Kuesioner ......................................................................................... 6

2.2.1

Pembuatan Kuesioner 1 .............................................................................. 6

2.2.2

Pembuatan Kuesioner 2 .............................................................................. 9

2.3

Analisis Hasil Kuesioner..................................................................................... 15

2.3.1

Hasil Rekap Kuesioner 1 ............................................................................ 15

2.3.2

Hasil Rekap Kuesioner 2 ............................................................................ 16

BAB III ................................................................................................................................ 22

TEMUAN & REKOMENDASI ............................................................................................... 22
3.1

Temuan Sebab Akibat dan Rekomendasi.......................................................... 22

3.2

Saran pengembangan berdasarkan as-is to-be................................................ 23

LAMPIRAN ......................................................................................................................... 24

Page | i

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang
Perguruan Tinggi (PT) merupakan institusi yang memberikan pelayanan
kepada masyarakat untuk menyiapkan Sumber Daya Manusia (SDM)
masa depan yang bermutu dan berdayaguna. Proses menyiapkan SDM
pada PT membutuhkan sumber informasi terbaru agar SDM yang
dihasilkan mempunyai kompetensi yang up-to-date. Proses tersebut
harus didukung oleh beberapa aktivitas penunjang untuk keberhasilan
proses di PT. Salah satu aktivitas penunjang yang cukup penting pada PT
sebagai

penyelenggara

pendidikan

adalah

perpustakaan.

Pada

pelaksanaan pelayanan perpustakaan perlu adanya Teknologi Informasi

(TI)

untuk

mendukung

operasional

perpustakaan,

mengingat

perpustakaan adalah jantung dari sebuah PT. Salah satu PT yang

menggunakan TI adalah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
bisa disebut (STIKOM) Surabaya. STIKOM menggunakan TI sebagai sarana
untuk memberikan layanan kepada seluruh civitas akademika dan
membantu terlaksananya aktivitas di seluruh unit kerja yang ada. Saat
melaksanakan aktivitasnya, STIKOM memberikan jasa layanan sirkulasi
peminjaman dan informasi mengenai kepustakaan melalui kinerja TI yang
ditangani oleh Bagian Perpustakaan. Pada pelaksanaan tugasnya,
Perpustakaan STIKOM sudah didukung oleh TI berupa Sistem Informasi
Perpustakaan.

Untuk

pengadaan

TI

ini

dilakukan

oleh

Bagian

Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi (PPTI). Namun

terdapat permasalahan dalam Sistem Informasi Perpustakaan yang ada
saat ini dan menjadi alasan kami untuk melakukan Tatakelola Teknologi
Informasi Perpustakaan di STIKOM, yaitu diduga kurang sesuainya
penggunaan sistem informasi dalam pelaksanaannya dengan arah tujuan
manajemen perpustakaan yang ada di STIKOM Surabaya (alignment
between business and IT objectives). Hal ini dapat dilihat pada
Page | 1

peminjaman mandiri dan perpanjangan dan fasilitas untuk mendukung

pengguna untuk belajar mandiri. Dan pembuatan sistem informasi eresources,

pengembangan

teknologi

indexing

services

yang

memungkinkan pengguna dapat mencari dan mengakses koleksi dalam

format digital dengan cepat. Kedua sistem informasi yang telah ada di
perpustakaan STIKOM Surabaya ini belum dimanfaatkan secara optimal
oleh mahasiswa. Permasalahan ini diduga di fase inception (inisialisasi)
dalam proses pengembangan sistem informasi perangkat lunak yang ada
di perpustakaan masih kurang dan belum terjamin dari sisi tata kelola IT
(IT Governance), yaitu tidak adanya planning yang matang tentang tujuan
dalam pembuatan sistem informasi atau fasilitas tersebut. Sehingga
perpustakaan STIKOM Surabaya belum memiliki acuan dari arah
perkembangan teknologi informasi yang sedang dan akan digunakan di
perpustakaan STIKOM Surabaya. Acuan dalam memilih proses-proses TI
yang terkait dengan studi kasus adalah matriks yang telah dipetakan
COBIT antara business goals, IT goals dan proses-proses TI. (1) Penelitian
oleh Sushma Mishra (2006) yaitu analisis kerangka kerja sistem yang
terintegrasi menggunakan COBIT 4.0 berdasarkan proses pengembangan
perangkat lunak. Analisa ini melakukan pemetaan framework COBIT
bukan berdasarkan domain melainkan pada tahapan tahapan yang ada
dalam unified process yaitu inception, elaboration, Construction dan
Transition. Sehingga setiap proses pengembangan perangkat lunak
memiliki konsentrasi pada sub domain yang berbeda, misal pada fase
inception, dimana hanya fokus pada domain Plan and Organise (PO1
PO6, PO8), Acquire & Implement (AI1), Deliver & Support (DS1,DS4 dan
DS6), dan Monitor & Evaluate (ME2-ME4), yaitu menyusun rencana
strategis teknologi informasi, mendefinisikan arsitektur informasi
korporat, menentukan arah perkembangan teknologi, merancang
struktur organisasi teknologi informasi, mempertimbangkan investasi
teknologi informasi, mengkomunikasikan arah dan sasaran manajemen,
menjamin pemenuhan standar eksternal, mengidentifikasi solusi
Page | 2

