Chapter 5

Contract Review

5.2 Review kontrak proses dan tahapannya

Beberapa situasi dapat memimpin perusahaan perangkat lunak ("pemasok") untuk
menandatangani kontrak dengan pelanggan. Yang paling umum adalah:
(1) Partisipasi dalam tender.
(2) Pengajuan proposal sesuai dengan RFP (requirement for proposal) pelanggan.
(3) Penerimaan perintah dari perusahaan pelanggan.
(4) Penerimaan permintaan internal atau pesanan dari departemen lain dalam organisasi.
Review kontrak adalah komponen SQA dirancang untuk memandu draft review dokumen
proposal dan kontrak. Jika berlaku, review kontrak juga menyediakan pengawasan dari kontak
yang dilakukan dengan mitra proyek dan subkontraktor. Proses peninjauan itu sendiri dilakukan
dalam dua tahap:
Tahap Satu - Review draft proposal sebelum diajukan ke calon pelanggan ("review rancangan
proposal"). Tahap ini mereview draft proposal yang meliputi: dokumen kebutuhan pelanggan,
rincian tambahan pelanggan dan penjelasan dari perkiraan kebutuhan, biaya dan sumber daya,
kontrak yang ada atau draft kontrak pemasok dengan mitra dan subkontraktor.
Tahap Dua - Review draft kontrak sebelum penandatanganan ("review rancangan kontrak ").
Tahap ini mereview draft kontrak berdasarkan proposal dan pemahaman (termasuk perubahan)
yang dicapai selama sesi negosiasi kontrak.
Proses review dapat dimulai setelah draft dokumen telah selesai. Individu-individu yang
melakukan review secara menyeluruh memeriksa draft sementara yang mengacu pada
berbagai mata pelajaran yang komprehensif review.
Sebuah checklist akan sangat membantu untuk memastikan cakupan penuh dari subjek yang
relevan (lihat Lampiran 5A dan 5B).
Setelah selesai tahap review diperlukan bahwa perubahan, penambahan dan koreksi yang
diperlukan akan diperkenalkan oleh tim proposal (setelah review rancangan proposal) dan oleh
departemen hukum (setelah review draft kontrak).

5.3 Tujuan review kontrak

Seperti dapat diperkirakan, tahap kontrak dua mengulas memiliki tujuan yang berbeda, yang
kita rinci berikut ini.
Tujuan dari review rancangan proposal adalah untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan
berikut telah memuaskan dilakukan.
(1) Persyaratan pelanggan telah diklarifikasi dan didokumentasikan.
Dokumen proposal dan dokumen teknis serupa adalah terlalu umum dan tidak tepat untuk
keperluan proyek. Akibatnya, rincian tambahan harus diperoleh dari pelanggan. Klarifikasi
persyaratan mereka yang masih samar-samar dan yang sudah terupdate harus dicatat
dalam dokumen terpisah dan disetujui oleh kedua pelanggan dan perusahaan perangkat
lunak.
(2) Pendekatan alternatif untuk melaksanakan proyek tersebut telah diperiksa.
Ketentuan ini mengacu terutama kepada alternatif yang meliputi penggunaan kembali
perangkat lunak, dan kemitraan atau subkontrak dengan perusahaan-perusahaan yang
memiliki pengetahuan khusus atau staf yang dapat memenuhi syarat untuk memenuhi syarat
proposal itu.
(3) Aspek formal hubungan pelanggan dan perusahaan perangkat lunak telah ditetapkan.
Proposal harus mendefinisikan aspek formal yang meliputi:

Pelanggan saluran komunikasi dan antarmuka

Kriteria kiriman dan penerimaan Proyek
Fase proses persetujuan formal
Rancangan pelanggan dan metode tindak lanjut pengujian
Pelanggan permintaan perubahan prosedur.

(4) Identifikasi risiko pembangunan.

