LAPORAN TUGAS BESAR

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Disusun untuk Memenuhi Tugas Pengganti UAS (Ujian Akhir Semester) Mata Kuliah
“Manajemen Proyek”

Dosen Pengampun:
Adi Wahyu Pribadi, S.Si,. M.Kom

Dikerjakan Oleh:
Arizha Feries Hairony (4518210058)
Nur Ichsana Nawin Putri (4518210059)
Daffa Choirul (4518210068)
Lisma Sonarita (4518210081)
Ayu Laura Limbong (4518210090)

PROGRAM STUDI INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PANCASILA
JAKARTA SELATAN
T.A 2020/2021
I. Deskripsi Proyek
Berikut ini adalah deskripsi proyek secara umum yang meliputi:
1. Tujuan Proyek:
Tujuan proyek ini adalah membangun sistem informasi yang dapat mengelola
data perpustakaan dan status peminjamannya yang handal dan akurat, untuk
memudahkan para siswa dalam proses peminjaman buku di Kampus.

2. Hasil yang diinginkan:

● Proses pengisian data peminjaman buku pada SIPERPUS dapat dilakukan
secara manual (menggunakan keyboard), barcode scanner, maupun
fingerprint scanner.
● Penyajian laporan data peminjaman yang sangat detil dan memudahkan
dalam memeriksa data peminjaman.
● Data mahasiswa digunakan untuk mengelola informasi tentang data
keaktifan mahasiswa.
● Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun
diperlukan untuk berbagai keperluan, sehingga dapat memprosesnya dalam
waktu yang cepat.
● Memeriksa data peminjam, proses pencarian data peminjam dan pembuatan
laporannya sangat mudah dan cepat. Pencarian data peminjam dapat
dilakukan berdasarkan nama/NPM mahasiswa tertentu pada suatu periode
waktu.
● Terdapat database tentang peraturan kampus beserta “poin denda” yang
akan dikenakan untuk setiap keterlambatan pengembalian buku, sehingga
setiap mahasiswa yang melakukan pelanggaran maka secara otomatis akan
mendapatkan denda sesuai dengan bentuk pelanggaran yang dilakukan.
● Cadangan data digunakan untuk membuat back up data. Proses backup data
sangat penting dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan
pada data yang ada seperti data terhapus, harddisk rusak dan sebagainya.

3. Jadwal
Proyek dikerjakan selama kurun waktu 90 hari, yaitu meliputi:
● Pekerjaan pembangunan (pembuatan sistem) dan segala kegiatan
Pendukung.
● Perawatan selama kurun waktu tertentu.
● Pertemuan (meeting awal, meeting reguler tim proyek dan meeting
penutupan).

4. Estimasi/perkiraan biaya:
Biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem ini adalah Rp46.032.000,-
(empat puluh enam juta tiga puluh dua ribu rupiah).
5. Estimasi sumber daya yang diperlukan:
Sumber daya secara global terdiri atas:
● Sumber daya manusia: 10 orang angota tim proyek (1 orang bisa
merangkap pekerjaan lain di waktu yang lain) + 1 orang manajer proyek.
● Material/Alal finger print + infrastruktur pendukung proyek.
● Komputer server dan komputer client sudah tersedia (tidak termasuk dalam
anggaran biaya).

6. Perencanaan aktivitas secara global:

Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas yang akan dikerjakan untuk memenuhi
fase inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas yang dimaksudkan di sini adalah
aktivitas global saja.

Nomor Deskripsi Aktivitas Jumlah Hari Estimasi Biaya

1 Analisa dan Desain Sistem 14 hari Rp. 5.856.000

2 Desain Aplikasi 12 hari Rp. 6.624.000

3 Programming 36 hari Rp. 11.856.000

4 Testing Program 8 hari Rp. 6.992.000

5 Instalasi Program 4 hari Rp. 2.336.000

6 Training User 2 hari Rp. 704.000

7 Dokumentasi 14 hari Rp. 11.664.000

Total
90 hari Rp. 46.032.000

7. Batasan:
Berikut ini adalah batasan-batasan proyek secara umum:
● Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan sistem informasi
sampai dengan pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu.
● Tidak dibahas mengenai quality control & quality assurance secara khusus.
● Tidak dibahas mengenai risiko proyek, bahasan hanya pada risiko
permintaan perubahan (akan ditangani secara khusus di manajemen
perubahan).
● Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek (tidak termasuk
manajer proyek) + biaya lain-lain (bahan, infrastruktur pendukung dll).
8. Asumsi
 Berikut ini adalah asumsi-asumsi proyek secara umum:
● Procuremenf atau pengadaan sudah tidak ada masalah, sumber daya non-
personil sudah tersedia dan sesuai dengan spesifikasi proyek.
● Human resource atau sumber daya manusia sudah tersedia sesuai dengan
spesifikasi proyek yang akan dikerjakan.
● Anggota tim proyek adalah SDM profesional yang disewa untuk keperluan
proyek.
● Manajer proyek adalah personil dari dalam perusahaan itu sendiri.
● Struktur organisasi sudah ditetapkan.
● Pemilik proyek dan manajer proyek sudah ditunjuk/ditetapkan beserta
anggota tim proyek.

