MODUL PERKULIAHAN

Manajemen
Proyek
Sistem
Informasi
Pokok Bahasan :

Memahami manajemen tim proyek

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

05
Fasilkom Sistem Informasi W181700012 Nurullah Husufa ST, MMSI
Abstract Kompetensi
Pengetahuan manajemen tim proyek diperlukan Mahasiswa mengetahui manajemen tim proyek
dalam pengembangan proyek TI.

Pembahasan
Memahami manajemen tim proyek

Subbab yang akan dibahas pada Memahami manajemen tim proyek

diantaranya :

1. Manajemen tim proyek

Proyek teknologi informasi membutuhkan berbagai resource, tetapi individu adalah

resource yang paling penting dan besar pengaruhnya dalam hasil proyek. Sumber daya
manusia dari proyek pengembangan sistem akan menghabiskan hampir 80 persen dari
anggarannya. Ini penting, proyek manajer dan anggota tim proyek dipilih dengan bijak.

Peran Proyek Manajer

Satu keputusan paling penting di manajemen proyek adalah memilih manajer proyek.
Manajer proyek biasanya ditugaskan pada proyek di tahap awal siklus hidup proyek,
tetapi pengganti dapat menggantikan pada tahap selanjutnya dari proyek. Manajer
proyek memiliki banyak peran. Satu, manajer proyek harus berperan manajerial fokus
pada perencanaan, mengatur dan mengendalikan. Manajer proyek, contoh,
bertanggung jawab mengembangkan rencana proyek, mengatur resource proyek, dan
mengawasi pelaksanaan dari rencana. Manajer proyek harus melakukan fungsi
administrative termasuk review kinerja, pelacakan proyek, dan pelaporan dan tanggung
jawab harian. Manajer proyek harus tahu kapan untuk beradaptasi atau merubah
rencana proyek dengan mempercepat aktivitas tertentu atau bertindak sebagai
pemecah masalah.
Kesuksesan proyek, bergantung tidak hanya pada tim proyek, tetapi juga kontribusi
dan dukungan semua stakeholder. Untuk itu,manajer proyek harus membangun dan
menjaga hubungan dengan stakeholder dengan berperan sebagai pimpinan. Sementara
peran manajerial fokus pada planning,organizing, dan controlling, peran pemimpin
berpusat untuk memberi motivasi dan mengarahkan proyek ke tujuan yang telah
ditentukan. Memilih manajer proyek harus memperhatikan latar belakang, pengetahuan,
kemampuan, dan kekuatan serta kelemahan. Atribut manajer proyek diantaranya :

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

2 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
  Ability to communicate with people – Manajer proyek harus memiliki kemampuan
komunikasi. Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk terhubung dengan
orang, berbagi visi yang sama dan menyatukan semua orang untuk kearah yang
benar.
 Ability to deal with people – Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk
berurusan dengan orang, ego nya, agenda nya. Manajer proyek harus menjadi
pendengar yang baik dan memahami apa yang dimaksud. Manajer proyek harus
memiliki rasa humor, membuat orang merasa nyaman untuk berbicara, berbagi ilmu
dan kemampuan serta membantu setiap individu mengembangkan potensi yang
dimiliki.
 Ability to create and sustain relationship – Manajer proyek yang baik, bertindak
sebagai perunding diantara proyek sponsor, manajemen, tim proyek, pelanggan,
supplier, vendor, kontraktor. Manajer proyek harus terus menjual nilai dari proyek ke
stakeholder dan mempengaruhi yang lain yang tidak memiliki kewenangan langsung.
 Ability to organize – Manajer proyek harus baik dalam mengatur, mengembangkan
rencana proyek, memperoleh resource, membuat lingkungan proyek yang efektif.

