PROJECT CHARTER

Kelompok 04
MPTI-A

Tanggal 28/02/2013 Sistem Informasi ITS

Ver.01

I. Project Information
Proyek ini merupakan hasil lelang yang dilakukan oleh Jurusan Sistem Informasi, Institut
Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya dengan rincian sebagai berikut :
No Deskripsi Uraian
1 Project Name : Inventoring dan Maintenance Peralatan ISNET
2 Project Owner : Jurusan Sistem Informasi ITS
3 Project Manager : Mukhamad Hafidz
4 Contract Amount : Rp 149.000.000,-
5 Time Bound : Februari – Juni 2013

II. Process Group

1. Initiating Process, meliputi :
a. Melakukan Initiation Meeting dan wawancara untuk mengumpulkan data mengenai kebutuhan
bisnis yang diperlukan untuk membangun Sistem Inventoring dan Maintenance Peralatan
ISNET kebutuhan dari stakeholder.
b. Melakukan analisis kebutuhan, kemudian membuat dokumen perencanaan proyek yang
meliputi Project Charter, Preliminary Project Scope Statement, dan dokumen lain yang
mendukung.

2. Planning Process, meliputi :

a. Membuat Project Management Plan sesuai analisa kebutuhan
b. Menentukan Scope Planning, Scope Definition dan pembuatan WBS
c. Membuat rencana berdasarkan 9 Knowledge Area

3. Executing Process, meliputi :

a. Membuat Project Team dan berkoordinasi agar informasi dapat terdistribusi dengan baik
b. Mendevelop dan mengelola proses pembuatan software
c. Pengujian software yang telah dibuat termasuk UAT
d. Penyempurnaan dan modifikasi software sesuai feedback stakeholder
4. Monitoring and Controlling Process, meliputi :
a. Memonitor Project Work, Project Schedule, Cost Control, Quality Control, dan Resiko
b. Melakukan verifikasi di setiap Process Group
c. Membuat Progress Report dari setiap Project Team dan proses Integrasinya
d. Membuat administrasi terkait kontrak/ pendokumentasian

5. Closing Process, meliputi :

a. Menutup Project dengan mendeliver product
b. Mengakhiri kontrak

III. Kebutuhan Proyek

Jurusan Sistem Informasi Institut Sepuluh Nopember Surabaya (JSI) merupakan salah satu
pengelola asset barang milik negara. Dari asset negara yang dikelola tersebut terdapat asset berbasis
teknologi informasi yang membutuhkan pengelolaan khusus baik dari segi pencatatan, pemeliharaan
maupun pelaporan sehingga JSI memerlukan sebuah produk (software) yang dapat membantu
pengelolaan asset sebagaimana dijelaskan tadi.
Software ini akan kami beri nama SIMBA SI (Sistem Informasi dan Manajemen Barang SI).
Dengan adanya produk ini, diharapkan memberikan kemudahan kepada JSI untuk melakukan
pengelolaan asset teknologi informasi yang baik dan pemeliharaan yang dapat diselenggarakan secara
tepat guna dan tepat waktu.

IV. Project Objective

Sebagai salah satu sistem pengelolaaan barang milik negara, maka SIMBA SI ini diharapkan akan
membantu pengelolaan asset berbasis IT pada JSI sesuai dengan kebutuhan organisasi terhadap
pengelolaan barang milik negara. Selain itu, dengan adanya software ini, diharapkan akan
meningkatkan kinerja JSI dalam mengelola dan memelihara asset berbasis IT di lingkungan JSI pada
khususnya dan ITS pada umumnya.
Proyek ini berfokus pada sisi fungsionalitas sehingga end-user diharapkan dapat mengelola asset
IT secara mudah, baik dan tepat.

V. Project Coverage
Secara umum, software SIMBA ini akan menyediakan fitur-fitur berikut :
1. Tampilan informasi asset yang dikelola yang meliputi merk barang, type barang, serial number,
tanggal barang, diterima, tanggal habis garansi, deskripsi vendor (nomor telepon dan alamat), dan
lokasi pemasangan
2. Tampilan informasi pemeliharaan asset yang dikelola yang meliputi daftar pengecekan secara
periodic (minggu, bulan, tahun), masa habis garansi, kondisi barang, notifikasi otomatis apabila
tanggal garansi habis, dan sudah waktunya maintenance / pengecekan
3. Tampilan pelaporan asset yang dikelola yang meliputi laporan jumlah asset yang sudah dipakai ,
tujuan pemakaian asset, kepada siapa asset diberikan, dan lainnya

