A.

FASE METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK DAN PERAN MANAJER

PROYEK
 FASE METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK
Manajemen proyek yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara
ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus
yang berbentuk proyek. Hal ini merupakan usaha agar tujuan kegiatan dapat tercapai
secara efisien dan efektif. 
Terdapat 5 fase metodologi manajemen proyek antara lain :
1. Fase Inisialisasi
Sebelum suatu proyek didefinisikan, tentu perlu diadakan studi kelayakan
(feasibility study). Biasanya hal ini dilakukan oleh pemilik dan sponsor proyek. Suatu
proyek bisa dikatakan layak untuk dilaksanakan jika memenuhi syarat kelayakan, seperti:
a. Memberikan manfaat bagi klien
b. Memberikan solusi pada masalah yang sedang dihadapi oleh pemilik proyek.
c. Dapat dilaksanakan sesuai waktu yang diharapkan dan anggaran tersedia.

2. Fase Perencanaan

Pelaksanaan fase ini lebih melibatkan tim pelaksana proyek, meskipun pihak lain,
seperti steering comittee (pengarah, penasihat, atau pengawas dalam sebuah
kegiatan) tetap melaksanakan fungsi pengendalian dari luar.

Dalam fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analisis. Setelah mendapat
informasi, tim menyusun beberapa dokumen sebagai dasar fase selanjutnya.

3. Fase Pelaksanaan atau Pengembangan

Dalam fase ini aktivitas yang dilakukan adalah melaksanakan tugas-tugas yang
telah didefinisikan dalam fase sebelumnya untuk menghasilkan software sesuai
requirements.

4. Fase Pengiriman

Fase selanjutnya adalah delivery, yaitu fase dimana kita menyerahkan proyek
kepada pemilik proyek.

Tahapan dalam fase delivery ini terbagi atas tiga bagian utama, yaitu
development, pelatihan, dan produksi.

5. Fase Akhir

Dalam fase ini proyek telah memasuki tahap akhir dimana produk software telah
diinstalasikan, dioperasikan, dan dimanfaatkan oleh klien.
 PERAN MANAJER PROYEK
Manajer Proyek adalah orang yang bertindak sebagai pemimpin dalam
suatu proyek. Seorang manajer proyek ada kalanya harus memiliki kualifikasi
khusus meskipun tidak harus memiliki keahlian sebagai eksekutor atau pelaksana.
Misalnya dalam proyek sistem informasi banyak anggota tim yang
berkualifikasi teknis pemrogram atau arsitek sistem, tetapi manajer proyek tidak
perlu harus memiliki keahlian tersebut.
Adapun hal - hal yang harus dilakukan oleh manajer proyek yaitu :
1. Menerima otoritas dari pihak yang berkompeten
2. Mendefinisikan dan melakukan review kasus bisnis dan requirements dengan
evaluasi dan kontrol secara reguler.
3. Melakukan inisiasi dan rencana proyek dengan menyusun format, arah dan
landasan.
4. Bermitra dengan pengguna akhir, bekerja dengan sponsor proyek dan
manajemen lain.
5. Mengelola teknologi, orang-orang dan perubahan.
6. Mengelola tim pelaksana proyek dengan menciptakan suana yang kondusif.
7. Mampu mengelola keadaan yang tidak menentu, perubahan yang cepat,
kesimpangsiuran, kejutan-kejutan, dan lingkungan yang hanya sedikit
terdefinisi.
8. Menjaga hubungan dengan klien dengan menggunakan format laporan yang
cukup lengkap, jelas dan formal.
9. Mengarahkan proyek dengan cara memimpin yang memberikan contoh dan
memberi motivasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Manajer proyek :

Fungsional :

1. Memahami requirements proyek

2. Membuat rencana dan mengontrol proyek
3. Melaksanakan/ mengimplementasi proyek
4. Menyelesaikan proyek sesuai spesifikasi yang ditentukan

Tim :

1. Memilih dan mengembangkan staff

2. Mendelegasikan tugas
3. Menjadi penengah antara tim dengan pihak manajemen organisasi atau
perusahaan klien
4. Komunikasi secara efektif dengan pihak lain
 5. Menunjukkan kepemimpinan
6. Memberi motivasi pada anggota tim
7. Membangun tim yang kuat, kompok dan handal

Organisasi :