Pemilihan Tim dan Akuisisi

Tugas penting lain manajer proyek adalah memilih dan menyusun tim proyek.
Penyusunan tim melibatkan perekrutan dan penunjukan orang ke tim proyek. Pemilihan
dilakukan untuk kemampuan teknikal dan non-teknikal, adalah keputusan yang akan
mempengaruhi hasil proyek. Tim proyek harus dipilih berdasarkan kemampuan berikut:
 Technology skills – bergantung pada ciri proyek, anggota dengan kemampuan
teknologi tertentu.
Contoh : programmer, system analyst
 Business/organization skills – Walaupun kemampuan teknologi penting pada proyek
TI, penting juga untuk memiliki individu dengan bidang pengetahuan, termasuk
pengetahuan atau mahir dengan bidang tertentu (contoh : perencana ganti rugi),
pengetahuan industri tertentu (contoh : kesehatan).
 Interpersonal skills – kemampuan untuk berkomunikasi dengan anggota tim lain dan
stakeholder lain adalah kemampuan penting untuk anggota tim. Ini penting sekali
tidak hanya untuk anggota tim untuk memahami satu dengan lainnya, tetapi untuk
tim proyek untuk memahami kebutuhan proyek sponsor. Karakteristik lain termasuk
kreativitas, toleransi terhadap hal belum jelas, menerima perbedaan, fleksibel dalam

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

3 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 beradaptasi ke peran berbeda, kapasitas untuk mengambil risiko yang telah
diperhitungkan.

Ukuran atau scope proyek akan menentukan ukuran tim proyek. Walaupun tim kecil
memiliki potensi untuk mengerjakan cepat dan mengembangkan produk dalam waktu
dekat, tim lebih besar dapat memberikan pengetahuan lebih besar dan pandangan
berbeda, sayangnya, ada kecenderungan untuk tim lebih besar bekerja lebih lambat.
Satu solusi yang dapat dilakukan dengan membuat subgroup agar proyek lebih mudah
diatur dan untuk memfasilitasi komunikasi dan aksi.

Kinerja Tim

Tim proyek memiliki pengaruh langsung pada hasil proyek. Untuk itu, penting bahwa
kinerja tim mendapat perhatian penuh manajer proyek. Berikut tipe tim :

Work Groups

Work group menggunakan pendekatan tradisional dimana satu pemimpin

mengontrol, membuat keputusan, mendelegasikan tugas ke bawahannya, dan
memonitor perkembangan tugas yang diberikan. Untuk itu, kinerja work group
tergantung dari pemimpin.
Work group bisa juga termasuk anggota yang berinteraksi untuk memberikan
informasi, cara terbaik atau ide. Walaupun anggota tertarik dengan kesuksesan masing-
masing, work group tidak perlu memiliki tujuan yang sama. Grup belajar adalah contoh
work group. Kamu dan beberapa anggota kelas mungkin menemukan keuntungan
untuk belajar bersama untuk ujian, tetapi setiap individu akan mengerjakan ujian sendiri.
Nilai yang diperoleh dari ujian bukan hasil langsung dari pekerjaan yang dihasilkan
dengan belajar grup, tetapi, kinerja individu pada saat ujian. Pada konteks organisasi ,
manajer bisa membentuk work group untuk berbagi informasi dan membantu
memutuskan arah atau kebijakan, tetapi kinerja akan merefleksikan setiap manajer dan
bukan grup. Work group berguna pada berbagai keadaan.

Real teams

Pada banyak kasus dimana beberapa individu harus menghasilkan produk kerja, tim
merupakan ide yang bagus. Katzenbach dan Smith, mendefiniskan tim sebagai :