otomatis, menetapkan dan mengelola tingkat layanan, memastikan

kontinuitas layanan, mengidentifikasikan dan mengalokasikan biaya,
menilai kecukupan pengendalian internal.

1.2

Visi dan Misi Perusahaan

Visi :
Terwujudnya perpustakaan sebagai learning commons dan pusat
informasi yang unggul dan berkualitas.
Misi :
1.

Menyelenggarakan proses pengadaan, pengolahan, dan

pelestarian bahan pustaka dan sumber belajar lain sesuai dengan
kebutuhan kurikulum

2.

Menyediakan ruang, sarana dan prasarana bagi sivitas akademik

untuk mendukung pelaksanaan kegiatan belajar, penelitian, dan
rekreasi

3.

Mengembangkan dan memanfaatkan Teknologi Informasi dan

Komunikasi dalam rangka memberikan kemudahan layanan tanpa
batas

4.

Melakukan promosi perpustakaan dengan menyediakan tempat

dan fasilitas serta menyelenggarakan kegiatan di perpustakaan

5.

Melaksanakan pengembangan profesional SDM Perpustakaan

dalam rangka membentuk SDM yang professional, unggul dan
berkompetensi

1.3

Alasan Pengambilan Studi Kasus

Alasan yang kami ambil dengan menyesuaikan PO8 pada level cobit
mengenai manage quality dimana analisis yang kami dapat antara lain :
1. Sirkulasi peminjaman dan pengembalian
2. Perpanjangan tidak bisa dilakukan secara mandiri dalam hal ini ketika
terjadi perpanjangan mahasiswa di perkenankan untuk membayar
Page | 3

denda jika terlambat. Seharusnya hal tersebut dilakukan pada saat

buku akan di kembalikan dan akumulasi denda bisa terlaksana pada
saat pengembalian.

Page | 4

BAB II
METODOLOGI
2.1

Penentuan IT Proses
2.1.1 Mapping Visi Dan Misi Dengan Balanced Scorecard

2.1.2 Pemilihan IT Proses

PO8 manage quality Memastikan Kesesuaian dengan Kebutuhankebutuhan eksternal (Ensure Compliance with External
Requirements)

2.1.3 Mapping RACI Chart & Struktur Organisasi

CEO (Chief Executive Officer) - Kabag Perpustakaan (01)
CFO (Chief Financial Officer) - Sirkulasi & Pelayanan CT (01)
Bussiness Excecutive - Referensi & Pelayanan Publik,
Pengolaan TI (01)

Page | 5

 CIO (Chief Information Officer) - Referensi & Pelayanan

Publik, Pengolaan TI (02)
Business Process Owner - Kabag Perpustakaan (02)
Head Operations - Pengadaan & Pengolaan Koleksi Buku (01)
Chief Architect - Koordinator Sirkulasi & Pengolahan Majalah
(01)
Head Development - Pengadaan & Pengolaan Koleksi Buku
(02)
Head IT Administration - Sirkulasi & Pelayanan CT (02)
PMO (Project Management Office) - Koordinator Sirkulasi &
Pengolahan Majalah (02)
Compilance, Audit, Risk and Security - Pengolahan Koleksi TA
& CD, Referensi & Pelayanan Publik, Pengolahan TI (01),
Administrasi Umum (01)

2.2

Pembuatan Kuesioner
2.2.1 Pembuatan Kuesioner 1

1.

Quality Management System

Tingkat Keperluan

No.

1.

PERTANYAAN

Sangat
Penting

Tidak
Perlu

Perlu

Sangat
Perlu

Keterangan

Mendefinisikan Sistem manajemen

mutu pada struktur organisasi yang
meliputi peran, tugas dan tanggung
jawab dan
mengembangkan kualitas rencana
sesuai dengan kriteria dan kebijakan
dan kualitas data.