II. Penjelasan proyek menggunakan project libre

1. Membuat infomasi project, informasi yang harus dibuat yaitu tanggal berapa
project akan dimulai. Ini merupakan bagian dalam tahap perencanaan.
Pada pembuatan sistem informasi perpustakaan memiliki 7 tahap yaitu:
1. Analisa dan Desain Sistem : Menganalisa Sistem Perpustakaan dengan
melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk, Membuat Statement of
Purpose, Event List dan Unified Modelling Language (UML), Membuat Use
Case Diagram, Membuat Activity Diagram, Membuat Sequence Diagram,
Membuat Class Diagram, Dokumentasi Analisa & Desain Sistem.
2. Desain Aplikasi : Membuat Desain Menu Aplikasi + Form Entri, Membuat
Desain Report + Form Entri, Dokumentasi Desain Aplikasi.
3. Programming : Programming (Back End & Front End), Dokumentasi Program
(Front End & Back End).
4. Testing Program : Melakukan test terhadap program, Memberikan catatan list
perbaikan, Dokumentasi testing program.
5. Instalasi Program : Setting Infrastruktur & Software pendukung, Instalasi
program komputer ke komputer user.
6. Training User : Melakukan pelatihan kepada user.
7. Dokumentasi : Desain Spek. Sistem, Dokumentasi SOP, Dokumentasi
Administrasi Proyek, User & Admin manual + Dok. Program, Dokumentasi
Manajemen Proyek.
Project dimulai pada tanggal 2 Maret 2020 hingga 3 Juli 2020, Dengan total
pengerjaan selama 90 hari.
● Analisa dan Desain Sistem : 14 hari
● Desain Aplikasi : 12 hari
● Programming : 36 hari
● Testing Program : 8 hari
● Instalasi Program : 4 hari
● Training User : 2 hari
● Dokumentasi : 14 hari
2. Gant
Diagram Gantt adalah jenis diagram batang yang menggambarkan jadwal
proyek. Bagan ini mencantumkan tugas-tugas yang harus dilakukan pada sumbu
vertikal, dan interval waktu pada sumbu horizontal. Lebar garis horizontal pada
grafik menunjukkan durasi setiap aktivitas. Bagan Gantt mengilustrasikan
tanggal mulai dan selesai dari elemen terminal dan elemen ringkasan sebuah
proyek. dibuat pada awalnya menggunakan pendekatan waktu mulai awal , di
mana setiap tugas dijadwalkan untuk segera dimulai saat prasyaratnya selesai.
Metode ini memaksimalkan waktu float yang tersedia untuk semua tugas.
Pada diagram gantt terdapat penjelasan apa saja tahap untuk pengerjaan project
tersebut, berapa lama waktu pengerjaannya, sejak kapan dimulainya project dan
sampai kapan waktu pengerjaan setiap bagian, terdapat prodecessors yaitu tugas
pertama; mengontrol tanggal mulai atau akhir untuk semua tugas penerus terkait,
dan resource names merupakan siapa saja yang terlibat dalam tahap pengerjaan
tersebut.
Penjelasan prodecessors:
1. Analisa dan Desain Sistem
● Pertama menganalisa Sistem perpustakaan dengan melakukan wawancara
kepada pihak yang ditunjuk. Lalu membuat statement of purpose, event list
dan unified modelling language dilakukan setelah no 3 selesai.
● Kedua membuat use case diagram dilakukan setelah no 4 yaitu membuat
statement of purpose, event list dan unified modelling language selesai.
● Ketiga membuat activity diagram dilakukan setelah no 5 yaitu membuat use
case diagram selesai.
● Keempat membuat sequence diagram dilakukan setelah no 6 yaitu membuat
activity diagram selesai.
● Keelima membuat class diagram dilakukan setelah no 7 yaitu membuat
sequence diagram selesai.
● Keenam dokumentasi analisa report + form entri dilakukan setelah no 8
yaitu membuat class diagram selesai.
2. Desain Aplikasi
● Pertama membuat desain menu aplikasi + form entri dilakukan setelah no 9
yaitu dokumentasi analisa report + form selesai.
● Kedua membuat desain report + form entri dilakukan setelah no 11 yaitu
membuat desain menu aplikasi selesai.
● Ketiga dokumentasi desain aplikasi dilakukan setelah no 12 yaitu membuat
desain report + form entri selesai.
3. Programming
● Pertama programming (back end & front end) dilakukan setelah no 13 yaitu
dokumentasi desain aplikasi selesai.
● Kedua dokumentasi program (front end & back end) dilakukan setelah no 14
yaitu programming (back end & front end).
4. Testing Program
● Pertama melakukan test terhadap program dilakukan setelah no 16 yaitu
dokumentasi program (front end & back end) selesai.
● Kedua memberikan catatan list perbaikan dilakukan setelah no 18 yaitu
melakukan test terhadap program selesai.
● Ketiga dokumentasi testing program dilakukan setelah no 18 yaitu
memberikan catatan list perbaikan selesai.
5. Instalasi Program
● Pertama setting infrastuktur & software pendukung dilakukan setelah no 20
yaitu dokumentasi testing program selesai.
● Kedua instalasi program computer ke computer user dilakukan setelah no 22
yaitu setting infrastuktur & software pendukung selesai.
6. Training User
● Pertama melakukan pelatihan kepada user dilakukan setelah no 23 yaitu
instalasi program computer ke computer user selesai.
7. Dokumentasi
● Pertama desain spek.sistem dilakukan setelah no 9 yaitu membuat desain
menu aplikasi + form entri selesai.
● Kedua dokumentasi SOP dilakukan setelah no 27 yaitu desain spek.sistem
selesai.
● Ketiga dokumentasi administrasi proyek dilakukan setelah no 28 yaitu
dokumentasi SOP selesai.
● Keempat user & admin manual + dok.program dilakukan setelah no 29 yaitu
dokumentasi administrasi proyek selesai.
● Kelima dokumentasi manajemen proyek dilakukan setelah no 30 yaitu user &
admin manual + dok. Program selesai.