Risiko pengembangan, seperti kurangnya tenaga profesional tentang proyek atau
penggunaan alat pengembangan yang diperlukan, perlu diidentifikasi dan diselesaikan.
Untuk gambaran yang komprehensif identifikasi item risiko perangkat lunak dan metode
untuk tindakan manajemen risiko.
(5) Estimasi yang tetap mengenai sumber daya proyek dan jadwal.
Estimasi sumber daya mengacu pada staf profesional serta anggaran proyek, termasuk
biaya subkontraktor. Memperkirakan penjadwalan harus mempertimbangkan persyaratan
waktu dari semua pihak yang berpartisipasi dalam proyek.

(6) Pemeriksaan kemampuan perusahaan sehubungan dengan proyek.

Pemeriksaan ini harus mempertimbangkan kompetensi profesional serta ketersediaan
anggota tim yang dibutuhkan dan fasilitas pengembangan pada waktu yang dijadwalkan.

(7) Pemeriksaan kapasitas pelanggan untuk memenuhi komitmennya.

Pemeriksaan ini mengacu pada kapasitas keuangan pelanggan dan organisasi, seperti
rekrutmen personil dan pelatihan, instalasi hardware yang dibutuhkan, dan peningkatan
peralatan komunikasi.

(8) Definisi dari partisipasi mitra dan subkontraktor.

Hal ini mencakup isu-isu jaminan kualitas, jadwal pembayaran, distribusi pendapatan proyek
/ keuntungan, dan kerjasama antara manajemen proyek dan tim.

(9) Definisi dan perlindungan hak kepemilikan.

Faktor ini sangat penting terutama dalam kasus di mana sebuah perangkat lunak bekas
dimasukkan ke dalam suatu paket baru atau ketika diperlukan hak untuk menggunakan
kembali perangkat lunak di masa datang. Item ini juga mengacu pada penggunaan file
kepemilikan data penting untuk operasi sistem dan langkah-langkah keamanan.

Tujuan dari review draft proposal dirangkum dalam bingkai 5.1.

Bingkai 5.1. Sembilan tujuan review rancangan proposal yang memastikan kegiatan berikut
telah dilakukan:
1. Persyaratan pelanggan telah diklarifikasi dan didokumentasikan.
2. Pendekatan alternatif untuk melaksanakan proyek tersebut telah diperiksa.
3. Aspek formal hubungan antara pelanggan dan perusahaan perangkat lunak telah ditetapkan.
4. Identifikasi risiko pembangunan.
5. Estimasi yang memadai dari sumber daya proyek dan jadwal telah disusun.
6. Pemeriksaan kapasitas perusahaan sehubungan dengan proyek.
7. Pemeriksaan kapasitas pelanggan untuk memenuhi komitmennya.
8. Definisi kondisi partisipasi mitra dan subkontraktor.

9. Definisi dan perlindungan hak kepemilikan.

5.3.2 tujuan review rancangan Kontrak

Tujuan dari review draft kontrak adalah untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan berikut
telah dilakukan dengan memuaskan:
(1) Tidak ada masalah yang belum diklarisifikasi dalam draft kontrak.
(2) Ada kesepamahaman yang dicapai antara pelanggan dan perusahaan dan harus
didokumentasikan secara lengkap dan benar dalam kontrak dan lampiran nya.
Pemahaman-pemahaman ini dimaksudkan untuk menyelesaikan semua masalah yang
tidak diklarifikasi dan perbedaan antara pelanggan dan perusahaan yang telah mungkin
muncul..
(3) Tidak ada perubahan, penambahan, atau kelalaian yang belum dibahas dan disepakati
yang seharusnya diperkenalkan ke dalam draft kontrak. Perubahan, baik disengaja atau
tidak, dapat mengakibatkan komitmen tambahan dan tak terduga atas substansial pada
bagian pemasok.

Tujuan dari review draft kontrak dirangkum dalam Bingkai 5.2.

Figure 5.2 Tujuan review rancangan kontrak
Tiga tujuan review draft kontrak adalah untuk memastikan kegiatan berikut telah dilakukan
dengan memuaskan:
1. Tidak ada masalah yang belum diklarifikasi dalam draft kontrak.
2. Semua pemahaman yang yang ada pada proposal telah didokumentasikan dengan
benar.
3. Tidak ada perubahan baru, penambahan baru, atau kekurangan yang masuk ke draft
kontrak.

