FASE INISIALISASI

Nama Kelompok :NAMA KELOMPOK:

Karya Supena

1341177004258

Robby Indrawan

1341177004239

Indri Apriani

1341177004209

Feasibility Study
Studi kelayakan adalah tindakan yang dilakukan untuk menentukan
apakah suatu proyek layak untuk direalisasikan atau tidak.
Studi kelayakan terbagi beberapa aktivitas atau satuan kerja:
1. Wawancara.
2. Kunjungan ke lokasi.
3. Pengumpulan dokumen.

Umumnya dokumen-dokumen dalam suatu sustem terdiri atas:

1. Formulir input.
2. Formulir Output.
3. Laporan-laporan.
Secara formal, hasil studi kelayakan dapat disusun dalam bentuk laporan
yang ditunjukan kepada stakeholder. Laporan ini berisi anntara lain:
4. Tujuan Studi Kelayakan.
5. Latar Belakang.
6. Solusi yang diajukan.
7. Analisis biaya manfaat.

Requirements Analisys
Menyusun analisis kebutuhan merupakan aktivitas lanjutan yang bisa
dilakukan sesudah studi kelayakan, tetapi bisa juga dilakukan setelah
proposal disetujui dan kontrak disepakati. Oleh karena itu bukan hanya
manager proyek tetapi semua stakeholder harus berkomitmen dalam
proses requirements yang efektif. Yang dimaksud dengan proses
requirements adalah:
1. Penyusunan requirements (Mengumpulkan, menganalisis, spesifikasi,
dan validasi requirements).
2. Manajemen requirements (Melaksanakan requirements sesudah
disepakati)

Definisi Requirements
Menurut standar IEEE(Guide for Developing System Requirements
Spesifications), requirements adalah pernyataan mengenai :
1. Fungsionalitas sistem.
2. Dapat divalidasi.
3. Harus sesuai dengan sistem yang berjalan.
4. Solusi untuk masalah klien.
5. Memenuhi kriteria dengan kondisi yang terukur dan dibatasi oleh
constraints.

Jenis - Jenis Requirments

Ada beberapa jenis requirements, tergantung sumber datanya, yaitu:
1. Business requirements.
2. Stakeholder requirements.
3. End-user requirements.
4. System requirements.
5. Software requirements.

Menyusun System Requirements

Spesifications (SRS)
Pada dasarnya SRS adalah pengertian secara tertulis dari system requirements yang
diharapkan oleh klien dan kaitannya dengan waktu sebelum desain atau pengembangan
dilakukan.
Menurut standar IEEE, SRS harus menjelaskan sembilan hal, yakni :
1. Interface.
2. Kapabilitas fungsional.
3. Tingkat kinerja.
4. Struktur data.
5. Keamanan.
6. Realibility.
7. Proteksi privasi.
8. Kualitas.
9. Batasan-batasan.

Perubahan dan Manajemen

Requirements
Konsekuensi dari masalah pada requirements adalah pengerjaan ulang
(rework), mengulangi sesuatu yang seharusnya sudah selesai. Menurut
penelitian Barry W. Boehm dan Philip N. Papacio, rework dapat
mengkonsumsi 30 sampai 50 persen dari total cost proses pengembangan ,
dan kesalahan dari requirements dapat menyebabkan pemborosan cost
untuk rework 70 sampai 85 persen.

Dengan adanya manajemen requirements diharapkan dapat

memberikan jalan keluar bagi perubahan yang terjadi pada requirements
saat proyek sudah memasuki tahap selanjutnya. Manajemen requirements
bisa membantu dalam hal ini:
1. Memantau status requirements
2. Komunikasi dengan stakeholder.
3. Pemahaman yang lebih baik untuk setiap requirements.
4. Pencatatan secara historikal perubahan requirements.
5. Dengan menerapkan tools seperti MicroFocus Optimal Trace atau Serena
RTM, manajemen requirements dapat dikembangkan lebih jauh untuk
memberikan informasi dalam hal analisis.

Requirements Sebagai Penyebab

Kegagalan Proyek
Dari berbagai studi ditemukan bahwa 70% dari proyek yang gagal
adalah karena requirements yang tidak lengkap dan akurat. Apa saja yang
dapat menyebabkan kesalahan dalam menyusun requirements? Berikut
penjelasannya:
1. Klien tidak benar-benar mengerti apa yang sebenarnya mereka
inginkan.
2. Requirements berubah saat proyek berlangsung.

