LECTURE NOTES

Information System Project Management

Week 6

The Project’s Schedule and Budget

Information System Project Management 6.1

 LEARNING OUTCOMES

LO 3: Memantau dan mengendalikan jalannya pelaksanaan Proyek SI / TI

Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:

Mengembangkan bagan Gantt.

• Mengembangkan diagram jaringan proyek menggunakan teknik yang disebut aktivitas pada
node (AON).
• Identifikasi jalur kritis proyek dan jelaskan mengapa harus dikontrol dan dikelola.
• Mengembangkan diagram PERT.
• Menjelaskan konsep diutamakan diagram dan identifikasi selesai-untuk-mulai, mulai-
mulai, selesai-untuk-selesai, dan hubungan aktivitas mulai-untuk-selesai.
• Menjelaskan konsep manajemen proyek rantai kritis (CCPM).
• Menjelaskan berbagai jenis biaya yang membentuk anggaran proyek.
• Menentukan apa yang dimaksud dengan rencana dasar proyek

OUTLINE MATERI :

• Pendahuluan
• Mengembangkan jadwal proyek
• Perangkat Lunak Manajemen Proyek
• Mengembangkan Anggaran Proyek
• The Kick-Off Meeting

Information System Project Management 6.2

 ISI MATERI

1. Pendahuluan
Jadwal proyek sebagai rencana terperinci yang menggambarkan bagaimana dan kapan proyek
akan menghasilkan produk, layanan, dan hasil yang didefinisikan dalam lingkup proyek dan
berfungsi sebagai alat untuk komunikasi, mengelola harapan pemangku kepentingan, dan sebagai
dasar untuk pelaporan kinerja. Data spesifik jadwal proyek adalah seperti kegiatan, tanggal yang
direncanakan, durasi, sumber daya, ketergantungan, dan kendala’
Dibedakan metode pengembangan jadwal atau penjadwalan, sebagai jalur kritis atau pendekatan
agile/gesit.

Gambar 6,1 Pengembangan Jadwal ( PMBOK, 2017)

Kerangka Perencanaan Proyek

Information System Project Management 6.3

 Dalam sesi ini, akan mencakup bagaimana jadwal proyek dan anggaran dibangun di atas WBS
dengan mengidentifikasi urutan kegiatan serta interdependensi dan hubungan. Secara kasar dapat
dijelaskan sebagai berikut. Cakupan Proyek, dimulai ketika manajer dan Tim proyek selesai
mengembangkan MOV, dan “Kasus bisnis“ dan disetujui semua pemangku kepentingan. Seterusnya,
dilanjutkan dengan menentukan tahapan berdasarkan metoda yang dipilih proyek dan diteruskan
dengan dikembangkan ke aktivias rinci dari masing-masing tahap dengan pendekatan WBS,
kemudian di identifikasi kebutuhan sumberdaya masing-masing estimasi waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan tugas tersebut. Dari masing-masing aktivitas, ditentukan hubungan dan urutan
tugas tersebut. Luaran atau hasil akhir semua kegiatan tersebut adalah jadwal dan anggaran.

Gambar 6.1 Kerangka Perencanaan Proyect ( Marchewka, 2015)

Project Cost Management.

Project Cost Management lebih umum disebut dengan manajemen biaya merupakan metode
yang digunakan untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup proyek dan biasanya
menggunakan teknologi untuk membantu pengukurannya. Fungsi dari manajemen biaya ini meliputi
beberapa fungsi yang mencakup pengendalian pekerjaan, memberikan estimasi, pengumpulan data,
penjadwalan, akuntansi dan perancangan.

Information System Project Management 6.4

 Biaya merupakan sumber daya yang harus dikeluarkan untuk mencapai tujuan dan biasanya
diukur dalam satuan uang seperti rupiah, rupiah dll. Sehingga manajemen biaya merupakan proses
yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang
telah disepakati.
Dalam manajemen biaya, data historis sangat penting. Karena data historis ini merupakan data
aktual yang pernah terjadi, sehingga dapat digunakan untuk merencanakan semua aspek proyek.
Sehingga pengendalian akan pekerjaan menggunakan data dari estimasi mulai dari inisiasi proyek
sampai proyek selesai.
Terdapat 3 tahapan dalam biaya manajemen proyek yaitu:
a. Cost estimating merupakan aktifitas untuk menyusun estimasi dari biaya dan sumber daya
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
b. Cost budgeting merupakan aktifitas pengalokasian semua estimasi biaya pada tiap tahap
pekerjaan untuk membuat sebuah baseline, agar dapat diukur kinerjanya.
c. Cost control merupakan aktifitas untuk melakukan pengendalian terhadap semua biaya agar
proyek dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang sudah disepakati.

2. Pengembangan anggaran dan jadwal

Pada konsep dasarnya jadwal proyek dapat ditentukan berdasarkan tugas atau kegiatan dan
perkiraan waktu di WBS( Work Breakdown Structure). Jadwal juga akan tergantung pada bagaimana
kegiatan ini diurutkan. Sementara anggaran proyek dapat ditentukan berdasarkan aktivitas dan
perkiraan waktu dari WBS serta biaya sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas
yang sudah dirinci dalam WBS. Baik dalam penyusunan jadwal maupun anggaran, tidak sekali jadi.
Sehingga dimungkinkan untuk dilakukan iterasi hingga semua pemangku kepentingan sepakat dan
setuju. Tujuannya adalah untuk membuat jadwal dan anggaran proyek yang realistis!

