FASE AKHIR DAN

PEMELIHARAAN SISTEM
NAMA KELOMPOK
Karya Supena

1341177004258

Robby Indrawan

1341177004239

Indri Apriani

1341177004209

PENUTUPAN PROYEK
Fase penutupan proyek ini terdiri dari 7 langkah:
1. Verifikasi lingkup pekerjaan
2. Penutupan kontrak
3. Penutupan administratif
4. Hal yang dipelajari
5. Pencatatan historis proyek
6. Post Implementation evaluation report
7. Merayakan keberhasilan

VERIFIKASI LINGKUP PEKERJAAN

Sebelum proyek ditutup secara resmi, audit harus dilakukan untuk
memastikan semua lingkup pekerjaan telah diselesaikan sesuai requirements.
Dalam melakukan audit ini, beberapa langkah di bawah ini harus dilakukan:
1. Verifikasi apakah spesifikasi sistem telah terpenuhi.
2. Validasi semua dokumen pendukung.
3. Verifikasi apakah seluruh deliverables telah tersedia dan klien telah
menerimanya.
4. Lakukan penilaian terhadap kepuasan klien.

PENUTUPAN KONTAK
Secara formal proyek harus ditutup dengan penandatanganan penutupan
kontrak yang menyatakan bahwa seluruh pekerjaan sesuai dengan kontrak
telah selesai dilakukan. Penutupan ini melibatkan kedua belah pihak dari yang
menandatangani kontrak pertama kali, yaitu pihak pemilik proyek dan
pelaksana proyek. Jika kedua belah pihak berasal dari organisasi atau
perusahaan yang sama, maka dokumen penutupan proyek harus
ditandatangani oleh seorang penanggung jawab yang mewakili pengguna
sistem informasi dan manajer proyek. Sedangkan jika proyek untuk klien, maka
dokumen harus ditandatangani oleh pemilik proyek yang diwakili oleh
pemimpin organisasi atau perusahaan, dan pelaksana proyek diwakili oleh
pimpinan perusahaan pelaksana proyek, atau minimal atasan manajer proyek.

PENUTUPAN ADMINISTRATIF
Secara administratif, penutupan proyek berarti semua hal yang berkaitan
dengan prosedur organisasi atau perusahaan telah diselesaikan dengan baik.
Misalnya, semua dokumen atau izin kerja telah dinyatakan selesai, semua
peralatan yang dipinjam telah dikembalikan, semua pembayaran kepada
subkontraktor telah diselesaikan atau setidaknya telah diambil alih oleh bagian
keuanga, dan seluruh anggota tim telah kembali kepada bagian fungsional
masing-masing.

HAL YANG DIPELAJARI

Setiap proyek, baik yang diselesaikan dengan sukses atupun dinyatakan gagal, tetap
memiliki berbagai hal yang dipelajari dari proyek ini bisa berupa dokumentasi atau knowledge
base.Untuk mengumpulkan informasi ini, anda dapat melakukan survei kepada anggota tim
atau stakeholder yang terkait langsung dengan proyek. Beberapa aspek proyek yang dapat
disurvei antara lain:
1. Hal-hal umum mengenai proyek dan komunikasi
2. Masalah estimasi jadwal, apakah cukup akurat atau memerlukan banyak penyesuaian
3. Masalah anggaran
4. Desain
5. Masalah persepsi proses
6. Produk yang dihasilkan
7. Kepuasan klien
8. Risiko dan mitigasi
9. Metodologi manajemen proyek
10.Penutupan proyek

PENCATATAN HISTORIS PROYEK

Manajer proyek sangat memerlukan adanya pengumpulan data dari proyek sebelumnya,
terutama dalam melakukan perencanaan dan pengorganisasian untuk proyek berikutnya.
Beberapa catatan yang dapat dipertimbangkan sebagai data historis yang harus disimpan
antara lain:
1. Rencana dan realisasi durasi jadwal pelaksanaan
2. Rencana dan realisasi jam kerja.
3. Copy dari semua perubahan rencana manajemen proyek yang disetujui.
4. Semua notulen rapat.
5. Laporan kinerja subkontraktor.
6. Laporan kepuasan klien.
7. Tinjauan akhir proyek.

POST IMPLEMENTATION EVALUATION

REPORT (PIER)
Tujuan dari PIER atau laporan final proyek adalah untuk mendokumentasikan informasi
historis proyek yang bermanfaat bagi para pembacanya dengan mengetahui apa yang
menjadi kekuatan dan kelemahan dalam pelaksanaan proyek tersebut. Beberapa informasi
penting yang bisa menjadi bagian dari laporan final ini antara lain:
1. Sukses proyek secara keseluruhan.
2. Organisasi proyek.
3. Teknik yang digunakan untuk mencapai hasil.
4. Jadwal dan anggaran.
5. Risiko yang terjadi dan solusinya.
6. Kekuatan dan kelemahan proyek.
7. Rekomendasi tim proyek.

MERAYAKAN KEBERHASILAN
Setelah laporan PIER diselesaikan oleh semua pihak, maka tiba saatnya
bagi anda dan tim untuk merayakan proyek yang telah berhasil diselesaikan.
Selain tim anda seluruh stakeholder juga dapat diajak serta untuk bersamasama merayakan keberhasilan proyek, terlebih jika proyek ini berskala besar.
Dalam perayaan ini anda dapat melakukan beberapa hal seperti:
1. Berkumpul secara informal di satu tempat.
2. Pertemuan formal.
3. Penghargaan bagi personal yang memiliki kontribusi terbaik.
4. Apresiasi kepada seluruh stakeholder.

KONTRAK PEMELIHARAAN SISTEM

Dalam SMC, spesifikasi pekerjaan harus disebutkan secara jelas dan
meskipun memiliki batas waktu, SMC bukanlah proyek, karena karakteristiknya
hanya memberikan dukungan teknis untuk sistem informasi yang terpasang.
Hal-hal yang dapat dimasukan dalam pemeliharaan sistem adalah:
1. Corrective maintenance
2. Adaptive maintenance
3. Perfective maintenance
4. Preventive maintenance