LECTURE NOTES
LINGKUP PENGELOLAAN PROYEK TI Managing IT Project Scope
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Memahami pentingnya project scope management yang baik 2. Mendiskusikan metode untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan kebutuhan agar dapat terpenuhi antara kebutuhan dan harapan dari stakeholder 3. Menjelaskan ruang lingkup proses definisi dan menjelaskan isi dari project scope management 4. Mendiskusikan proses untuk membuat suatu struktur rinci kerja menggunakan pendekatan analogi, top-down, bottom-up, dan mind-mapping 5. Menjelaskan pentingnya memeriksa ruang lingkup dan bagaimana hubungannya dalam penentuan dan kontrol ruang lingkup 6. Memahami pentingnya melakukan kontrol ruang lingkup dan pendekatan untuk mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan ruang lingkup terkait proyekproyek teknologi informasi 7. Menggambarkan bagaimana piranti lunak dapat membantu project scope management
OUTLINE MATERI : Scope definition process Process for creating a work breakdown structure Verifying & controlling scope Project scope management tools
ISI
APAKAH PROJECT SCOPE MANAGEMENT?
Seperti dibahas pada bab 1, ada beberapa faktor yang berhubungan dengan proyek yang sukses. Banyak dari faktor-faktor ini seperti keterlibatan user, tujuan bisnis yang jelas, mempersempit lingkup atau ruang lingkup yang jelas, dan kebutuhan dasar adalah elemenelemen dari project scope management Satu aspek yang paling penting dan paling sulit dari manajemen proyek adalah menentukan ruang lingkup proyek. Ruang lingkup mengarah pada semua pekerjaan yang terdapat dalam proyek dan proses yang digunakan. Istilah penyampaian (deliverable) menggambarkan produk yang dihasilkan adalah bagian dari proyek. Deliverables bisa berupa produk seperti suatu hardware, software, atau proses yang berkaitan seperti dokumen perencanaan atau notula rapat. Stakeholder proyek harus menyetujui pada apa yang dihasilkan proyek dan sampai batas tertentu, bagaimana mereka harus menetapkan semua hasil. Project scope management berisi suatu proses yang melibatkan penetapan dan kendali suatu pekerjaan termasuk proyek atau bukan. Hal ini memastikan tim proyek dan stakeholder memiliki pengetahuan yang sama akan apa yang dihasilkan dari proyek dan proses mana yang akan digunakan. Ada 5 proses utama dalam project scope management, yaitu: 1. Pengumpulan kebutuhan, meliputi penetapan fitur dan fungsi dari produk yang dihasilkan dalam proyek juga proses yang digunakan untuk membuatnya. Sebagai hasil pengumpulan kebutuhan, tim proyek membuat dokumentasi kebutuhan stakeholder, kebutuhan perencanaan manajemen, kebutuhan matrik ketertelusuran. 2. Penetapan ruang lingkup, meliputi peninjauan project charter, dokumen kebutuhan dan proses aset organisasional untuk membuat pernyataan lingkup. Membangun persyaratan persetujuan penambahaan informasi dan permintaan perubahan. Keluaran utama definisi lingkup adalah pernyataan lingkup proyek dan memperbarui dokumen proyek. 3. Pembuatan WBS, meliputi pembagian proyek utama ke dalam proyek yang lebih kecil dalam komponen yang dapat diatur. Keluaran proses ini meliputi WBS, WBS dictionary, lingkup dasar, dan memperbarui dokumen proyek.
4. Verifikasi lingkup, meliputi formalisasi penerimaan dari hasil (deliverable) proyek. Stakeholder proyek, yaitu pelanggan dan sponsor, memeriksa lalu secara resmi menerima hasil-hasil selama proses ini. Jika hasil tidak diterima, maka biasanya pelanggan atau sponsor meminta perubahan. Keluaran utama proses ini adalah hasil diterima dan permintaan perubahan. 5. Kendali lingkup, meliputi pengendalian perubahan lingkup proyek pada masa proyek berlangsung (tantangan pada banyak proyek IT). Perubahan lingkup proyek sering berpengaruh pada kemampuan tim untuk menyesuaikan waktu dan biaya proyek, jadi manajer proyek harus hati-hati pada kenaikan biaya dan keuntungan pada perubahan lingkup. Keluaran utama proses ini adalah permintaan perubahan, pengukuran perfomance kerja, dan memperbaruia proses aset organisasional, perencanaan manajemen proyek, dan dokumen-dokumen proyek. Gambar berikut adalah ringkasan proses, keluaran, dan memperlihatkan kapan mereka terjadi dalam proyek. Gambar 1
PENGUMPULAN KEBUTUHAN
Tahap pertama dalam project scope management seringnya merupakan yang paling sulit: mengumpulkan kebutuhan. Konsekuensi utama jika tidak menetapkan kebutuhan dengan baik adalah mengulang pekerjaan, yang dapat menghabiskan separuh biaya proyek, terutama pada proyek-proyek pembuatan software. Sebagai gambaran (lih. Gb. 2), hal tersebut membutuhkan biaya lebih banyak untuk memperbaiki sebuah software cacat yang baru diketahui diakhir tahap pembuatan dari pada diperbaiki saat tahap penetapan kebutuhan. Bagian yang sulit adalah umumnya sering tidak konsisten dalam penetapan kebutuhan, bagaimana mengumpulkannya, dan bagaimana mendokumentasikannya.