Mengembangkan jadwal proyek

Tujuh proses utama terlibat dalam pengembangan jadwal proyek (Schwalbe Kathy, 2016):
1. Planning schedule management. Merencanakan manajemen jadwal, melibatkan penentuan
kebijakan, prosedur, dan dokumentasi yang akan digunakan untuk merencanakan,

Information System Project Management 6.5

 melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek. Output utama dari proses ini adalah rencana
manajemen jadwal.
2. Defining activities. Mendefinisikan kegiatan, melibatkan identifikasi kegiatan spesifik yang
harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan pemangku kepentingan untuk menghasilkan
kiriman proyek. Kegiatan atau tugas adalah elemen kerja yang biasanya ditemukan pada
struktur rincian kerja (WBS) yang telah memperkirakan persyaratan durasi, biaya, dan sumber
daya. Output utama dari proses ini adalah daftar aktivitas, atribut aktivitas, daftar milestone,
dan pembaruan rencana manajemen proyek.
3. Sequencing activities. Urutan kegiatan, melibatkan identifikasi dan mendokumentasikan
hubungan antara kegiatan proyek. Output utama dari proses ini termasuk diagram jadwal
proyek jaringan dan dokumen proyek
4. Estimating activity resources. Memperkirakan sumber daya aktivitas, melibatkan
memperkirakan berapa banyak sumber daya—orang, peralatan, dan materi — tim proyek harus
digunakan untuk melakukan kegiatan proyek. Output utama dari proses ini adalah sumber daya
aktivitas persyaratan, struktur rincian sumber daya, dan pembaruan dokumen proyek.
5. Estimating activity durations. Memperkirakan durasi aktivitas, melibatkan memperkirakan
jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu. Keluaran
termasuk perkiraan durasi aktivitas dan pembaruan dokumen proyek.
6. Developing the schedule. Mengembangkan jadwal, melibatkan analisis urutan aktivitas,
aktivitas perkiraan sumber daya, dan perkiraan durasi aktivitas untuk membuat jadwal proyek.
Keluaran mencakup jadwal dasar, jadwal proyek, data jadwal, kalender proyek, pembaruan
rencana manajemen proyek, dan pembaruan dokumen proyek.
7. Controlling the schedule. Mengontrol jadwal, melibatkan pengendalian dan mengelola
perubahan pada Jadwal proyek. Keluaran termasuk informasi kinerja kerja, jadwal perkiraan,
permintaan perubahan, pembaruan rencana manajemen proyek, pembaruan dokumen proyek,
dan pembaruan aset proses organisasi.

Information System Project Management 6.6

3. Project Management Tools
Manajer dan tim Proyek dalam mengembangkan dan melaksanakan tugas, menggunakan alat
bantu, untuk menganalisis data dan penyajian informasi untuk para pemangku kepentingan,
diantaranya adalah;
• Gantt Charts
• Project Network Diagrams
• Activity on the Node (AON)
• Critical Path Analysis
• Program Evaluation and Review Technique (PERT)
• Precedence Diagramming Method (PDM)

Develop a Gantt chart.

Gantt Chart ditemukan oleh Henry Gantt tahun 1800-an. Sejak ditemukan, gantt chart ini
digunakan untuk menjelaskan waktu pelaksanaan dari aktifitas atau tugas, dan sejak ditemukan, gantt
chart ini menjadi salah satu alat yang sangat popular baik untuk perencanaan maupun untuk
pengendalian proyek. Sebenarnya, diagram ini diciptakan untuk memeriksa estimasi dari waktu tugas
dibandingkan dengan waktu aktualnya. Semua itu dimaksudkan agar keadaan aktifitas atau tugas
dapat dimonitor dengan jelas dan dapat dengan mudah dipantau perkembangan dari proyek tersebut.
Untuk membuat Gantt chart tidaklah sulit, hanya membuat diagram batang secara horizontal
pada aktifitas/tugas yang sudah ditentukan durasinya secara vertical. Untuk lebih jelasnya, gantt chart
ini dapat dilihat pada gambar 6.3 dibawah ini.

Information System Project Management 6.7

 Gambar 6.3. Contoh Gantt Chart (Kidasa Software)

Gambar 7.1 merupakan salah satu contoh bentuk gantt chart dari alat yang tersedia dipasaran. Beda
alat beda juga penampilannya, tetapi yang pasti semua alat gantt chart memberikan gaya dan
informasi yang sama. Perhatikan bagian paling bawah pada gambar 7.1, bagian itu menunjukkan
perbandingan antara budget dengan aktualnya.
Sampai saat ini, gantt chart dikenal secara luas sebagai alat fundamental yang sangat mudah
diterapkan oleh proyek manajer untuk melihat waktu mulai dan selesainya aktifitas/tugas beserta
dan sub-sub aktifitas/tugas dari proyek. Memang sampai saat ini gantt chart merupakan diagram
yang banyak digunakan orang dalam proyek, tetapi bukan berarti diagram ini tidak ada
kekurangannya. Tabel 7.1 Berikut ini menunjukkan kelebihan dan kekurangan dari gantt chart.
Tabel 6.1. Kelebihan dan Kekurangan dari Gantt Chart
Kelebihan Kekurangan
• Sulit untuk mengetahui dampak yang
• Sederhana, karena mudah dalam
diakibatkan oleh keterlambatan satu
pembuatannya dan mudah juga
aktifitas/tugas terhadap jadwal
dipahami.
keseluruhan proyek, hal ini
dikarenakan diagram tidak
• Dapat menggambarkan jadwal menunjukkan secara spesifik
aktifitas tugas. hubungan ketergantungan antara satu
aktifitas/tugas dengan aktifitas/tugas

Information System Project Management 6.8

 lainnya
• Dapat digabungkan dengan metoda • Sulit mengadakan penyesuaian atau
lain dan dapat dipakai pada saat perbaikan/pembaharuan bila
pelaporan. diperlukan.

