Assignment

Individual

Abdul Rosyid

1901788695

Session 03

To be Submitted Week 02

Individual Assignment 1
Session 3

1. Proyek adalah sebuah kegiatan sementara yang menghasilkan produk, jasa, ataupun output yang
unik.
a. Jelaskan yang dimaksud dengan project management

Code_Course – Name_Course
 Project Management adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk
kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek. Manajemen proyek dicapai melalui
aplikasi yang sesuai dan integrasi dari 47 proses manajemen proyek yang dikelompokkan secara
logis, yang dikategorikan ke dalam lima Grup Proses. Kelima Grup Proses ini adalah:
 Initiating,
 Planning,
 Executing,
 Monitoring and Controlling, and
 Closing.

b. Jelaskan kriteria proyek yang sukses.

Karena proyek bersifat sementara, keberhasilan proyek harus diukur dalam hal menyelesaikan
proyek dalam batasan ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, sumber daya, dan risiko yang
disetujui antara Manager Project dan Senior Management. Untuk memastikan realisasi manfaat
untuk proyek yang dilakukan, periode uji coba (seperti soft launch in service) dapat menjadi
bagian dari total waktu proyek sebelum menyerahkannya ke operasi permanen.
Keberhasilan proyek harus dirujuk ke baseline terakhir yang disetujui oleh stakeholder yang
berwenang.
Manager Project bertanggung jawab dan bertanggung jawab untuk menetapkan batas-batas
yang realistis dan dapat dicapai untuk proyek dan untuk menyelesaikan proyek dalam baseline
yang disetujui.

c. Jelaskan strategi apa yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sering sukses
dalam menyelesaikan proyek.
Strategi yang sering digunakan oleh perusahaan – perusahaan dalam menyelesaikan proyek
adalah :
1) Manajemen Lingkup Proyek
Menjelaskan proses – proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan bahwa proyek telah
mencakup seluruh pekerjaan yang benar – benar dibutuhkan agar proyek berhasil
diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkuo, penetapan lingkup, verfikasi dan
pengendalian perubahan lingkup.

2) Manajemen Waktu Proyek

Menjelaskan proses – proses yang dibutuhkan dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri
dari penetapan aktifitas, aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan
pengendalinan jadwal.

3) Manajemen Biaya Proyek

Menjelaskan proses – proses yang dibutuhkan dipastikan proyek selesai sesuai dengan
anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran
biaya dan pengendalian biaya.

4) Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek

Menjelaskan proses – proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia
yang terlibat dalam proyek secara efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan
staff dan pembangunan tim kerja.

Code_Course – Name_Course
 5) Manajemen Komunikasi Proyek
Menjelaskan proses – proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek
dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi,
distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif.

6) Manajemen Resiko Proyek

Menjelaskan proses – proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko,
kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian penanggulangan
resiko.

7) Manajemen Pengadaan Proyek

Menjelaskan proses – proses yang dibutuhkan untuk menghasilakan barang atau jasa dari
pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke
peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta
administrasi kontrak kerja dan penyelesaian kontrak.

8) Manajemen Integrasi Proyek

Menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan, bebagai elemen dari
proyek dikoordinasikan dengan baik. Terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan
rencana proyek dan pengendalian perubahan secara keseluruhan.

2. Ada 3 klasifikasi umum dari struktur organisasi, yaitu struktur fungsional, project, dan matrix.
Jelaskan karakteristik dari masing-masing jenis struktur organisasi tersebut di atas.
Menurut anda, struktur mana yang paling cocok untuk diterapkan di divisi anda di tempat kerja saat
ini? Jelaskan alasannya.

Secara garis besar, ada 3 klasifikasi struktur organisasi perusahaan meliputi 2 jenis struktur, yaitu:
1. Struktur Organisasi Fungsional
Susunan organisasi yang didasarkan pada fungsi setiap komponen. Dalam sebuah perusahaan,
minimal terdapat lima bagian utama (divisi) yaitu divisi produksi (bagian pembuat produk), divisi
pemasaran (bagian promosi, pemasaran, dan penjualan), divisi personalia (bagian
ketenagakerjaan), divisi pembelanjaan, dan divisi umum.

