INISIASI PROYEK (PROJECT INITIATION)

1.Contoh Surat Tugas

SURAT TUGAS
No.1234/F11.1/LL/2008
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama

NIP

Jabatan

Alamat

Menugaskan kepada:
1. Nama

NIP

Jabatan

Alamat

2. Nama

NIP

Jabatan

Alamat

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT

ABC tahun 2008. Proyek akan dilaksanakan bertempat di Gedung PT ABC bidang TI lantai-3,Jl.
Dayeuh Kolot 345 Jakarta.

Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.

Setelah melaksanakan tugas ,saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada
Direktur.

Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Bandung ,7 Mei 2008
Direktur

2. Contoh Pendefinisian Proyek(Project Definition)

PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT.ABC

PENDEFINISIAN PROYEK (PROJECT DEFINITION)
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI..
DOKUMEN KONTROL..
INFOUMUM..
A.Permasalahan
B.Deskripsi Produk
C.Permasalahan.
D.Faktor Penentu Keberhasilan.
E.Keuntungan Yang Diharapkan..
F.Teknologi Yang Digunakan.
G.Deskripsi Proyek
H.Perencanaan Aktivitas Secara Global
I.Batasan
J.Asumsi
DOKUMEN KONTROL
Daftar Perbaikan Dokumen
Tanggal

Penulis

Versi

Referensi

9-05-08

Imam Heryanto

1.0

Surat Penugasan dari Direktur

Mengetahui
Nama

Jabatan

Totok Triwibowo

Pemilik Proyek

Tanda Tangan

INFO GLOBAL

Nama Proyek

:Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian

Pemilik Proyek

:Totok Triwibowo

Manajer Proyek

:Imam Heryanto

Global Proyek
Deskripsi Singkat

:Membangun Sistem Penggajian dan Sistem Absensi Secara Otomatis

Predecessor

Successor

A.Permasalahan
Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai permasalahan bisnis yang ada :
Sesuai perkembangan teknologi dan kebutuhan proses bisnis perusahaan,maka dirasa
sangat dibutuhkan untuk segera mewujudkan otomatisasi sistem penggajian dan sistem absensi
di perusahaan.Hal ini disebabkan oleh banyak hal,utamanya adalah kinerja pegawai yang
cenderung menurun,oleh karena pemantauan kinerja pegawai yang kurang bagus.Dengan
otomatisasi sistem ini diharapakan permasalahan yang dihadapi perusahaan ini bisa segera
teratasi.Hal lain yang menyebabkan perlunya otomatisasi sistem ini adalah karena tidak sedikit
komplain

dari

para

pegawai

tentang

transparansi

sistem

penggajian

pegawai.Oleh

karenanya,otomatisasi sistem ini perlu segera direalisasikan.Untuk selanjutnya proyek ini disebut
dengan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian.
B.Deskripsi Produk
Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai produk atau servis.

Mengeluarkan daftar gaji pegawai.

Mencetak slip gaji pegawai

Mencetak Data Induk Pegawai

Melakukan absensi karyawan secara otomatis(menggunakan finger print).

Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya.

Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM.

C.Faktor Penentu Keberhasilan

Berikut ini adalah faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek dan faktor-faktor
yang bisa menghambat proyek

Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen

Komitmen dan dukungan dari tim proyek

Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.

Kerja sama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek.

Kontinuitas pelaksanaan proyek(tanpa adanya interupsi).

Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.

Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.

Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

D.Keuntungan yang diharapkan

Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan.
Dari sisi peusahaan:
-

Lebih mudah untuk melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah
penggajian.

Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap kinerja pegawai.

Dengan kinerja pegawai yang baik,maka secara otomatis akan meningkatkan

produktivitas perusahaan.

Pertanggungjawaban perusahaan terhadap karyawan(dalam hal penggajian)akan lebih

mudah.

Dari sisi pegawai:

-

Lebih mudah untuk mengecek jumlah gaji yang diperolehnya.

Lebih nyaman,karena sistem secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua
perhitungan yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Lebih mudah melakukan absensi(masuk/keluar) jam kerja,cukup dengan menempelkan

jari,maka absensi sudah tercatat di system

Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebig mudah,yaitu tinggal
mencetak/menge-print laporan absensi pegawai yang bersangkutan.

