Genesis Proyek

Konsep kerja manajemen proyek

Di dalam manajemen proyek terdapat bagian-bagian penyusun konsep kerja (frameworks) yang
digunakan untuk memahami konsep manajemen proyek secara keseluruhan :

1. Manajemen integrasi (bagian-bagian) dalam proyek (integration management);

2. Manajemen ruang lingkup proyek (scope management);
3. Manajemen waktu proyek (time management);
4. Manajemen biaya proyek (financial management);
5. Manajemen kualitas proyek (quality management;
6. Manajemen SDM proyek (human resource management;
7. Manajemen komunikasi dalam proyek (communication management);
8. Manajemen risiko dalam proyek (risk management);
9. Manajemen sumberdaya dari luar organisasi yang menunjang pelaksanaan proyek
(procurement management), dikenal juga dengan sebutan outsourcing atau detasering.
Standish Group (suatubadan independenyang melakukanpenelitian terhadap perkembangan industri IT); dalam
artikel“Collaborating on project success”; Johnson, J. et al., 2001; dipublikasikan dalam Software Magazine & Wiesner
Publishing Feb/March 2001.

Faktor keberhasilan proyek Tingkat keyakinan

Dukungan eksekutif 18%
Keterlibatan pengguna (enduser) 16%
Pengalaman manager proyek 14%
Sasaran usaha yang jelas 12%
Lingkup yang diminimalkan 10%
Infrastruktur SW standard 8%
Requirement dasar yang kuat 6%
Metodologi formal 6%
Kehandalan estimasi (waktu, biaya) 5%
Lain-lainnya 5%
 Penjelasan
1. Dukungan eksekutif: jelas bahwa kurangnya dukungan dari eksekutif atau
manajemen atas dapat menggagalkan proyek.
2. Keterlibatan pengguna: bahkan jika diselesaikan tepat waktu dan tepat biaya,
suatu proyek masih dapat gagal memenuhi harapan penggunanya.
3. Pengalaman manajer proyek: sembilan puluh tujuh persen proyek yang berhasil
dipimpin oleh manajer proyek yang berpengalaman.
4. Sasaran usaha yang jelas: selain pengalaman manajer proyek, penentuan scope
(lingkup) dari proyek sangat menentukan keberhasilan proyek.
5. Lingkup yang diminimalkan: lingkup berkaitan dengan waktu penyelesaian, dan
karena waktu terbatas oleh jadwal, maka membatasi lingkup akan sangat
membantu.
Penjelasan
6. Infrastruktur software standar: dengan menggunakan infrastruktur yang standar,
tim pengembang dapat lebih berfokus pada aspek usaha daripada teknologi,
demikian pula integrasi antar aplikasi akan dipermudah (khususnya untuk proyek
pengembangan software).
7. Requirement dasar yang kuat: dengan mendefinisikan keperluan minimum dari
hasil pelaksanaan proyek, upaya dapat difokuskan untuk mencapainya.
8. Metodologi formal: survei menunjukkan bahwa 46% proyek yang berhasil
menggunakan metode manajemen proyek formal, antara lain karena tim proyek
dapat segera saling sepakat mengenai prosedur,cara menghadapi suatu masalah,
dsb.
9. Kehandalan estimasi: estimasi yang baik akan membantu memberi gambaran
keseluruhan terhadap proyek, seperti banyaknya aktivitas proyek, deadline dan
jumlah uang serta tenaga yang dibutuhkan. Hal ini banyak juga ditentukan oleh
pengalaman si estimator dari proyek-proyek sebelumnya.
10. Kriteria lain: mencakup berbagai faktor seperti milestones yang terperinci,
perencanaan yang memadai, staf yang kompeten, komitmen antar anggota tim,
dsb.
Proses perencanaan proyek tidak menduduki posisi atas. Hal ini dapat dijawab dengan
kenyataan di lapangan bahwa dalam sebuah proyek, tidak harus selalu mengacu pada
rencana awal. Perubahan adalah proses yang biasa, seorang manajer proyek harus
mampu berfikir fleksibel agar mampu menyelesaikan proyek agak melenceng dari
rencana awal, namun tetap dalam kerangka waktu yang telah diberikan dan dalam
batasan dana yang tersedia.
 Hambatan Manajemen proyek
 Estimasi yang terburu-buru;
 Rencana yang tidak matang;
 Kurangnya bimbingan untuk membuat keputusan secara organisasi;
 Kurangnya kemampuan untuk mengukur kemajuan proyek;
 Kurang tepatnya pembagian kerja antara anggota tim;
 Kriteria kesuksesan yang tidak tepat.
H.J Thamhain dan D.L. Wilemon yang diterbitkan di Project Management Journal Juni 1986
dengan judul “Criteria for controlling software according to plan”, dalam proyek pengembangan
software, para manajer proyek dibebani tugas dan tantangan sebagai berikut:

