PO (PURCHASE ORDER) & PK (PERINTAH KERJA)

FLOWCHART SPB-PO PPK-PK

SPB/PPK

RM

VERIFIKASI

INVESTASI

PERSETUJUAN DIR.AREA BOD

PERSETUJUAN DIR.AREA BOD

PROCUREMENT

TENDER

EVALUASI

PO/PK

PO (PURCHASE ORDER)
LANGKAH-LANGKAH TERBIT PO: Pembuatan SPB (Surat Permintaan Barang) - Investasi - RM (Rutin Maintenance) Otorisasi SPB Penawaran Supplier (Tender) Evaluasi/ Verifikasi - Harga - Spesifikasi Barang - Account Budget - Kode Barang - Nama Supplier (Kredibilitas) Otorisasi untuk terbit PO (Purchase Order) Terbit PO

Klasifikasi Daftar Supplier & Transporter

Supplier Pabrik Supplier Teknik Supplier Umum Supplier SHE Supplier Tanaman Supplier HPT & Bibitan Transporter

Dasar-Dasar Penawaran Supplier Pengajuan Penawaran 3 Supplier (Kecuali barang yang dianggap khusus) Agent / Supplier Product Harga Termurah Kualitas Barang Delivery

Batasan Wewenang Persetujuan SPB

Pejabat Pengeluaran Rutin (Opex) Rp Investasi (Capex) Rp Site Ya s/ d ? juta Tidak Direktur Direktur HO Area Ya Ya s/ d ? juta s/ d ? juta Tidak Ya s/ d ? juta
*)

Board of Director Ya s/ d ? juta Ya untuk setiap investasi

Pejabat Division Direktur HO Pengeluaran Head Rutin (Opex) Ya Ya Rp s/ d ? juta s/ d ? juta Investasi (Capex) Rp Tidak Tidak -

*)

Board of Director Ya s/ d ? juta Ya untuk setiap investasi

PK (PERINTAH KERJA)
1. 2. Proses PPK menjadi PK Jenis jenis PK : - PK Swakelola
- PK Kontraktor Site - PK Kontraktor HO

Proses PPK menjadi PK

Verifikasi kelengkapan dokumen Evaluasi : harga Permintaan persetujuan Penerbitan PK Pembuatan SPK

Jenis Jenis PK :
1. PK Swakelola adalah PK yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri 2. PK Kontraktor terbagi atas
PK Kontraktor Site adalah PK yang dikerjakan oleh kontraktor lokal dan pembayaran dilakukan di site. PK Kontraktor HO adalah PK yang dikerjakan oleh kontraktor dan pembayaran dilakukan di Jakarta

Persyaratan Umum PPK

Spesifikasi harus standar Divisi masing- masing Gambar harus standar Divisi masing- masing Bill Of Quantity (BQ) harus sesuai dengan gambar dan spesifikasi RAB harus sesuai dengan gambar, spesifikasi dan BQ Harus ada budget di master budget Disetujui oleh ADM, Dir. Area dan Dir. Ops

Syarat pengajuan PK Swakelola

Memenuhi persyaratan umum RAB dihitung oleh site dengan mengacu harga standar di lokasi Biaya yang dihitung meliputi
Pembelian Material Premi Penggunaan alat :
Alat menggunakan alat sendiri Alat rental : - Ada kejelasan type alat, tahun pembuatan - Ada kejelasan tanggung jawab pemilik dan penyewa - Ada kontrak sewa alat

Kriteria Pengajuan PK Swakelola

Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan teknis SDM yang bersangkutan yang sesuai dengan fungsi & tugas pokok yang ada Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak diminati oleh kontraktor/penyedia barang/jasa Pekerjaan yang secara detail/rinci tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu Pekerjaan yang sifatnya kalibrasi sehingga dari hasil tersebut akan didapat structure cost untuk pekerjaan tersebut Pekerjaan untuk proyek percontohan(pilot project) yang memerlukan inovasi/ teknology tinggi

Tahapan Perencanaan Kegiatan Swakelola

Menetapkan sasaran, rencana kegiatan dan jadwal pelaksanaan Perencanaan teknis dan kebutuhan bahan, tenaga ahli serta peralatan yang sesuai. Bila dibutuhkan :
Untuk tenaga ahli bisa mengambil dari luar Untuk peralatan dapat dilakukan sewa

Penyusunan Rencana biaya (RAB)/ Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Penyusunan Kerangka Acuan Kerja, yang terdiri dari:
Uraian Kegiatan Waktu Pelaksanaan Produk yang dihasilkan serta biaya

Penjelasan RAB site/ HPS (Harga Perkiraan Sendiri)

HPS adalah perhitungan biaya atas pekerjaan sesuai dengan syarat-syarat yang ditentukan dalam dokumen tender/spesifikasi kerja, dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan Kegunaannya :
Untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan oleh calon pelaksana Sebagai acuan dalam negosiasi harga Sebagai bahan perhitungan penyesuian harga/eskalasi. Misalnya : Bila ada kenaikan BBM, maka HPS bisa dihitung ulang berdasarkan rumusan yang ada

Syarat pengajuan PK Kontraktor Site

Memenuhi persyaratan umum Tidak mampu dikerjakan secara swakelola RAB dihitung atau diajukan oleh kontraktor lokal Mencantumkan nama dan telpon kontraktor lokal Minimal ada 3 penawaran Melampirkan RAB site sebagai pembanding dan sebagai bahan untuk negosiasi

 Berlaku untuk pekerjaan baru Bila sifatnya repeat order maka cukup mencantumkan refferensi harga/PK yang ada Guna keperluan objectivitas penawaran harga, maka kewajiban melampirkan daftar penawaran sebanyak minimal 3 kontraktor harus diulang setiap 4 bulan.

Penjelasan Minimal ada 3 penawaran pada Syarat pengajuan PK Kontr. Site

Prosedur penawaran / tender site

Membuat undangan kepada calon kontraktor dengan mencantumkan closing date. Apabila diperlukan dapat mengadakan aanwijzing Buat Berita Acara. Pembukaan tender dengan Form Pembukaan Tender dan dihadiri oleh Administratur, KTU, Ka.Kebun, Ka.Teknik, tanpa calon kontraktor.

Prosedur penawaran / tender site

(lanjutan)

Melakukan klarifikasi teknis dengan calon kontraktor Buat Berita Acara. Melakukan klarifikasi dan negosiasi harga setelah mendapat petunjuk dari Head Office Buat Berita Acara. Semua hasil Berita Acara dikirim ke Jakarta untuk lampiran pembukaan PK.

Terima Kasih