E.TEKNOLOGI
Berikut ini adalah sekilas tentang teknologi yang diperlukan/digunakan untuk keperluan proyek.
Teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi kepegawaian ini secara garis
besar dapat dibagi kedalam beberapa bagian berikut ini :
Komputer Server

: Pentium 4

Komputer Client

: Pentium 3

Sistem Operasi Komputer Server

:MS Windows Server 2000

Sistem Operasi Komputer Client

:MS Windows XP

Software Development

:Borland Delphi 5

Database

:Oracle Database 8.05

Finger Print

F.Deskripsi Proyek
Berikut ini adalah deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi:
F.1 Tujuan Proyek
Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang
berkaitan dengan permasalahan kepegawaian,khususnya permaslahan penggajian dan absensi
pegawai perusahaan.Penyelesaian masalah gajji dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh
sistem.Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan,baik bagi perusahaan
maupun pegawainya.
F.2 Hasil yang Diinginkan
Sistem informasi yang dihasilkan dapat:
-

Mengeluarkan daftar gaji pegawai

Mencetak slip gaji pegawai.

Mencetak Data Induk Pegawai.

Melakukan absensi karyawan secara otomatis(menggunakan finger print)

Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya.

Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM.
F.3 Jadwal
Proyek dikerjakan selama kurun waktu 115 hari,yaitu meliputi:

Pekerjaan pembangunan (pembuatan sistem) dan segala kegiatan pendukung.

Perawatan selama kurun waktu tertentu.

Pertemuan(meeting awal,meeting reguler tim proyek dan meeting penutupan).

F.4 Estimasi/Perkiraan Biaya
Biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem ini adalah Rp.75.000.000,- (tujuh puluh
lima juta rupiah).
F.5 Estimasi Sumber daya yang Diperlukan
Sumber daya secara global terdiri atas:

Sumber daya manusia :8 orang anggota tim proyek (1 orang bisa merangkap pekerjaan
lain diwaktu yang lain) + 1 orang manajer proyek.

Material/Alat:finger print + infrastruktur pendukung proyek.

Komputer server dan komputer client sudah tersedia (tidak termasuk dalam anggaran
biaya).
G.Perencanaan Aktivitas Secara Global
Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas yang akan dijelaskan untuk memenuhi fase
inflasi dan fase perencanaan.Aktivitas yang dimaksudkan di sini asalah aktivitas global
saja.

Nomor

Deskripsi Aktivitas

Jumlah hari

Estimasi Biaya

Analisis & Desain Sistem

9 hari

3,6 juta

Desain Aplikasi

7 hari

2,1 juta

Pemrograman

55 hari

22 juta

Testing

5 hari

2 juta

Instalasi

2 hari

1,6 juta

Dokumentasi

70 hari

7 juta

Training

2 hari

1,2 juta

Administrasi

80 hari

6 juta

Pemeliharaan

20 hari

2 juta

10

Tambahan kerja + Meeting & lain- lain

15 hari

27,5 juta

Total

115 hari

75 uta

Catatan: Ada beberapa kegian/aktivitas proyek yang memang harus menunggu aktivitas
lain selesai lebh dahulu.Adapula aktivitas yang bisa dikerjakan secara simultan atau
berbarengan (bisa 2 atau lebih pekerjaan).Jadi jumlah total hari bikanlah dari jumlah total hari
perkativitas.
1. Batasan
Berikut ini adalah batasan-batasan proyek secara umum
-

Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan sistem informasi sampai dengan
pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu.

Tidak dibahas mengenai quality control & quality assurance secara khusus.

Tidak dibahas mengenai resiko proyek,bahasan hanya pada resiko permintaan perubahan
(akan ditangani secara khusus di manajemen perubahan).

Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek (tidak termasuk manajer proyek) +
biaya lain-lain (bahan,infrastruktur pendukung dll).

PERENCANAAN PROYEK (PROJECT PLANNING)

Perencanaan Proyek (Project Planning)
1. Dokumen Project Definition
Dokumen ini dugunakan sebagai acuan dalam pembuatan perencanaan
manajemen proyek atau project management plan .Bila di dalam dokumen project
definition ,gambaran proyek adalah secara global,maka dalam project management plan
ini,proyek akan dijelaskan lebih mendetail lagi.Dengan kata lain,project management
plan ini adalah hasil breakdown dari project definition yang sudah ada (telah dibuat
sebelumnya).Project definition ini bisa dilihat pada bab sebelumnya(yaitu pada bab 8).