1. Mengatasi deadlines (85%);

2. Mengatasi keterbatasan sumberdaya (83%);
3. Efektif komunikasi antar tim kerja (80%);
4. Mengatasi komitmen dari tiap anggota tim kerja (74%);
5. Pencapaian milestones yang terukur (70%);
6. Mengatasi perubahan-perubahan yang terjadi (60%);
7. Pengerjaan rencana proyek yang sesuai dengan pembagian tugas (57%);
8. Mendapatkan komitmen dari manajemen atas (45%);
9. Mengatasi konflik yang terjadi dalam proyek (42%);
10.Pengaturan vendor dan sub-sub kontraktor (38%);
 Proses kelahiran proyek
1. Tugas (order) dari atasan (tim management, stakeholders, sponsors, dll);
2. Stakeholders adalah suatu istilah untuk pihak-pihak yang menunjukkan
perhatiaannya pada kelangsungan sebuah proyek.
3. Permohonan dari client;
4. Inisiatif pelaksana (co.: penelitian);
5. Kepentingan bisnis (business need, legal requirement);
6. Tuntutan pasar.
Project charter
Pada tahap awal terbentuknya proyek, kita memerlukan apa yang dikenal sebagai
project charter. Ini adalah suatu landasan serta definisi formal bagi sebuah proyek. Project
charter berisi elemen-elemen yang unik yang hanya berlaku dalam sebuah proyek.
Adapun elemen-elemen itu adalah:
1. Nama proyek resmi;
2. Sponsor buat proyek dan kontak informasi;
3. Manager proyek dan kontak informasi;
4. Goal (tujuan) proyek;
5. Penjelasan asal-muasal proyek;
6. Hasil akhir Deliverables dari fase-fase dalam proyek;
7. Strategi global dalam pelaksanaan proyek;
8. Perhitungan waktu kasar;
9. Sarana dan prasarana serta sumberdaya proyek, biaya (kasar), staff, vendors / stakeholders.
Guna project charter
1. Pendefinisian awal proyek secara jelas;
2. Mengenali atribut-atribut suatu proyek;
3. Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manajer, anggota utama tim kerja);
4. Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya;
5. Pondasi yang menopang jalannya proyek (batasan awal dari visi dan misi proyek).
6. Sebuah proyek charter akan menumbuhkan:
 Sense of responsibility/tanggung jawab (manajer)
 Sense of teamwork/kerja sama (tim kerja)
 Sense of ownership/kepemikikan (sponsor)
7. Setelah project charter terbentuk, akan dilanjutkan dengan feasibility plan dan riset
terhadap proyek. Melalui riset ini akan diestimasikan apakah sebuah proyek dapat
dijalanankan sesuai pendanaan dan waktu yang ditetapkan.
 Fase Proyek

Siklus hidup proyek (Project life cycles) , digunakan untuk

Menentukan awal dan akhir dari sebuah proyek.
Menentukan kapan studi kelayakan dilakukan.
Menentukan tindakan-tindakan transisi.
Menentukan pekerjaan teknis apa yang harus dilakukan pada setiap fasenya.
4 Fase

1. Defining (genesis dan pendefinisian proyek);

2. Planning (perencanaan proyek);
3. Executing (pengimplementasian proyek);
4. Delivering (penyerahan hasil proyek kepada yang berhak).
 Sifat umum siklus hidup proyek

• Biaya dan pengalokasian SDM rendah pada awal proyek, tinggi pada saat
eksekusi dan turun perlahan hingga akhir proyek.

• Kemungkinan menyelesaikan proyek terendah (risiko dan ketidakpastian

terbesar) pada awal proyek dan kemungkinan sukses semakin besar pada
tahap-tahap selanjutnya.