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

4 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Jumlah kecil individu dengan kemampuan yang berkomitmen ke tujuan umum, tujuan
kinerja dan pendekatan dimana mereka saling bertanggung jawab .
Menyebut kumpulan individu sebuah tim tidak membuat ini menjadi satu atau
mengerjakan pekerjaan bersama membuat sebuah grup menjadi tim. Teamwork fokus
pada kinerja , bukan untuk menjadi sebuah tim. Pada dasarnya, ada beberapa dasar tim
yang menetapkan sebuah real team :
 Sejumlah kecil individu
Ideal, tim proyek harus diantara dua dan dua belas individu. Walaupun banyak
individu dapat menjadi tim, tim yang besar dapat menjadi masalah dalam hal logistik
dan komunikasi. Sebagai hasil, tim besar harus dipecah menjadi tim kecill dibanding
berusaha untuk memfungsikan sebagai satu unit yang besar.
 Kemampuan
Untuk mencapai tujuan tim, tim harus memiliki atau mengembangkan campuran
kemampuan yang tepat. Kemampuan ini termasuk :
 Teknikal atau pengalaman fungsional
 Menyelesaikan masalah atau membuat keputusan
 Interpersonal, yaitu kemampuan berhubungan dan komunikasi individu
 Komitmen ke tujuan umum dan tujuan kinerja
Tujuan aktivitas (misal, instal jaringan) dan tujuan kinerja (misal, mengirim semua
pesanan dalam 24 jam ketika diterima). Konsep dari tujuan kinerja serupa dengan
konsep MOV. Sebagai hasil, tim mengembangkan arah, semangat dan komitment
terhadap pekerjaannya. Tujuan kinerja dan tujuan membantu individu memahami
bagaimana produk kerja memberi dampak pada organisasi.
 Komitmen ke pendekatan yang sama
Tim harus mengembangkan pendekatan mengenai bagaimana mereka akan bekerja
bersama. Tim harus menghabiskan waktu untuk mengembangkan
pendekatan mereka sebagaimana mereka menetapkan tujuan. Pendekatan kerja
harus fokus tidak hanya pada isu ekonomi dan administrasi tetapi juga pada isu
sosial dan tantangan yang akan mengasah bagaimana tim bekerja bersama.
 Tanggung jawab
Grup tidak akan menjadi tim kecuali anggota saling percaya. Pada dasarnya, tidak
ada yang bisa bertahan jika setiap orang fokus terhadap tanggung jawab individu
masing-masing. Saling tanggung jawab membutuhkan janji yang tulus yang tiap
anggota buat terhadap dirinya dan terhadap anggota lain.

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

5 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Tim Proyek dan Manajemen Pengetahuan

Tantangan utama real teams adalah untuk mengembangkan tujuan kinerja dan
tujuan umum. Untuk tim proyek mengikuti metodologi proyek TI, butuh proyek MOV
yang telah ditetapkan dan disetujui. Selain itu, anggota tim belajar dari masing-masing
dan dari pengalaman tim proyek lain. John redding, tradisional tim cenderung :
 Menerima latar belakang informasi apa adanya.
Tim menerima tantangan proyek saat pertama ditetapkan dan tidak menerima
tantangan tentang masalah atau peluang dan apa yang harus dikerjakan.
 Pendekatan proyek secara linier
Proyek memiliki awal dan akhir, dan rencana proyek menggambarkan semua
langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan anggaran,
tradisional tim cenderung fokus pada jadwal proyek, sehingga, dasar proyek sukses
pada penyelesaian proyek sesuai waktu dan anggaran.
 Kehabisan solusi.
Karena tim fokus pada tantangan seperti ini diserahkan pada mereka, mereka tidak
terlalu memahamai tantangan dan memberikan solusi yang memberikan dampak
minimal bagi organisasi. Dengan kata lain, tim tidak fokus pada masalah
sesungguhnya atau peluang karena solusi sudah ditetapkan.

