PERENCANAAN &

PENGENDALIAN BISNIS

Pertemuan ke-12

Project Audit
 Audit Proyek

Tugas utama Audit Proyek:

1. Mengevaluasi apakah proyek memberikan
manfaat yang diharapkan kepada semua
stakeholder? Apakah proyek dikelola dengan
baik? Apakah pelanggan dipuaskan?
2. Menilai apa yang dilakukan dengan buruk dan
hal-hal apa saja yang mendukung sukses.
3. Mengidentifikasi perubahan untuk meningkatkan
penyerahan proyek di masa mendatang.
 Audit Proyek bukan sekedar laporan status yang memeriksa
kinerja proyek.
 Audit proyek lebih inklusif, audit meninjau ulang mengapa proyek
dipilih, menilai kembali peranan proyek dalam prioritas organisasi,
meninjau budaya organisasi apakah budaya tersebut memfasilitasi
proyek, menilai apakah tim proyek berfungsi dengan baik dan
apakah diorganisasi dengan tepat, bagaimana pengaruh faktor
lingkungan, peninjauan ulang terhadap semua faktor yang relevan
pada proyek dan untuk mengelola proyek di masa depan.
 Audit Proyek bisa dilakukan sementara proyek sedang dikerjakan
ataupun saat proyek telah diselesaikan.
 Faktor yang mempengaruhi kedalaman dan detail audit: ukuran
organisasi, nilai penting proyek, jenis proyek, resiko proyek, ukuran
proyek, masalah-masalah proyek.
 Rencanakan dan batasi waktu untuk audit.
Petunjuk dalam Melakukan Audit Proyek
1. Filosofi: Audit proyek bukan ilmu sihir.
2. Fokus pada masalah proyek, dan bukan pada apa yang telah
terjadi atau oleh siapa.
3. Peka terhadap reaksi dan emosi manusia, ancaman/resiko
yang melekat pada sesuatu yang sedang dievaluasi sebaiknya
dikurangi sedapat mungkin.
4. Ketelitian data harus dapat diverifikasi atau dicatat sebagai
subyektif, judmental, atau desas-desus.
5. Perlu dukungan dari manajemen senior/pimpinan.
6. Sikap bersahabat, empati dan obyektivitas mendorong
kooperasi dan mengurangi kecemasan.
7. Selesaikan secepat mungkin dan masuk akal.
8. Pemimpin audit seharusnya punya akses ke manajemen
senior di atas manajemen proyek.
Proses Audit
A.Inisiasi dan pembentukan tim
Pimpinan audit harus memiliki karakter:
1. Tidak memiliki keterlibatan langsung atau kepentingan
langsung dalam proyek.
2. Adil dan tidak berat sebelah antara manajer senior dan
stakeholder proyek lain.
3. Bersedia mendengar.
4. Independen dan berwenang melaporkan hasil audit
tanpa takut dituduh memiliki kepentingan khusus.
5. Dalam membuat keputusan ia menekankan kepentingan
organisasi.
6. Memiliki pengalaman yang luas dalam industri atau
organisasi
 Anggota seharusnya juga memiliki karakteristik yang sama,
bahkan kalau mereka dipilih karena keahlian khusus mereka.
 Beberapa anggota tim proyek perlu dimasukkan dalam tim
audit.
 Hal yang perlu diperhatikan pada audit adalah bahwa hasil
akhir harus menunjukkan pandangan dari luar yang
independen terhadap proyek. Menjaga independensi dan
pandangan obyektif sulit karena audit sering dipandang
sebagai hal negatif oleh stakeholder proyek. Karier dan
reputasi dapat turun (bahkan pemberhentian atau
pengasingan/mutasi), walau dalam organisasi yang toleran
terhadap kesalahan.
 Oleh karena audit internal peka terhadap politik, sering
dipilih audit oleh konsultan dari luar.
B. Mengumpulkan dan Menganalisis Data
Pengumpulan data dapat melalui questioner:
1. Apakah budaya organisasi mendukung dan sudah tepat untuk proyek
sejenis ini?
2. Apakah dukungan manajemen senior sdh cukup?
3. Apakah ada hubungan yang jelas antara strategi dan sasaran organisasi.
4. Apakah prioritas mencerminkan pentingnya masa depan organisasi?
5. Apakah orang dan telenta yang tepat ditugaskan pada proyek ini?
6. Apakah penyerahan dan pengiriman proyek berjalan sukses?
7. Apakah perencanaan dan pengendalian proyek sudah memadai?
8. Apakah proyek sesuai dengan rencana dari segi waktu dan biaya?
9. Apakah komunikasi berjalan dengan baik?
10. Jika proyek selesai bisakah staf ditugaskan ke proyek baru?
11. Apakah tim terkelola dengan baik?
12. Adakah konflik sumber daya organisasi?
13. Apakah disarankan evaluasi eksternal?
C. Pelaporan
1. Klasifikasi proyek, jenis, ukuran moneter, jumlah
staf, tingkat teknologi, pendukung.
2. Analisis terhadap informasi yang dikumpulkan,
misi dan sasaran proyek, prosedur dan sistem yang
digunakan, sumber daya yang digunakan.
3. Rekomendasi, tindakan korektif, sukses positif.
4. Pelajaran yang didapat.
5. Lampiran, hanya yang diperlukan.
 Penutupan Proyek
 Pada penutupan proyek Pimpro menghadapi tugas yang
bersifat teknis dan nonteknis.
 Tugas nonteknis mencakup masalah yang berkaitan
dengan sikap, perasaan, dan harapan personel proyek
sebagai akibat selesainya proyek, karena sangat
mempengaruhi motivasi kerja.