Mengembangkan Project Network Diagram Menggunakan Tehnik Activity On The Node

(AON)
Ketika aktivitas terkecil proyek ditetapkan, tim manajemen proyek harus menetapkan urutan
untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Untuk membantu menetapkan bagaimana urutan dari aktivitas
tersebut, manajer proyek menetapkan kendala teknis, fokus pada efisiensi atau keamanan, kebijakan,
ketersediaan sumber daya, dan aktivitas yang harus dimulai setelah aktivitas sebelumnya selesai.
Salah satu alat bantu penjadwalan ini adalah “Project Network Diagram,” yang membantu manajer
proyek untuk memvisualisasikan hasil dari perencanaan proyek.
Project network diagram merupakan diagram yang menampilkan hubungan antara waktu
dengan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Diagram ini biaya
disingkat dengan PND dan biasa juga dikenal dengan Precedence Diagram. Tujuan utama dari
diagram ini adalah menunjukkan aktifitas yang dikerjakan dari awal sampai akhir proyek, sehingga
manajer proyek dan anggota tim mempunyai guideline yang jelas dan terukur tentang apa dan kapan
sesuatu aktifitas harus dilakukan serta siapa yang mengerjakannya. Sehingga dengan diagram ini
dapat terlihat dengan jelas langkah-langkah mana saja yang harus dilakukan dan langkah-langkah
mana yang bisa mendahului langkah lainnya. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 6.4.

Gambar 6.4. Contoh Network Diagram (Taylor, 2009)

Information System Project Management 6.9

 Terdapat duah buah teknik untuk mengvisualisasikan network diagram, yaitu Precedence
Diagramming Method (PDM) dan Arrow Diagramming Method (ADM). Gambar 7.2 diatas
merupakan contoh project network diagram. Kalau dilihat dari gambar 7.2, PDM merupakan
teknik menggambarkan jaringan menggunakan notasi persegi panjang yang dihubungkan dengan
anak panah untuk menunjukkan urutan dan ketergantungan dari aktivitas proyek. Sedangkan
ADM atau dikenal juga dengan sebutan Activity On Arrow (AOA) merupakan teknik
menggambarkan network diagram yang menunjukkan kegiatan proyek atau aktivitas pada anak
panah di dalam diagram. Contoh dari ADM dapat dilihat pada gambar 7.3 berikut ini.

Gambar 6.5. Contoh AOA (Florante, 2011)

Dalam PDM dikenal empat hubungan dasar, yaitu Finish-To-Start (FS), Start-To-Start (SS),
Finish-To-Finish (FF), dan Start-To-Finish (SF). Hubungan dari keempat yang disebutkan diatas
adalah seperti pada gambar 7.4 dibawah ini. Sedangkan cara membacanya dapat dilihat pada Tabel
7.2 di bawah.

Information System Project Management 6.10

 Gambar 6.6. PDM Relationships

Tabel 6.2. Keterangan dari hubungan fundamental PDM

Hubungan Contoh Deskripsi
Finish-To-Start (FS) Task B tidak bisa bekerja sebelum Task
A selesai
Start-To-Start (SS) Task B tidak bisa mulai kalau Task A
belum mulai
Finish-To-Finish (FF) Task B tidak bisa selesai kalau Task A
belum selesai
Start-To-Finish (SF) Task B tidak bisa selesai kalau Task A
belum mulai

Perbedaan mendasar antara AOA dengan PDM adalah letak dari aktifitasnya. Kalau AOA
aktifitas ada pada anak panahnya, sedangkan aktifitas pada PDM terletak pada note yang
digambarkan dalam bentuk persegi seperti pada gambar 6.6 diatas. Karena aktifitas dari PDM
terletak pada note nya, maka PDM ini juga dikenal dengan sebutan Activity On Node (AON).
Di dalam melakukan pengurutan aktivitas dalam PDM, terdapat istilah “Lead Time” dan
“Lag Time”. Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan oleh satu aktivitas sebelum aktivitas
lain dimulai. Sedangkan Lag Time adalah jumlah waktu tunda antara penyelesaian satu
aktivitas dan awal dari aktivitas berikutnya.
Sebelum kita menggambarkan AON, maka perlu dianalisis terlebih dahulu hubungan
antar aktifitas serta waktu yang diperlukan. Tabel 6.3. dibawah ini merupakan tabel yang
menggambarkan analisis dari aktifitas untuk kegiatan AON.

Information System Project Management 6.11

 Tabel 6.3. Contoh analisis dari aktifitas untuk kegiatan AON
Activity Description Estimated Predecessor
Duration (Days)
A Evaluate current technology platform 2 None
B Define user requirements 5 A
C Design Web page layouts 4 B
D Set-up Server 3 B
E Estimate Web traffic 1 B
F Test Web pages and links 4 C,D
G Move web pages to production environment 3 D,E
H Write announcement of intranet for corp. 2 F,G
newsletter
I Train users 5 G
J Write report to management 1 H,I

Sedangkan dari tabel 6.3 diatas, kalau digambarkan AON nya maka akan tergambar (secara
garis besar) seperti pada gambar 6.7.