3. Resource
Resource adalah siapa saja yang terlibat dalam membantu melaksanakan tugas
atau proyek tertentu.
Dalam resource Sistem Informasi Perpustakan terdapat Project Manajer, System
Analyst, Programmer, dan Project Manajemen Officer. Berikut merupakan rincian
biayanya:
Tarif standar :
1. Project Manajer : Rp 58.000/perjam.
2. System Analyst : Rp 44.000/perjam.
3. Programmer : Rp 30.000/perjam.
4. Project Manajemen Officer : Rp 20.000/perjam.

Tarif lembur (50% dari jumlah tarif standar):

1. Project Manajer : Rp 29.000/perjam.
2. System Analyst : Rp 22.000/perjam.
3. Programmer : Rp 15.000/perjam.
4. Project Manajemen Officer : Rp 10.000/perjam.
Pembagian Tugas:
1. Resources dalam menganalisa sistem perpustakaan dengan melakukan
wawancara kepada pihak yang ditunjuk : Project Manajer & System Analyst.
2. Resources dalam membuat statement of purpose, event list dan unified
modelling language (UML) : System Analyst.
3. Resources dalam membuat use case diagram : System Analyst.
4. Resources dalam membuat activity diagram : System Analyst.
5. Resources dalam membuat sequence diagram : System Analyst.
6. Resources dalam membuat class diagram : System Analyst.
7. Resources dalam dokumentasi analisa & desain Sistem : Project Manajer &
System Analyst.
8. Resources dalam membuat desain menu aplikasi + form entri : Programmer &
System Analyst.
9. Resources dalam membuat desain report + form entri : Programmer & System
Analyst.
10. Resources dalam dokumentasi desain aplikasi : System Analyst.
11. Resources dalam programming (back end & front End) : Programmer &
System Analyst[50%].
12. Resources dalam dokumentasi program (front end & back end) : Programmer,
system Analyst[50%], & Project Manajer[50%].
13. Resources dalam melakukan test terhadap program : Project Manajer, System
Analyst, & Programmer.
14. Resources dalam memberikan catatan list perbaikan : Project Manajer[50%],
System Analyst[50%], & Project Manajemen Officer.
15. Resources dalam dokumentasi testing program : Project Manajer & System
Analyst.
16. Resources dalam setting infrastruktur & software pendukung : Project Manajer
& System Analyst.
17. Resources dalam instalasi program komputer ke komputer user : System
Analyst.
18. Resources dalam melakukan pelatihan kepada user : System Analyst.
19. Resources dalam desain spek. sistem : Project Manajer, System Analyst, &
Programmer.
20. Resources dalam dokumentasi SOP : Project Manajer & System Analyst.
21. Resources dalam dokumentasi administrasi proyek : Project Manajer & Project
Manajemen Officer.
22. Resources dalam user & admin manual + dok. Program : Project Manajer,
System Analyst, & Project Manajemen Officer.
23. Resources dalam dokumentasi manajemen proyek : Project Manajer & Project
Manajemen Officer.
4. Work Breakdown Struktur (WBS)
 WBS pada project libre merupakan kerangka kerja yang diperlukan untuk estimasi
biaya rinci dan kontrol bersama dengan memberikan panduan untuk
pengembangan dan kontrol jadwal .
Pada WBS terdapat biaya untuk project pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan
sebesar Rp 46.032.000 selama 90 hari pengerjaan dan rincian biaya setiap tahapnya