Page | 6

2.

IT Standards and Quality Practices

Tingkat Keperluan

No.

1.

PERTANYAAN

Sangat
Penting

Tidak
Perlu

Perlu

Sangat
Perlu

Keterangan

Mengidentifikasi dan
mempertahankan standar, prosedur
dan praktek memandu organisasi
dalam
meningkatkan dan menyesuaikan
praktek kualitas organisasi.

3.

Development and Acquisition Standards

Tingkat Keperluan

No.

1.

PERTANYAAN

Sangat
Penting

Tidak
Perlu

Perlu

Sangat
Perlu

Keterangan

Melakukan penamaan sesuai

dengan format file meliputi
skema dan desain pengguna
standar antar muka sesuai
dengan interoperabilitas, kinerja
sistem
Efisiensi, standar untuk
pengembangan dan pengujian
validasi data

Page | 7

4.

Customer Focus
Tingkat Keperluan

No.

1.

PERTANYAAN

Sangat
Penting

Tidak
Perlu

Perlu

Sangat
Perlu

Keterangan

Fokus terhadap manajemen mutu

pada pelanggan dengan
menentukan kebutuhan mereka
dan menyelaraskan dengan
standar TI dan praktek. Dan
Menentukan peran dan tanggung
jawab tentang antara pengguna /
pelanggan dan organisasi TI.

5.

Continuous Improvement
Tingkat Keperluan

No.

1.

PERTANYAAN

Sangat
Penting

Tidak
Perlu

Perlu

Sangat
Perlu

Keterangan

Perlu Melakukan komunisasi

secara teratur dan membuat
rencana kualitas secara
keseluruhan yang mendorong
perbaikan berkelanjutan

Page | 8

6.

Quality Measurement, Monitoring and Review

Tingkat Keperluan

No.

PERTANYAAN

Sangat
Penting

Tidak
Perlu

Perlu

Sangat
Perlu

Keterangan

Melakukan perencanaan dan

melaksanakan pengukuran untuk
kebutuhan sistem manajemen
mutu untuk mengambil koreksi
yang cepat untuk mengambil
sebuah keputusan

2.2.2 Pembuatan Kuesioner 2

1.

Awareness and Communication

Berikut adalah pilihan jawaban untuk kuisoner
a. Organisasi tidak memahami mengenai pentingnya sistem manajemen mutu.
b. Organisasi tidak membuat prosedur sistem manajemen mutu.
c. Organisasi telah menetapkan kebijakan sistem manajemen mutu.
d. Melakukan standarisasi dalam sistem manajemen mutu.
e. Adanya integrasi pada sistem manajemen mutu.
f. Sistem manajemen mutu terintegrasi dan di berlakukan pada kegiatan TI.
Jawaban

No.

PERTANYAAN
A

Sejauh mana tingkat kesadaran pihak

manajemen sampai saat ini terkait
kebutuhan manajemen mutu?

Apa harapan di masa depan terkait

dengan kesadaran akan kebutuhan
manajemen mutu?

Page | 9

2.

Policies, Plans, and Procedures

Berikut adalah pilihan jawaban untuk kuisoner
a. Tidak adanya perencanaan mengenai kebutuhan manajemen mutu.
b. Adanya perencanaan prosedur namun tidak dilakukannya perencanaan tersebut.
c. Adanya perencanaan prosedur dan dilakukannya perencanaan prosedure tersebut namun
tidak terdapat evaluasi.
d. Adanya perencanaan prosedur dan dilakukannya perencanaan prosedure serta dievaluasi.
e. Kepuasan kualitas survei direncanakan dan adakalanya dilakukan.
f. Basis pengetahuan untuk metrik kualitas ditingkatkan dengan praktek-praktek yang baik.
Jawaban

No.

PERTANYAAN
A

Sejauh mana tingkat kesadaran pihak

manajemen sampai saat ini terkait
kebutuhan manajemen mutu?

Apa harapan di masa depan terkait

dengan kesadaran akan kebutuhan
manajemen mutu?

Page | 10

3.