2. Work Breakdown Structure

Struktur Rincian Pekerjaan (WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek

Manajer Proyek

Bidang

WBS

GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1.

Fase A

1.1.

Hasil(Deriverable) A.1

1.2.

Hasil(Deriverable) A.1

2.

Fase B

2.1.

Hasil(Deriverable) B.1

2.1.1

Hasil(Deriverable) B.1.1

2.1.1.1.

Paket Pekerjaan B.1.1.1.

2.1.1.2.

Paket Pekerjaan B.1.1.2.

2.1.2.

Hasil (Deriverable )B.1.2.

2.1.2.1.

Paket Pekerjaan B.1.2.1.

2.1.2.2

Paket Pekerjaan B.1.2.2.

2.2.2.

Paket Pekerjaan B.2.2.

3.

Hasil(Deriverable) C

3.1.

Paket Pekerjaan C.1

3.2

Paket Pekerjaan C.2

4.

Sub-Proyek D

4.1

Hasil (Deriverable) D.1

4.1.

Hasil (Deriverable) D.1.1

4.1.1.1

Paket Pekerjaan D.1.1.1

4.1.1.2.

Paket Pekerjaan D.1.1.2

Dibuat Oleh

Nama

Disetujui Oleh
Nama

Jabatan :Manajer Proyek

Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal :_______________

Tanggal :_______________

3.Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment)

PENUGASAN TIM PROYEK
Proyek

Bidang

Jabatan/Peranan

Tanggungjawab
&ewenang

Nama

Catatan: Untuk kasus tertentu(bila dianggap perlu),untuk organisasi yang cukup besar
bisa diinformasikan dalam bentuk SK Direksi.
Dibuat Oleh
Nama

:_______________

Disetujui Oleh
Nama

:_______________

Jabatan :Manajer Proyek

Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________

Tanggal :_______________

4.Jadwal Proyek(Project Schedule)

JADWAL PROYEK
Nama Proyek

Manager Proyek

Bidang

Dibuat Oleh

Tanggal

WBS

Gugusan Tugas( Task) Proyek

1.0

Task

1.1

Sub Task Level-1

1.2

Sub Task Level-2

1.3

Sub Task Level-3

Dibuat Oleh
Nama

:_______________

Disetujui Oleh
Nama

:_______________

Jabatan :Manajer Proyek

Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________

Tanggal :_______________

5.Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek

Manager Proyek

Bidang

Dibuat Oleh:
Tanggal:
Gugusan Tugas(

WBS

Task) Proyek

1.0

Task

1.1

Sub Task Level -1

1.1.1

Sub Task Level -2

1.1.1.1.

Sub Task Level -3

Jam

Tarif

Jumlah

Biaya

Tenaga

Tenaga

Tenaga

Tenaga

Kerja

Kerja

Kerja

Kerja

Biaya

Lain lain per Task

Lain-lain

Sub-Total:
PERENCANAAN TOTAL
Dibuat Oleh
Nama

:_______________

Disetujui Oleh
Nama

Total

:_______________

Jabatan :Manajer Proyek

Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________

Tanggal :_______________

6.Perencanaan Komunikasi (Communication Plan),meliputi meeting & reporting

PERENCANAAN KOMUNIKASI(Communication Plan)
1.Pertemuan(Meeting)
JENIS
PERTEMUAN

AGENDA WAKTU

PENANGGUNG
JAWAB

PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN

Manajemen
Pertemuan
Pembukaan
Pertemuan
Tim Proyek
Pertemuan
Penutupan
2.Pelaporan(Reporting)
JENIS
PELAPORAN
Laporan

TEM

I
WAKTU

PENANGGUNG
JAWAB

DISTRIBUSI

Kemajuan

Proyek(Project
Progress Report)
Status
Agenda
(Status

Acara/
Pertemuan
Meeting

Agenda)
Catatan Pertemuan
(Minutes ofMeeting)

7.Perencanaan Perubahan meliputi:

Changes Request Form(CRF) dan Changes Request Log

MASUKAN

KELUARAN

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)
No.Formulir
Nama P

:
royek

Manajer Proyek

:
:

Bidang

Nama Pengusul

Tanggal

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan: ..