Pada PMBOK Guide, edisi 4, mendefinisikan suatu kebutuhan hampir mirip dengan poin 2 di atas. Dikatakan, suatu suatu keadaan atau kemampuan yang harus sesuai atau dimiliki oleh
sistem, produk, jasa, hasil, atau komponen untuk memenuhi kontrak, standar, spesifikasi, atau dokumen resmi lainnya. Adalah penting untuk mendokumentasikan kebutuhan dengan cukup detil sehingga dapat diukur selama pelaksanaan proyek. Dengan demikian pemenuhan lingkup tujuan sering kali berdasar pada kebutuhan yang terdokumentasi. Untuk beberapa proyek IT, adalah sangat membantu untuk memecah kebutuhan pengembangan ke dalam kategori seperti perolehan, analisis, spesifikasi, dan validasi. Kategori ini termasuk semua aktifitas yang melibatkan pengumpulan, evaluasi, dan dokumentasi kebutuhan suatu software atau produk yang mengandung sofrware. Penting juga menggunakan pendekatan interaktif untuk mendefinisikan kebutuhan karena sering kali kurang jelas di awal proyek.
waktu, biaya dan perkiraan sumber daya. Hal itu menjadi dasar pengukuran kinerja dan kendali proyek, juga membantu menjelaskan kewajiban-kewajiban kerja. Kunci dari persiapan pernyataan ruang lingkup (scope statement) proyek meliputi project charter, dokumentasi kebutuhan, dan modal organisasi seperti kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan pernyataan ruang lingkup. Demikian juga perlu persiapan file-file dan pelajaran yang ada pada proyek yang sama sebelumnya. Meskipun bermacam-macam, project scope statement harus meliputi minimal suatu product scope description, product user acceptance criteria, dan informasi detil pada semua hasil proyek. Akan sangat membantu jika mendokumentasikan juga ruang lingkup lain yang masih terkait seperti batas-batas proyek, konstrain dan asumsi-asumsi. Project scope statement harusnya juga memberi petunjuk dokumen-dokumen pendukung seperti spesifikasi produk, yang berpengaruh pada produk-produk apa yang akan dibuat atau dibeli, atau kebijakan perusahaan yang berpengaruh pada bagaimana produk atau layanan dihasilkan.
Penyusunan anggaran (Cost Budgeting) Perencanaan manajemen Risiko (Risk Management Planning) Identifikasi aktivitas(Activity Definition) Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian
pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah : o Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal. o WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan. Figure 5-3. Sample Intranet WBS Organized by Product
Output dari WBS ialah: WBS itu sendiri, WBS dictionary, scope baseline, dan project document updates
Approaches Management
to
Developing
WBSs
Information
Technology
Project
9 Using guidelines : beberapa organisasi, seperti: Department Of Defence (DOD) menyediakan guidelines untuk mempersiapkan 9 Analogy approach : meninjau WBS dari proyek yang mirip dan menyesuaikan dengan proyek yang sedang dikerjakan 9 Top-down approach : mulai dari item terbesar dari proyek dan kemudian dipecah ke poin poin detail 9 Bottom-up approach : mulai dengan tugas tugas tertentu dan kemudian dijabarkan ke level yang lebih tinggi 9 Mind-mapping approach : teknik yang menggunakan cabang yang memancar keluar dari ide inti untuk struktur pikiran dan ide-ide
1. Sebuah unit kerja hanya akan muncul pada satu tempat di WBS 2. Sebuah item WBS memuat sejumlah item WBS dibawahnya 3. Item WBS hanya merupakan tanggung jawab seseorang, meskipun banyak orang yang turut mengerjakannya 4. Isi WBS harus konsisten dengan cara pelaksanaan pekerjaan yang sebenarnya 5. Anggota tim proyek harus terlibat dalam pengembangan WBS untuk memastikan konsistensi 6. Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam WBS dictionary untuk memastikan pemahaman akurat tentang lingkup pekerjaan yang termasuk dan tidak termasuk dalam item 7. WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tak terelakkan, walaupun mempertahankan pengawasan konten pekerjaan dalam proyek sesuai dengan scope statement
Selanjutnya, estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit (misal 8 jam/hari). Estimasi waktu untuk suatu proyek Intranet (seperti contoh diatas) lebih sulit dari proyek pengembangan aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit proyek yang dapat digunakan sebagai patokan menghitung waktu pelaksanaan. Dalam mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal pengalaman teknologi server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java, HTML, browser, dan juga bekerja dalam lingkungan TCP/IP. Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaan telah dihitung, selanjutnya dilakukan penyusunan jadwal kerja. Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi penjadwalan, yaitu : Bar Chart : Yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi Network diagram : Yang menunjukkan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat kritis pada jadwal.