2. Struktur Organisasi Proyek

Struktur yang dibentuk hanya untuk mengerjakan suatu proyek kerja pada sebuah perusahaan,
dan akan ditiadakan ketika proyek telah berhasil diselesaikan.

3. Struktur Organisasi Matriks

Susunan organisasi yang dibentuk untuk mengerjakan beragam project yang tengah
dikembangkan oleh perusahaan tersebut. Struktur ini dikepalai oleh direktur utama, dan di
bawahnya terdapat manajer-manajer proyek yang bertugas dan bertanggungjawab untuk
menyelesaikan project masing-masing.

Struktur yang cocok diterapkan di divisi saya adalah Struktur Oraganisasi Proyek karena bekerja
berdasarkan base proyek.

Code_Course – Name_Course
3. Andaikan anda ditunjuk sebagai seorang manajer proyek pada suatu proyek IT untuk pengembangan
system e-Voting berbasis mobile application yang dapat digunakan sebagai alat bantu untuk
mempercepat proses pemungutan suara dalam pilkada serentak di Indonesia, maka buatlah hal-hal
berikut agar dapat digunakan untuk menyakinkan pemangku kepentingan:
a. Buatlah MOV (measurabel organization Value) dari berbagai dampak yang ditimbulkannya
yang terukur dengan timeframe yang pasti.
1. Identifikasi area pengaruh yang diinginkan. Terdapat beberapa area yang berpotensi antara
lain strategi, customer, finansial, operasional, atau sosial.
Potensial area:
 Customer. Perhitungan lebih cepat, efektif dan efisien.
 Operational. Hemat biaya sesuai kelancaran operasi, meningkatkan keefektifan
operasional, meningkatkan supply chain.

2. Identifikasi nilai yang diinginkan bagi organiasi, apakah ia lebih baik (meningkatkan kualitas
atau efektivitas), lebih cepat (meningkatkan kecepatan atau mengurangi waktu siklus), lebih
murah (mengurangi biaya), melakukan lebih (perkembangan atau ekspansi).
Kita dapat mengidentifikasi nilai dari suatu proyek IT berdasrkan jawaban yang dihasilkan dari
pertanyaan berikut:
 Better – Meningkatkan kualitas atau meningkatkan efektivitas dalam pemungutan
suara
 Faster – Meningkatkan kecepatan, meningkatkan efisiensi, atau mengurangi siklus
waktu dalam pemungutan suara
 Cheaper – Mengurangi biaya dalam menghitung suara
 Do more – Meningkatkan kecepatan dan keakuratan dalam perhitungan suara
3. Menentukan metric / ukuran yang tepat apakah akan bertambah atau berkurang (dalam
satuan uang, persentase, atau angka numerik)

Project Name Pengembangan System e-voting 2019

berbasis mobile application

Scope  Input data per TPS

o Microservice for mobile
o Mobile Application
 Server DC
o Core 64 Processor
o RAM 32
o 1 TB
 Server DRC
o Core 64 Processor
o RAM 32
o 1 TB
 Load Balancer F5

Time 12 minggu

Cost 2.5 M

Code_Course – Name_Course
 People 1) Project Manager
2) Technical Lead
3) System Engineer
4) Developer Mobile Application
5) Developer Service
6) Tester
7) Technical Writer

4. Menentukan target waktu untuk mencapai MOV

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3

Pekerjaan
w1 w2 w3 w4 w5 w6 w7 w8 w9 w10 w11 w12
Design and Requirment
Development
Production
SIT, UAT
Documentation
Go-live

5. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari stakeholder proyek karena PM dan tim proyek
hanya dapat memandu proses ini.
6. Meringkas MOV dalam statement atau tabel yang jelas. Proyek ini akan memberikan 50%
Return on Investment dalam mengurangi biaya operasional untuk perhitungan suara.

b. Identifikasi benefit project ini baik yang tangible ataupun yang intangibel yang dapat
direpresentasikan dengan satuan rupiah.
Tangible: Keuntungan atau dampak yang terjadi yang dapat diukur secara ekonomis (uang)
mengurangi biaya operasional.
Intangible: Keuntungan atau dampak yang tidak dapat diukur secara ekonomis (uang)
mempercepat perhitungan suara yang biasanya dilakukang dalam 1 minggu dan resiko human
error yang tinggi.

Code_Course – Name_Course