Paket Lelang

Paket lelang merupakan dokumen penting, karena merupakan sarana

resmi pertama yang menghubungkan pemilik dan kontraktor

Disini peserta lelang diberi kesempatan untuk mengajukan penawaran

harga dan memberikan keterangan-keterangan lain yang diminta oleh
pemilik

Paket lelang umumnya terdiri dari:

1. Surat undangan untuk mengikuti lelang dari pemilik kepada kontraktor

atau beberapa kontraktor
2. Dokumen petunjuk lelang atau dikenal sebagai “Instruction to bidders”
3. Dokumen rancangan kontrak EPK
1. Surat undangan lelang

• Undangan ikut peserta lelang

• Penjelasan singkat lingkup kerja proyek
• Rencana jadwal pelaksanaan dan lokasi proyek
• Macam kontrak yang akan digunakan (harga tetap, harga tidak
tetap, atau kombinasi)
• Penjelasan kriteria yang akan dipakai dalam menentukan
pemenang, misalnya harga terendah yang memenuhi
persyaratan teknis, jadwal terbaik dan keikutsertaan (%)
tenaga dan material dalam negeri

2. Dokumen petunjuk lelang

• Harga penawaran dan cara pembayarannya

• Mata uang yang dikehendaki
• Pajak, asuransi dan eskalasi
• Perkecualian atau pilihan / usulan yang mungkin ada
Aspek-aspek teknis, organisasi, pengalaman dan prestasi

• Organisasi dan tenaga ahli yang tersedia

• Pengalaman pada pekerjaan yang sejenis
• Pekerjaan-pekerjaan yang sedang dilaksanakan (work load)
• Jadwal pelaksanaan yang diusulkan
• Program pengendalian jadwal, biaya dan mutu yang hendak dicapai,
pelaporan pemantauan dan sistem pendukung; seperti komputer

Dokumen rancangan kontrak

• Merupakan rencana kontrak yang akan dipakai dalam penyelenggaraan

proyek
• Membantu dalam menyusun penawaran yang realistis
• Dokumen petunjuk lelang, dokumen rancangan kontrak EPK dan surat
undangan untuk ikut lelang merupakan satu paket lengkap
Lelang
1. Lelang terbuka
• Diumumkan kepada masyarakat luas untuk
mengikuti lelang dan mengundang mereka
yang memenuhi syarat-syarat atau peraturan
yang berlaku
• Peserta lelang mengajukan penawaran atas
pekerjaan tertentu

• Pemilihan pemenang didasarkan atas harga

penawaran terendah yang memenuhi syarat-
syarat teknik yang telah ditentukan

2. Negosiasi

• Suatu lelang terbuka kemudian kepada dua

atau tiga penawar terendah yang memenuhi
syarat teknis diadakan negosiasi untuk
menentukan pemenang
3. Lelang terbatas

• Mengundang sejumlah terbatas kontraktor yang menurut catatan

dan keterangan-keterangan lain secara potensial memiliki
kemampuan melaksanakan pekerjaan yang akan dilelang

4. Penunjukan langsung

• Menunjuk langsung kontraktor atas pekerjaan tambahan yang

telah dilakukan dengan baik

Praseleksi
Praseleksi diadakan dengan maksud agar peserta yang mengikuti
lelang telah memiliki syarat-syarat minimal yang diperlukan sebagai
kontraktor utama

Pada proses ini penelitian yang dilakukan terhadap peserta

meliputi hal-hal sebagai berikut:
• Keadaan keuangan perusahaan tahun-tahun terakhir
• Tim manajemen dan tenaga ahli yang dimiliki
• Jumlah pekerjaan yang sedang ditangani
• Pengalaman kerja dalam membangun instalasi industri sejenis, kapan, berapa
besar dan dimana
Rapat klarifikasi dan kunjungan ke lokasi proyek

Beberapa hari setelah menerima dokumen lelang, para peserta lelang diberi
kesempatan untuk mengunjungi lokasi proyek, maksudnya untuk mengetahui dari
dekat keadaan lokasi sesungguhnya