Gambar 6.7. Contoh Activity on the Node (AON) Network Diagram

Mengembangkan Diagram PERT dan Mengidentifikasi Critical Path (Jalur Kritis)

Program Evalution Review Technique atau lebih dikenal dengan PERT merupakan metode
yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur

Information System Project Management 6.12

program misil yang tergabung dalam proyek U.S. Navy’s Polaris yang memiliki ribuan
kontraktor. PERT merupakan suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan
penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu
proyek yang divisualisasikan dengan bentuk diagram. Selain PERT ini dikenal juga sebuah
metode yang sama dengan PERT yang dikembangkan oleh pihak swasta.

Critical Path Method (CPM).

Visualisasi dari PERT berupa diagram yang mengilustrasikan akifitas dari proyek. Diagram
ini merupakan salah satu tehnik dari network diagram yang terbetuk dari beberapa titik (nodes)
yang merepresentasikan event atau suatu titik tempuh. Titik-titik saling berhubungan dengan
anak panah (vektor) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (aktifitas) dalam sebuah proyek,
Sedangkan arah dari anak panah menunjukan suatu urutan pekerjaan.
Untuk menyelesaikan sebuh proyek agar sesuai dengan estimasi yang sudah ditentukan
bukanlah sebuah pekerjaan yang mudah. Karena sebuah proyek mengaitkan banyak aktifitas dan
component didalamnya. Sehingga dengan kekomplekan pengelolaan proyek, membutuhkan
identifikasi dan pemetaan atas rangkaian kegiatan yang harus dilakukan secara serial (berurutan)
atau paralel. Pemetaan inilah yang disusun dalam bentuk network. Sehingga dengan PERT ini
dimungkinkan terciptanya potensi pengurangan waktu dan biaya yang diperlukan untuk
penyelesaian proyek.
Dalam pengelolaan proyek dikenal aktivitas dan event, dimana aktivitas merupakan kegiatan
yang harus dikerjakan dan event merupakan tahapan penyelesaian dari kegiatan. Sebelum sebuah
kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang menjadi prasyarat bagi kegiatan tersebut harus
sudah terselesaikan. Kedua hal tersebut (aktivitas dan event) merupakan komponen utama dalam
penggambaran diagram PERT.
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, diagram PERT memiliki dua komponen utama yaitu
aktivitas dan event. Kedua komponen ini ditandai dengan anak panah dan titik berupa lingkaran,
dimana aktifitas digambarkan pada anak panah dan event digambarkan pada lingkaran. Gambar
dibawah ini merupakan contoh dari diagram PERT.

Dari gambar 6.8 dibawah ini terlihat bahwa (Wikimedia Foundation, Inc, 2012);

Information System Project Management 6.13

 • Aktifitas digambarkan oleh anak panah dan diberi kode A, B, C, D, E dan F. Kode A, B,
C, D, E dan F merupakan simbol untuk kegiatan yang sudah terdefinisikan.
• Pada Anak panah diberikan juga keterangan berapa lama perkiraan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas tersebut.
• Event digambarkan pada titik (lingkaran) yang diberi nomor berurutan dari awal hingga
akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, 40 dan 50. Penomoran ini tidak
mutlak harus begitu, kalaupun dalam contoh tersebut diberikan selang 10 karena untuk
memberi ruang apabila nantinya diperlukan penambahan aktifitas di antara masing-
masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15.

Gambar 6.8. Contoh diagram PERT (Wikimedia Foundation, Inc, 2012)

Untuk menggambarkan diagram PERT, diperlukan proses perencanaan yang meliputi

langkah-langkah berikut:
a. Identifikasi aktifitas dan event dari proyek secara spesifik.
Sebuah aktivitas dalam proyek merupakan egiatan yang harus dikerjakan sedangkan
sebuah event merupakan tahapan penyelesaian dari satu atau lebih kegiatan. Output dari
tahapan ini adalah daftar tugas dalam tabel yang mencakup informasi tentang urutan dan
waktu pengerjaannya.
b. Tentukan urutan dari setiap aktifitas secara tepat.
Untuk menentukan urutan dari setiap aktifitas secara tepat, membutuhkan analisa yang
cukup mendalam mengenai hubungan dari setiap kegiatan. Sebelum sebuah aktifitas

Information System Project Management 6.14

 dimulai, semua aktifitas yang menjadi prasyarat bagi aktifitas tersebut harus sudah
terselesaikan.
c. Susun network diagram
Network diagram disusun dengan mengacu pada urutan kegiatan baik secara serial
maupun paralel. Susunlah beberapa alternatif untuk dapat secara benar menggambarkan
hubungan antar aktivitas.
d. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing aktifitas.
Hari, minggu dan Bulan merupakan unit umum yang biasa digunakan untuk penyelesaian
kegiatan. Sebuah fitur yang membedakan PERT adalah kemampuannya untuk
menghadapi ketidak pastian di masa penyelesaian kegiatan. Untuk setiap aktivitas, model
biasanya mencakup tiga perkiraan waktu:
• Waktu Optimis adalah perkiraan waktu yang paling singkat untuk penyelesaian
aktivitas
• Waktu Perkiraan Paling Mungkin, waktu penyelesaian yang memiliki probabilitas
tertinggi
• Waktu Pesimis adalah waktu terpanjang yang diperlukan dalam suatu kegiatan.
e. Tentukan tahapan dan jalur kritis.
Jalur kritis ditentukan dengan menjumlahkan waktu setiap kegiatan, mulai dari awal
hingga akhir proyek. Jumlah terpanjang dari sebuah variasi urutan kegiatan merupakan
jalur kritis. Dari contoh gambar 7.6 di atas, alur A – D – F = 3 + 1 + 3 = 7 mo dan alur B
– C = 4 + 3 = 7 mo, merupakan jalur kritis (critical path).
f. Lakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi pada diagram PERT selama
proyek berlangsung

