Value Stream Mapping

Value Stream Mapping (VSM) adalah perangkat dari manajeman kualitas (quality
management tools) yang dapat menyusun keadaan saat ini dari sebuah proses dengan
cara membuka kesempatan untuk melakukan perbaikan dan mengurangi pemborosan.
Secara umum, Value Stream Mapping berasal dari prinsip Lean. Prinsip dari
teori Lean adalah mengurangi pemborosan, menurunkan persediaan (inventory) dan
biaya operasional, memperbaiki kualitas produk, meningkatkan produktivitas dan
memastikan kenyamanan saat bekerja (Womack et al, 1990).
VSM merupakan suatu metode dalam melakukan mapping/pemetaan berkaitan
dengan aliran produk dan aliran informasi mulai dari supplier, produsen dan konsumen
dalam satu gambar utuh meliputi semua proses dalam suatu sistem.
Tujuan dari pemetaan ini adalah untuk mendapatkan suatu gambaran utuh berkaitan
dengan waktu proses, sehingga dapat diketahui value adding dan non value adding
activity. Sering kali Value Stream Mapping dianalogikan sebagai Big Picture Mapping.
Value Stream Mapping (VSM) dapat dibagi menjadi beberapa tahap, sebagai berikut :
1) Mengidentifikasi kelompok dari Produk/Jasa.
2) Membuat value stream dari keadaan saat ini untuk menentukan problem yang
dihadapi dari sudut pandang Organisasi dan Pelanggan.
3) Menentukan Pemetaan yang ideal untuk masa depan.
4) Mengidentifikasi aksi perbaikan yang dibutuhkan untuk menutup celah antara
keadaan saat ini dengan keadaan yang ideal untuk masa depan.
5) Melakukan aksi perbaikan
6) Membuat suatu pemetaan baru untuk memeriksa apakah masalah pada point 2
sudah dihilangkan.

Keyte dan Locher (2004) menjelaskan bahwa pencapaian VSM, dimana selama
ini sudah menggunakan pengaturan manufaktur tradisional, dapat diterapkan kepada
pengaturan Jasa, juga termasuk proses administrasi. Dalam pegaturan Jasa,
menentukan keadaan saat ini atau masa depan dari value stream untuk proses spesifik
dapat dilakukan dengan cara :

1) Menentukan titik awal dan titik akhir dari sebuah proses.

2) Mengenal seluruh stakeholder.
3) Mengetahui metric mana yang digunakan untuk mewakili nilai dari seluruh
proses
4) Membuat diagram alir untuk mengetahui seluruh langkah terdahulu dan berturutturut menuju langkah yang spesifik.
5) Mengukur metric pada point 3 mengenai jumlah penggunaan dan pemborosan
saat bekerja.
6) Mengidentifikasi kesempatan untuk perbaikan
7) Mengidentifikasi aksi perbaikan untuk menunjukan kesempatan untuk perbaikan
tersebut.
Value Stream Mapping (VSM) memeriksa nilai tambah dari setiap langkah dalam
proses rantai pasok (supply chain). Perbedaan antara Value Stream Mapping (VSM),
diagram alir (flowchart) dan pemetaan biru (blueprinting) adalah bahwa VSM mencoba
untuk menonjolkan kegiatan bernilai tambah dan yang tidak bernilai tambah, hanya itu,
sisi ekonomi dari diagram alir.
Value Stream Mapping (VSM) adalah sebuah prinsip yang pada intinya hampir
sama

dengan basic

flowchart(diagram

alir

dasar),

yang

membedakan

adalah VSM menemukan dan memetakan kegiatan yang memiliki nilai tambah (value
added work) dan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah (non-value added
work). Secara langsung VSM menyumbang keuntungan bagi perusahaan dengan
mengurangi non-value added work.
Mengapa harus menggunakan tool VSM ini dalam proses produksi ataupun
proses perusahaan lainnya? Dengan menggunakan VSM ini kita dapat meudah
mengetahui waste/muda/pemborosan proses dalam sistem perusahaan, selain itu juga
dengan adanya VSM kondisi aktual sekarang, seorang manajer dapat melakukan
perbaikan dengan baseline/pijakan dari VSM tersebut, apakah waste/pemborosannya
sudah hilang atau masih ada. Improvement apa saja untuk dapat mengurangi waste
tersebut?