Dengan demikian mereka dapat memiliki gambaran lebih lengkap tentang hal-
hal yang mungkin tidak tercantum dalam dokumen lelang seperti:

• Fasilitas prasarana
• Transportasi dan
• Komunikasi di lokasi

Dalam rapat, peserta berkesempatan menanyakan hal-hal yang ada dalam

dokumen lelang dan hal-hal yang berhubungan dengan hasil kunjungan
lokasi

Pertanyaan dan jawaban yang berbobot akan dicatat dan menjadi bagian dari
dokumen lelang
Administrasi Lelang dan Pembukaan lelang

Garis besar kegiatan administrasi lelang terdiri dari:

• Menjaga agar tiap peserta lelang menerima dokumen yang sama isi maupun
jumlahnya
• Kelengkapan catatan peserta yang hadir dan menerima dokumen, nama, alamat,
nama perusahaan, tanggal penerimaan dan uang lelang yang telah dibayar
• Menyimpan copy dokumen maupun surat-surat yang dikeluarkan dan diterima
• Bila terjadi perubahan pada spesifikasi atau gambar-gambar pada dokumen lelang
yang dilakukan pemilik setelah dokumen-dokumen tersebut dibagikan, agar semua
peserta diberitahu dan dipastikan bahwa pemberitahuan tersebut telah mereka
terima
• Pada rapat klarifikasi, bila terdapat keterangan-keterangan tambahan dari pihak
pemilik, agar diberikan kepada semua peserta dalam bentuk tertulis dan akan
merupakan bagian dari dokumen lelang
Administrasi pembukaan lelang

• Memeriksa dan mencatat kehadiran panitia lelang dan peserta lelang.

Diperiksa cukupkah anggota lelang yang hadir yang dipersyaratkan oleh
peraturan
• Menerima dan mencatat dokumen penawaran dari peserta lelang, pastikan
bahwa kesemuanya masih tertutup rapat. Juga meneliti apakah jaminan
lelang telah diterima.
• Membuka dokumen penawaran didepan panitia dan peserta lelang, dan
menuliskan dipapan tulis angka-angka penawaran dan lain keterangan yang
dianggap perlu
Mengkaji penawaran

Pengkajian dilakukan oleh pemilik dengan membentuk tim yang anggotanya

terdiri dari tenaga-tenaga ahli di bidangnya masing-masing, misalnya:

 Bidang hukum
 Engineering
 Kontrak administrator
 Ahli anggaran dan jadwal (cost and schedule engineer)
 Ahli pembelian, dll.

Bila lingkup kerja proyek cukup besar, pimpinan perusahaan pemilik biasanya
menunjuk manajer proyek sebagai ketua tim pengkajian dengan tugas
memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan pengkajian sampai menjadi
satu paket usulan pemenang dan diajukan kepada pimpinan perusahaan
Mengkaji penawaran dengan dua analisa

 Analisa kuantitatif
 Analisa kualitatif

 Analisa kuantitatif

1. Apakah penawaran yang diajukan para peserta lelang pada tanggal

pembukaan dokumen lelang atau angka awal
2. Apakah terdapat alternatif yang diajukan oleh peserta. Bila ada berapa
besar dampaknya terhadap angka awal
3. Apakah peserta telah mengajukan penawaran sesuai dengan dokumen
lelang? Apakah terdapat usulan-usulan lain yang bersifat pengurangan
atau penambahan lingkup kerja atau spesifikasi proyek? Bila ada berapa
besar dampaknya terhadap angka awal
4. Bagaimana jadwal penyelesaian proyek yang diajukan
5. Angka akhir yang diperoleh dari angka awal yang mengalami perubahan
disebabkan oleh dampak analisis di atas kemudian dibandingkan untuk
setiap penawaran
 Analisa Kualitatif
Contoh: Analisis kualitatif dalam usaha memilih kontraktor utama

