4.

Monitor Stakeholder Management

Monitor Stakeholder Management perlu dilakukan untuk :

a. Memastikan stakeholder management plan berjalan seperti yang

direncakan
b. Meng-update stakeholder engagement matrix
c. Mengupdate stakeholder management plan.

Gambar 4. 1 ITTO Monitor stakeholder Engagement

 Gambar 4. 2 Flow Monitor stakeholder Management

4.1 MONITOR STAKEHOLDER ENGAGEMENT: Input

1. Project Management Plan
Project management plan adalah dokumen yang menjelaskan
bagiaman proyek akan di ekskusi, kontrol, dan ditutup. Project
Management Plan mengintegrasikan segala kebutuhan tambahan
management plans dan baselines, serta informasi yang lain untuk
me-manage proyek. Kebutuhan proyek menentukan komponen
project management plan yang dibutuhkan
- Resource Management Plan, Menunjukan cara yang tepat
untuk me-manage tim

- Communications Management plan

Communication management plan menjelaskan rencana dan
strategi komunikasi stakeholder proyek
 - Stakeholder engagement plan, Mendefikisan rencana untuk
me-manage kebutuhan dan ekspektasi stakeholder

2. Project Documents
Project Documents yang bisa di anggap sebagai input dari proses
ini diantaranya :

-Issue Log, Issue log mengarsipkan masalah yang diketahui terkain

proyek dan stakeholder

-Lesson Learned Register, Lesson learned yang sudah didapatkan

di proyek yang bisa di tetarpakn untuk meningkatkan efisiensid an
efektivitas dalam hubungan dengan stakeholder

-Project Communications, mengandung project communication

yang sudah didistribusikan ke stakeholder dan didefiniskan di
communication management plan dan stakeholder engagement
plan

-Risk Register, Risk register mengandung identified risk dari

proyek, termasuk yang berhubungan dengan stakeholder
engagement dan interaction, pengkategorisasianya, dan list dari
respon yang mungkin

-Stakeholder register, mengandung informasi stakeholder

3. Work Performance Data

Work performance data mengandung data mengenai statis proyek
misalnya : stakeholder mana yang mendukung proyek dan level
dan tipe enggamenent mereka.
4. Enterprise Environmental Factors
Enterprise environmental factor dapat mempengaruhi proses
monitor stakeholder engagement proses diantaranya
-Organizaional culture, political climate, and governance framework
-Personnel Administration Policies
-Stakeholder Risk Threshold
-Established Communication channels
-Global, Regional, or local trends and resources

5. Organizational Process Assets

-Corporate policies and procedures for social media, ethics, and security
-Corporate policies and procedures for issue, risk, change, and data
management
-Organizational communication requirement
-Standarized guidelines for development, exchange, storage, and
retrieval of information
-Historical information from previous project
4.2 MONITOR STAKEHOLDER ENGAGEMENT : Tools and
Techniques
1. Data analysis
-Alternative analysis digunakan untuk mengevaluasi pilihan untuk
merespon variansi dari hasil yang diinginkan dari stakeholder
engagement
-Root cause analysis digunakan untuk menentukan alasan utama
mengapa stakeholder engagement tidak mendapatkan hasil yang
diinginkan
-Stakeholder analysis. Stakeholder analysis membantu untuk
menentukan posisi stakeholder dari grup stakeholder dan individu
pada tiap stage proyek

2. Decision Making
-Multicriteria decision analysis, kriteria kesuskesan stakeholder
engagement di beri bobot dan pripritas untuk mengidentifikasi
pilihan yang tepat
-Voting, Voting ditentukan untuk memilih respon terbaik untuk
stakeholder engagement

3. Data Representation
Teknik representasi data digunakan di proses ini contohnya
stakeholder engagement matrix
4. Communication Skills
-Feedback, Feedback adalah informasi mengenai reaksi dari
komunikasi, delliverable atau situasi, feedback mendukung
komunikasi interkatif antara project manager, tim dan proyek
stakeholder
-Presentasi. Presentasi adalah penyampaian informasi atau
dokumen.
5. Interpersonal and team skills
-Active Listening
-Cultural Awareness
-Leadership
-Networking
-Political Awareness
6. Meetings
Jenis meeting diantarnya: status meeting, standup meeting,
retrospective dan meeting lainya yang disetujui di stakeholder
engagement plan untuk memonitor dan mengukur stakeholder
engagement plan.
4.3 MONITOR STAKEHOLDER ENGAGEMENT: Output
1. Work Performance Information
Work performance infromation mengandung informasi
mengenai status stakeholder engagement, seperti tingkat dukunga
terhadap proyek dan memabndingkan tingkat engagement yang
diinginkan menggunakan stakeholder engagement assessment
matrix.

2. Change Request
Change request mengandung informasi aks corrective dan
preventive untuk mengembangkan tingkat stakeholder
engagement. Change request diproses dan di review melalui
Perform integrated Change control Process.

3. Project management plan updates

Setiap perubahan project management plan melalui change
control process melalui request. Beberapa komponen yang
membutuhkan change request diantaranya
-Resource management plan,
-Communication Management Plan
-Stakeholder Management plan
4. Project Document Updates
Dokumen proyek yang dapat diupdate
-Issue log
-Lesson learned Register
-Risk Register
-Stakeholder register

Contoh Template