Kalau diagram PERT tergambar dengan baik sangat bermanfaat bagi pengelolaan proyek,
karena diagram PERT ini menyediakan informasi;
• Waktu penyelesaian proyek;
• Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang disepakati
• Tahapan kegiatan yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian proyek
• Kegiatan yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang dapat dikelola sebagai
tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis

Information System Project Management 6.15

 • Tanggal dimulainya dan tanggal berakhir aktifitas

Diagram PERT ini memang sangat membantu, tetapi diagram ini juga mempunyai kekurangan
yang cukup mengganggu. Adapun kelemahan dari diagram ini terletak pada saat menentukan estimasi
waktunya. Dalam menentukan waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif
dan tergantung pada asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimis dalam
menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.

Alat bantu Perangkat Lunak Manajemen Proyek.

Perangkat lunak manajemen proyek, sistem seperti ini pada dasarnya adalah alat yang membantu
pemilik bisnis, proyek, dan manajer orang melacak kemajuan kiriman. Alat-alat ini memudahkan
untuk berkolaborasi, melacak, dan menyelesaikan tugas saat mereka datang. Ini juga merupakan alat
yang hebat untuk berbagi pengetahuan, karena mendorong dokumentasi yang tepat di seluruh
organisasi.
Sejumlah alat perangkat lunak tersedia untuk membuat perencanaan proyek dan pelacakan jauh
lebih mudah. Dalam sesi ini, akan dapat dilihat beberapa contoh bagaimana perangkat perangkat
lunak ini menggabungkan dan mengintegrasikan alat dan konsep manajemen proyek yang dijelaskan
di bagian sebelumnya. Ringkasan ini dimaksudkan untuk menunjukkan kepada Anda apa yang
dilakukan alat ini, daripada memberi tahu Anda cara menggunakannya.

Jenis Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Beragam perangkat lunak manajemen proyek, namun mereka dapat dikelompokkan berdasarkan
komplesitas kegunaan atau fungsi dan fitur-fitur yang disediakan :
1. Perangkat lunak manajemen proyek Desktop memberi pengguna individu antarmuka yang
paling responsif dan sangat grafis. Aplikasi desktop biasanya menyimpan datanya di file lokal,
meskipun beberapa memungkinkan kolaborasi antar pengguna atau menyimpan datanya di
pusat basis data.
2. Perangkat lunak manajemen proyek berbasis web dapat diakses melalui intranet atau extranet
menggunakan browser web dan memiliki semua keuntungan dan kerugian yang biasa dari
aplikasi web.

Information System Project Management 6.16

 3. Sistem manajemen proyek kolaboratif dirancang untuk mendukung banyak pengguna
memodifikasi bagian-bagian berbeda dari rencana sekaligus, misalnya memperbarui area yang
secara pribadi mereka bertanggung jawab sehingga perkiraan tersebut terintegrasi ke dalam
rencana keseluruhan. Alat berbasis web sering masuk dalam kategori ini,
4. Sistem terintegrasi menggabungkan manajemen proyek atau perencanaan proyek, dengan
banyak aspek lain dari operasi perusahaan, misalnya masalah pelacakan bug dapat ditugaskan
untuk setiap proyek, daftar pelanggan proyek menjadi modul manajemen hubungan pelanggan,
dan setiap orang pada rencana proyek memiliki sendiri daftar tugas, kalender, pesan dll. yang
terkait dengan proyek mereka.

Piranti Lunak Manajemen Proyek

Seperti yang Anda lihat, tampilan bagan Gantt tidak hanya menyatukan bagan Gantt, tetapi juga
diagram jaringan proyek dan teknik PDM. Sebagian besar tugas menunjukkan hubungan finish-to-
start, sementara tugas-tugas Pengembangan Produk dan Uji Produk memiliki hubungan mulai-mulai.
Sebagai tambahan, Pertemuan Scrum Harian memberikan contoh tugas yang berulang untuk mewakili
pertemuan satu jam harian untuk para pemangku kepentingan proyek.
Milestones memiliki durasi nol dan diwakili dengan ikon berbentuk berlian. Diagram Jaringan
menyoroti jalur penting proyek. Seperti dapat dilihat pada tampilan Jaringan, proyek memiliki satu
jalur penting.

Fitur piranti lunak “Microsoft Project” yang Anda Butuhkan

Salah satu piranti lunak Manajemen Proyek yang biasa digunakan dalam mengelola proyek
adalah Microsoft Project. Ini dikembangkan oleh Microsoft untuk membantu manajer proyek melacak
kemajuan, menetapkan tugas, mengelola sumber daya, dan melakukan tugas serupa lainnya.
Awalnya dirilis sebagai aplikasi berbasis web, tetapi segera diadaptasi untuk penggunaan PC,
Microsoft Project menampilkan alat yang dirancang khusus untuk membantu Anda mengerjakan
berbagai proyek dari awal. Ini termasuk dukungan untuk tahapan perencanaan proyek, pengumpulan
dan pengembangan sumber daya, pengaturan dan analisis anggaran, dan pelacakan proyek.