yaitu:
1. Analisa dan Desain Sistem : Rp 5.856.000 selama 14 hari pengerjaan.
● Menganalisa Sistem Perpustakaan dengan melakukan wawancara kepada
pihak yang ditunjuk : Rp 816.000 selama 1 hari pengerjaan.
● Membuat Statement of Purpose, Event List dan Unified Modelling Language
(UML) : Rp 704.000 selama 2 hari pengerjaan.
● Membuat Use Case Diagram : Rp 1.056.000 selama 3 hari pengerjaan.
● Membuat Activity Diagram : Rp 1.056.000 selama 3 hari pengerjaan.
● Membuat Sequence Diagram : Rp 704.000 selama 2 hari pengerjaan.
● Membuat Class Diagram : Rp 704.000 selama 2 hari pengerjaan.
● Dokumentasi Analisa & Desain Sistem : Rp 816.000 selama 1 hari
pengerjaan.
2. Desain Aplikasi : Rp 6.624.000 selama 12 hari pengerjaan.
3. Programming : Rp 11.856.000 selama 36 hari pengerjaan.
4. Testing Program : Rp 6.992.000 selama 8 hari pengerjaan.
5. Instalasi Program : Rp 2.336.000 selama 4 hari pengerjaan.
6. Training User : Rp 704.000 selama 2 hari pengerjaan.
7. Dokumentasi : Rp 11.664.000 selama 14 hari pengerjaan.

Semakin cepat dalam pengerjaan maka semakin hemat biaya di manajemen

projectnya. Ini disebut kontrol biaya.
5. Resource Breakdown Structure (RBS)

RBS adalah daftar urutan sumber daya yang terkait dengan fungsi dan jenis sumber
daya yang digunakan untuk memfasilitasi perencanaan dan pekerjaan proyek. RBS
mencakup, minimal, sumber daya personel yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek dengan sukses, dan sebaiknya berisi semua sumber daya yang akan
digunakan untuk mengeluarkan dana proyek, termasuk personel, peralatan dan
biaya dan lisensi. Uang tidak dianggap sebagai sumber daya di RBS; hanya sumber
daya yang memerlukan biaya yang disertakan.
1. Project Manajer : Rp 12.992.000
2. System Analyst : Rp 23.232.000
3. Programmer : Rp 8.208.000
4. Project Manajemen Officer : Rp 1.600.000
6. Network

Network planning adalah untuk mengelola kegiatan seperti:

1. Memberikan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian kegiatan
menyeluruh.
2. Dapat memperkirakan waktu dan
3. sumber daya yang diperlukan.
4. Sebagai dokumentasi proyek.
5. Mengetahui kegiatan kritis : desain spek. Sistem, dokumentasi SOP,
Dokumentasi administrasi, user & admin manual+dok, dan dokumentasi
manajemen pro.
7. Task Usage

Tampilan Task Usage menampilkan pekerjaan aktual yang dilakukan oleh setiap
sumber daya di samping pekerjaan yang ditetapkan . Ini menampilkan tampilan
jam-jam ini dalam kolom harian - M, T, W, T, F, S, S.

8. Resource Usage
Tampilan Resource Usage serupa. Ini menampilkan sumber daya dengan tugas di
bawahnya. 'Jam aktual' yang dikerjakan oleh setiap sumber daya ditampilkan di
kolom harian yang sama.

9. Histogram

Pada histogram dapat mengetahui waktu sibuk dan waktu luang bagi para pekerja
sesuia dengan bagiannya.

10. Charts
Pada charts terdapat bagian-bagian pekerja yang berwarna hijau merupakan pekerja
yang bekerja pada bagian tersebuh misalkan seperti pada tahap menganalisa sistem
perpustakaan dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk yang
kerja adalah Project Manajer & System Analyst.