melakukan inspeksi dan melakukan sign off hasil yang telah dicapai. Biasanya pelaksana proyek membuat dokumentasi dari apa hasil/ prduct yang telah dihasilkan dan atau prosedur atau langkah-langkah sudah sesuai dengan yng seharusnya dan juga benar. Dari pembahasan di Bab 4 tersirat adalah sangat penting utnuk selalu membuat dokumentasi tentang fungsi dan karateristik fisik dari produk yang di hasilkan di projek, mencatat dan melaporkan setiiap perubahan, dan melakukan pemeriksaan terhadap produk untuk memverifikasi kesesuaian dengan kebutuhan. Karena itulah untuk meminimalisasi perubahan ruang lingkup adalah sangat penting untuk melakukan dengan benar management konfigurasi dan memverifikasi ruang lingkup proyek. Hal utama yang bisa di kategorikan sebagai input di verfikasi Ruang Lingkup adalah Rencana manajemen proyek, dokumentasi, matrik penelusuran, dan hasil yang di harapkan dari proyek itu sendiri. Untuk melakukan verifikasi ruang lingkup dapat dilakukan dengan inspeksi dari klien/pelanggan, sponsor, dan pengguna. Hasil utama verifikasi Ruang lingkup yang di inginkan adalah hasil yang dapat di terima, dan dokumen project yang berubah.
seharusnya berani untuk memberikan saran perubahan yang akan memberikan keuntungan / benefit terhadap keseleuruhan proyek. Hal utama yang bisa di kategorikan sebagai input di verfikasi Ruang Lingkup adalah Rencana manajemen proyek, dokumentasi, matrik penelusuran, dan hasil yang di harapkan dari proyek itu sendiri. tool yang cukup penting untuk melakukan pengendalian ruang lingkup adalah analisa varian. Varian adalah perbendaan antara rencana dan yang sebenarnya terjadi. Sebagai contoh jika supplier seharusnya mengirimkan lima keyboard, namun kita hanya menrima 4 keyboard, maka varian nya adalah satu keyboard. Output dari pengendalian ruang lingkup adalah satunya rencana perubahan manajemen proyek dan perubhan di dokumen proyek. Beberapa perusahan bisa mengikuti best practice berikut di bawah ini untuk menghindari permasalahan ruang lingkup yang besar, antara lain : 1. Pastikan ruang lingkup dari proyek ini tetap reaslistis. Jangan membuat sebuah proyek begitu besar sehingga tidak bisa di penuhi. Pecahlah project yang besar iru menjadi beberapa project kecil 2. Libatkan pengguna/user di dalam ruang lingkup manajemen proyek. Tunjuklah pengguna yang mahir menjadi pengguna kunci dan berikan mereka tanggung jawab untuk mendefenisikan kebutuhan dan verifikasi ruang lingkup 3. Penggunan hardware dan software terbaru bila memungkinkan. Kebanyakan orang orang IT menikmati menggunakan teknologi terbaru, tapi untuk hal ini harus mengikuti aturan, kebutuhan bisnis bukan kebutuhan teknologi, jadi kebutuhan bisnis harus mejadi proiritas 4. Ikuti manajemen proyek proses yang bagus. Memanage ruang lingkup dari pegembangan sebuah software adalah sangat sulit, tapi framework sperti IBM Rational Unified Process (RUP) bisa membantu. RUP medeskripsikan karakteristik pembuatan, dan evolusi sebuah software sebagai berikut: Menyesuaikan dengan proses Menyeimbangkan prioritas stake holder yang ingin bersaing
Table 1-2 dari bab 1di atas adalah sepuluh factor kesuksesan proyek IT. Empat dari sepuluh factor adalah berhunungan dengan verifikasi ruang lingkup dan pengendalian ruang lingkup, yaitu : keterlibatan user, tujuan bisnis yang jelas, ruang lingkup yang jelas, dan kebutuhan perusahaan. Untuk menghindari kegagalan proyek maka adalah sangat penting bagi Proyek manager dan keseluruhan tim untuk bekerja meningkatkan user input dan mengurangi ketidaklengkapan dan perubahan kebutuhan dan spesifikasi.