 Hal yang perlu diperhatikan antara lain:

 Pelepasan sesuai dengan tingkat kebutuhan proyek.
 Perencanaan penugasan secara terbuka / fair.
 Pimpro terlibat aktif dalam perencanaan penugasan.
Tugas Teknis:
1.Menyerahkan hasil fisik proyek.
2.Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada
organsasi.
3.Menyusun laporan penutupan proyek.
4.Bagian pengadaan dan keuangan menyelesaikan masalah klaim,
garansi, pembayaran, tagihan, dan menutup buku keuangan.
5.Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan audit.
6.Pimpro dan pimpinan perusahaan membuat perencanaan re-
assignment tenaga ahli dan personil tetap.
7.Demobilisasi (pengembalian ke sediakala) tenaga kerja dan
peralatan konstruksi.
8.Membersihkan barang sisa proyek.
9.Implementasi program masa jaminan, karena masa jaminan
biasanya cukup panjang sampai jauh setelah proyek ditutup.
10.Sertifikat pengujian / penyelesaian fisik.
Laporan Penutupan Proyek
Maksud dan tujuan:
1. Masukan kepada pimpinan perusahaan dan staf tentang aspek pengelolaan
proyek.
2. Umpan balik bagi bidang teknik maupun bidang lain, mengenai kinerja dan
peranannya dalam penyelenggaraan proyek.
3. Hal khusus, mis kondisi lokasi, tenaga kerja, transportasi, dll.
4. Kesulitan, hambatan yang dialami selama proyek berlangsung

Materi laporan:
5. Uraian pendekatan aspek manajemen dan oraganisasi yang telah dilakukan,
keputusan strategis, altenatif dan dampaknya terhadap proyek.
6. Pengalaman koordinasi, integrasi antara peserta proyek, seperti kontraktor,
supplier, konsultan, dan internal perusahaan.
7. Prestasi atau kinerja teknis, pencapaian mutu, biaya, waktu, serta penjelasannya.
8. Kinerja administrasi termasuk keuangan, kontrak, kepegawaian, perburuhan dsb.
9. Change order, keterlambatan pasokan, rework dsb.
10.Evaluasi peralatan kerja utama.
11.Persoalan akibat kurang lengkapnya persyaratan kontrak dsb
 Evaluasi Tim, Anggota Tim, dan Manajer
Proyek

1. Evaluasi Tim Proyek

Untuk membangun kepemimpinan tim (teamwork-
based leadership) yang efektif diperlukan acuan untuk
menilai atau mengevaluasi kinerja sebuah tim yaitu
V.O.I.C.E.
a. Vision (visi atau sasaran yang disepakati oleh seluruh
anggota tim atau sebagai shared vision). Setiap
anggota tim mengetahui dan memahami secara jelas
sasaran yang ingin dicapai timnya. Vision tertuang
dalam Definisi dan nilai-nilai serta prinsip organisasi.
b. Optimizing (mengoptimalkan kemampuan individu dalam
tim). Artinya, melengkapi kemampuan setiap anggota tim
untuk mengenali potensi dirinya, kemampuan untuk
mendayagunakannya, serta kemampuan untuk belajar
guna meningkatkan potensi dirinya secara terus menerus.
Kepemimpinan berarti menginspirasi, memotivasi dan
menumbuhkan antusiasme kepada diri sendiri atau sesama
anggota tim untuk mengoptimalkan kemampuannya.