Information System Project Management 6.17

1) Perencanaan dan Penjadwalan
Perencanaan dan penjadwalan bisa dibilang merupakan tahap paling penting dari manajemen
proyek. Mereka membentuk tulang punggung dari keseluruhan proyek dan dapat membuat atau
menghancurkan semuanya. Ini menggunakan hal-hal berikut untuk memastikan manajemen
proyek yang akurat:
• Prioritisasi: Membantu Anda memprioritaskan tugas proyek Anda, menghilangkan kejutan
dan memungkinkan tim Anda fokus untuk menangani hal-hal terpenting terlebih dahulu.
• Manajemen tugas: Memungkinkan manajer proyek untuk menentukan kegiatan yang
terlibat dalam proyek dan memutuskan bagaimana mereka harus ditugaskan kepada
anggota yang berbeda.
• Kalender tim: Memiliki kalender tim bersama adalah berkat yang nyata, karena
memastikan bahwa semua anggota tim berada di halaman yang sama setiap saat. Anggota
tim Anda akan mendapatkan pemberitahuan untuk rapat dan acara mendatang dan dapat
menyinkronkan jadwal kerja mereka untuk alur kerja yang lebih efisien.
2) Tampilan Garis Waktu Proyek
Ini adalah salah satu fitur terbaik dari Microsoft Project. Ketika Anda mengerjakan sebuah
proyek, Anda jelas ingin memiliki segalanya di satu tempat dan menyimpan semua jadwal
yang disinkronkan. Tetapi apa yang terjadi ketika Anda membutuhkan seseorang yang
independen dari tim proyek untuk memonitor kemajuan Anda dan memeriksa bagaimana Anda
melakukannya?
3) Kolaborasi
Kolaborasi adalah bagian penting dari setiap proyek. Setiap aktivitas melibatkan banyak orang,
jadi Anda sangat ingin menghubungkan semuanya bersama-sama di platform bersama
sehingga Anda dapat berbagi informasi dengan mudah satu sama lain. Bagaimana kolaborasi
dicapai dalam semua ini? Mari kita cari tahu. • Berbagi file • Dasbor tim • Berbagi data klien:
4) Pelaporan
Pelaporan adalah salah satu cara paling penting untuk melacak kemajuan proyek, karena
memungkinkan Anda untuk memantau berapa banyak pekerjaan yang telah diselesaikan dan
berapa yang tersisa. Fitur termasuk membakar laporan; ikhtisar keseluruhan proyek pada satu

Information System Project Management 6.18

 halaman; kondisi sumber daya yang tersedia dan pemanfaatannya; gambaran biaya; daftar
tugas yang tertunda; dan daftar target yang dicapai dan setiap sasaran yang akan datang.
5) Manajemen Sumber Daya
Proyek Microsoft menawarkan manajer proyek banyak fleksibilitas ketika datang untuk
mengelola sumber daya dan ketersediaan proyek. Sumber daya untuk proyek bisa berupa uang
(seperti anggaran yang dialokasikan), orang-orang yang terlibat (anggota tim), ruang rapat dan
kerja, bahan baku, dan banyak lagi.
6) Banyak Proyek
Microsoft Project juga memungkinkan manajer proyek untuk mengerjakan beberapa proyek
pada platform yang sama, sehingga memudahkan untuk menangani berbagai proyek di
perusahaan atau tim yang sama. Ini didefinisikan oleh Rencana Proyek Master. Ketika Anda
bekerja dengan banyak rencana proyek yang berbeda, Anda dapat menggabungkan semuanya
untuk membentuk satu rencana induk.
7) Tampilan Berbeda
Microsoft Project adalah alat manajemen proyek yang unik karena menawarkan sejumlah
pandangan yang berbeda. Misalnya, Anda dapat menggunakan Gantt Chart, grafik penggunaan
sumber daya, kalender, dan banyak lagi. Ini memungkinkan seorang manajer untuk melihat
proyek dari perspektif dan representasi yang berbeda, semuanya dari satu platform.

4. Mengebangkan Anggaran Proyek

Berikut konsep-konsep yang berhubungan dengan anggaran royek, yang perlu dipahami
sebelum lebih jauh membahas anggaran. Anggaran proyek adalah fungsi dari tugas atau kegiatan
proyek, durasi tugas dan kegiatan, urutannya, dan sumber daya yang diperlukan. Sumber daya yang
digunakan pada proyek akan memiliki: biaya, dan biaya penggunaan tugas atau kegiatan tertentu
harus dimasukkan dalam keseluruhan anggaran proyek. Biaya-biaya ini diperhitungkan, manajer
proyek dan organisasi tidak akan mengetahui biaya sebenarnya dari proyek.
Perkiraan Biaya — Memperkirakan biaya aktivitas atau tugas tertentu dengan perkiraan durasi.
Perkiraan Biaya — Memperkirakan biaya aktivitas atau tugas tertentu dengan perkiraan durasi
mencakup lima langkah:

Information System Project Management 6.19

 1. Menentukan sumber daya apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan
2. Menentukan kuantitas sumber daya yang dibutuhkan.
3. Menentukan biaya penggunaan setiap sumber daya.
4. Menghitung biaya tugas atau aktivitas.
5. Memastikan bahwa sumber daya diratakan-yaitu, tidak terlalu dialokasikan.