Membuat informasi proyek termasuk project charter, rencana manajemen proyek, User di libatkan sebagai anggota tim. Beberapa organisasi membutuhkan manager proyek yangmemiliki pengetahuan lebih di area bisnis proyek dibandingkan dengan dari grup IT. Beberapa organisaasi menetapkan co-project manager , satu dari dengan latar belakang IT dan satunya diambilkan dari bisnis utama grup. Secara regular diadakan meeting dengan agenda yang jelas. Pertemuan secara berkala ini berguna untuk memastikan tidak ada informasi atau komunikasi yang mandeg. Seringkali kita terjebak dengan asumsi kita mengethaui apa yang pengguna butuhkan tanpa mendengerkan keluhan mereka. Kirimkan sesuatu ke pengguna dan sponsor secara berkala. Jika berkaitan dengan hardware, pastikan hal tersebut sudah berjalan. Jangan memberikan janji untuk menghasilkan sesuatu yang kemungkinan tidak bisa jadi tepat waktu. Pastikan jadwal proyek memberikan waktu yang cukup untuk mencaai hasil yang di inginkan Satukan pengguna dan pengembang. Tempatkan dalam satu ruang yang sama. Orang biasanya akan saling mengetahui satu sama lain ketika ada kedekatan.
Prototyping melibatkan pembangunan replika dari sebuah system atau sebagia aspek dari system. Prototyping sangat efektif untuk menggali dan memahami kebutuhan, Menggunakan Case modeling adalah sebuah proses untuk mengidentifikasi dan
membuat pemodelan kegiatan bisnis, siapa yang mencetuskan idenya, dan bagaimana system seharusnya meresepon nya. Ini efektif di gunakan untuk mengetahui dan memahami kebutuhan untuk pembuatan system informasi Joint Application System (JAD) menggunakan workshop yang terorganizir untuk mengumpulkan Stakeholder proyek ( Sponsor, pengguna/user, bisnis analis,
programmer,dsb) untuk menetapkan dan merancang system informasi.teknik ini juga membantu pengguna untuk menjadi lebih aktif dalam menentukan kebituhan system. Pastikan semuah kebutuhan tertulis dan tersedia kapanpun di ingin di butuhkan Membuat sebuah database untuk kebutuhan dokumentasi dan pengendalian kebutuhan Menyediakan secara cukup testing untuk verifikasi bahwa produk dari proyek bekerja sesuai kemauan Gunakan proses untuk melihat ulang permintaan perubahan kebutuhan dari sudut pandang system. Menekan kan tanggal penyelesaian Alokasi sumberdaya terutama untuk menangani permintahan perubahan
Software Communication software, contohnya seperti e-mail, sangan membantu kejelasan informasi ruang linkgup.
Project management software untuk membuat WBS, the basis for tasks on a Gantt chart
.manajemen ruang ingkup proyek adalah sanat penting terutama untuk projek projek IT. Setelah memilih project, oranisasi harus mencari kebutuhan dan menentukan ruang lingkup pekerjaan, pemecaha pekerjaan menjadi bagian kecil yang lebih mudah di manage, verifikasi ruang
SIMPULAN
Lingkup manajemen proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut dengan berhasil. Proses utama meliputi: o Mengumpulkan persyaratan o Tentukan lingkup o Membuat WBS o Verifikasi lingkup o Pengendalian lingkup
DAFTAR PUSTAKA
1. Schwalbe, Kathy. (2009). Information Technology Project Management. Sixth edition. Course Technology. Augsburg. ISBN: 978-0324786927. 2. Marchewka, Jack T. (2006). Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value. Second edition. Wiley. Illinois. ISBN: 9780471715399.