5.4 Pelaksanaan kontrak review

Review kontrak bervariasi dalam hal besarnya, tergantung pada karakteristik dari proyek yang
diusulkan. Kompleksitas ini dapat berupa teknis atau organisasi.

5.4.1 Faktor yang mempengaruhi tingkat dari review kontrak

Faktor proyek yang paling penting menentukan tingkat upaya review kontrak yang diperlukan
adalah:

Besarnya proyek, biasanya diukur dalam ukuran sumber daya manusia per bulan.
Kompleksitas teknis proyek.
Tingkat pengetahuan dan pengalaman staf terhadap proyek.
Pengetahuan dengan bidang dalam proyek sering dikaitkan dengan kemungkinan
reused software digunakan lagi; dalam kasus di mana penggunaan kembali dari
perangkat lunak mempunyai proporsi yang tinggi, sehingga tingkat review berkurang.
Kompleksitas organisasi proyek. Semakin besar jumlah organisasi (yaitu, mitra,
subkontraktor, dan pelanggan) yang mengambil bagian dalam proyek, semakin besar
upaya review kontrak diperlukan.
Oleh karena itu kita dapat mengasumsikan bahwa "sederhana" ulasan kontrak akan
dilakukan
oleh salah satu resensi, yang akan fokus pada beberapa mata pelajaran dan
berinvestasi sedikit waktu dalam bukunya
review. Namun, review kontrak besar-besaran mungkin memerlukan partisipasi
sebuah tim untuk memeriksa berbagai mata pelajaran, proses menuntut
investasi jam kerja banyak.

5.4.2 Siapa yang melakukan review kontrak?

Tugas review kontrak dapat diselesaikan oleh berbagai individu, yang terdaftar di sini dalam
urutan, sesuai dengan kompleksitas proyek:

Pemimpin atau anggota lain dari timproposal.

Para anggota tim proposal.
Seorang profesional dari luar atau seorang anggota staf perusahaan yang bukan
anggota tim proposal.
Sebuah tim ahli dari luar. Biasanya, tim review kontrak terdiri dari ahli dari luar yang
dipanggil, terutama untuk proposal utama. Ahli dari luar dapat dipakai untuk review
kontrak kecil dimana organisasi pengembangan perangkat lunak tidak mempunyai
cukup anggota tim yang memadai.

5.4.3 Pelaksanaan kontrak review untuk proposal utama

Proposal utama adalah proposal untuk proyek-proyek yang ditandai dengan setidaknya
beberapa hal berikut: skala proyek sangat besar, kompleksitas teknis yang sangat tinggi, suatu
area baru bagi perusahaan, dan kompleksitas organisasi yang tinggi (yang ditandai oleh

sejumlah besar organisasi, yaitu mitra, subkontraktor dan pelanggan, yang mengambil bagian
dalam proyek ini). Pelaksanaan proses review kontrak untuk sebuah proyek besar biasanya
menyebabkan kesulitan organisasi secara substansial. Beberapa jalan untuk mengatasi
kesulitan-kesulitan tersebut disarankan di sini, berikut review dari faktor-faktor yang
menyebabkan kesulitan untuk penyelesaian tugas dengan mulus.
Kesulitan melaksanakan review kontrak untuk proposal utama
Hampir semua orang setuju bahwa review kontrak adalah prosedur utama untuk mengurangi
risiko kegagalan proyek besar. Beberapa substansial, mendasar, dan kesulitan yang melekat
dalam melakukan review kontrak ada, terutama untuk situasi yang memerlukan review proposal
utama.

