RANGKUMAN MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 11 IT PROJECT MANAGEMENT

Disusun Oleh:
Kelompok 8

Ana Yulia Wahyu Iman Abadi (F0221022)

Aulia Daffa Putri (F0221039)

PRODI S1 MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2023
Tujuan keseluruhan proyek sistem adalah Manajer Proyek → Tanggung jawab
untuk menerapkan sistem kualitas yang manajer proyek secara umum adalah
memenuhi kebutuhan bisnis sasaran dan merencanakan dan melaksanakan proyek,
penggunanya, tepat waktu dan sesuai termasuk mengendalikan risiko proyek dan
anggaran. Proyek adalah upaya sementara memastikan bahwa perubahan bisnis yang
yang dilakukan untuk menciptakan produk diperlukan telah dilaksanakan.
atau layanan unik. Manajemen proyek adalah
Sponsor Proyek dan Peran Juara → Peran
penerapan pengetahuan, keterampilan, alat,
sponsor proyek biasanya dimainkan oleh
dan teknik pada berbagai aktivitas untuk
manajer bisnis yang secara finansial
memenuhi persyaratan proyek tertentu.
“memiliki” proyek tersebut (yaitu, orang
yang “menulis cek” untuk proyek tersebut).
MANAJEMEN PORTOFOLIO TI
Sponsor mengawasi pengembangan proposal
Manajemen portofolio TI biasanya
proyek awal, termasuk penilaian kelayakan
merupakan tanggung jawab komite
proyek. Peran juara proyek adalah peran lain
pemimpin bisnis senior dan pemimpin TI
yang terkait dengan proyek TI yang sukses.
yang menyetujui dan memprioritaskan
permintaan proyek TI untuk seluruh
INISIASI PROYEK
organisasi dan kemudian memantau
Fase pertama dari siklus hidup proyek adalah
kemajuan proyek TI yang disetujui hingga
fase inisiasi proyek di mana proyek diberi
selesai. Proyek dikategorikan ke dalam
wewenang secara resmi dan ditentukan
empat kelompok:
apakah proyek tersebut benar-benar harus
1) Absolute. Harus Mandat karena
dilanjutkan atau tidak.
masalah keamanan, hukum,
Meskipun cara pelaksanaan fase ini
peraturan, atau siklus akhir masa
sangat bervariasi antar organisasi, hasil
pakai TI.
utama dari fase ini adalah piagam proyek
2) Highly Desired/Business-Critical.
yang menyatakan secara rinci tujuan spesifik
Mencakup proyek-proyek jangka
proyek, cakupan yang dimaksudkan, asumsi
pendek dengan keuntungan finansial
mendasar dan kendala yang diketahui, serta
yang baik dan sebagian dari proyek-
perkiraan manfaat berdasarkan proyek.
proyek besar yang sedang berjalan
langkah analisis kelayakan proyek TI.
3) Wanted Valuable, tetapi dengan
jangka waktu pengembalian investasi
PERENCANAAN PROYEK
yang lebih lama (lebih dari jangka
Tujuan dari proses perencanaan adalah untuk
waktu 12 bulan)
memastikan bahwa tujuan proyek tercapai
4) Nice to Have. Proyek dengan
dengan cara yang paling tepat. Tiga
keuntungan yang baik tetapi dengan
komponen utama perencanaan proyek adalah
potensi nilai bisnis yang lebih rendah.
penjadwalan proyek, penganggaran, dan
penempatan staf. Selain itu, ada juga
PERAN MANAJEMEN PROYEK
dokumen perencanaan, eksekusi dan
pengendalian proyek, mengelola risiko
proyek, dan mengelola perubahan bisnis.
Penjadwalan → Mengembangkan jadwal
proyek biasanya melibatkan analisis rincian
kerja: mengidentifikasi fase dan urutan tugas
yang perlu diselesaikan untuk memenuhi
tujuan proyek—serta tujuan kewajiban
organisasi dan pihak eksternal lainnya—dan
kemudian memperkirakan waktu
penyelesaian untuk proyek tersebut. setiap
tugas.
Penganggaran → Anggaran proyek
mendokumentasikan biaya yang diantisipasi
untuk total proyek. Ada dua pendekatan
tradisional untuk memperkirakan biaya
proyek: bottom-up dan top-down. Rencana
kerja proyek dari proses penjadwalan
biasanya digunakan untuk proses bottom-up.
Pendekatan top-down (juga disebut
estimasi biaya parametrik) dapat digunakan
pada tahap inisiasi proyek karena tidak cukup
informasi yang diketahui tentang proyek
tersebut untuk melakukan analisis rincian
pekerjaan. Namun, ketika jadwal induk telah
dikembangkan, disarankan untuk melakukan
proses bottom-up, terutama jika proyeknya
