2.

Tim Inti Organisasi Proyek

 Tim Inti Proyek
Adalah organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh bertugas
menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh manajer proyek
Anggota tim inti dapat berasal dari dalam organisasi perusahaan itu sendiri
atau bila belum sebagai penggerak utama proyek.

 Fungsi Tim Inti Proyek

Memadukan kegiatan-kegiatan proyek, baik kegiatan atau pekerjaan
tersebut dilakukan oleh bidang fungsional di dalam perusahaan itu sendiri
ataupun oleh sub kontraktor dan rekanan
Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam maupun ke luar
seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi
sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya,
jadwal dan mutu agar sasaran-sasaran yang tercantum dalam kontrak EPK
(engineering Pengadaan dan Konstruksi) dapat terpenuhi

1
 Faktor yang menentukan ukuran tim inti
Makin besar lingkup kerja makin bertambah jumlah anggota tim inti
Kompleksitas kegiatan proyek; makin kompleks, jumlah keperluan akan makin
bertambah
Macam kontrak; pada kontrak harga tidak tetap, umumnya keperluan jumlah tim inti
akan naik karena antara lain kegiatan administrasinya meningkat.
Keinginan tim pemilik; adanya keinginan informasi yang lengkap misal: latar
belakang evaluasi dan penghitungan peralatan, lelang dll kegiatan
Faktor geografis dan komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat
Adanya kepentingan khusus dari perusahaan misal: untuk mendapatkan kontrak-
kontrak baru dimasa depan, dll.

 Tugas dan tanggungjawab personel tim inti

Manajer Proyek
Memimpin pelaksanaan proyek sesuai kontrak EPK.
Memperhatikan kepentingan perusahaan, kepentingan pemilik proyek dan peraturan
pemerintah yang berlaku maupun situasi lingkungan daerah letak lokasi proyek

2
Mampu mengelola berbagai macam kegiatan, sejumlah besar tenaga kerja dan
tenaga ahli, terutama dalam aspek perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
untuk mencapai sasaran yaitu; jadwal, biaya dan mutu
Mengintegrasikan dan mensinkronisasikan semua kegiatan menjadi satu kegiatan
yang tepadu dalam rangka mencapai sasaran, meliputi:
 Bersama-sama dengan bidang hubungan luar atau bidang pemasaran,
meletakkan dasar-dasar hubungan dengan pemilik proyek
 Ikut memberikan masukan dalam menyiapkan dokumen usulan lelang
 Ikut serta negosiasi dalam usaha dalam memenangkan lelang

Bila lelang telah dimenangkan maka manajer proyek harus ikut aktif bahkan
bertindak sebagai pemimpin dalam hal-hal berikut:
 Ikut serta atau memimpin negosiasi kontrak EPK dengan
 Menyiapkan organisasi tim inti
 Mengidentifikasi dan negosiasi dengan departemen lain untuk pengisian personel
tim inti
 Memimpin pembuatan rencana pelaksanaan proyek (RPP), atau “project
executive plan”
3
  Meninjau kembali standar prosedur kerja ke luar maupun ke dalam yang dimiliki
perusahaan, apakah masih sesuai atau perlu perubahan untuk dipakai dalam
mengelola proyek yang sedang berlangsung
 Mengadakan rapat pemula pada perusahaan yang kemudian dilanjutkan dengan
hak pemilik untuk meninjau kembali semua aspek pelaksanaan mulai dari teknis
lingkup proyek, sampai kepada prosedur kerja bagi peserta proyek.
 Memimpin kegiatan garis besar perencanaan dan meletakkan dasar sistem
pengawasan dan pengendalian.
 Mengikuti, mengawasi dan memberi petunjuk kegiatan-kegiatan engineering,
pembelian, konstruksi dan start-up, serta melakukan koordinasi dengan
departemen fungsional dalam masalah tersebut agar diperoleh keyakinan bahwa
semuanya sesuai dengan sasaran proyek.
 Mengajukan pembayaran bagi pekerjaan-pekerjaan yang telah terselesaikan
sesuai kontrak EPK
 Memimpin pembuatan laporan berkala, mengenai kemajuan pelaksanaan proyek
 Ahli Perencanaan dan Pengendalian
Bertugas menyiapkan perkiraan biaya dan jadwal perencanaan penggunaan dana.
Kemudian diteruskan dengan kegiatan pengendalian biaya dan jadwal, seperti:
memantau kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan memuat prakiraan keperluan dana
dan jadwal penyelesaian proyek.
4
 Manajer Teknik
Menyiapkan desain engineering dari lingkup kerja proyek. Hal ini meliputi desain
proses, desain mekanikal, spesifikasi dan menyiapkan gambar peralatan dan
konstruksi.
Membuat harga bahan (bill of material) untuk pembelian material dan peralatan,
paket untuk lelang pembelian dan subkontraktor

