Tugas Personal 3

Manajemen Proyek
Week 4 - The Project Team

Nama
NIM
Kelas

: SUYADI
: 1801423093
: LCM5

BINUS ONLINE LEARNING

24/06/2015

Tugas Personal ke-3

Minggu 4
(The Project Team)

1. Develop and write a job description for hiring a project manager to manage an Enterprise
Resource Planning (ERP) project. Once the job description is complete, describe how you
might go about finding this person externally. What sources would you use?
Jawaban :
Seorang manajer proyek memiliki peranan yang sangat penting dalam mengelola proyek
Enterprise Resource Planning ERP. Tugas dari seorang manajer proyek, sbb :

Menjadwalkan/merencanakan pelaksanaan proyek ERP agar dapat selesai tepat waktu.

Mengimplementasikan perencanaan proyek ERP yang telah dibuat di lapangan.

Mengontrol semua pekerjaan proyek ERP dari awal mulai hingga proyek selesai dan
menjaga serta mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana.

Bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat
baik dalam struktur horizontal maupun vertical dalam pengerjaan proyek ERP.

Melakukan inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga selama
pengerjaan proyek ERP.

Mengintegrasikan sumber daya yang ada agar sesuai dengan posisi dan jadwal yang
sudah dibuat dalam perencanaan, Manajer proyek harus mampu mengelola perubahan
dalam hal sumber daya, manusia maupun lingkungan. Sumber-sumber daya memiliki
kategori-kategori, yaitu orang, layanan, fasilitas-fasilitas dan perlengkapan, persediaan
barang dan material, dan Uang

Memonitor perkembangan proyek ERP terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika
perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber daya.

Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek ERP, Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan
umpan balik dari anggota-anggota tim proyek mengenai pengalaman-pengalaman yang
didapat selama pengerjaan proyek ERP dan saran-saran yang ditujukan untuk
memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.

Dalam usaha menemukan/memilih manajer proyek secara eksternal perlu dilakukan

penilaian-penilaian terhadap para calon dengan karakteristik-karakteristik berikut :

kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang-orang, seorang manajer proyek

harus mampu berkomunikasi dengan baik dengan orang-orang yang berkaitan dengan
proyek yang dipegannya.

kemampuan untuk berhubungan dengan orang, seorang manajer proyek harus

memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang
mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.

kemampuan untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan, disamping mampu

berhubungan dengan orang lain, seorang majer proyek harus mampu mempertahakan
hubungan yang telah terjalin.

kemampuan untuk mengorganisasi proyek, seorang manajer proyek harus memiliki

pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola sumber daya waktu dan
manusia agar proyek yang dipegangnya dapat selesai sesuai dengan yang diharapkan.

2. What is the purpose of defining a role and objective for each stakeholder identified in the
stakeholder analysis?
Jawaban :
Tujuan dari mendefinisikan peran dan tujuan untuk masing-masing stakeholder yang
teridentifikasi dalam analisis stakeholder, yaitu untuk dapat mengelola ekspektasi yang
akan ditetapkan pihak penyelenggara proyek. Jika ekspektasi dari stakeholder terlalu
tinggi atau tidak realistis, mereka akan merasa tidak puas dengan kemajuan proyek
bahkan hasil akhirnya. Kegagalan dalam mengidentifikasi stakeholder utama dapat
menyebabkan kesalahan fatal untuk pelaksanaan proyek.
3. What is the difference between a performance based goal and an activity-based goal?
Give an example of each.
Jawaban :
Perbedaan antara performance based goal dan activity-based goal, sbb :
Performance based goal yaitu tujuan yang ditetapkan berdasarkan apa yang harus
dicapai setiap individu di perusahaan sebagai suatu bentuk tanggung jawab yang
diberikan kepadanya sesuai dengan posisi yang didudukinya saat ini di perusahaan.
Manajer dan karyawan harus memiliki kesepakatan dalam penetapan performance based
goal dengan menggunakan teknik SMART untuk mengidentifikasi tujuan kinerja. Teknik
SMART membutuhkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan dan sensitif
terhadap waktu. Menggunakan filosofi SMART adalah cara yang paling efektif untuk

menetapkan performance based goal karyawan dan menciptakan jalan untuk mencapai
tujuan tersebut.
Teknik SMART yaitu :
Specific (tujuan yang ditetapkan jelas)
Measurable (terukur)
Achievable (menantang tapi realistis)
Relevan (sesuai dengan kemampuan)
Time-limited (menetapkan tenggat waktu untuk pencapaian)
Contohnya : Perusahaan menetapkan projek implementasi sistem IT diselesaikan 100%
pada minggu terakhir semester II.
Activity-based goal merupakan suatu penilaian terhadap tujuan suatu kegiatan yang ada
dalam organisasi yang meliputi saran untuk nenilih dan memelihara kegiatan-kegiatan
yang memberikan nilai tambah. Sedang yang dimaksud dengan kegiatan yang
memberikan nilai tambah (value added activities) merupakan kegiatan yang efisien,
misalnya tenaga kerja langsung, bahan baku tambahan, pengolahan dll. Sebaliknya
kegiatan yang tidak memerikan nilai tambah misalnya perpindahan, menunggu, inspeksi
dan penyimpanan.
Dimensi Proses dalam penentuan activity based goal meliputi hal-hal sebagai berikut:

Driver Analysis: merupakan analisis yang memfokuskan diri pada indentifikasi

akar penyebab biaya kegiatan. Mengetahui akar penyebab biaya kegiatan
merupakan kunci dari perbaikan dan inovasi.