Langkah Membuat Value Stream Mapping :

A. Identifikasi famili produk
Produk yang dihasilkan oleh sistem yang sekarang anda atur dan kembangkan apa?
Ban mobil? Pesawat Terbang, Jasa, atau makanan. Semuanya harus dikelompokan
dalam satu famili baik berdasarkan ukuran ataupun berdasarkan pertimbangan yang
lainnya. Pengelompokan tersebut dapat dilakukan dengan mudah, caranya lihat
kesamaan proses, bentuk dan bahan baku dari produk anda. Kemudian buat table
seperti tabel untuk memudahkan dengan menggunakan cara matrik. Tujuan dari
identifikasi ini adalah agar proses mapping fokus pada produk yang memiliki proses
yang kurang bagus dan menyederhanakannya sehingga effort untuk proses collecting
data lebih mudah dan cepat.
B. Develop VSM untuk kondisi aktual
Setelah anda sudah bisa membuat mapping produk, selanjutnya tugas anda adalah
untuk membuat VSM kondisi aktual. Proses ini dengan bantuan mapping porduct yang
sudah dilakukan di atas tadi, maka yang perlu anda lakukan adalah hanya fokus pada
yang cirtical dan berdampak besar. Sebagai manager anda pastiny paham produk
mana saja yang perlu dilakukan analisa segera.
Langkah selanjutnya adalah, lakukan brainstorming dengan pakar dan key person yang
bertanggung jawab terhadap proses tersebut mulai dari design product sampai produk
tersebut sampai di tangan konsumen. Dapat informasi sebanyaknya mungkin, buat list
yang perlu ditanyakan dan aneh, biasanya hal tersebut identik dengan pemborosan.
Kemudian, Turun ke lapangan dengan melihat proses secara langsung, amati proses
secara langsung dengan bekal list yang sudah kita dapat dari key person tersebut,
Selanjutnya buat koreksi dan fakta di lapangan seperti apa, baik berkaitan dengan
waktu, inventory dan item-item sekiranya penting seperti jumlah pekerja, waktu tunggu
dll. Buat tabel untuk memudahkan investigasi lapangan anda.
Lanjutkan dengan membuat kesepakatan berkaitan dengan simbol yang akan anda
pakai dalam pembuatan VSM. Lakukan pembuatan draft VSM dan pastikan dengan
melakukan diskusi kembali dengan key person dan lihat, Proses mana saja yang perlu

dilakukan tindak lanjut lebih. Untuk memudahkan mapping current state anda dapat
menggunakan VALSAT dan menggunakan tool mapping yang lainnya.
VALSAT, Value Stream Analysis Tools
VALSAT merupakan tool yang

dikembangkan

oleh

Hines&Rich

(1997)

untuk

mempermudah pemahaman terhadap value stream yang ada dan mempermudah untuk
membuat perbaikan berkenaan dengan waste yang terdapat di dalam value stream.
VALSAT merupakan sebuah pendekatan yang digunakan dengan melakukan
pembobotanwaste-waste, kemudian dari pembobotan tersebut dilakukan pemilihan
terhadap tooldengan menggunakan matrik. Untuk lebih jelasnya berikut detil dari
ketujuh tool yang dikemukan oleh Hines&Rich (1997) dalam VALSAT:
Process Activity Mapping
Pada dasarnya tool ini digunakan untuk merecord seluruh aktivitas dari suatu proses
dan berusaha untuk mengurangi aktivitas yang kurang penting, menyederhanakannya,
sehingga dapat mengurangi waste. Dalam tool ini aktivitas dikategorikan dalam
beberapa kategori seperti: operation, transport, inspection, dan storage/delay.
Dalam proses penggunaan tool tersebut peneliti harus memahami dan melakukan studi
berkaitan dengan aliran proses, selalu berpikir untuk mengidentifikasi waste, berpikir
untuk tentang aliran proses yang sederhana, efektif, dan smooth dimana hal tersebut
dapat dilakukan melalui mengubah urutan proses atau process rearrangement
Supply chain response matrix
Tool ini

merupakan

sebuah

diagram

sederhana yang berusaha menggambarkan the critical lead-time constraint untuk

setiap bagian proses dalam supply chain,
yaitu

cumulative

lead-time di

dalam

distribusi sebuah perusahaan baik suppliernya dandownstream retailer-nya. Diagram

ini terdapat dua axis dimana untuk vertical
axismenggambarkan

rata-rata

jumlah inventory (hari) dalam setiap bagian supply chain.Sedangkan untuk horizontal
axis menunjukan cumulative lead-timenya.
Production variety funnel
Pendekatan ini sama dengan metode analisa IVAT yang melihat operasi internal
perusahaan sebagai aktivitas yang disesuaikan ke I, V, A atau T. Merupakan teknik
pemetaan visual yang mencoba memetakan jumlah variasi produk tiap tahapan proses
manufaktur. Tools ini dapat digunakan untuk mengidentifikasikan titik dimana sebuah
produk generis diproses menjadi beberapa produk yang spesifik. Tool ini dapat
digunakan untuk membantu menentukan target perbaikan, pengurangan inventory dan
membuat perubahan untuk proses dari produk.
Quality Filter Mapping
Quality filter mapping merupakan tool untuk mengidentifikasi dimana terdapat problem
kualitas. Hasil dari pendekatan ini menujukan dimana tiga tipe defects terjadi. Ketiga
tipedefects