 Manajer Lapangan
Bertanggungjawab atas semua kegiatan proyek di lapangan, seperti:
• Engineering dan pembelian yang dilakukan di lapangan, konstruksi instalasi
permanen dan sementara.
• Keselamatan kerja
• Keuangan dan akuntansi
• Administrasi umum, perburuhan dan personalia
• Pengawasan dan pengendalian mutu
Manajer lapangan mewakili perusahaan dalam hubungan dengan pihak ke tiga
seperti: instansi pemerintah dan perusahaan swasta
5
 Ahli Pengadaan Material dan Subkontrak
Bertanggungjawab mengenai pembelian, angkutan dan ekspedisi semua material,
peralatan dan sub kontrak untuk proyek, baik dilapangan maupun di kantor pusat.

 Kepala Administrasi, Personalia dan Jasa-jasa

Bertanggungjawab atas administrasi, dokumentasi, perburuhan dan personalia
proyek dan jasa-jasa.

 Ahli Keuangan dan Akuntansi

Mengurus dan bertanggungjawab atas keuangan dan akuntansi umum, pencatatan
penggunaan dana serta ikatan-ikatan yang diadakan.
Menyiapkan laporan keuangan kepada pemberi pinjaman dana proyek.

 Kepala Pengawasan dan Pengendalian Mutu

Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pengendalian mutu, baik dikantor pusat,
dilokasi proyek maupun dipabrik tempat peralatan dibuat.
Melakukan kegiatan yang bertujuan agar standar mutu memenuhi kontrak EPK
Memperhatikan ketentuan dan prosedur dari instansi yang berwewenang dalam
masalah pengendalian mutu.
6
 Tempat Kedudukan Tim Inti
a. Di Kantor Pusat: menangani pekejaan-pekerjaan mempersiapkan landasan
pelaksanaan, desain dan engineering, menyusun jadwal dan anggaran biaya dan
sebagian besar kegiatan pembelian. Tim dikantor pusat dipimpin oleh manajer
proyek
b. Di lokasi proyek: melaksanakan konstruksi dan pekejaan-pekerjaan lain yang
diperlukan seperti: mobilisasi tenaga dan peralatan. Tim dipimpin oleh manajer
lapangan

 Personalia Tim Inti

Keberhasilan pelaksanaan proyek akan sangat bergantung pada kualitas mereka yang
menanganinya, terutama mereka yang memegang posisi kunci, seperti: pimpinan dan
anggota tim inti.
• Kualifikasi Manajer Proyek
• berorientasi kuat pada pencapaian tujuan:
• kaya akan inisiatif
• luwes/fleksibel dalam pendekatan permasalahan tanpa mengorbankan sasaran
pokok
• Bersedia memiliki tanggungjawab yang lebih besar dibanding otoritas yang
diberikan kepadanya.
• Bersifat kritis terhadap tatanan / peraturan / prosedur yang berlaku 7
• Generalis dan spesialis
• Mempunyai pandangan / wawasan yang luas
• Mempunyai pengalaman yang banyak
• Memiliki pengetahuan teknis yang terinci dan mendalam
• Sebagai spesialis menguasai seluk beluk aspek teknik maupun operasional bidang
yang menjadi tanggungjawabnya

• Bergairah menghadapi tantangan

Kegiatan proyek selalu menjumpai banyak persoalan dan hambatan, oleh
karena itu pimpinan proyek perlu memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap
menghadapinya

• Menguasai aspek hubungan antar manusia

Manajer proyek beserta tim inti perlu mengadakan kontak dengan berbagai
tingkatan lapisan birokrasi dan individu organisasi peserta proyek

• Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan (Referent Power)

Kemampuan manajer proyek untuk mengajak peserta proyek melakukan
sesuatu sesuai dengan keinginannya karena dianggap memiliki pengetahuan
yang lebih luas dalam hal mengkaji dan mengantisipasi akibat sesuatu tindakan
tertentu atau kepuasan tertentu dalam menyelenggarakan proyek 8