c. Integrity (Integritas) adalah sifat dapat dipercaya, menepati

janji, jujur, memiliki komitmen tinggi terhadap tugas yang
telah disepakatinya, serta memiliki karakter baik dan solid.
Integritas merupakan satunya kata dan perbuatan, serta
konsisten dengan yang diyakininya. Setiap anggota tim
apalagi pemimpin harus mampu menunjukkan integritas
agar tercipta rasa saling percaya dan saling menghargai
sehingga menciptakan sinergi positif untuk mencapai
sasaran secara lebih cepat dan efisien.
d. Communication (komunikasi) merupakan interaksi antar individu
anggota tim sehingga tercipta sinergi tim. Setiap anggota tim
harus dapat mengerti dan memahami anggota yang lainnya, atau
yang disebut ‘komunikasi empatetik’ atau Berusaha untuk
Mengerti Sebelum Dimengerti. Kunci dasar kemenangan sebuah
tim adalah pada kelancaran komunikasi diantara anggota tim.
Betapa banyak kegagalan proyek, perselisihan atau krisis yang
dihadapi suatu organisasi hanya karena tidak adanya atau
buruknya komunikasi diantara individu di dalamnya. Demikian
pula perpecahan yang sering terjadi dalam tubuh organisasi
adalah masalah komunikasi yang kurang transparan sehingga
menghasilkan konflik. Komunikasi berarti menciptakan irama dan
getaran harmonisasi, mengalir dan membawa seluruh anggota tim
ke arah tujuan dan sasaran bersama. Karenannya setiap ada
informasi membudayakan untuk tabayun (cross check
kebenarannya) dan tidak cepat percaya.
 e. Empowering, bahwa setiap anggota tim harus memberdayakan
satu sama lain, saling mengisi, saling memberi inspirasi dan
saling membangun antusiasme di antara mereka. Seorang
pemimpin dalam tim harus memiliki kemampuan
memberdayakan anggota timnya, seperti: (1) membantu
seseorang menggali dan menemukan potensi diri dan hal-hal
terbaik dalam diri mereka, serta membantu mereka menjadi apa
yang terbaik bagi diri mereka (finding the best); (2) membantu
melakukan penyempurnaan diri secara terus menerus (lifetime
improvements); (3) membantu mereka dalam berinteraksi
dengan orang lain (networking).

2. Evaluasi Anggota Tim Proyek

Anggota tim dituntut melakukan manajemen diri untuk menjadi
pemimpin dan sekaligus menjadi anggota tim yang efektif sehingga
dapat menumbuhkan sinergi dalam mencapai sasaran bersama.
Salah satu unsur utama dalam manageman diri ini adalah disiplin
diri. Setelah kita memahami kemampuan kita akan management
diri dan disiplin diri maka diperlukan kreativitas tinggi untuk
mengasilkan kerja tim optimal.
3. Evaluasi Manajer Proyek
Kesuksesan sebuah proyek pada dasarnya membutuhkan tenaga
dan pikiran yang menguras segalanya. Seorang manajer proyek
dituntut untuk memastikan bahwa sebuah proyek sudah berjalan
sesuai perencanaan dan tidak berada dalam jalur yang salah.
Namun masih banyak proyek gagal atau terlambat penyelesaiannya
sehingga memicu membengkaknya biaya yang dikeluarkan. Adanya
penyimpangan waktu dan biaya yang signifikan mengindifikasikan
pengelolaan pelaksanaan proyek yang buruk. Keterlambatan jadwal
dan cost overrun dalam proyek menjadi perhatian utama bagi
pemilik proyek (owner) maupun kontraktor. Manajer Proyek
merupakan kunci dalam melakukan kerjasama dengan seluruh
stakeholder di proyek sehingga tujuan proyek tercapai, selain
memiliki keahlian manajemen yang baik, manajer proyek harus
dapat memimpin timnya dengan efisien dan efektif. Penilaian
kompetensi manajer proyek yang merupakan penanggungjawab
pelaksanaan proyek dari awal hingga penyelesaian, dijadikan
pertimbangan dalam isu keterlambatan dan kegagalan proyek dan
mengindentifikasi faktor-faktor penting dalam mengukur kinerja
• Pengukuran kinerja manajer proyek perlu
dilakukan dan diketahui untuk tercapainya tujuan
akhir dari suatu proyek. Di setiap pelaksanaan
proyek tidak pernah diukur kemampuan setiap
manajer proyek dari pihak kontraktor, hanya
mengandalkan penunjukan dari setip kontraktor
untuk penempatan manajer proyek berdasarkan
pemenuhan sistem kontrak yang ada di setiap
proyek, tanpa mengajukan calon terlebih dahulu
dan tidak adanya penilaian untuk manajer proyek
yang akan ditempatkan disuatu proyek oleh pihak
owner/pemilik sehingga tidak mewakili apakah
kinerja yang dimiliki seorang manajer proyek yang
ditunjuk sudah baik atau belum.
• Biasanya kontraktor menempatkan manajer
proyek berdasarkan ketersediaaan dan
pengalaman tanpa memberikan gambaran yang
nyata mengenai kinerja dan kajian penting
keadaan manajer proyek tersebut.
• Permasalahannya: (1) apa pengertian dan
indikator penting dari peranan manajer proyek ?;
(2) bagaimana peranan manajer proyek dalam
keterlambatan atau kegagalan proyek?; (3) apa
indikator penting dalam manajemen proyek
dalam meningkatkan kinerja. Salah satu variabel
yang menjadi pemicu keberhasilan atau kegagalan
suatu proyek adalah kompetensi project manajer.