tersebut

adalah: product

defect (cacat

fisik

produk

yang

lolos

ke customer), service defect (permasalahan yang dirasakan customer berkaitan dengan

cacat kualitas pelayanan), dan internal defect (cacat masih berada dalam internal
perusahaan, sehingga berhasil diseleksi dalam tahap inspeksi). Ketiga tipe defects
tersebut digambarkan secaralatitudinaly sepanjang supply chain.
Demand amplification mapping
Merupakan

diagram

yang

menggambarkan

bagaimana demand berubah-ubah

sepanjang jalur supply chain dalam interval

waktu tertentu. Informasi yang dihasilkan
dari diagram ini merupakan dasar untuk
mengatur fluktuasi dan menguranginya,
membuat

keputusan

berkaitan

dengan value stream configuration. Dalam

diagram
jumlah

iniVertical
demand

axis menggambarkan
dan horizontal

axis menggambarkan interval waktu, grafik didapatkan untuk setiap chain dari supply
chain configuration yang ada.

Decision point analysis

Merupakan tool yang digunakan untuk menentukan titik dimana aktual demand
dilakukan dengan sistem pull sebagai dasar untuk membuat forecast pada sistem push
pada supply chain atau dengan kata lain titik batas dimana produk dibuat berdasarkan
demand aktual dan setelah titik ini selanjutnya produk harus dibuat dengan melakukan
forecast.

Dengan tool ini

downstreamberdasarkan

dapat

diukur

titik

kemampuan

tersebut,

dari

sehingga

proses upstream dan

dapat

ditentukan

filosofi pull atau push yang sesuai. Selain itu juga dapat digunakan sebagai skenario
apabila titik tersebut digeser dalam sebuah value stream mapping.
Physical structure
Tool ini digunakan untuk memahami kondisi dan fungsi-fungsi bagian-bagian
dari supply chain untuk berbagai level industri. Dengan pemahaman tersebut dapat
dimengerti kondisi industri tersebut, bagaimana beroperasi dan dapat memberikan
perhatian pada level area yang kurang diperhatikan. Untuk level yang lebih kecil tool ini
dapat menggambarkan inbound supply chain di lantai produksi.
Berikut adalah contoh hasil VSM :

Value Stream Mapping, Current State

C. DEVELOP FUTURE STATE VSM

Kondisi aktual sekarang kalo sudah anda mapping, sekarang saatnya anda berkreasi
sekuat tenaga untuk menciptakan future state. Apa saja yang harus dipertimbangkan
dalam membuat future state, sebelum kesana perlu dipahami bahwa future state
merupakan kondisi ideal yang ingin dicapi oleh sistem dalam melakukan prosesnya,
apa contohnya banyak seperti lead time produksi yang cepat, kalo current
2jam/produk future state 1 jam/produk.
Apa saja yang harus anda perhatikan untuk membuat future state? KPI perusahaan,
capability perusahaan, dan pastinya people. Dengan pertimbangan tiga hal di atas
harapannya future state yang dibuat merupakan refleksi dari tujuan perusahaan.
Berikut contoh future state VSM :

Value Stream Mapping, Future State

Kalo dilihat dengan jelas ternyata future state contoh di atas mempunyai lead time value
added yang lebih kecil atau cepat dibandingkan current state. Artinya bahwa future
state bisa dikatakan target perusahaan berkaitan dengan sistem yang di buat VSM-nya.
D. DEVELOP IMPROVEMENT from current to future & GO ALIVE
Setelah future state dibuat langkah selanjutnya adalah bagaimana anda dan tim anda
membuat sebuah langkah atau program untuk mengubah current menjadi future.
Contohnya untuk membuat lead time menjadi lebih cepat dan sesua dengan future
state dapat dilakukan dengan menerapkan cellular manufacturing, mengelompokan
proses yang mempunyai kemiripan untuk mengurangi travel time dan work in process.
Setelah anda mempunyai program yang jelas dan terstruktur yang harus anda lakukan
adalah menerapkannya dengan baik, bagaimana caranya? Buat semua orang
menyadari bahwa current state perlu dilakukan perbaikan dengan future state yang
sudah dibuat oleh tim. Ajak diskusi seluruh stakeholder, buat sebuah komitment
pencapaian dari program tersebut. Selanjutnya tim harus mampu menjaga program
tersebut menjadi sebuah SOP dan budaya di perusahaan atau sistem tersebut.