INISIASI PROYEK (PROJECT INITIATION)

SURAT TUGAS
No.1234/F11.1/LL/2008
Yang bertanda tangan dibawah ini:

1. Nama : Rizki Dwimulyana

NIP : PO1-1123

Jabatan : Direktur

Alamat : Setiabudi Regensi R-7 Bandung

Menugaskan kepada :

1. Nama : Totok Triwibowo

NIP : PO2-1344

Jabatan : Pemilik Proyek

Alamat : Bumi Prima E-20 Bandung

2. Nama : Imam Heryanto

NIP : PO2-1455

Jabatan : Manajer Proyek

Alamat : Jl HM Iskat No.6 Bandung

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT Reka

Jaya Elektrik tahun 2008.Proyek akan dilaksanakan bertempat di Gedung PT Reka Jaya Elektrik
bidang TI lantai-3,Jl. Dayeuh Kolot 345 Bandung.
Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.

Setelah melaksanakan tugas ,saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada
Direktur.

Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Bandung ,7 Mei 2008

Direktur

Rizki Dwimulyana
P01-1123
2. Pendefinisian Proyek(Project Definition)
PROYEK PEMBANGUNAN

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PT.REKA JAYA ELEKTRIK

PENDEFINISIAN PROYEK
(PROJECT DEFINITION)
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI..

DOKUMEN KONTROL..

INFO UMUM..

A.Permasalahan

B.Deskripsi Produk

C.Permasalahan.

D.Faktor Penentu Keberhasilan.

E.Keuntungan Yang Diharapkan..

F.Teknologi Yang Digunakan.

G.Deskripsi Proyek..

H.Perencanaan Aktivitas Secara Global

I.Batasan

J.Asumsi.

DOKUMEN KONTROL
Daftar Perbaikan Dokumen
Tanggal Penulis Versi Referensi

Surat Penugasan dari

Direktur
9-05-08 Imam Heryanto 1.0

Mengetahui
Nama Jabatan Tanda Tangan
 Totok Triwibowo Pemilik Proyek

INFO GLOBAL

Nama Proyek :Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian

Pemilik Proyek :Totok Triwibowo

Manajer Proyek :Imam Heryanto

Global Proyek

Deskripsi Singkat :Membangun Sistem Penggajian dan

Sistem Absensi Secara Otomatis

Predecessor :

Successor :

A.Permasalahan
Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai permasalahan bisnis yang ada :

Sesuai perkembangan teknologi dan kebutuhan proses bisnis perusahaan,maka dirasa sangat
dibutuhkan untuk segera mewujudkan otomatisasi sistem penggajian dan sistem absensi
di perusahaan.Hal ini disebabkan oleh banyak hal,utamanya adalah kinerja pegawai yang
cenderung menurun,oleh karena pemantauan kinerja pegawai yang kurang bagus.Dengan
otomatisasi sistem ini diharapakan permasalahan yang dihadapi perusahaan ini bisa
segera teratasi.Hal lain yang menyebabkan perlunya otomatisasi sistem ini adalah karena tidak
sedikit komplain dari para pegawai tentang transparansi sistem
penggajian pegawai.Olehkarenanya,otomatisasi sistem ini perlu
segera direalisasikan.Untukselanjutnya proyek ini disebut dengan Proyek Pembangunan Sistem
Informasi Kepegawaian.

B.Deskripsi Produk
Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai produk atau servis.

Mengeluarkan daftar gaji pegawai.

Mencetak slip gaji pegawai
Mencetak Data Induk Pegawai
Melakukan absensi karyawan secara otomatis(menggunakan finger print).
Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya.
Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM.

C.Faktor Penentu Keberhasilan

Berikut ini adalah faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek dan faktor-faktor yang
bisa menghambat proyek

.
 Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen
Komitmen dan dukungan dari tim proyek
Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
Kerja sama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek.
Kontinuitas pelaksanaan proyek(tanpa adanya interupsi).
Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.
Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.
D.Keuntungan yang diharapkan
Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan
dilaksanakan.

Dari sisi peusahaan:

Lebih mudah untuk melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah
penggajian.
Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap kinerja pegawai.
Dengan kinerja pegawai yang baik,maka secara otomatis akan meningkatkan
produktivitas perusahaan.
Pertanggungjawaban perusahaan terhadap karyawan(dalam hal penggajian)akan lebih
mudah.
Dari sisi pegawai:

Lebih mudah untuk mengecek jumlah gaji yang diperolehnya.

Lebih nyaman,karena sistem secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua
perhitungan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Lebih mudah melakukan absensi(masuk/keluar) jam kerja,cukup dengan menempelkan
jari,maka absensi sudah tercatat di sistem
Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebig mudah,yaitu tinggal
mencetak/menge-print laporan absensi pegawai yang bersangkutan.
E.TEKNOLOGI
Berikut ini adalah sekilas tentang teknologi yang diperlukan/digunakan untuk keperluan
proyek.

Teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi kepegawaian ini secara garis
besar dapat dibagi kedalam beberapa bagian berikut ini :

Komputer Server:Pentium 4
Komputer Client :Pentium 3

Sistem Operasi Komputer Server :MS Windows Server 2000

Sistem Operasi Komputer Client :MS Windows XP

Software Development:Borland Delphi 5

Database:Oracle Database 8.05

Finger Print

F.Deskripsi Proyek
Berikut ini adalah deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi:
F.1 Tujuan Proyek
Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan
dengan permasalahan kepegawaian,khususnya permaslahan penggajian dan absensi pegawai
 perusahaan.Penyelesaian masalah gajji dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh
sistem.Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan,baik bagi
perusahaan maupun pegawainya.

F.2 Hasil yang Diinginkan

Sistem informasi yang dihasilkan dapat:

Mengeluarkan daftar gaji pegawai

Mencetak slip gaji pegawai.
Mencetak Data Induk Pegawai.
Melakukan absensi karyawan secara otomatis(menggunakan finger print)
Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya.
Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM.
F.3 Jadwal
Proyek dikerjakan selama kurun waktu 115 hari,yaitu meliputi:

Pekerjaan pembangunan (pembuatan sistem) dan segala kegiatan pendukung.

Perawatan selama kurun waktu tertentu.
Pertemuan(meeting awal,meeting reguler tim proyek dan meeting penutupan).
F.4 Estimasi/Perkiraan Biaya
Biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem ini adalah Rp.75.000.000,- (tujuh puluh lima
juta rupiah).
F.5 Estimasi Sumber daya yang Diperlukan
Sumber daya secara global terdiri atas:

Sumber daya manusia :8 orang anggota tim proyek (1 orang bisa merangkap pekerjaan
lain diwaktu yang lain) + 1 orang manajer proyek.
Material/Alat:finger print + infrastruktur pendukung proyek.
Komputer server dan komputer client sudah tersedia (tidak termasuk dalam anggaran
biaya).
G.Perencanaan Aktivitas Secara Global
Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas yang akan dijelaskan untuk memenuhi fase inflasi dan fase
perencanaan.Aktivitas yang dimaksudkan di sini asalah aktivitas global saja.

Nomor Deskripsi Aktivitas Jumlah hari Estimasi Biaya

1 Analisis & Desain Sistem 9 hari 3,6 juta

2 Desain Aplikasi 7 hari 2,1 juta

3 Pemrograman 55 hari 22 juta

4 Testing 5 hari 2 juta

5 Instalasi 2 hari 1,6 juta

6 Dokumentasi 70 hari 7 juta

7 Training 2 hari 1,2 juta

8 Administrasi 80 hari 6 juta

9 Pemeliharaan 20 hari 2 juta

Tambahan kerja + Meeting & lain-

10 lain 15 hari 27,5 juta

Total 115 hari 75 juta

 Catatan: Ada beberapa kegian/aktivitas proyek yang memang harus menunggu aktivitas lain
selesai lebh dahulu.Adapula aktivitas yang bisa dikerjakan secara simultan atau berbarengan
(bisa 2 atau lebih pekerjaan).Jadi jumlah total hari bikanlah dari jumlah total hari perkativitas.
1. Batasan
Berikut ini adalah batasan-batasan proyek secara umum
Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan sistem informasi sampai
dengan pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu.
Tidak dibahas mengenai quality control & quality assurance secara khusus.
Tidak dibahas mengenai resiko proyek,bahasan hanya pada resiko permintaan
perubahan (akan ditangani secara khusus di manajemen perubahan).
Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek (tidak termasuk manajer proyek) +
biaya lain-lain (bahan,infrastruktur pendukung dll).

PERENCANAAN PROYEK
(PROJECT PLANNING)
Perencanaan Proyek
(Project Planning)
1. Dokumen Project Definition
Dokumen ini dugunakan sebagai acuan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek
atau project management plan .Bila di dalam dokumenproject definition ,gambaran proyek
adalah secara global,maka dalam project management plan ini,proyek akan dijelaskan lebih
mendetail lagi.Dengan kata lain,project management plan ini adalah
hasil breakdown dari project definitionyang sudah ada (telah dibuat sebelumnya).Project
definition ini bisa dilihat pada bab sebelumnya(yaitu pada bab 8).
2. Work Breakdown Structure
Struktur Rincian Pekerjaan
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1. Fase A

1.1. Hasil(Deriverable) A.1

1.2. Hasil(Deriverable) A.1

2. Fase B

2.1. Hasil(Deriverable) B.1

2.1.1 Hasil(Deriverable) B.1.1

2.1.1.1. Paket Pekerjaan B.1.1.1.

2.1.1.2. Paket Pekerjaan B.1.1.2.

2.1.2. Hasil (Deriverable )B.1.2.

2.1.2.1. Paket Pekerjaan B.1.2.1.

2.1.2.2 Paket Pekerjaan B.1.2.2.

2.2.2. Paket Pekerjaan B.2.2.

3. Hasil(Deriverable) C
3.1. Paket Pekerjaan C.1

3.2. Paket Pekerjaan C.2

4. Sub-Proyek D

4.1 Hasil (Deriverable) D.1

4.1. Hasil (Deriverable) D.1.1

4.1.1.1 Paket Pekerjaan D.1.1.1

4.1.1.2. Paket Pekerjaan D.1.1.2

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama :_______________ Nama :_______________