VI. Project Scope

1. Sasaran Proyek
Secara garis besar, sasaran dari proyek ini adalah terciptanya sebuah software yang bertujuan
untuk memudahkan pengelolaan asset IT pada Jurusan Sistem Informasi sesuai dengan kesepakatan
yang telah dibentuk.
2. Approach
Proyek ini akan di develop menggunakan pendekatan SDLC dengan model Spiral. Alasan
penggunaan metode ini dikarenakan model tersebut paling sesuai untuk proyek yang akan dijalankan
terutama pengalaman project team dalam membangun project yang sejenis dan memudahkan team
apabila terdapat pengembangan dan pengubahan kebutuhan pada saat project telah berjalan nantinya.
3. Critical Success Factor
Secara lebih spesifik, aktivitas-aktivitas yang penting untuk diperhatikan antara lain:
a. Waktu pengerjaan total untuk proyek ini adalah 4 bulan.
b. Seluruh aktivitas dalam proyek terlaksana tepat waktu sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan. Jika tetap terjadi keterlambatan, toleransi keterlambatan adalah 1 hari dikalikan
dengan jangka waktu aktivitas dibagi dengan 10 . Formula untuk menghitung toleransi
keterlambatan ini adalah sebagai berikut:

c. Seluruh pengeluaran dari proyek ini kurang dari atau sama dengan jumlah biaya yang telah
dianggarkan yaitu Rp 149.000.000,-. Apabila terdapat kekurangan anggara, maka semua
ditanggung oleh project team tanpa membebani owner.
d. Terdapat sistem komunikasi yang baik antara seluruh stakeholder dengan project team yang
dapat dibantu melalui berbagai media seperti tatap muka, email dan telepon. Sedangkan
Project Manager adalah orang yang akan menjadi coordinator dan penghubung diantara
semua stakeholder.
e. Terdapat evaluasi minimal 2 minggu sekali untuk memantau seluruh progress yang telah
dilakukan sesuai dengan jobdesk yang telah ditentukan. Evaluasi ini juga bertujuan untuk
menciptakan komunikasi dan sistem kerja yang efektif antar anggota proyek. Sistem kerja
yang dimaksud adalah jika terdapat tambahan waktu yang dibutuhkan (molor) pada salah satu
aktivitas. Maka replanning dapat dilakukan untuk mendefinisikan pembagian jumlah sumber
daya, jumlah biaya, dan seluruh atribut yang berpengaruh.
4. Batasan
Batasan-batasan yang perlu diperhatikan pada proyek ini, antara lain:
a. Pengguna (user) dari software ini adalah operator pengelola barang dari Jurusan Sistem
Informasi.
b. Software tidak menyajikan laporan nilai asset informasi, sehingga laporan software ini tidak
dapat menjadi referensi untuk Laporan Keuangan Jurusan Sistem Informasi.
c. Waktu merupakan batasan utama dari proyek ini karena seluruh aktivitas harus selesai dalam
jangka waktu 4 bulan sedangkan setiap sub-aktivitas tidak dapat didefinisikan secara pasti
kapan pengerjaannya selesai dilakukan.
5. Asumsi
Asumsi-asumsi yang perlu diperhatikan pada proyek ini antara lain:
a. Jam kerja adalah 5 hari kerja dalam satu minggu dengan jam kerja satu hari adalah 8 jam.
Untuk overtime atau lembur dapat dilakukan sepanjang dibutuhkan.
b. Upah pegawai dihitung berdasarkan satuan jam kerja dimana nilai upah pada jam regular (jam
kerja pada hari kerja) akan berbeda dengan nilai overtime.

VII. Role Responsibilities

Berikut ini merupakan anggota dari Project Team dimana ketua Project Team adalah Project
Manager. Setiap anggota Project Team mempunyai peranan dan uraian pekerjaan yang telah
ditentukan. Namun, dalam implementasinya setiap anggota dapat membantu anggota tim lain dalam
menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan arahan Project Manager. Adapun anggota Project Team
adalah sebagai berikut :
No Nama Pegawai Peranan Telepon Email
1 Mukhamad Hafidz Project Manager 085762443544 hafidz.adnan@gmail.com
PIN : 2314ABB0
2 Ratna Susilawati Programmer 087851515498 gera.pee@gmail.com
3 Yudi Prasetyo Programmer 081329680342 prasetyaningyudi@gmail.com
4 Yuniar Ade Safitri Business Analyst 085866944131 niar.tituna@gmail.com
5 Rifqi Gilang Jodi Business Analyst 085715854856
PIN : 21966650
6 Yusuf Islam Business Analyst 081233453844
PIN : 226C07D0