Sebaliknya, radical team sebagai tim yang mampu untuk mencapai akar isu atau
tantangan. Radical teams tidak menerima tantangan kinerja yang telah ditetapkan di
awal. Tujuan inti dari radical team adalah untuk bertanya dan menantang masalah atau
tantangan yang diterima di awal.
Terlalu sering tim menerima tantangan kinerja yang dibuat senior manajer, contoh,
tim mungkin diceritakan oleh senior manajer bahwa perusahaan kehilangan uang dan
untuk itu tim harus fokus untuk memotong biaya. Jika tim menerima ini, mereka akan
mengembangkan solusi bertujuan untuk penghematan. Jika tim menantang keadaan
yang ada, mereka mungkin menemukan alasan yang sebenarnya kenapa organisasi
kehilangan uang karena pelanggan pergi akibat layanan yang kurang bagus. Kalau saja
tim proyek memahami masalah sebenarnya pada kasus ini, solusinya untuk menghemat

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

6 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 biaya akan memberikan dampak yang kecil bagi organisasi dan organisasi akan terus
kehilangan uang..

Learning Cycles dan Lesson Learned

Teori learning cycle digunakan untuk menggambarkan bagaimana individu belajar.

Tetapi saat ini, konsep learning cycles telah diterapkan pada tim proyek dan
manajement pengetahuan. Redding, menyarankan tim learning cycle memiliki empat
fase :
 Understand and frame the problem
Sangat penting bahwa tim proyek tidak menerima isu dan tantangan yang diberikan
pada mereka begitu saja. Asumsi harus diuji karena isu yang sudah ditetapkan
mungkin bukan masalah yang sebenarnya. Sehingga, tim proyek harus mengetahui
akar masalah. Pada awal proyek, pemahaman tim mungkin masih umum atau
merasa tidak memahami tantangan yang diberikan pada mereka. Sayangnya, hanya
beberapa orang mau mengakui bahwa mereka tidak memiliki jawaban atau
pemahaman mereka tentang tantangan terbatas. Opini sering diterima tanpa
bertanya dan bisa menghasilkan asumsi keliru yang mengarahkan tim pada arah
yang salah atau menahan tim dari mengetahui masalah yang sebenarnya. Contoh,
tim proyek bertemu dengan proyek sponsor yang mengatakan perusahaan
mengalami masalah penyimpanan karena terlalu banyak yang disimpan dan biaya
penyimpanan besar, setelah tim melakukan pengamatan, produk perusahaan
memenuhi semua ruangan. Proyek sponsor mengatakan sistem informasi akan
menambah efisiensi dan solusinya untuk mengurangi penyimpanan. Tanpa bertanya
masalah (dan solusi) yang sudah diberikan pada mereka, tim akan fokus untuk
menyelesaikan proyek sesuai yang diberikan pada mereka
.

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

7 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Gambar 1. Learning cycle

 Plan
Untuk membantu tim memahami masalah, tim harus berbagi pemahaman dari
masalah dan peluang. Pemahaman ini termasuk mendefinisikan apa yang berusaha
untuk dicapai dan bagaimana mencapainya.
Tim bisa berdiskusi apa yang mereka tahu (facts), apa yang mereka kira mereka
tahu (assumptions), dan apa yang mereka tidak tahu (questions to be answered).
Asumsi adalah ide, isu, atau konsep yang harus di uji (contoh, pengguna tidak akan
setuju dengan ini, manajemen senior tidak akan mengeluarkan uang).
Tabel 1., berisi catatan team learning setelah bertemu dengan proyek sponsor dan
mengamati gudang yang berisi facts, assumptions dan questions to be answered.
Facts berisi fakta setelah tim mengamati gudang, assumptions bertujuan untuk
memisahkan opini proyek sponsor dari fakta dan questions to be answered berisi
peluang yang bisa dicari jawabannya. Dari hasil ini, tim bisa membuat rencana dari
tindakan yang akan dilakukan. Tim akan menugaskan anggota nya untuk menguji
asumsi atau mencari jawaban dari pertanyaan, dokumentasikan siapa yang
melakukan apa dan kapan pada tool action plan seperti pada tabel 2.