Usul Diterima/Tidak?
Bila tidak berikan alasan .
Diajukan oleh:

Disetujui oleh:

Tanggal:

Tanggal:

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek

Manajer Proyek

Bidang

No.Form

Deskripsi
Permintaan

Nama Pengusul

Tanggal Usulan

Tanggal
Persetujuan

Keterangan: usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan adalah ususlan yang
diterima saja.
8.Perencanaan Manajemen Proyek(Project Managemen Plan)
Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen/formulir yang telah dipersiapkan
sebelumnya.
<NAMA PROYEK>
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK (PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis

Tanggal

Revisi Terakhir

Referensi Dokumen :
Versi

DAFTAR ISI
DOKUMEN KONTROL
RUANG LINGKUP(SCOPE)
Ruang Lingkup Proyek
TUJUAN
Tujuan Proyek
JADWAL PROYEK
Jadwal Proyek
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Peran dan Tanggung Jawab
MANAGEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi(Communication Plan)
Persiapan Pertemuan(Meeting)
MANAJEMEN PERUBAHAN
LAMPIRAN A:PERENCANAAN KOMUNIKASI(COMMUNICATION PLAN)
1.

Pertemuan /Rapat(Meeting)

2.

Pelaporan(Reporting)

LAMPIRAN B:
1.Form Permintaan Perubahan(Changes Request Form)
2.Catatan Permintaan Perubahan(Changes Request Log)
LAMPIRAN C:
1.Struktur Rincian Pekerjaan(Work Breakdown Structure)
2.Penugasan Tim Proyek(Project Team Assignment)
3.Jadwal Proyek (Project Schedule)
4.Rencana Anggaran Belanja Proyek

DOKUMEN KONTROL
Perubahan Isi:
Tanggal

Penulis

Versi

Referensi Perubahan

Mengetahui:
Name

Jabatan

Tanda Tangan

Perencanaan Proyek (Project Planning)

1. Dokumen Project Definition
Dokumen ini dugunakan sebagai acuan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek atau
project management plan .Bila di dalam dokumen project definition ,gambaran proyek adalah
secara global,maka dalam project management plan ini,proyek akan dijelaskan lebih mendetail
lagi.Dengan kata lain,project management plan ini adalah hasil breakdown dari project definition
yang sudah ada (telah dibuat sebelumnya).Project definition ini bisa dilihat pada bab
sebelumnya(yaitu pada bab 8).
2. Work Breakdown Structure
Struktur Rincian Pekerjaan (WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek

Manajer Proyek

Bidang

WBS
1.
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.1.1
2.1.1.1.
2.1.1.2.
2.1.2.
2.1.2.1.
2.1.2.2
2.2.2.
3.
3.1.
3.2.
4.
4.1
4.1.
4.1.1.1
4.1.1.2.

GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

Fase A
Hasil(Deriverable) A.1
Hasil(Deriverable) A.1
Fase B
Hasil(Deriverable) B.1
Hasil(Deriverable) B.1.1
Paket Pekerjaan B.1.1.1.
Paket Pekerjaan B.1.1.2.
Hasil (Deriverable )B.1.2.
Paket Pekerjaan B.1.2.1.
Paket Pekerjaan B.1.2.2.
Paket Pekerjaan B.2.2.
Hasil(Deriverable) C
Paket Pekerjaan C.1
Paket Pekerjaan C.2
Sub-Proyek D
Hasil (Deriverable) D.1
Hasil (Deriverable) D.1.1
Paket Pekerjaan D.1.1.1
Paket Pekerjaan D.1.1.2

Dibuat Oleh
Nama :_______________

Disetujui Oleh
Nama :_______________

Jabatan :Manajer Proyek

Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________

Tanggal :_______________

3.Penugasan Tim Proyek(Project Team Assignment)

PENUGASAN TIM PROYEK
Proyek

Bidang

Jabatan/Peranan

Tanggungjawab &
Wewenang

Nama

Catatan: Untuk kasus tertentu(bila dianggap perlu),untuk organisasi yang cukup besar bisa
diinformasikan dalam bentuk SK Direksi.
Dibuat Oleh
Nama :_______________