Kontraktor
Bobot
No Analisis Kualitatif A B C
(%)

1 Manajemen Proyek (25) 20 15 15

• Organisasi (gugus tugas, matriks, dll)
• Personel (kualitas dan kuantitas)
• Program perencanaan dan pengendalian
• Prosedur kerja dan koordinasi ke luar dan ke dalam
• Program dan sistem informasi
2 Konstruksi (25) 20 20 15
• Organisasi dan personel
• Rencana pengadaan dan latiha tenaga kerja
• Rencana pengendalian biaya dan jadwal di lapangan
• Program keamanan dan keselamatan keja
• Prosedur dan metode konstruksi
3 Teknik dan engineering (20) 15 10 10
• Organisasi dan personel
• Proses, utiliti dan “off-site”
• Listrik dan instrumentasi
• Sipil dan mekanikal
• Program dan pengendalian mutu
 lanjutan

Kontraktor
Bobot
No Analisis Kualitatif A B C
(%)

4 Pengadaan material (20) 15 15 10

• Organisasi dan material
• Pengetahuan tentang pasar dan “pabrikan”
• Program pembelian material dan peralatan
• Inspeksi, ekspedisi dan transportasi
5 Lain-lain (10) 8 7 6
• Pengalaman mengerjakan proyek sejenis
• Pengetahuan/pengalaman bekerja di lokasi, daerah atau
negara yang sama atau berdekatan
• Beban pekerjaan (work load) 2-3 tahun mendatang
Total bobot (%) 100 78 67 56

Pengajuan pemenang didasarkan atas peserta yang mengajukan harga analisis

terendah (“ the lowest evaluated price”) yang memenuhi syarat teknik dan
mempertimbangkan bobot kualitatif
 Letter of intent

• Sambil menunggu adanya kontrak EPK resmi, yang memerlukan beberapa

waktu untuk persiapannya, biasanya pemilik mengeluarkan surat “ Letter of
intent” agar kontraktor utama dapat segera mulai bekerja.
• Pemilik memberikan wewenang kepada kontraktor utama untuk mulai
mengerjakan bagian dari lingkup proyek dengan batas biaya yang ditentukan
• Rincian lingkup kerja dan gambar-gambar yang bersangkutan perlu
dilampirkan pada letter of intent

 Tanda jaminan

1. Jaminan lelang: untuk melindungi pemilik dari kegiatan keuangan

yang terjadi bila pemenang lelang mengundurkan diri

Mekanisme yang ditempuh adalah para peserta lelang diwajibkan

menyerahkan tanda jaminan yang dapat berupa garansi bank kepada
pemilik pada waktu menerima dokumen lelang

Jaminan lelang dapat diambil oleh pemilik proyek bila satu dan lain hal
tidak bersedia menerima pekerjaan yang telah dimenangkan dalam
lelang
2. Jaminan prestasi

Bentuk jaminan lain yang sering dijumpai dalam proyek kapital pembangunan
industri adalah jaminan prestasi. Maksud jaminan ini adalah untuk melindungi
pemilik terhadap kemungkinan kontraktor utama oleh suatu sebab tidak
memenuhi kewajibannya seperti telah ditentukan dalam kontrak EPK, misalnya:
menghentikan pekerjaan karena kesulitan keuangan.

3. Jaminan pembayaran

Dimaksudkan untuk melindungi sub kontraktor dan rekanan jika kontraktor

utamatidak melakukan pembayaran pada waktu dan jumlah yang telah
dijanjikan dalam kontrak mereka, sedangkan barang dan jasa telah diserahkan
dan dikerjakan sesuai dengan ketentuan

4. Jaminan subkontraktor
Dalam hal ini kontraktor utama, untuk melindungi dirinya dalam masalah
kerugian keuangan yang diakibatkan oleh sub kontraktor yang tidak dapat
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kontrak yang telah mereka setujui,
memerlukan suatu jaminan prestasi dari sub kontraktor