Jabatan :Manajer Proyek Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________ Tanggal :_______________

3.Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment)

PENUGASAN TIM PROYEK

Proyek :
Bidang :
Tanggungjawab
Jabatan/Peranan & Wewenang Nama

Catatan: Untuk kasus tertentu(bila dianggap perlu),untuk organisasi yang cukup besar bisa
diinformasikan dalam bentuk SK Direksi.
Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama :_______________ Nama :_______________

Jabatan :Manajer Proyek Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________ Tanggal :_______________

4.Jadwal Proyek(Project Schedule)

JADWAL PROYEK
Nama Proyek :
Manager Proyek :
Bidang :

Dibuat Oleh:
Tanggal:

Gugusan
WBS Tugas( Task) Proyek

1.0 Task

1.1 Sub Task Level-1

1.2 Sub Task Level-2

1.3 Sub Task Level-3

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama :_______________ Nama :_______________

Jabatan :Manajer Proyek Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________ Tanggal :_______________

5.Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek :
Manager Proyek :
Bidang :

Dibuat Oleh:
Tanggal:
Gugusan Jam Tarif Jumlah Biaya Biaya Total
Tugas( Task) Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain per
WBS Proyek Kerja Kerja Kerja Kerja lain Task

1.0 Task
 Sub Task Level
1.1 -1

Sub Task Level

1.1.1 -2

Sub Task Level

1.1.1.1. -3

Lain-lain

Sub-Total:

PERENCANAAN TOTAL

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama :_______________ Nama :_______________

Jabatan :Manajer Proyek Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________ Tanggal :_______________

6.Perencanaan Komunikasi (Communication Plan),meliputi meeting & reporting

PERENCANAAN KOMUNIKASI(Communication Plan)
1.Pertemuan(Meeting)
JENIS
PERTEMUA AGEND WAKT PENANGGUN PARTISIPA MASUKA
N A U G JAWAB N N KELUARAN

Manajemen

Pertemuan
Pembukaan

Pertemuan
Tim Proyek

Pertemuan
Penutupan

2.Pelaporan(Reporting)
JENIS PENANGGUN DISTRIBUS MASUKA
PELAPORAN ITEM WAKTU G JAWAB I N KELUARAN

Laporan
Kemajuan
Proyek(Project
Progress
Report)
Status Acara/
Agenda
Pertemuan
(Status
Meeting
Agenda)

Catatan
Pertemuan
(Minutes of

Meeting)

7.Perencanaan Perubahan meliputi:

Changes Request Form(CRF) dan Changes Request Log

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)
No.Formulir :
Nama P royek :
Manajer Proyek :
Bidang :

Nama Pengusul :
Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan:

..

Usul Diterima/Tidak?
Bila tidak berikan alasan

Diajukan oleh: Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal:

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek :
 Manajer Proyek :
Bidang :

Deskripsi Nama Tanggal Tanggal

No.Form Permintaan Pengusul Usulan Persetujuan

Keterangan: usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan adalah ususlan yang diterima
saja.
8.Perencanaan Manajemen Proyek(Project Managemen Plan)
Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen/formulir yang telah dipersiapkan
sebelumnya.

<NAMA PROYEK>
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis :
Tanggal :
Revisi Terakhir :
Referensi Dokumen :
Versi :

DAFTAR ISI
DOKUMEN KONTROL
RUANG LINGKUP(SCOPE)
Ruang Lingkup Proyek
TUJUAN
Tujuan Proyek
JADWAL PROYEK
Jadwal Proyek
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Peran dan Tanggung Jawab
MANAGEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi(Communication Plan)
Persiapan Pertemuan(Meeting)
MANAJEMEN PERUBAHAN
LAMPIRAN A:PERENCANAAN KOMUNIKASI(COMMUNICATION PLAN)
1. Pertemuan /Rapat(Meeting)
2. Pelaporan(Reporting)
LAMPIRAN B:
1.Form Permintaan Perubahan(Changes Request Form)
 2.Catatan Permintaan Perubahan(Changes Request Log)
LAMPIRAN C:
1.Struktur Rincian Pekerjaan(Work Breakdown Structure)
2.Penugasan Tim Proyek(Project Team Assignment)
3.Jadwal Proyek (Project Schedule)
4.Rencana Anggaran Belanja Proyek

DOKUMEN KONTROL
Perubahan Isi:
Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan

Mengetahui:
Tanda Tangan
Name Jabatan

RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK

Pada bagian ini buatlah deskripsi ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan
Bila terdapat sub-bagian dari lingkup tersebut ,maka cantumkan disini.
Bila terdapat tahapan atau proses-proses utama yang terkait dengan ruang lingkup yang
dimaksud,deskripsikan juga pada bagian ini.
Advertisements