Disetujui Oleh
Nama :_______________

Jabatan :Manajer Proyek

Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________

Tanggal :_______________

4.Jadwal Proyek(Project Schedule)

JADWAL PROYEK
Nama Proyek

Manager Proyek

Bidang

Dibuat Oleh:
Tanggal:

WBS

Gugusan Tugas( Task)

Proyek

1.0
1.1
1.2
1.3

Task
Sub Task Level-1
Sub Task Level-2
Sub Task Level-3

Dibuat Oleh
Nama :_______________

Disetujui Oleh
Nama :_______________

Jabatan :Manajer Proyek

Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________

Tanggal :_______________

5.Rencana Anggaran Belanja(RAB) Proyek

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK
Nama Proyek

Manager Proyek

Bidang

Dibuat Oleh:
Tanggal:

WBS

Gugusan Tugas(
Task) Proyek

1.0
1.1
1.1.1
1.1.1.1.

Task
Sub Task Level -1
Sub Task Level -2
Sub Task Level -3

Jam
Tenaga
Kerja

Tarif
Tenaga
Kerja

Jumlah
Tenaga
Kerja

Biaya
Tenaga
Kerja

Biaya
Total
Lain lain per Task

Lain-lain

Sub-Total:
PERENCANAAN TOTAL

Dibuat Oleh
Nama :_______________

Disetujui Oleh
Nama :_______________

Jabatan :Manajer Proyek

Jabatan :Pemilik Proyek

Tanggal :_______________

Tanggal :_______________

6.Perencanaan Komunikasi (Communication Plan),meliputi meeting & reporting

PERENCANAAN KOMUNIKASI(Communication Plan)
1.Pertemuan(Meeting)
JENIS
AGEND WAKT PENANGGUN PARTISIPA MASUKA KELUARA
PERTEMUA
A
U
G JAWAB
N
N
N
N
Manajemen
Pertemuan
Pembukaan
Pertemuan Tim
Proyek
Pertemuan
Penutupan
2.Pelaporan(Reporting)
JENIS
PENANGGUNG
ITEM WAKTU
DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN
PELAPORAN
JAWAB
Laporan
Kemajuan
Proyek(Project
Progress
Report)
Status Acara/
Agenda
Pertemuan
(Status Meeting
Agenda)
Catatan
Pertemuan
(Minutes of
Meeting)

7.Perencanaan Perubahan meliputi:

Changes Request Form(CRF) dan Changes Request Log
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)
No.Formulir
Nama P

:
royek

Manajer Proyek

:
:

Bidang

Nama Pengusul

Tanggal

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan

:..
Usul Diterima/Tidak?
Bila tidak berikan alasan
.
Diajukan oleh:
Disetujui oleh:
Tanggal:

Tanggal:

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek

Manajer Proyek

Bidang

No.Form

Deskripsi
Permintaan

Nama Pengusul

Tanggal Usulan

Tanggal
Persetujuan

Keterangan: usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan adalah ususlan yang diterima
saja.
8.Perencanaan Manajemen Proyek(Project Managemen Plan)
Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen/formulir yang telah dipersiapkan sebelumnya.
<NAMA PROYEK>
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis

Tanggal

Revisi Terakhir

Referensi Dokumen

Versi

DAFTAR ISI
DOKUMEN KONTROL
RUANG LINGKUP(SCOPE)
Ruang Lingkup Proyek

TUJUAN
Tujuan Proyek
JADWAL PROYEK
Jadwal Proyek
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Peran dan Tanggung Jawab
MANAGEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi(Communication Plan)
Persiapan Pertemuan(Meeting)
MANAJEMEN PERUBAHAN
LAMPIRAN A:PERENCANAAN KOMUNIKASI(COMMUNICATION PLAN)
1. Pertemuan /Rapat(Meeting)
2. Pelaporan(Reporting)
LAMPIRAN B:
1.Form Permintaan Perubahan(Changes Request Form)
2.Catatan Permintaan Perubahan(Changes Request Log)
LAMPIRAN C:
1.Struktur Rincian Pekerjaan(Work Breakdown Structure)
2.Penugasan Tim Proyek(Project Team Assignment)
3.Jadwal Proyek (Project Schedule)
4.Rencana Anggaran Belanja Proyek

