Manajemen Proyek Sistem Informasi

MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK

Ratna Rahmawati Rahayu, M.Kom.
METODOLOGI TRADISIONAL

Fase Inisialisasi

Fase Perencanaan

Fase Pelaksanaan atau Pengembangan

Fase Sistem Pengawasan dan Kontrol

Fase Akhir
Fase Inisialisasi
Sebelum suatu proyek didefinisikan, perlu dilakukan studi kelayakan
(feasibility study) terlebih dahulu. PROPOSAL
Ke stakeholder
Salah satu hal terpenting yang dilakukan dalam studi kelayakan
adalah analisis kebutuhan (requierments analysis).
Suatu proyek layak untuk dilaksanakan apabila memiliki syarat SURAT PERINTAH KERJA
kelayakan sebagai berikut : (SPK)
 Memberikan manfaat bagi klien. *jika dilaksanakan di
dalam organisasi
 Memberikan solusi pada masalah yang sedang dihadapi oleh
pemilik proyek.
 Dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang diharapkan, PERJANJIAN
anggaran yang tersedia, dan aktivitas serta seumberdaya yang KERJASAMA dalam
terukur, sebagaimana batasan yang ada dalam segitiga bentuk KONTRAK
manajemen proyek. *jika dilaksanakan pihak
di luar organisasi
Fase Perencanaan
Walaupun di fase inisialisasi sudah dilakukan requirements analysis, tetapi untuk menghasilkan
rencana dan desain pengembangan sistem informasi dperlukan analisis yang lebih detail.
Pada fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analisis.

Setelah memperoleh informasi yang diperlukan, tim pelaksana proyek akan menyusun beberapa
dokumen yang menjadi dasar untuk pelaksanaan fase berikutnya.
Dokumen perencanaan proyek tersebut berisikan informasi hasil analisis, desain pengembangan
sistem informasi dan estimasi jadwal, biaya dan sumberdaya.
Apabila dokumen tersebut sudah disetujui, maka dapat dilanjutkan ke fase berikutnya yaitu
Fase Pelaksanaan atau Pengembangan.
Fase Pelaksanaan atau Pengembangan
Aktivitas pada fase ini melaksanakan tugas-tugas yang telah didefinisikan pada fase sebelumnya
untuk menghaslikan perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan.
Aktivitas pada fase ini adalah :
1. Pemrograman (development)
2. Pengujian perangkat lunak (Testing)
3. Quality Assurance (QA)
4. Dokumentasi
Umumnya penjadwalan fase ini dilaksanakan dalam jangka waktu yang lebih lama dibandingkan
dengan fase-fase lainnya.
Pada fase ini akan menghasilkan produk berupa software yang akan digunakan oleh klien,
artinya akan digunakan oleh pihak diluar tim pelaksana proyek.
Fase Sistem Pengawasan dan Kontrol
Fase ini terdiri atas proses-proses yang dilakukan untuk observasi pelaksanaan proyek untuk menghindari
potensi masalah yang bisa segera diidentifikasi dan jika diperlukan, tindakan koreksi dapat segera
dilakukan.
Pengawasan dan pengendalian ini terdiri dari :
1. Mengukur aktivitas proyek yang tengah dilaksanakan.
2. Mengawasi variabel biaya, jadwal dan sumberdaya proyek terhadap rencana dan desain yang telah
disepakati.
3. Identifikasi tindakan korektif jika terjadi penyimpangan.
4. Mengarahkan pengendalian terpusat agar hanya setiap perubahan terhadap rencana proyek yang telah
disetujui saja yang bisa diimplementasikan.
Pengawasan terlalu ketat akan menyebabkan waktu menjadi tidak efisien, karena setiap aktivitas selalu
diukur.
Terlalu longgar juga akan beresiko.
Paling baik melaksanakan pengawasandan pengendalian hanya setiap akhir fase dan jika perlu melakukan
review terhadap hasil dari setiap fase.
Fase Akhir
Pada fase akhir ini, produk software telah diinstalasi, dioperasikan, dan dimanfaatkan
oleh klien.

Aktivitas yang dilakukan pada fase akhir ini, yaitu :

1. Penutupan proyek, stakeholder melakukan evaluasi, serah terima secara resmi dan
berakhirnya Surat Perintah Kerja (SPK) atau Perjanjian Kerjasama dalam bentuk
Kontrak.
2. Memasuki masa maintenance dapat dilanjutkan dengan SPK atau kontrak baru.
Maintenace sangatlah penting mengingat produk software tidak bisa 100% bebas dari
kemungkinan error dan bugs.
ALOKASI SUMBERDAYA
Sebelum proyek dilaksanakan, manajer proyek harus mengalokasikan sumberdaya manusia dari tim
yang dipimpinnya.

Untuk merekrut sumberdaya manusia, yang perlu diperhatikan adalah rencana alokasi yang sesuai
dengan kebutuhan proyek dan sumberdaya manusia tersebut harus memiliki kemampuan, keahlian
dan waktu yang dapat disediakan.