Activity Analysis: merupakan proses indentifikasi , pendeskripsian dan evaluasi

kegiatan yang dilakukan perusahaan. Proses ini dilakukan untuk menjawab
beberapa pertanyaan penting yang mancakup:
o Kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan?
o Berapa orang yang terlibat dalam suatu kegiatan?
o Waktu dan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan suatu
kegiatan.

o Penilaian nilai kegiatan yang dilakukan organisasi termasuk memberikan

saran untuk memilih dan memelihara kegiatan-kegiatan yang member nilai
tambah.
Lebih jauh, analisis kegiatan membantu manajemen untuk memilih dan memelihara
kegiatan yang memberi nilai tambah yang memberikan pengurangan biaya dan efisiensi
operasi yang lebih besar. Dengan demikian, memberikan dukungan bagi tujuan perbaikan
berkesinambungan.
Contoh : Manajer proyek, yang berfungsi sebagai Pusat sumber informasi bagi masalah
yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek, Melakukan koordinasi dan usaha-usaha
tindak lanjut antar departemen fungsional dan organisasi proyek, Integrator dan
pendorong agar kegiatan- kegiatan dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek,
Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek.
4. If you are working with other students on a semester project assignment, do you consider
yourselves more of a work group or a team? Why? How effectively has this worked for
you? What would you like to change? What would you like to leave the same?
Jawaban :

Jika saya bekerja dengan siswa lain pada tugas proyek semester, tentunya saya akan
menganggap diri saya lebih dari angota kelompok kerja saya. Menurut saya hal ini
merupakan salah satu bentuk rasa percaya diri, dan penting untuk ditanamkan dalam diri
masing-masing anggota, tidak hanya oleh saya secara pribadi. Sebab pada dasarnya
setiap individu yang terlibat dalam suatu tim proyek berkeinginan untuk berkontribusi
secara optimal dalam tim.
Hal ini tentunya akan bermanfaat baik, karena seluruh anggota kemungkinan besar
bersedia untuk menjadi pemimpin. Pemimpin yang tidak terlalu agresif atau menguliahi
anggota tim yang lain, karena setiap anggota harus belajar untuk mendengarkan dan
mengamati dari pada terlalu banyak bicara. Semakin banyak bicara, semakin sedikit
orang lain mendengarkan. Pada dasarnya, mendengarkan itu memiliki manfaat tambahan
yaitu membantu kita untuk menjadi lebih banyak tahu. Sehingga saat tiba waktunya bagi
kita untuk berbicara, maka kita akan memiliki sesuatu yang cerdas untuk disampaikan
dalam upaya memberikan solusi yang perlu diambil dalam upaya penyelesaian tugas
proyek semester ini.

5. What is projectitis? When might you expect to encounter projectitis? How could an
organization minimize the likelihood of projectitis?

Jawaban :
Dalam konteks manajemen proyek, projectitis adalah jenis perilaku atau perasaan bahwa
seseorang menderita karena keterikatan yang mendalam dengan proyek.
Hal ini dapat terjadi ketika anggota tim proyek bekerja pada sebuah proyek pada waktu
yang cukup lama dan sudah menikmati pekerjaannya. Kemudian proyek berakhir dan tim
harus dibongkar, depresi secara psikologis menghampiri para anggota tim, inilah yang
disebut projectitis.
Untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya projectitis di lingkungan, pemimpim
perusahaan dapat dapat menerapkan struktur organisasi matrik di perusahaan yang
dipimpinnya. Organisasi matrik sering disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek
yang berevolusi. Struktur organisasi ini dibuat dengan tujuan untuk menutupi kekurangan
dari organisasi fungsional dan organisasi berbasis proyek. Jenis organisasi ini berfungsi
sangat baik bila ada beberapa proyek dikoordinasikan sekaligus. Dimana para manajer
fungsional dapat mengawasi staf, penugasan dan evaluasi personil proyek. Sedangkan
para spesialis fungsional ditugaskan satu atau lebih dari proyek yang ada serta dapat
mengawasi proyek-proyek tersebut secara individual.
Meskipun banyak yang mengakui kelebihan dari struktur ini, organisasi matrix masih
memiliki beberapa kekurangan. Salah satunya karyawan diwajibkan untuk melaporkan
hasil dari pekerjaanya kepada minimal dua manajer, dimana hal ini sering menyebabkan
ambiguitas dan konflik. Tetapi masalah tersebut dapat dihindari melalui komunikasi yang
baik dan kepemimpinan yang solid antara manajer.

Referensi :
LN week 4
https://www.academia.edu/7022445/Tugas_Manajemen_Proyek
https://ohsonline.com/Articles/2006/07/Developing-Performance-Based-Goals-andOutcomes.aspx
https://sites.google.com/site/operasiproduksi/manajemen-berbasis-kegiatan