1. Memahami konteks organisasi

2. Melaksanakan wewenang
3. Memahami cara memberikan pengaruh terhadap orang lain
4. Menyelesaikan konflik
5. Memahami situasi politik internal organisasi
B. METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK (FASE INISIALISASI)
 PENGERTIAN
Fase Inisialisasi adalah fase pertama dimana anda berinteraksi langsung
dengan proyek yang anda tangani. Keberhasilan anda dalam menangani fase ini
apakah suatu proyek layak untuk direalisasikan atau tidak, hingga sistem ini dapat
diselesaikan dan digunakan sebagaimana harapan mereka.
 BAGIAN FASE INSILIASI
1. FEASIBILITY STUDY
 Studi kelayakan (feasibility study) adalah tindakan yang dilakukan
untuk menentukan apakah suatu proyek layak untuk direalisasikan atau
tidak.
 Studi kelayakan terbagi dalam beberapa aktivitas kerja:
a. Wawancara
b. Kunjungan ke lokasi(site visit)
c. Pengumpulan dokumen
 Secara formal, hasil studi kelayakan dapat disusun dalam bentuk
laporan yang ditunjukan kepada stakeholder.
Laporan tersebut berisi:
a. Tujuan Studi Kelayakan
b. Latar Belakang
c. Solusi yang Diajukan
d. Analsis Biaya dan Manfaat
2. REQUIREMENT ANALYSIS
Menyusun analisis kebutuhan merupakan aktivitas lanjutan yang biasa
dilakukan sesudah studi kelayakan, tetapi bisa jugadilakukan setelah proposal
disetujui dan kontak disepakati. Oleh karena itu bukan hanya manager proyek
tetapi semua stakeholder harus berkomitmen dalam proses requiments yang
efektif.
Jenis requirements, tergantung sumber datanya:
1.Business Requirements
Terdiri atas bisnis proses dari sistem yang akan dibangun, batasan-batasan
seperti biaya, sumberdaya, waktu dan sebagainya
2.Stakeholder Requirements
Terdiri atas susunan kebutuhan terhadap sistem yang akan dibangun, baik
untuk kepentingan internal maupun eksternal perusahaan atau organisasi
3.End-User Requirements
Kebutuhan dari staf yang berinteraksi secara langsung maupun tidak
langsungterhadap sistem yang akan digunakan.
4.System Requirement
Disusun berdasarkan business objectives dan stakeholder requirements,
yang disusun dengan pendekatan teknis secara formal dan terstruktur.
5. Software Requirements
merupakan hasil yang harus diperlihatkan oleh software untuk menyelesaikan
suatu permasalahan yang bersifat nyata.
Menyusun System Requirements Specifications (SRS)
 SRS adalah pengertian secara tertulis dari system requirements yang
diharapkan oleh klien & kaitannya dg waktu sebelum desain /
pengembangan dilakukan
 Jaminan 2 arah antara klien dengan tim proyek dalam pengertian
terhadap requirements pada saat disepakati, & selama tidak ada
perubahan apapun.
3. PROJECT SCOPE DOCUMENT
Setelah menyusun requirements dalam SRS, hasil analisis requirements
kemudian dituangkan kedalam Project Scope Document ( PSD)
PSD merupakan pedoman utama untuk mengawali proyek, sebelum
proyek itu benar-benar dimulai.
4. PENYUSUNAN TIM
Tim dalam proyek memiliki karakteristik:
1. Tim proyek dibentuk untuk waktu yang terbatas
2. Proses kerja belum ditentukan secara definitif sebelum proyek berlangsung
3. Tim akan menemukan banyak hal yang belum diprediksi pada saat proyek
berlangsung
 4. Tekanan kerja atau tingkat stress lebih tinggi, yang disebabkan banyak hal
yang belum pasti
5. Dalam beberapa hal, anggota tim juga bekerja rangkap.

5. MANAJEMEN RESIKO

Bart Jutte memberikan 10 golden rules dalam menajemen risiko untuk

proyek sistem informasi pada umumnya:

1. Jadikan manejemen risiko bagian dari proyek

2. Identifikasikan risiko sejak awal proyek
3. Komunikasikan risiko-risiko yang ada
4. Pertimbangkan baik ancaman maupun kesempatan (opportunities)
5. Klarifikasi penanggung jawab untuk setiap risiko
6. Buat prioritas risiko
7. Melakukan analisa risiko
8. Buat rencana dan implementasi tanggapan dari risiko
9. Dokumentasikan risiko proyek
10. Tentukan risiko dan tindakan yang diambil
6. PROPOSAL
Pada dasarnya proposal adalah penawaran, yaitumenawarkan jasa Anda
atau perusahaan Anda untuk melaksanakan proyek.
Struktur Proposal
1. Ringkasan eksekutif
2. Tinjauan dan rincian requirements
3. Solusi yang diajukan
4. Uraian pekerjaan
5. Rencana Implementasi
6. Investasi biaya

7. KONTRAK/SPK

Kontrak perlu dibuat apabila pelaksana proyek adalah pihak diluar

organisasi perusahaanJika pelaksana proyek adalah tim yang dibentuk dari
staf internal perusahaan, manajer proyek akan menerima Surat Perintah Kerja
yang menegaskan tentang pelaksanaan proyek.

Isi dari kontrak kerja harus terdapat hal utama:

1. Deskripsi pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek

2. Deskripsi mengenai deliverable (penyampaian) misalnya penjelasan

mengenai sistem yang akan dibangun, hasil maupun pelatihan
 3. Hak dan kewajiban masing-masing pihak

4. Kesepakatan biaya

5. Jadwal pelaksanaan

6. Bagian penutup

8. PROJECT CHARTER

Definisi proyek biasa disebut Project Charter atau Term of Reference

(TOR) Definisi ini bertujuan untuk mendokumentasikan visi, tujuan, ruang
lingkup, deliverables, organisasi proyek dan rencana implementasi.

Langkah menyusun project charter:

1. Visi, tujuan, lingkup dan deliverables Proyek

2. Organisasi proyek

3. Implementasi proyek

4. Risiko dan masalah

9. PROJECT KICK-OFF

Mulai dengan kick-off meeting, yaitu pertemuan untuk memberikan

informasi tentang pelaksanaan proyek.