DOKUMEN KONTROL
Perubahan Isi:

Tanggal

Penulis

Versi

Referensi Perubahan

Mengetahui:
Name

Jabatan

Tanda Tangan

PELAKSANAAN PROYEK ( PROJECT EXECUTION )

PENDOMAN HASIL KERJA (WORK RESULT GUIDELINE)

Nama Proyek
:
Pembangunan sistem informasi kepegawaian
Manager Proyek
:
mawar
Bidang
:
Teknologi Informasi
Dibuat Oleh
:
mawar
Tanggal
:
29-01-2008
Statement of Purpose Event List & Context Diagram
Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope , tidak sesuai dengan jadwal
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan , jika tidak sesuai :
Penggadaan biaya
Sesuai anggaran

Dibawah anggaran

Melebihi anggaran

Catatan tambah :
Data Flow Diagram ( DFD ) Levelled
Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope ,tidak sesuai dengan jadwal
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai dengan :
Pengadaan biaya
Sesuai anggaran
Catatan tambahan :

Dibawah anggaran

Melebihi anggaran

Data dictionary
Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope , tidak sesuai dengan jadwal
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan , jika tidak sesuai :
Penggadaan biaya
Sesuai anggaran

Dibawah anggaran

Melebihi anggaran

Catatan tambah :
Proses Specification
Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope ,tidak sesuai dengan jadwal
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai dengan :
Pengadaan biaya
Sesuai anggaran
Catatan tambahan :

Dibawah anggaran

Melebihi anggaran

Entity Relationship Diagram ( ERD )

Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope , tidak sesuai dengan jadwal
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan , jika tidak sesuai :
Penggadaan biaya
Sesuai anggaran

Dibawah anggaran

Melebihi anggaran

Catatan tambah :
Dokumentasi Analisa & Desain Sistem
Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope ,tidak sesuai dengan jadwal
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai dengan :
Pengadaan biaya
Sesuai anggaran
Catatan tambahan :

Dibawah anggaran

Melebihi anggaran

PENGONTROLAN PROYEK( PROJECT CONTROLLING )

CatatanPertemuan /Rapat
(Minutes Of Meeting)
NamaProyek

Pembangunan system informasikepegawaian

Manager Proeyek

Mawar

Perihal

Rapatpembukaanproyekpembangunan system.

Informasikepegawaian
PesertaRapat

Direktur, Jajaranmanajemen ,pemilikproyek ,

Manajerproyek&timproyek
LokasiRapat

ruangrapatbidang it

DibuatOleh

Mawar

Tanggal

29-01-2008

Dibuatoleh

Diketahuioleh

Disetujuioleh

Nama : putih

Nama : putih

Nama

Jabatan : Administrator

Jabatan : manajemenproyek

Jabatan : pemilikproyek

Tanggal : 14-05-2008

Tanggal : 14-05-2008

Tanggal : 14-05-2008

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CANGE REQUEST LOG)
Nama

: Pembangunan systeminformasikepegawaian

Manajemen

: Mawar

Bidang

: TeknologiInformasi

: melati

No CRF
CRD/01/1.201

Deskripsipermintaan

Namapengusul Tanggalusulan TanggalPersetujuan

Perubahanstruktur DFD level-2 : Proses

merah

29-05-2008

30-05-2008

merah

25-05-2008

30-06-2008

CRD/01/1.2-
Perubahandesain form input : Form
01
input data pribadi

delima

26-05-2008

30-06-2008

CRD/01/1.2-
Perubahanbentuklaporan : Laporan
01
slip gajipegawai

delima

29-06-2008

30-06-2008

Perubahan proses specification :

PS Perhitunganlembur

Perubahanstruktur table pegawai :

CRD/01/1.2penambahankolom STATUS KAWIN
01

Penambahan table referensi agama

LAPORAN KEMAJUAN PROYEK

(ROJECT PROGRESS REPORT)
Nama

: Pembangunan systeminformasikepegawaian

Manajemen

: Mawar

Bidang

: TeknologiInformasi

Periode

: 19-08-2008 s.d 20-08-2008

1.