Tools and Automation

Berikut adalah pilihan jawaban untuk kuisoner
a. Ada harapan di masa yang akan datang terkait dengan manajemen mutu dalam kepastian
akan kepatuhan dengan persyaratan eksternal.
b. Ada kesadaran dalam pengelolaan kebutuhan untuk sistem manajemen mutu. Sistem
manajemen mutu didorong oleh individu di mana hal itu terjadi.
c. Manajemen dapat membuat penilaian resmi berdasarkan kualitas. Sebuah program yang
sedang didirikan untuk menentukan dan memantau kegiatan sistem manajemen mutu
dalam IT.
d. Sebuah proses sistem manajemen mutu didefinisikan dikomunikasikan di seluruh
perusahaan oleh manajemen dan melibatkan IT dan manajemen pengguna akhir.
Harapan kualitas dasar didefinisikan dan dibagi di antara proyek dan dalam organisasi
TI.
e. Sistem manajemen mutu dibahas dalam semua proses, termasuk proses dengan
ketergantungan pada pihak ketiga.
f. Manajemen TI adalah membangun basis pengetahuan untuk metrik kualitas.
Jawaban

No.

PERTANYAAN
A

Sejauh mana tingkat kesadaran pihak

manajemen sampai saat ini terkait
kebutuhan manajemen mutu?

Apa harapan di masa depan terkait

dengan kesadaran akan kebutuhan
manajemen mutu?

Page | 11

4.

Skills and Expertise

Berikut adalah pilihan jawaban untuk kuisoner
a. Staf perpustakaan yang tidak memiliki pendidikan formal perpustakaan, mengikuti
pendidikan formal perpustakaan berupa pelatihan yang bersertifikat.
b. Kemampuan karyawan untuk memberikan jasa sesuai dengan yang dijanjikan,

terpercaya, akurat, dan konsisten.

c. kemampuan karyawan untuk menimbulkan keyakinan dan kepercayaan terhadap

janji yang telah dikemukakan kepada konsumen, misalnya janji dalam promosi.
d. Kesediaan karyawan dan pengelola untuk lebih peduli memberikan perhatian

secara pribadi kepada langganan

e.Pembandingan terhadap industri dan pesaing yang muncul.
f. Proses sistem manajemen mutu fleksibel dan mudah beradaptasi terhadap perubahan
lingkungan TI.
Jawaban
No.

PERTANYAAN
A

Sejauh mana tingkat kesadaran pihak

manajemen sampai saat ini terkait
kebutuhan manajemen mutu?

Apa harapan di masa depan terkait

dengan kesadaran akan kebutuhan
manajemen mutu?

Page | 12

5.

Responsibility and Accountability

Berikut adalah pilihan jawaban untuk kuisoner

a. Penyedia jasa yang mampu atau dapat dipercaya sekaligus prediksi atau dapat diperkirakan
mutunya akan tetap kuat dalam hal penyedia jasa informasi.

b. Diperlukan adanya pelaksanaan kerjasama perpustakaan harus dilakukan dengan

perpustakaan yang selevel

c. Diperlukan manajemen atau pengelolaan yang modern seperti perlunya perencanaan strategi,
positioning perpustakaan, pengembngan produk dan strategi marketingnya , pengembangan SDM
yang berkualitas sampai dengan masalah evaluasi atau akuntabilitas terhadap organisasi.

d. Perlu adanya analisis cost benefit dalam pembuatan aplikasi dan perangkat IT, sehingga
sistem aplikasi dan perangkat IT yang dibuat dapat dipergunakan secara maksimal.
e. menerapkan sejumlah indikator untuk memonitor efektifitas pelaksanaan manajemen
investasi teknologi informasi.
f. Kualitas kepuasan survei adalah proses yang berkelanjutan dan mengarah ke analisis dan
perbaikan tindakan akar penyebab. Ada jaminan resmi pada tingkat proses manajemen
mutu.
Jawaban
No.

PERTANYAAN
A

Sejauh mana tingkat kesadaran pihak

manajemen sampai saat ini terkait
kebutuhan manajemen mutu?

Apa harapan di masa depan terkait

dengan kesadaran akan kebutuhan
manajemen mutu?

Page | 13

6.

Goal Setting and Measurement

Berikut adalah pilihan jawaban untuk kuisoner
a. Tidak memiliki tujuan yang jelas dan tidak ada pengukuran dalam keberhasilan
b. melakukan pengukuran kualitas, elemen yang berhubungan dengan pemecahan

masalah yang dapat diketahui, meskipun tidak menyediakan solusinya.

c. ekstensivitas mencakup jumlah dan profil populasi yang menjadi target sasaran,

jumlah dan profil pemakai jasa dalam organisasi tersebut harus berkompeten
d. Program pendidikan dan pelatihan yang muncul untuk mengajar semua tingkat organisasi
tentang kualitas. Sebuah basis pengetahuan standar sedang dibentuk untuk metrik
kualitas.
e. Program pendidikan dan pelatihan dilembagakan untuk mengajar semua tingkat
organisasi tentang kualitas. Alat dan praktik yang sedang distandarisasi, dan analisis
akar penyebab diterapkan secara berkala. Survei kepuasan kualitas secara konsisten
dilakukan. Sebuah program standar untuk mengukur kualitas di tempat dan terstruktur
dengan baik.
f. Benchmarking terhadap standar eksternal rutin dilakukan.
Jawaban
No.