Contoh :

Proyek yang besar dan kompleks seperti Sistem Informasi Manufaktur yang menangani dari mulai
supply chain sampai distribusi ke ERP (Enterprise Resource Planning) maka diperlukan alokasi sumber
daya manusia yang selain memiliki keahlian juga memiliki pengalaman yang memadai, yang terdiri
dari analis sistem, programmer, trainer dan deployer.

Proyek Sistem Informasi Retail Chain yang memiliki banyak cabang dengan sistem yang dikembangkan
Point of Sale yang tidak kompleks tetapi harus diimplementasikan ke banyak cabang maka deployer
harus lebih banyak jumlahnya daripada analis dan programmer.
SUB PROYEK
Sebuah proyek yang kompleks selain dapat diurai menjadi satuan pekerjaan yang sistematis dapat juga diurai
menjadi beberapa sub proyek.

Contohnya sebuah proyek implementasi ERP yang dapat diurai menjadi sub proyek implementasi production
planning, material management, dan cost management, yang setelah selesai masing-masing sub proyek tersebut
saling diintegrasikan. Masing-masing sub proyek tersebut dikerjakan oleh tim yang yang masing-maisng di pimpin
oleh manajer proyek. Ketika diintegrasikan, proyek dipimpin proyek yang mengkoordinasikan keseluruhan sub
proyek menjadi satu kesatuan utuh.

Dengan cara ini dapat melatih seseorang untuk dapat memimpin suatu proyek.

Dalam menentukan kebijaksanaan suatu proyek untuk dibuat dalam beberapa sub proyek harus memperhatikan
aspek ketersediaan waktu, sumberdaya yang tersedia pada suatu waktu dan seberapa kompleks proyek tersebut.

Karena apabila suatu proyek yang kompleks diselesaikan dalam beberapa sub proyek, tugas-tugas menjadi lebih
kecil dan sederhana maka alokasi sumber daya akan menjadi lebih efisien.

Sebaliknya, jika proyek sederhana diurai menjadi beberapa sub proyek justru akan menambah kompleksitas
proyek. Efisien tidak tercapai, dan bahkan dapat menyebabkan keterlambatan.
KEGAGALAN PROYEK SISTEM INFORMASI
Saat proyek selesai, HASIL-nya dapat dikategorikan sebagai berikut :
1. SUKSES, jika proyek selesai tepat waktu, memenuhi anggaran, dan sesuai dengan lingkup yang telah
disetujui bersama.
2. DALAM TANTANGAN, pada akhirnya proyek selesai saat deadline, dengan sedikit melampaui anggaran
dan ada beberapa ketidaksesuaian dengan lingkup yang telah disetujui.
3. GAGAL, proyek melampaui apa yang disebut batasan proyek (waktu, biaya dan ruang lingkup).

Berdasarkan penelitian, PROYEK YANG SELESAI DENGAN SUKSES karena menerapkan beberapa hal berikut ini
:
1. Keterlibatan klien dalam proyek, tetapi bukan berarti ikut campur dalam prosesnya.
2. Manajer proyek mendapat dukungan dari pihak eksekutif/pemilik proyek.
3. Spesifikasi yang sangat jelas, yang sekaligus menunjukkan hubungan yang erat antara klien dan tim
proyek.
4. Ekspektasi yang realistis dari klien terhadap hasil proyek.
5. Pengawasan dan pengendalian yang efektif tetapi tidak mengganggu proses yang berlangsung dalam
dalam proyek.
KEGAGALAN PROYEK SISTEM INFORMASI
Sedangkan, PROYEK YANG SELESAI DAN HASILNYA MASIH DALAM TANTANGAN, penyebabnya antara
lain :
1. Kurangnya masukan dari klien, dan hanya diberi komentar setelah hasil proyek diserahterimakan
kepada klien.
2. Spesifikasi proyek kurang lengkap, yang mungkin disebabkan dari requirements analysis (analisa
kebutuhan) langsung dilakukan desain, tanpa melakukan tahapan yang seharusnya.
3. Banyak perubahan terjadi sepanjang perjalanan proyek, dan manajer proyek berusaha
memasukkan semua perubahan itu dalam sistem untuk memuaskan stakeholder di luar tim
proyek.
4. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif/pemilik proyek yang tampak dari ketidaktertarikannya
terhadap jalannya proyek.
5. Anggota tim yang kurang kompeten dalam menjalankan tugas-tugasnya.
KEGAGALAN PROYEK SISTEM INFORMASI
Sedangkan, PROYEK YANG SELESAI, TETAPI HASILNYA DIKATEGORIKAN GAGAL, penyebabnya antara
lain :
1. Tiada keterlibatan klien.
2. Gagal dalam mengidentifikasi, dokumentasi, dan mencatat user requirements secara memadai.
3. Estimasi yang tidak tepat.
4. Penyusunan anggota tim yang tidak tepat.
5. Kurangnya komunikasi.
6. Pelaksanaan pengembangan (development) yang tidak memadai.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar proyek dapat SUKSES, yaitu :
1. Perencanaan yang baik.
2. Tugas dan tanggung jawab yang jelas.
3. Kontrol terhadap jadwal