Contoh:
Biaya Tugas = Perkiraan Durasi X Biaya Sejati dari Sumber Daya
= n jam X $ 0,00 / jam
= $ 00,00
Total anggaran proyek dihitung menggunakan pendekatan bottom-up dengan menjumlahkan biaya
individual untuk setiap tugas atau aktivitas.

Review: Mengembangkan Anggaran Proyek

Anggaran Proyek adalah jumlah total sumber daya moneter yang dialokasikan untuk tujuan
dan sasaran tertentu dari proyek untuk jangka waktu tertentu. Tujuan manajemen anggaran proyek
adalah untuk memperkirakan dan mengendalikan biaya proyek dalam anggaran yang disetujui dan
untuk mencapai tujuan proyek yang ditetapkan. Anggaran proyek berfungsi sebagai pedoman dan
mencakup semua biaya untuk usaha yang diberikan oleh perusahaan atau tim di dalam perusahaan.
Biaya terhitung termasuk biaya sumber daya manusia untuk staf penuh waktu, konsultan dan
staf sementara; biaya bahan khusus untuk proyek; sumber daya kantor seperti klip kertas dan kertas;
lisensi yang diperlukan atau persetujuan pihak ketiga lainnya; dan barang habis pakai dan barang
lunak. Dengan begitu banyak variabel, anggaran proyek adalah panduan untuk membantu menjaga
tim tetap pada tugas dan klien menyadari biaya yang sedang berlangsung.

Proses Penganggaran
Proses penentuan anggaran untuk suatu proyek adalah kegiatan mengumpulkan perkiraan biaya
kegiatan individu, atau paket pekerjaan, untuk mengembangkan perkiraan biaya total yang
memungkinkan penetapan baseline biaya formal. Garis dasar ini digunakan untuk menyatakan

Information System Project Management 6.20

anggaran. Namun, anggaran dapat berbeda dari baseline biaya formal dan merupakan dana yang
disahkan untuk melakukan proyek dan kegiatannya.
Tujuan dari proses ini adalah untuk mengesahkan dan mengalokasikan sumber daya moneter yang
diperlukan untuk menyelesaikan semua kegiatan proyek dan menyampaikan proyek sesuai jadwal.
Output utama dari proses ini adalah seperangkat persyaratan sumber daya moneter yang berfungsi
sebagai dasar untuk memperkirakan dan mengendalikan anggaran dan menyediakan data berharga
untuk proses manajemen sumber daya proyek.

Klasifikasi biaya proyek

Banyak cara yang dilakukan untuk mengklasifikasikan biaya proyek, yang dibebankan dalam
anggaran proyek. Pada waktu menganlisis biaya digunakan klasifikasi yang pada umumnya dalam
sistem akuntasi keuangan perusahaan. Disamping itu untuk menentukan anggaran total proyek, kita
perlu termasuk biaya lain juga berikut klasifikasinya :
• Direct Costs. Biaya langsung tenaga kerja atau sumber daya lainnya
• Indirect Costs. Biaya untuk menutupi hal-hal seperti sewa, utilitas, asuransi, dll.
• Sunk Costs.Biaya yang dikeluarkan sebelum proyek, seperti proyek yang telah dimulai kembali
setelah upaya gagal
• Learning Curve.Seringkali harus "Membangun satu dan membuangnya" untuk memahami
masalah atau teknologi baru
• Prorated Costs.Gagasan bahwa ada biaya yang terkait dengan penggunaan sumber daya
• Reserves.Dana kontijensi untuk digunakan atas kebijaksanaan manajer proyek

5. Kick off meeting

Sebelum dilakukan kick off meeting, lakukan finalisasi jadwal dan anggaran proyek, untuk
memastikan bahwa anggaran dan jadwal sudah dibuat dengan akurat, mengikuti prosesdur dan
kaidah-kaidah perusahaan. Jika perlu kaji ulang, secara hati-hati. Jadwal dan anggaran proyek
mungkin memerlukan beberapa iterasi sebelum dapat diterima oleh sponsor, manajer proyek, dan
tim proyek.
Setelah piagam proyek dan rencana proyek disetujui, banyak organisasi mengadakan
pertemuan awal untuk secara resmi mulai bekerja pada proyek. Pertemuan awal berguna untuk

Information System Project Management 6.21

beberapa alasan. Pertama, itu membawa penutupan ke tahap perencanaan proyek dan sinyal inisiasi
tahap pelaksanaan proyek.
Kedua, ini adalah cara mengkomunikasikan kepada semua orang tentang apa proyek itu.
Banyak pertemuan awal mengambil suasana meriah untuk memberi energi kepada para pemangku
kepentingan dan membuat mereka antusias bekerja dalam proyek ini. Penting bahwa setiap orang
mulai mengerjakan proyek dengan sikap positif. Bagaimana proyek ini dikelola mulai dari sini akan
sangat menentukan apakah sikap positif itu berhasil.