PERTANYAAN
A

Sejauh mana tingkat kesadaran pihak

manajemen sampai saat ini terkait
kebutuhan manajemen mutu?

Apa harapan di masa depan terkait

dengan kesadaran akan kebutuhan
manajemen mutu?

Page | 14

2.3

Analisis Hasil Kuesioner

2.3.1 Hasil Rekap Kuesioner 1

Page | 15

2.3.2 Hasil Rekap Kuesioner 2

Page | 16

Page | 17

Page | 18

Page | 19

Page | 20

Page | 21

BAB III
TEMUAN & REKOMENDASI
3.1

Temuan Sebab Akibat dan Rekomendasi

Page | 22

3.2

Saran pengembangan berdasarkan as-is to-be

Page | 23

LAMPIRAN
Pemisahan Maturity Model & Pemberian Kode Attribute
No

Group

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.
12.

3
3

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

Statement
Organisasi tidak memiliki proses perencanaan sistem manajemen
mutu dan siklus hidup pengembangan sistem metodologi (SDLC).
Manajemen senior dan IT anggota staf tidak mengakui bahwa
program yang berkualitas diperlukan proyek dan operasiyang tidak
pernah ditinjau dari kualitasnya.
Ada kesadaran dalam pengelolaan kebutuhan untuk sistem
manajemen mutu.
Sistem manajemen mutu didorong oleh individu di mana hal itu
terjadi.
Manajemen dapat membuat penilaian resmi berdasarkan kualitas.
Sebuah program yang sedang didirikan untuk menentukan dan
memantau kegiatan sistem manajemen mutu dalam IT.
Kegiatan sistem manajemen mutu yang terjadi berfokus pada IT
proyek dan inisiatif yang berorientasi proses, bukan pada proses
organisasi.
Sebuah proses sistem manajemen mutu didefinisikan
dikomunikasikan di seluruh perusahaan oleh manajemen dan
melibatkan IT dan manajemen pengguna akhir.
Program pendidikan dan pelatihan yang muncul untuk mengajar
semua tingkat organisasi tentang kualitas.
Harapan kualitas dasar didefinisikan dan dibagi di antara proyek dan
dalam organisasi TI.
Adanya alat dan praktik manajemen mutu umum yang muncul.
Kepuasan kualitas survei direncanakan dan adakalanya dilakukan.
Sistem manajemen mutu dibahas dalam semua proses, termasuk
proses dengan ketergantungan pada pihak ketiga.
Sebuah basis pengetahuan standar sedang dibentuk untuk metrik
kualitas.
Metode analisis biaya-manfaat yang digunakan untuk membenarkan
inisiatif sistem manajemen mutu.
Pembandingan terhadap industri dan pesaing yang muncul.
Program pendidikan dan pelatihan dilembagakan untuk mengajar
semua tingkat organisasi tentang kualitas.
Alat dan praktik yang sedang distandarisasi, dan analisis akar
penyebab diterapkan secara berkala.
Survei kepuasan kualitas secara konsisten dilakukan.
Sebuah program standar untuk mengukur kualitas di tempat dan
terstruktur dengan baik.
Manajemen TI adalah membangun basis pengetahuan untuk metrik
kualitas.

Maturity
Attribute
Table
AC
AC

AC
TA
TA
TA
ta

AC

TA
GSM
TA
GSM
PPP
TA
GSM
PPP
SE
GSM
GSM
GSM
GSM

Page | 24

22.

23.

24.

25.

26.

27.

Sistem manajemen mutu terintegrasi dan diberlakukan di semua

kegiatan TI.
Proses sistem manajemen mutu fleksibel dan mudah beradaptasi
terhadap perubahan lingkungan TI.
Basis pengetahuan untuk metrik kualitas ditingkatkan dengan praktekpraktek yang baik eksternal.
Benchmarking terhadap standar eksternal rutin dilakukan.
Kualitas kepuasan survei adalah proses yang berkelanjutan dan
mengarah ke analisis dan perbaikan tindakan akar penyebab.
Ada jaminan resmi pada tingkat proses manajemen mutu.

TA
AC
SE
PPP
GSM
RA

Page | 25