Penjadwalan proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang

harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap
aktivitas.

Penjadwalan dalam manajemen proyek merupakan perencanaan pembagian waktu dan

hubungan antar pekerjaan yang ada. Penjadwalan dalam manajemen proyek merupakan
salah satu dari tiga kegiatan manajemen proyek yaitu perencanaan, penjadwalan, dan
kendali proyek. Ketiga hal tersebut adalah hal yang paling penting diperhatikan pada saat
menjalankan sebuah proyek.

Penjadwalan merupakan implementasi dari perencanaan yang bisa memberikan informasi

mengenai jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga
kerja, peralatan dan meterial), durasi dan juga kemajuan waktu untuk menyelesaikan
proyek. Dalam penjadwalan juga dibutuhkan proses monitoring dan juga updating agar
selalu mendapatkan penjadwalan yang realistis dan sesuai dengan tujuan proyek tersebut.

Penjadwalan Proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh aktivitas
proyek. Manajer memutuskan lamanya setiap aktivitas, menghitung banyaknya orang dan
bahan yg diperlukan pada tiap fase produksi, membuat diagram penjadwalan terpisah untuk
kebutuhan personil berdasarkan jenis keterampilan. Diagram juga dapat dilihat utk
penjadwalan bahan-bahan.

Kegiatan yang dilakukan dalam penjadwalan adalah:

1. Mengembangkan struktur penjabaran kerja secara rinci

2. Menaksir/memperkirakan waktu yang diperlukan untuk tiap tugas
3. Menentukan urutan tugas dalam urutan yang tepat
4. Mengembangkan waktu mulai/stop untuk tiap tugas
5. Mengembangkan anggaran yang rinci untuk tiap tugas
6. Menunjuk mengangkat orang untuk melakukan tugas

Penjadwalan dibutuhkan untuk membantu:

1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.

2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-
hal kritis pada proyek

Suatu proyek yang dapat diselesaikan tepat waktu atau lebih cepat daripada jadwal yang
ditetapkan akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan melalui penghematan
sumber daya yang digunakan, seperti upah tenaga kerja, biaya sewa peralatan dan biaya –
biaya over head (misalnya bunga bank, asuransi, dan administrasi).

Manfaat Penjadwalan Proyek

Penjadwalan dibutuhkan untuk membantu:

 1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara
hal-hal kritis pada proyek

Faktor-faktor Penjadwalan Proyek

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat jadwal pelaksanaan

proyek :

1. Kebutuhan dan fungsi proyek tersebut. Dengan selesainya proyek itu proyek
diharapkan dapat dimanfaatkan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
2. Keterkaitannya dengan proyek berikutnya ataupun kelanjutan dari proyek
selanjutnya.
3. Kondisi alam dan lokasi proyek.
4. Keterjangkauan lokasi proyek ditinjau dari fasilitas perhubungannya.
5. Ketersediaan dan keterkaitan sumber daya material, peralatan, dan material
pelengkap lainnya yang menunjang terwujudnya proyek tersebut.
6. Kapasitas atau daya tampung area kerja proyek terhadap sumber daya yang
dipergunakan selama operasional pelaksanaan berlangsung.
7. Produktivitas sumber daya, peralatan proyek dan tenaga kerja proyek, selama
operasional berlangsung dengan referensi dan perhitungan yang memenuhi aturan
teknis.
8. Cuaca, musim dan gejala alam lainnya.
9. Referensi hari kerja efektif.

Kemudian terdapat juga tujuan dari dilakukannya penjadwalan, yaitu:

1. Mengetahui hubungan antar pekerjaan

– Predecessor (mendahului)
– Successor (mengikuti)
2. Mengetahui durasi tiap pekerjaan dan durasi total proyek
3. Mengetahui waktu mulai dan waktu akhir setiap pekerjaan
4. Menentukan penyediaan dan penggunaan:
-SDM
-Material
-Alat
-Dana
-Teknologi / metoda
5. Sebagai alat monitoring, pengendalian, dan evaluasi proyek.

Selanjutnya agar membuat jadwal dapat efektif dan fleksibel terhadap perubahan yang
didapati ditengah proses maka faktor yang perlu diperhatikan adalah:

1. Secara teknis jadwal tersebut dapat dipertanggungjawabkan

2. Disusun berdasarkan perkiraan yang akurat dimana perkiraan waktu, sumber daya,
serta biaya dibandingkan dengan kegiatan pada proyek sebelumnya
3. Sesuai dengan sumber daya yang tersedia
4. Sesuai dengan penjadwalan proyek lain yang menggunakan sumber daya yang sama
5. Fleksibel terhadap perubahan – perubahan
6. Mendetail dipakai sebagai alat pengukur hasil yang dicapai dan pengendalian kemajuan
proyek
7. Dapat menampilkan kegiatan pokok yang kritis.

Pengertian Gantt Chart dan Cara Membuatnya

Gantt Chart adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan
Tugas-tugas pada Proyek serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu
dimulainya tugas tersebut dan juga batas waktu yang digunakan untuk menyelesaikan
tugas yang bersangkutan. Orang atau Departemen yang ditugaskan untuk menyelesaikan
Tugas dalam proyek juga harus dituliskan dalam Gantt Chart.