• Penanam modal (pemberi order) sangat berpengaruh pada awal proyek

dalam hal menentukan scope, biaya dan deliverables. Disebabkan: seiring
perjalanan proyek banyak hal-hal tak terduga, perubahan-perubahan,
dan perbaikan.
Studi Kasus Project
Charter
KASUS: Upgrade Jaringan Komputer
 Jaringan Komputer Sebuah Perusahaan (Contoh: kampus XX) Terdiri
Dari 380 PC Memakai OS Win/95; 11 Server Win/NT; Dan 5 Server
Novell Netware;

 Manajemen Perusahaan Memutuskan Untuk Meng-upgrade OS Semua

PC Menjadi Win XP, Dan Semua Server, Termasuk Server Netware,
Menggunakan Win 2000 Server.

 Nama Proyek: Upgrade Sistem Operasi Menuju Win Xp Dan Win Server
2000 Dalam Lingkungan Ukm.

 Sponsor Proyek: Rektor Ukm, Cisco Networking.

 Manajer Proyek: Kepala Noc.

 Tim Kerja Proyek: Network Operation Center.

 Tujuan Proyek: Semua Os Pc Akan Di-upgrade Ke Win Xp Pada Akhir Tahun

(20 Des 2003) Ini. Semua Server Akan Di-upgrade Ke Win 2000 Server
Pada Akhir Tahun Depan (20 Des 2004).
Kasus bisnis
 Win 95 Telah Digunakan Selama 5 Tahun Terakhir Ini Dalam Mengelola
Bisnis Perusahaan.
 Namun Saat Ini Telah Ada Produk Baru Yang Memiliki Kemampuan
Jauh Lebih Baik: Win Xp.
 Pekerjaan Akan Lebih Produktif, Terkendali, Aman, Dan Lebih User-
friendly.
 Berorientasi Teknologi Baru Spt: Jaringan Infrared, Dan Teknologi
Web-based Dalam Menunjang Informasi Di Perusahaan.
Kasus bisnis

 Menggantikan Server Yang Ada Dengan Multi-processors Server Yang

Ditunjang Oleh Teknologi Win 2000 Adv. Server.

 Win 2000 Adv. Server Membantu User Dalam Menemukan Sumberdaya

Dalam Jaringan Komputer Perusahaan, Meningkatkan Kinerja Jaringan,
Dan Pengamanan Yang Memadai.
Hasil proyek yang akan dicapai

 Instalasi Win Xp Pada Setiap Pc

 Instalasi Win 2000 Pada Setiap Server Yang Ada.
 Seluruh Instalasi Akan Selesai Pada 20 Des 2004
 Penjadwalan
Jun
Start Test Metode Pengembangan, Menginventarisari Applikasi Setiap
Pemakai PC, Menulis Scripts Untuk Proses Pemindahan Applikasi Nantinya.
Agust
Memulai Penggantian (100 User). Mencoba, Mendokumentasikan Problem
Dan Pemecahannya. Mulai Desain Win 2000 Server.
Okt
• Mulai Pelatihan Win Xp Bagi Calon User.
• Sementara Itu Win Xp Mulai Diinstalasi Pada Pc Mereka.
• Mengecek Masalah-masalah Yang Mungkin Ada, Dan Helpdesk (Support)
Bagi User.
• Pengetesan Tiga Server Dengan Win 2000.
Des:
• Penyelesaian Instalasi Win Xp.
• Mulai Menginstalasi Win 2000 Server Dan Membangun Infrastrukturnya
(Utk Server-server Yang Baru) Dan Inventarisasi Problem Serta
Penyelesaian.
• Instalasi Untuk Server Lainnya Dimulai.
• Pembangunan Infrastruktur Diperkirakan Memakan Waktu Satu Tahun. 20
Des 2004 Keseluruhan Proyek Selesai.
Sumberdaya proyek
 Perkiraan Biaya: Rp. 800 Juta. (Termasuk Biaya Software Baru, XP,
Win 2000, Lisensi, Konsultan, Pelatihan).

 Laboratorium Pengetesan Akan Dibooking Penuh Selama 5 Bulan.

 Konsultansi Dari Cisco Networking Consultancy.

Sumber
 Diktat Manajemen Proyek IT Information Technology Universitas Kristen Maranatha
Bandung, Indonesia © agustus 2003 Hapnes Toba IT UKM, Bandung

 Manajemen Proyek Berbasis teknologi Informasi revisi kedua , imam heryanto & totok
triwibowo , 2015. Informatika Bandung

 Sumber lain