Status

Selesai, namunmasihadakesalahan program sehinggaperluperbaikan

2.

Hasil ( deliverables )& milestones

Tanggalperencanaan

Tanggalaktual

deskripsi

pemograman

mulai

Selesai

mulai

selesai

10-05-2008

10-05-2008

10-05-2008

10-05-2008

Perkiraanpenambahandurasi ( hari ) : 7 hari ( 21-08-2008 s.d 27-08-2008)

Dibuatoleh

Nama : putih
Jabatan : Administrator
Tanggal : 14-05-2008
Disetujui

Nama : putih
Jabatan : PemilikProyek
Tanggal : 14-05-2008
TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS
(CHANGE REQUEST LOG)
Nama

: Pembangunan systeminformasikepegawaian

Manajemen

: Mawar

Bidang

: TeknologiInformasi

Dibuatoleh

: Mawar

Periode

: 19-08-2008

No.
Deskripsiaktivitas
WBS

Jadwalperencanaan
mulai

Jadwalaktual

selesai durasi mulai selesai durasi

Jadwal target
mulai

selesai durasi

3.1

Programming (back end &

front end )

10-06- 10-0710-08- 10-1110-09- 10-1050 hari

50 hari
57 hari
2008 2008
2008 2008
2008 2008

7.1

Desainspek system

10-08- 10-0810-09- 10-1215 hari

15 hari
2008 2008
2008 2008

7.2

Dumentasi SOP

10-09- 10-0910-10- 10-1110 hari

10 hari
2008 2008
2008 2008

7.3

DokumenAdministrasiProyek

10-10- 10-1110-06- 10-078 hari

8 ahri
2008 2008
2008 2008

Keterangan

Padatanggal 20 agustus , kegiatan programming

sudahselesainamunadapermintaantambahandanjugasetelah

Diadakan testing program ternyataadabeberapamodul program yang

masihsalah/error.Diperkirakanbutuhwaktu

Desainspek system , dokumentasi SOP

dandokumentasiadministrasiproyekselesaisesuaidenganwaktu yang
telahditerapkandantidakadakoreksilagi

PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK

(ESTIMATION COST AT COMPLETION)
Nama

: Pembangunan systeminformasikepegawaian

Manajemen

: Mawar

Bidang

: TeknologiInformasi

Dibuatoleh

: Mawar

Periode

: 19-08-2008

Analisisdalam jam
No.
Deksripsiaktivitas
WBS

Analisisdalam rupiah

Jam/harianggaran Jam/hariaktual

Est to
Est al
Rupiah Rupiah Est to
Est al
selesih
selesih
complete complete
anggran aktual complete complete

1.0 Analisa&desainsistem 9 hari

9 hari

3 hari

12 hari

3 hari 3.6 juta

3.6
juta

1.2 juta

2.0 Desainamplikasi

7 hari

7 hari

3 hari

10 hari

3 hari 2.1 juta

2.1
juta

900 juta 3 juta

3.1 Pemograman

50 hari

50 hari

7 hari

57 hari

7 hari 20 juta 20 juta 2.8 juta

22.8 juta

2.8
juta

66 hari

66 hari

13 hari

79 hari

13
hari

30.6 juta

4.9
juta

total

25,7
juta

25.7
juta

4.9 juta

Keterangan :
Sampaidengantanggal 20 agustus 2008, waktuyangdisediakan 66
hari.Namunadapermintaanperubahan/penambahan,
Sehinggadiperlukantambahanwaktu 13 hari( 6ahritelahdilaksanakanmelebihi 3
hariuntukanalisis&desain system + 3 hari
Untukdesainamplikasi, kekurangan 7 harilagiuntukpemogramansampaitanggal 27-08-2008)
Sampaidengantanggal 20 agustus 2008, anggaran yang di sediakan
25,7jutanamaunadapermintaan
Perubahan/penambahan ,sehinggadiperlukantambahandana 4,9 juta ( 2,1
jutatelahdialokasikanterbagimenjadi 1,2 juta
Untukanalisa&desain + 900 rbuntukdesainamplikasikekurangan
2,8jutalagiuntukpemogramansampaitanggal 27-08-2008)

4.8 juta

1.2
juta
900
juta

CLOSING PROJECT (PENUTUPAN PROYEK)

Contoh dokumen / formulir dari closing proyek :
Dokumen yang harus di persiapkan adalah :
1.
2.
3.
4.