besar dan kompleks.
Kepagawaian → Penempatan staf proyek
melibatkan identifikasi gabungan
keterampilan TI untuk spesialis yang
ditugaskan pada proyek, memilih personel
yang secara kolektif memiliki keterampilan
yang dibutuhkan dan menugaskan mereka ke
proyek, mempersiapkan anggota tim untuk
pekerjaan proyek tertentu, dan memberikan
insentif bagi mereka untuk mencapai tujuan
proyek.
Dokumen Perencanaan → Dokumen
dalam fase perencanaan proyek yaitu
pernyataan kerja (SOW), yaitu dokumen
tingkat tinggi yang menjelaskan proyek apa
yang akan dilaksanakan dan kapan. SOW
digunakan untuk pelanggan dan rencana
proyek yang akan digunakan oleh manajer
proyek untuk memandu, memantau, dan
mengendalikan pelaksanaan rencana proyek.
Eksekusi dan Pengendalian Proyek
→ Tujuan dari proses pelaksanaan adalah
untuk mengkoordinasikan semua sumber
daya secara efektif saat rencana proyek
dilaksanakan. Mengukur perbedaan dari apa
yang direncanakan versus kemajuan yang
sebenarnya dicapai adalah bagian dari proses
pengendalian.
Mengelola Risiko Proyek → tujuan
manajemen proyek adalah mengurangi risiko
kegagalan dalam mencapai tujuan
proyek. Praktik manajemen risiko standar
meliputi: identifikasi dan klasifikasi proyek
risiko, merencanakan cara menghindarinya,
dan menetapkan rencana untuk mendeteksi,
memitigasi, dan memulihkan masalah jika
hal tersebut terjadi.
Mengelola Perubahan Bisnis
→ Manajemen perubahan atau kemampuan
untuk memperkenalkan perubahan pada
individu dan unit organisasi, merupakan
kunci keberhasilan penerapan sistem baru.
Tahap model perubahan (Lewin/Schein) :
1. Tahap Pencairan (Unfreezing
Stage): Individu yang perlu berubah
harus diyakinkan bahwa meninggalkan
cara- lama dalam melakukan sesuatu
tidak akan merugikan mereka.
2. Tahap Peralihan: Perubahan
memerlukan transfer pengetahuan dan
pelatihan.
3. Tahap Refreezing: Perilaku baru
menjadi cara yang diterima dalam
melakukan sesuatu.
 Tiga kategori utama aktivitas manajemen pengetahuan unik yang tidak tersedia di satu
perubahan telah dikaitkan dengan lokasi geografis. seiring dengan semakin
keberhasilan proyek TI yaitu komunikasi, maraknya alih daya TI dalam dekade
pelatihan, dan pemberian insentif. terakhir, perusahaan-perusahaan di negara-
negara maju juga semakin banyak melakukan
PENUTUPAN PROYEK alih daya (outsourcing) pada proyek-proyek
Proses penyelesaian proyek dimulai ketika penerapan TI pada perusahaan-perusahaan
penyerahan proyek TI telah selesai dan yang berkantor pusat di negara yang sama
penerimaan pengguna formal atau (pengalihdayaan dalam negeri) atau di negara
persetujuan pengguna telah terjadi. lain (pengalihdayaan luar negeri).
Penutupan proyek juga harus mencakup Kerja tim virtual juga dapat
langkah peninjauan formal pasca-proyek di menimbulkan risiko proyek TI baru karena
mana anggota tim proyek berbagi pendapat tiga faktor terkait: perbedaan norma
mereka tentang apa yang benar, apa yang komunikasi, ketidakbiasaan dengan budaya
salah, dan apa yang dapat dilakukan yang berbeda, dan kurangnya hubungan
pemimpin proyek secara berbeda. saling percaya antar anggota tim
(Mohtashami et al., 2006).
MASALAH KHUSUS: PENGELOLAAN
PROYEK IT YANG KOMPLEKS
Kompleksitas proyek perlu dikenali sebagai
karakteristik utama dari banyak proyek
pengembangan dan implementasi sistem di
dunia digital saat ini. Tiga faktor tingkat
tinggi yang sangat penting bagi keberhasilan
kompleksitas proyek (Ryan, 2003):
1. Visi bisnis merupakan bagian integral
dari proyek.
2. Pendekatan pengujian digunakan pada
tingkat program (tidak hanya pada tingkat
aplikasi individual).
3. Proyek-proyek tersebut menggunakan
pendekatan rilis bertahap (bukan strategi
peluncuran rilis tunggal).

MASALAH KHUSUS: PENGELOLAAN

TIM VIRTUAL
Tim virtual adalah anggota tim yang tidak
ditempatkan bersama dan tidak dapat
bertemu langsung secara teratur, sering kali
dibentuk untuk memanfaatkan keahlian atau