Tabel 1. Contoh Catatan Team Learning

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

8 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Tabel 2. Contoh Action Plan Team Learning

 Act
Kunci dari team learning adalah menjalankan tindakan yang ditetapkan pada action
plan. Untuk menguji asumsi, tim bisa mencoba menggunakan intuisi, pengalaman
atau mengumpulkan dan menganalisa data. Tujuan dari tindakan ini adalah untuk
membenarkan atau tidak membenarkan asumsi dan jawaban dari pertanyaan tim.
 Reflect dan learn

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

9 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Setelah tim menjalankan action plan, tim harus bertemu untuk berbagi penemuan
dan menjelaskan apa yang sudah dipelajari dan mendokumentasikannya. Berikut
pertanyaan yang bisa diajukan :
 Apa yang kita tahu sekarang yang tidak kita tahu sebelumnya?
 Apa kita menemukan hal yang tidak terduga?apa ada pemahaman baru yang
didapat?
 Apa asumsi sebelumnya yang didukung atau ditolak?
 Bagaimana perasaan tim mengenai perkembangan proyek sampai saat ini?
 Seberapa efektif tim sampai saat ini?
Mengikuti contoh, tim mungkin menemukan alasan sebenarnya kenapa tingkat
penyimpanan tinggi karena produk perusahaan usang. Jika tim mengikuti
rekomendasi proyek sponsor bahwa sistem informasi akan mengurangi tingkat
penyimpanan melalui efisiensi hanya peningkatan yang tidak terlalu besar yang
akan menjadi hasilnya.

2. Mengidentifikasi lingkungan proyek

Manajer proyek bertanggung jawab untuk banyak hal. Sebagai tambahan untuk
memperoleh sumber daya manusia, proyek manajer juga harus fokus pada lingkungan
proyek. Lingkungan proyek tidak hanya berupa fisik dimana tim akan bekerja tetapi juga
budaya proyek. Lingkungan proyek termasuk :

 Place to call home – tim proyek harus memiliki tempat untuk bertemu dan bekerja.
Jika tim proyek adalah individu organisasi, area kerja mungkin sudah tersedia.
Namun, konsultan sering tidak menemukan tempat tersedia, sehingga manajer
proyek harus memastikan bahwa tim memiliki tempat untuk bertemu sebagai tim
selama pengerjaan proyek.
 Technology – Tim memerlukan dukungan teknologi, termasuk komputer, software
yang dibutuhkan, akses internet, email dan telepon. Sebagai tambahan, banyak tim
saat ini tersebar secara geografis. Teknologi membantu tim untuk bekerja sama
ketika mereka tidak dapat bertemu pada waktu dan tempat yang sama, collaboration
tool tidak hanya meningkatkan komunikasi, tetapi menambah kecepatan tim belajar

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

10 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 dengan memperbolehkan tim untuk menyimpan dan membagi hasil rapat, rencana
kerja dan lesson learned.
 Office supplies – tim membutuhkan berbagai peralatan kantor seperti kertas, pulpen,
pensil dan lainnya.
 Culture – Setiap organisasi memiliki budaya sendiri, tetapi tim proyek harus memiliki
budaya sendiri. Budaya menggambarkan nilai dan aturan dari tim. Cara untuk
membangun budaya untuk tim proyek adalah tim proyek mengembangkan team
charter pada awal proyek yang digunakan sebagai kesepakatan pada nilai dan
harapan dalam menetapkan budaya tim proyek. Berikut termasuk pada team charter:
 Apa yang yang diharapkan dari tiap anggota?
 Apa peran setiap anggota?
 Bagaimana menyelesaikan konflik?
Banyak organisasi beroperasi secara global saat ini, tim proyek disusun dari individu
latar belakang dan budaya berbeda. Manajer proyek dan tim harus peka dengan
perbedaan budya ini.

Gambar 2. Project team charter

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

11 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Jack T. Marchewka. 2013. Information Technology Project Management.
Kathy Schwalbe. 2012. Information Technology Project Management (7th Ed)

2018 Manajemen Proyek Sistem Informasi

12 Nurullah Husufa ST, MMSI
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id