Project Scope Document

PSD membantu anda dan stakeholder, terutama klien, untuk
memahami secara jelas apa yang diharapkan dari proyek, sehingga tidak
terjadi ekspektasi yang berlebihan.
Secara ringkas, PSD terdiri atas susunan sebagai berikut:
1. Maksud dan Tujuan Proyek.
2. Rencana Kerja.
3. Deliverables.
4. Batasan batasan.
5. Kesimpulan.

Penyusunan Tim
Dalam manajemen proyek, penyusunan tim merupakan salah satu tugas
utama dari manajer proyek, dimana hal ini harus dilakukan sebelum pelaksanaan
proyek. Berbeda dengan tim dalam departemen perusahaan yang bersifat tetap
dan menjalankan proses rutin, tim dalam proyek memiliki karakteristik berbeda,
antara lain:
1. Tim proyek dibentuk untuk waktu terbatas.
2. Proses kerja belum ditentukan secara definitif sebelum proyek berlangsung.
3. Tim akan menentukan banyak hal yang belum diprediksi pada saat proyek
berlangsung.
4. Tekanan kerja atau tingkat stress lebih tinggi.
5. Dalam beberapa hal, anggota tim juga bekerja rangkap dengan tugas seharihari, bila mereka berasal dari unsur klien dan diambil dari tim departemen.

Melihat hal-hal di atas, ada hal-hal yang harus menjadi perhatian kita
saat menyusun tim, yaitu:
1. Berikan penjelasan yang cukup untuk setiap anggota tim mengenai
proyek dimana mereka terlibat.
2. Tentukan dengan jelas peran dan tanggung jawab dari masing-masing
anggota tim.
3. Sebelum proyek dimulai, masing-masing anggota harus sudah saling
mengenal dan tahu posisi dari setiap anggota di dalam proyek.
4. Dalam menentukan peran dan tanggung jawab anggota tim sebagaimana posisi struktur organisasi proyek, maka anda harus juga
memperhatikan keahlian individual yang dimiliki oleh setiap anggota.

Manajemen Proyek
Suatu proyek pasti memiliki resiko, utamanya adalah kegagalan proyek, baik dalam
mencapai tujuan maupun memenuhi kriteria batasan proyek.
Bart Jutte memberikan 10 golden rules dalam manajemen resiko untuk proyek berdasarkan
pengalamannya sehingga bisa diterapkan juga pada proyek sistem informasi pada umumnya.
1. Jadikan manajemen resiko bagian dari proyek.
2. Identifikasi risiko sejak awal.
3. Komunikasi risiko-risiko yang ada.
4. Pertimbangan baik ancaman maupun kesempatan.
5. Klarifikasi penanggung jawab untuk setiap risiko.
6. Buat prioritas resiko.
7. Melakukan analisis resiko.
8. Buat rencana dan implementasi terhadap risiko.
9. Dokumentasikan risiko proyek.
10.Tentukan risiko dan tindakan yang di ambil.

Proposal
Setelah menyusun requirements dalam dokumen, tiba saatnya untuk
menyampaikan secara resmi kepada klien. Jika klien adalah bagian dari
internal organisasi perusahaan, maka dalam proposal tidak perlu
dicantumkan biaya yang dikenakan untuk pelaksanaan proyek, meskipun
beberapa perusahaan tetap memberlakukannya. Alasannya agar biaya
yang dikeluarkan dapat dibebankan kepada setiap departemen yang terkait
denga nilai yang dapat dipertanggung jawabkan.
Untuk klien eksternal, tentu pengenaan biaya harus dicantumkan
dengan jelas, karena proposal juga berfungsi sebagai penawaran. Proposal
harus merinci segala sesuatunya sebagai hasil analisis terhadap
requirements, sehingga klien mengerti dasar dari pengenaan biaya
terhadap proyek yang dilaksanakan.

Pengertian Proposal
Pada dasarnya proposal adalah penawaran, yakni menawarkan jasa anda
atau perusahaan anda untuk melaksanakan proyek. Ada beberapa jenis
proposal, yakni yang berdasarkan permintaan resmi, permintaan tidak
resmi, atau tanpa adanya permintaan dari pihak klien.
1. Untuk proposal yang berdasarkan permintann resmi, klien biasanya
membuka peluang kepada beberapa penyedia jasa/vendor, dengan
mengeluarkan Invitation For Bid (IFB). Umumnya, hal ini dilakukan oleh
perusahaan besar atau instansi pemerintah.