Information System Project Management 6.22

 KESIMPULAN

Kerangka perencanaan proyek berfungsi sebagai panduan untuk mengembangkan dan

menilai rencana proyek. Ini menguraikan langkah-langkah dan proses untuk mengembangkan
rencana proyek terperinci yang mendukung MOV proyek. Oleh karena itu, MOV harus ditetapkan
pada titik ini dalam proyek sehingga menyelaraskan proyek dengan strategi dan tujuan organisasi,
dan itu memberikan tautan ke ruang lingkup proyek dan rencana proyek. Selain itu, MOV kemudian
dapat digunakan untuk memandu banyak keputusan yang sesuai dengan ruang lingkup, jadwal,
anggaran, dan sumber daya selama siklus hidup proyek.
Scope atau Ruang lingkup mencakup semua serahan proyek yang diperlukan untuk
mendukung MOV. Penting untuk menentukan batas-batas pekerjaan dan serahan proyek sehingga
apa yang perlu dilakukan, dan apa yang tidak dilakukan dan diselesaikan. Karena pekerjaan
tambahan yang ditugaskan kepada tim proyek datang dengan biaya dalam hal waktu dan anggaran.
Setelah ruang lingkup proyek didefinisikan dan divalidasi untuk mendukung MOV, pekerjaan
proyek dibagi lagi menjadi fase dan subfase untuk mengurangi risiko dan kompleksitas. Setiap fase
proyek harus fokus pada penyediaan setidaknya satu pengiriman dari total persyaratan ruang lingkup
proyek. Pemilihan pendekatan untuk menerapkan SDLC adalah keputusan penting yang akan
mempengaruhi tidak hanya bagaimana produk atau sistem akan dikembangkan, tetapi juga akan
menentukan fase, pengiriman,dan tugas-tugas yang ditentukan dalam rencana proyek.
Setelah proyek dibagi menjadi fase, kegiatan, atau tugas, tentukan tindakan yang perlu
diselesaikan setiap serahan. Istilah aktivitas dan tugas sering digunakan secara bergantian dan dapat
dianggap sebagai tindakan spesifik atau unit kerja yang harus diselesaikan. Ketika mengidentifikasi
tugas untuk menyelesaikan proyek tertentu yang dapat disampaikan, penting untuk
mempertimbangkan urutan, sumber daya, dan waktu. Ada yang harus diselesaikan dalam urutan
tertentu sementara yang lain dapat diselesaikan secara paralel- pada saat yang sama.
Tugas membutuhkan sumber daya, dan ada biaya yang terkait dengan menggunakan sumber
daya. Sumber daya pada suatu proyek dapat mencakup hal-hal seperti teknologi, fasilitas (misalnya,
ruang pertemuan), dan orang-orang. Penggunaan sumber daya dapat dipertanggungjawabkan dengan

Information System Project Management 6.23

menggunakan biaya per penggunaan atau berdasarkan basis-prorata, yaitu, biaya untuk waktu yang
digunakan sumber daya tersebut.
Setelah tugas dan urutannya diidentifikasi, termasuk sumber daya yang dibutuhkan,
diperkirakan waktu untuk menyelesaikan, dan biaya tidak langsung dan cadangan, paket perangkat
lunak manajemen proyek dapat menentukan jadwal proyek dan anggaran.
Setelah rencana proyek disetujui, rencanakan menjadi rencana proyek dasar. Tonggak ini
adalah pencapaian penting yang menandai selesai untuk tahap kedua proyek dan memberi manajer
proyek dan tim kewenangan untuk mulai melaksanakan kegiatan yang digariskan dalam rencana.
Kemajuan proyek yang sebenarnya kemudian dibandingkan dengan rencana awal untuk ukur apakah
proyek di depan, belakang, atau di atas jalur.
Diagram jaringan proyek menggunakan WBS sebagai dasar untuk memberikan representasi
visual dari alur kerja kegiatan dan tugas proyek.Jalur kritis adalah jalur terpanjang di jaringan proyek
dan juga waktu tersingkat dalam proyek mana yang dapat diselesaikan. Mengidentifikasi jalur kritis
adalah perhatian utama manajer proyek karena perubahan apa pun dalam durasi kegiatan atau tugas
yang kritis jalur akan mempengaruhi jadwal proyek.
Anggaran proyek adalah fungsi dari tugas atau kegiatan proyek, durasi tugas-tugas itu
dan kegiatan, urutan mereka, dan sumber daya wajib. Total anggaran proyek dapat dihitung
menggunakan pendekatan bottom-up dengan menjumlahkan biaya individu untuk setiap tugas atau
aktivitas. Selain tenaga kerja langsung, biaya sumber daya termasuk tenaga kerja tidak langsung,
bahan, persediaan, dan cadangan sebaik:
• Biaya tidak langsung
• Biaya hangus
• Biaya yang terkait dengan kurva pembelajaran
• Cadangan

Setelah jadwal proyek dan rencana proyek diterima, rencana proyek menjadi baseline
rencana yang akan digunakan sebagai tolok ukur, atau patokan, untuk melacak kemajuan aktual
proyek dengan rencana awal. Setelah diterima, proyek manajer dan tim proyek memiliki
kewenangan untuk melaksanakan atau melaksanakan rencananya.

Information System Project Management 6.24

 DAFTAR PUSTAKA

1. Marchewka J. T. (2015). Information Technology Project Management. 5th. John Wiley

& Sons Inc.., River Street, Hoboken, NJ., ISBN: 978-1-118•91101-3.
2. Olson, David L. Olson.(2015). Information System Project Management, Business Expert
Press, New York, ISBN-13: 978-1-63157-122-0 (paperback), ISBN-13: 978-1-63157-123-
7 (e-book).
3. Schwalbe, Kathy. (2016). Information technology project management. 8th Edition.
Cengage Learning. Student Edition. ISBN-13: 978-1-285-45234-0.
4. PMBOK Guide. (2017). A Guide to the PROJECT MANAGEMENT BODY OF
KNOWLEDGE, Six Edition, Project Management Institute, Inc., Pennsylvania, ISBN:
978-1-62825-184-5.

Information System Project Management 6.25