Beberapa sebutan lain untuk Gantt Chart diantaranya adalah Milestones Chart, Project Bar
Chart dan juga activity chart. Gantt Chart yang dikembangkan oleh Henry Laurence Gantt
pada tahun 1910 ini pada dasarnya adalah suatu gambaran atas perencanan, penjadwalan
dan pemantauan (monitoring) kemajuan setiap kegiatan atau aktivitas pada suatu proyek.

Gantt Chart merupakan salah satu alat yang sangat bermanfaat dalam merencanakan
penjadwalan dan memantau kegiatan pada suatu proyek, mengkomunikasikan kegiatan-
kegiatan yang harus dilaksanakan dan juga status pelaksanaannya. Dalam Gantt Chart
juga dapat dilihat urutan kegiatan ataupun tugas yang harus dilakukan berdasarkan
prioritas waktu yang ditentukan.

Cara Membuat Gantt Chart

Gantt Chart merupakan grafik yang sederhana, Cara membuatnya juga cukup mudah.
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat Gantt Chart serta cara penggunaannya.

1. Mengidentifikasikan Tugas

 Mengidentifikasikan Tugas yang perlu diselesaikan pada Proyek

 Menentukan Milestone (bagian pekerjaan dari suatu tugas) dengan
menggunakan Brainstorming ataupun Flow chart.
 Mengidentifikasikan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu tugas.
 Mengidentifikasikan urutan pekerjaan ataupun tugas yang akan dikerjakan.
Seperti Tugas yang harus diselesaikan sebelum memulai suatu tugas yang baru
ataupun tugas-tugas apa yang harus dilakukan secara bersamaan (Simultan).

2. Menggambarkan Sumbu Horizontal

 Gambarkan sumbu horizontal untuk waktu pelaksanaannya (dapat diletakan diatas
atau dibawah halaman). Tandai dengan skala waktu yang sesuai (bisa dalam harian
maupun mingguan).

3. Menuliskan Tugas ataupun Bagian Pekerjaan

Tuliskan Tugas atau bagian pekerjaan (milestone) yang akan dikerjakan

berdasarkan urutan waktu pada bagian kiri. Gambarkan Diagram Batang (Bar
Graph) untuk menunjukan rentang waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas
yang bersangkutan. Gambarkan kotak dari kiri dimana waktu Tugas tersebut dimulai
sampai pada waktu tugas yang bersangkutan berakhir. Jika diperlukan presentasi
kepada Manajemen perusahaan, gambarkan bentuk Intan (Diamond) pada
tanggalnya. Gambarkan tepinya saja dan kotak tersebut jangan diisi.

4. Melakukan Pemeriksaan kembali

Lakukan pemeriksaan kembali, apakah semua tugas atau bagian pekerjaan untuk
Proyek tersebut sudah tertulis semuanya ke dalam Gantt Chart.

Gantt Chart ini merupakan salah satu alat (tools) untuk melakukan perencanaan Proyek
(Project Planning) dan juga sebagai alat untuk memantau perkembangan proyek .

Work Breakdown Structure

WBS : merinci project menjadi aktivitas-aktivitas yang dapat dilakukan oleh anggota tim
proyek dalam satu hirarki.

Kegunaan WBS (Work Breakdown Structure)

WBS dapat dijadikan sebagai alat atau metode untuk:

a) Mendefinisikan aktivitas dan rencana keseluruhan yang dibutuhkan dalam proyek.
b) Memberikan gambaran tentang deadline dan urgensi dalam proyek.
c) Mencegah berkurangnya scope pekerjaan.
d) Alat kontrol, komunikasi dan koordinasi.

Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas-tugas yang dapat diselesaikan secara terpisah
dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab,
pengukuran dan pengendalian proyek. Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil
tersebut dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama
waktunya.

Berdasarkan Project Management Institute, terdapat empat fungsi yang sangat krusial dari
WBS terhadap manajemen proyek, yaitu:

 Untuk mendefinisikan lingkup pekerjaan proyek yang harus dilaksanakan dan untuk
mendetilkan (decomposition) lebih jauh menjadi komponen-komponen yang penting
untuk dikendalikan. Dekomposisi lingkup pekerjaan proyek tergantung pada
kebutuhan manajemen untuk kontrol dengan representasi tingkat detil yang
memadai pada WBS.
 Untuk menyediakan kepada tim manajemen proyek dengan suatu framework
dimana berdasarkan status proyek dan laporan progress.
 Untuk memfasilitasi komunikasi antara manajer proyek dan stakeholder selama
masa proyek. WBS dapat digunakan untuk mengkomunikasikan informasi yang
terkait dengan lingkup pekerjaan. Kombinasi WBS dengan data tambahan lain dapat
dilah menjadi schedule, risiko, performance, ketergantungan, dan biaya.
 Sebagai input utama yang akurat untuk proses manajemen proyek dan tujuan
lainnya seperti definisi aktifitas, network diagram, schedule program dan proyek,
laporan performance, analisis risiko dan mitigasinya, alat kendali, atau organisasi
proyek.
 Meningkatkan percaya diri bahwa 100% pekerjaan telah teridentifikasi dan
termasuk.
 Suatu pondasi atas proses kontrol terkait proyek.

Contoh WBS dalam proyek pembangunan Rumah tipe 240