2. Proposal yang berdasarkan tidak resmi umumnya dilakukan oleh

perusahaan-perusahaan menengah, atau jasa jika nilai proyek kecil
sehingga tidak memerlukan aktivitas formal. Biasanya didahului oleh pihak
penyedia jasa/vendor yang menawarkan jasa atau produk kepada klien
prospektif.
3. Proposal lainnya adalah tanpa permintaan dari klien. Biasanya ini
dilakukan berdasarkan informasi yang didapatkan tentang peluang untuk
mengajukan proposal suatu proyek yang mungkin diperlukan klien

Struktur Proposal
Stuktur proposal pada umumnya adalah sebagai berikut:
1. Ringkasan eksekutif
2. Tinjauan dan rincian requirements
3. Solusi yang diajukan.
4. Uraian pekerjaan.
5. Rencana implementasi.
6. Investasi/biaya.

Presentasi dan Revisi

Agenda presentasi adalah menyampaikan requirements dan solusi yang
diajukan sebagaimana yang dijelaskan dalam proposal. Dari presentasi
kemungkinan akan didapatkan masukan-masukan baru yang sebelumnya
tidak teridentifikasi. Oleh karena itu, seperti yang dijelaskan sebelumnya
requirements akan mengalami perubahan, bahkan kadang-kadang bisa
terjadi secara signifikan karena adanya kebijakan-kebijakan yang
bertentangan dengan solusi yang diajukan.

Kontrak/Surat Perintah Kerja(SPK)

Setelah proposal final diterima, maka tahap selanjutnya sebelum
proyek benar-benar mulai dilaksanakan adalah pengikatan antara kedua
belah pihak, yaitu antara pelaksana proyek dan pemilik proyek. Kontrak
perlu di buat apabila pelaksana proyek adalah pihak diluar organisasi
perusahaan. Jika pelaksana proyek adalah tim yang dibentuk dari staf
internal perusahaan, manajer proyek akan menerima Surat Perintah Kerja
yang menegaskan tentang pelaksanaan proyek.

Kontak tersebut harus berisi beberapa hal utama, yaitu:

1. Deskripsi pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek.
2. Deskripsi mengenai deliverable misalnya penjelasan mengenai sistem
yang akan dibangun atau produk yang akan di hasilkan.
3. Hak dan kewajiban masing-masing pihak yang mengikat selama proyek
berlangsung.
4. Kesepakatan investasi atau biaya yang harus dibayarkan kepada pihak
pelaksana proyek.
5. Jadwal pelaksanaan yang mengacu pada kewajiban pihak pelasana proyek.
6. Bagian penutup yang berisi nama-nama person in charge penanggung
jawab untuk masing-masing pihak.

Project Charter
Setelah kontrak ditandatangani akan dilanjutkan dengan penyusunan
definisi proyek secara resmi yang akan menjadi pedoman bagi pelaksanaan
proyek. Definisi proyek biasa disebut Project Charter atau Terms of
Reference (TOR). Untuk menyusun project charter, langkah-langkah yang
perlu diikuti adalah sebagai berikut:
1. Visi,tujuan,lingkup dan deliverable proyek.
2. Organisasi proyek.
3. Implementasi proyek.
4. Risiko dan masalah.

Project Kick-Of
Setelah inisiasi proyek selesai, tim sudah terbentuk dan kontrak sudah
ditandatangani, sekarang saatnya memulai proyek dengan melakukan kick-of
meeting, yaitu pertemuan untuk memberikan informasi tentang pelaksanaan
proyek. Kick-of meeting merupakan kesempatan baik untuk saling mengenal,
memberikan motivasi kepada tim, menciptakan lingkungan kerja tim proyek yang
akrab dan efektif, serta untuk memberikan atmosfir kepemimpinan anda sebagai
manager proyek. Sampaikan juga rencana komunikasi tim dengan menentukan:
1. Jadwak rapat status proyek mingguan.
2. Penggunaan alat bantu untuk manajemen proyek, komunikasi tim dan
kolaborasi.
3. Update kepada stakeholder di luar tim proyek.
4. Sarana penyampaian informasi yang bersifat insidental, terutama yang
berkaitan dengan risiko proyek ataupun penyimpanan yang teridentifikasi.