Tekanan Waktu. Kedua tahap dari review kontrak, review draft proposal dan review draft
kontrak biasanya dilakukan ketika tim tender berada di bawah tekanan waktu.
Akibatnya, setiap tahap review kontrak harus diselesaikan hanya dalam waktu beberapa
hari untuk memberikan waktu pelaksanaan koreksi dokumen.
Review kontrak yang tepat harus dikerjakan oleh orang yang secara substansial
profesional pada bidang tersebut. Kinerja profesional pada setiap tahap dari review
kontrak membutuhkan investasi keahlian profesional yang substansial (jumlah waktu
diperlukan bervariasi, sesuai dengan sifat proyek).
Anggota tim review kontrak yang potensial sangat sibuk. Potensi anggota tim review
kontrak biasanya merupakan anggota staf senior dan ahli-ahli yang biasanya sangat
berkomitmen untuk melakukan tugas-tugas rutin mereka, sehingga tidak ada waktu
untuk melakukan review.

Rekomendasi jalan untuk menerapkan review kontrak besar

Perencanaan secara hati-hati pada pelaksanaan review kontrak sangat diperlukan agar berhasil
menyelesaikannya.
Disarankan bahwa langkah-langkah berikut harus diambil untuk memfasilitasi proses review:

Review kontrak harus dijadwalkan. kegiatan Kontrak review harus dimasukkan dalam
jadwal persiapan proposal, menyediakan yang cukup waktu untuk review dan koreksi.
Sebuah tim harus melakukan peninjauan kontrak. Teamwork memungkinkan
untuk membagi beban kerja diantara anggota tim sehingga masing-masing anggota tim
review kontrak mendapatkan cukup waktu untuk melakukan pekerjaanya termasuk
mempersiapkan laporan tertulis yang merangkum hasil temuan dan rekomendasi.
Seorang pemimpin tim review kontrak harus ditunjuk. Adalah penting bahwa ada orang
yang bertanggung jawab untuk mengatur, mengelola dan mengendalikan kegiatan
review kontrak, yang biasanya dengan cara menunjuk seorang pemimpin tim. Tugas
pemimpin tim adalah:
o Perekrutan anggota tim
o Mendistribusikan tugas review antara anggota tim

o
o
o
o

Menjadi koordinator antara anggota tim review

Sebagai koordinator antara tim review dan tim proposal
Menindak lanjuti kegiatan, terutama tentang dengan jadwal
Membuat kesimpulan dari temuan-temuan dan menyampaikannya kepada tim
proposal.

5.5. Tujuan Review Kontrak

Review kontrak memeriksa beberapa hal, berdasarkan tujuan dari review kontrak itu sendiri.
Checklists adalah alat yang berguna untuk membantu tim review untuk mengatur pekerjaan
mereka sehingga bisa mencakup sebagian besar tujuan yang sesuai dengan kegiatan review.
Jelas bahwa banyak subjek pada checklist yang tidak relevan bagi proyek tertentu. Bahkan ada
kemungkinan bahwa checklist tidak mencantumkan subjek yang sangat relevan dengan
proposal proyek. Ini adalah tugas tim peninjau kontrak, terutama pemimpinnya, untuk
menentukan daftar subjek yang sesuai untuk proposal proyek tertentu.
Daftar subjek review kontrak, diklasifikasikan menurut tujuan review kontrak, disajikan dalam
lampiran untuk bab ini:
Lampiran 5A: Proposal draft review subjects checklist
Lampiran 5B: Contract draft review subjects checklist.
(lihat buku Daniel Galin)

5.6 Review kontrak untuk proyek internal

Sebagian besar proyek perangkat lunak bersifat proyek internal yang dilakukan oleh satu unit
organisasi untuk unit lain dari organisasi yang sama. Dalam kasus tersebut, satu unit dalam
organisasi tersebut bertindak sebagai supplier, sedangkan unit lainnya dapat dianggap sebagai
customer.
Seringkali, proyek pengembangan perangkat lunak internal tidak dianggap sebagai hubungan
pelanggan-pemasok yang sebenarnya. Dalam beberapa kasus, proyek-proyek didasarkan pada
kesepakatan umum, tetapi lebih berperan ke dalam peningkatkan hubungan antara dua unit
tersebut. Dealam kondisi seperti ini, review kontrak hanya dilakukan seper;lunya bahkan
mungkin tidak diperlukan review kontrak sama sekali.

Sumber: Software Quality Assurance From Theory To Implementation By Daniel Galin

Terjemahan: Dadang Latif, M.Kom