Perencanaan Proyek

1. Fungsi Perencanaan
Memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan datang yang
diperlukan untuk mencapai sasaran.
• Pertama-tama menentukan sasaran yang hendak dicapai
• Menyusun urutan langkah-langkah
Salah satu aspek dari perencanaan adalah pengambilan keputusan, karena hal
tersebut diperlukan dalam proses pemilihan dan penentuan langkah-langkah
yang diperlukan

• Perencanaan dasar (awal kegiatan)

 Penyusunan anggaran dan jadwal induk dan penetapan standar
mutu, organisasi pelaksana dan urutan langkah pelaksanaan
kegiatan / pekerjaan
 Tahap selanjutnya, yaitu bila pelaksanaan fisik proyek telah
berjalan, data-data dan informasi dianalisis dan dibandingkan
dengan data-data perencanaan dasar
2. Unsur – Unsur Perencanaan

a. Jadwal

 Penjabaran perencanaan proyek menjadi urutan langkah-langkah

kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran

Pendekatan yang sering dipakai dalam penyusunan jadwal adalah

pembentukan jaringan kerja yang menggambarkan dalam satu grafik
hubungan urutan pekerjaan proyek

b. Prakiraan

 Usaha yang dilakukan secara sistematis untuk melihat keadaan masa

depan dengan data-data yang tersedia

Contoh
Pembiayaan suatu proyek dikaitkan dengan dan yang akan diperoleh dari
penjualan produksi proyek tersebut dalam jangka waktu 20 tahun yang akan
datang. Maka keputusan jadi tidaknya proyek tersebut dilaksanakan, akan
banyak tergantung dari prakiraan keadaan selama 20 tahun mendatang yang
meliputi macam-macam aspek mulai dari tersedianya bahan baku, keadaan
pasar, sampai kepada situasi politik dan ekonomi lokal maupun internasional
c. Sasaran
 Tujuan yang spesifik dimana semua kegiatan diarahkan dan diusahakan
untuk mencapainya
 Terdapat 3 sasaran pokok proyek:
• Jadwal
• Anggaran
• Mutu

d. Kebijakan dan Prosedur

 Kebijakan dan prosedur memegang peranan yang sangat penting dalam
penyelenggaraan suatu kegiatan besar, yakni merupakan alat komunikasi yang
diharapkan dapat mengatur, mengkoordinasi dan menyatukan arah gerak bagian-
bagian kegiatan yang akan dilakukan
Bila dipersiapkan dengan baik prosedur dapat digunakan untuk:
• Mengurangi kesalahan-kesalahan yang disebabkan oleh kurang adanya
komunikasi,
• Mengurangi adanya tumpang tindih dan pengulangan,
• Mengurangi tugas pengambilan keputusan, karena prosedur itu sendiri sudah
merupakan keputusan-keputusan tentang bagaimana suatu pekerjaan harus
dilakukan
 e. Anggaran

Suatu bentuk perencanaan yang dapat dipisahkan dalam kegiatan proyek khususnya
dan perusahaan pada umumnya.
Suatu anggaran pada menunjukkan perencanaan penggunaan dana untuk
melaksanakan pekejaan dalam kurung waktu tertentu
Anggaran dapat dibuat dalam bentuk uang (Rp ), jam-orang atau satuan lain

3. Sistematika Perencanaan Proyek

a. Menentukan sasaran proyek yang jelas
Perencanaan dimulai dengan membuat keputusan tentang sasaran apa
yang hendak dicapai. Dalam hubungannya dengan kegiatan proyek,
sasaran tersebut telah dijabarkan dalam bentuk anggaran, jadwal induk,
dan standar mutu

b. Menganalisis dan mengkaji keadaan awal

Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui keadaan awal, misalnya
jenis dan berapa besar sarana maupun sumber daya yang tersedia,
sehingga dengan demikian dapat dibuat evaluasi mengenai segala
macam keperluan untuk mencapai sasaran
b. Menyusun rangkaian langkah kegiatan dalam usaha mencapai sasaran
Proses ini meliputi menentukan pilihan terbaik dengan cara mengkaji pilihan-
pilihan yang mungkin dapat dilaksanakan, kemudian menyusunnya dalam urutan
langkah menuju sasaran yang ditentukan