Laporan Pelaksanaan Proyek

Laporan Penyelesaian Proyek
Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek
Berita Acara Serah Terima Proyek

1. Laporan Pelaksanaa Proyek

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK
No. 1244/G22.1/MM/2008

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama

: Imam Heryanto

Jabatan

: Manajer Proyek (Project Manager)

Alamat

: JL HM Iskat No. 6 Bandung

Selaku Pelaksana Proyek Pembangunan sistem Informasi Kepegawaian dengan spesifikasi yang
tercantum dalam Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek (terlampir).
Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan pembangunan Proyek Pembangunan Sistem
Informasi Kepegawaian berdasarkan Surat Penugasan Nomor : 1234/F11.1/LL/2008 tanggal 07
bulan 05 tahun 2008 telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk di pergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 8 Oktober 2008
Pelaksana Proyek,
Imam Heryanto

Manajer Proyek

2. Laporan Penyelesaian Proyek

LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK
No. 1245/G22.1/MM/2008

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama

: Totok Tribowo

Jabatan

: Pemilik Proyek (Project Owner)

Alamat

: Bumi Prima E-20 Bandung

Selaku Pengawas PelaksanaProyek Pembangunan sistem Informasi Kepegawaian dengan

spesifikasi yang tercantum dalam Dokumen Definisi Proyek dan Dokumen Perencanaan
Manajemen Proyek (terlampir).
Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek Nomor : 1244/G22.1/MM/2008 tanggal 8 bulan 10
tahun 2008 dari manajer proyek, bersama ini kami melaporkan bahwa penyelesaian Proyek
Pembangunan sistem Informasi Kepegawaian berdasarkan Surat Penugasan Nomor :
1234/F11.1/LL/2008 tanggal 07 bulan 05 tahun 2008 telah diselesaikan dengan baik.
Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk di pergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 8 Oktober 2008
Pengawas Pelaksana Proyek

Totok tribowo

Pemilik Proyek

3.Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek

BERITA ACARA PENYELESAIAN PROYEK

No.1246/G22.1/MM/2008

Yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama

: Totok Tribowo

Jabatan

: Pemilik Proyek (Project Owner)

Alamat

: Bumi Prima E-20 Bandung

Selanjutnya disebut

: Pengawas Proyek

2. Nama

: Imam Heryanto

Jabatan

: Manajer Proyek (Project Manager)

Alamat

: JL HM Iskat No.6 Bandung

Selanjutnya disebut

: Pelaksana Proyek

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian
2. Nomor Surat Tugas / Tanggal : 1234/F11.1/LL/2008 tanggal 07 bulan 05 tahun 2008
Telah selesai dikerjakan.
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk di pergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 8 Oktober 2008
Pelaksana Proyek
Pengawas Proyek
Imam Heryanto
Totok Tribowo
Manajer Proyek
Pemilik Proyek

4.Berita Acara Serah Terima Proyek

BERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK
No.1247/G22.1/MM/2008

Pada hari ini Rabu tanggal 08 bulan 10 tahun 2008, kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : Totok Tribowo
Jabatan

: Pemilik Proyek (Project Owner)

Alamat

: Bumi Prima E-20 Bandung

2. Nama

: Imam Heryanto

Jabatan

: Manajer Proyek (Project Manager)

Alamat

: JL HM Iskat No.6 Bandung

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian
2. Nomor Surat Tugas / Tanggal : 1234/F11.1/LL/2008 tanggal 07 bulan 05 tahun 2008
3. Pelaksana Proyek telah selesai berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Proyek Nomor :
1246/G22.1/MM/2008 tanggal 08 bulan 10 tahun 2008 dan Laporan Penyelesaian Proyek
Nomor : 1245/G22.1/MM/2008 tanggal 08 bulan 10 tahun 2008.
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk di pergunakan sebagaimana mestinya.
PELAKSANA

PENGAWAS PELAKSANA

Imam Heryanto

Totok Tribowo

Manajer Proyek

Pemilik Proyek