Setelah sasaran proyek ditentukan maka suatu perencanaan yang lengkap harus
pula dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan siapa melakukan pekerjaan apa dan
kapan pekerjaan itu akan dilaksanakan
Jadi perencanaan proyek yang lengkap, meliputi:

a. Menentukan sasaran proyek

b. Menentukan strategi pelaksanaan
c. Menentukan organisasi proyek dan pengisian tenaga yang diperlukan dalam
kurung waktu tertentu untuk menentukan siapa yang akan melaksanakan
pekerjaan
d. Menjabarkan lingkup proyek struktur rincian unit pekerjaan (SRK) untuk
menentukan pekerjaan apa yang akan dikerjakan
e. Menyusun rangkaian jadwal pelaksanaan masing-masing pekerjaan dan
kaitannya satu dengan yang lain untuk menjawab kapan pekerjaan tersebut
akan dilaksanakan
f. Membuat perencanaan keperluan dan pengeluaran dana
4. Perencanaan yang efektif

• Keikut sertaan secara aktif dalam menyusun perencanaan oleh mereka di

dalam organisasi perusahaan yang mempunyai peranan kunci dalam
penyelenggaran proyek
• Mendapat persetujuan dan komitmen sumber yang diperlukan oleh mereka
yang tersebut dalam butir di atas
• Menggunakan parameter yang dapat diukur secara kuantitatif, misalnya
adanya tonggak kemajuan atau ketentuan / jadwal penyelesaian pabrikasi
peralatan atau penyerahan barang yang dipesan di lokasi
• Kecakapan melihat kedepan dan mengolah informasi untuk dapat
memperkirakan hambatan-hambatan yang mungkin timbul sehingga dapat
tersusun perencanaan yang realistis yang dapat dipertanggungjawabkan
dalam pelaksanaan
• Adanya konsultasi yang intensif dengan tim proyek pihak pemilik
5. Metode Perencanaan

• Penyusunan jadwal
• Analisis jaringan kerja

Keduanya dianggap menyajikan teknik dasar dalam menentukan waktu dan

urutan kegiatan proyek dengan cara pengamatan dan penghitungan
Beberapa metoda yang didasarkan atas analisis jaringan kerja diantaranya
adalah:
• Metoda jalur kritis
• Teknik evaluasi dan tinjauan ulang proyek
• Precedence diagram

Penyusunan jadwal akan berguna untuk:

• Sarana koordinasi dan integrasi bagi kegiatan para peserta proyek menjadi satu
rangkaian mata rantai yang berurutan
• Sarana pengendalian yang dipakai sebagai tolok ukur dalam mengkaji kurun
waktu penyelesaian suatu pekerjaan
• Mengungkapkan adanya kegiatan yang perlu mendapat prioritas supaya
penyelesaian proyek sesuai dengan waktu yang ditentukan
 Bagan Balok

Adalah metode penyusunan jadwal tertua yang dibuat oleh H.L. Gantt disebut
juga bagan Gantt.
Bagan ini disusun dengan maksud utama mengidentifikasi unsur waktu dalam
merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir dan saat
pelaporan
Keuntungan menggunakan metoda ini:

• Sederhana, mudah dibuat dan difahami. Amat berfaedah sebagai alat

komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
• Dapat menggambarkan jadwal (perencanaan) suatu kegiatan dan kenyataan
kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
• Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai untuk perencanaan dan
pengendalian pada aspek yang lebih luas
 Bagan balok penggunaannya terbatas pada tujuan tertentu, terutama bagi proyek
pembangunan industri yang berukuran sedang dan besar, disebabkan oleh:

• Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan

dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan
oleh keterlambatan suatu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
• Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan / pembaharuan (up dating) bila
diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru, pada hal
tanpa adanya penyesuaian / pembaharuan akan segera menjadi kuno dan menurun
daya gunanya

 Menyusun bagan balok

Langkah-langkah yang diperlukan untuk menyusun bagan balok adalah

sebagai beikut:
• Memecah proyek menjadi sejumlah kegiatan yang jadwal pelaksanaannya akan
ditentukan
• Menentukan perkiraan waktu pemulaan dan akhir bagi pelaksanaan masing-masing
kegiatan
• Menggambarkan balok yang mewakili masing-masing kegiatan. Dalam hal ini agar
diperhatikan kegiatan yang harus dikerjakan secara berurutan dan yang sejajar
• Pada saat pelaporan, beri tanda sejauhmana penyelesaian masing-masing kegiatan