Katagori Personil

Tim Proyek - Anggota Tim

SUMIYANTO
Program Studi Teknik Mesin
Fakultas Teknologi Industri
Institut Sains dan Teknologi Nasional
2021
Kategori Personel
• Proses pembangunan melibatkan banyak personel
dan dikategorikan dalam 5 kategori :
1. manajer senior : yang menentukan usaha yang
dikerjakan, dan pemegang keputusan dalam proyek.
2. manajer proyek (teknis)– pemimpin tim: yang membuat
rencana, memotivasi, mengatur dan mengendalikan
praktisi
3. praktisi : yang mengerjakan
4. klien : yang menentukan kebutuhan dan pihak lain yang
berkaitan dengan hasil produk
5. pengguna : yang berinteraksi langsung dengan proyek
yang dibangun.
Pemimpin Tim
• Pemimpin Tim disini adalah manager proyek.
• Seorang pemimpin tim diharuskan mempunyai
ketrampilan memimpin yang cukup.
• Seseorang tidak menjadi pemimpin tim secara
kebetulan tapi sungguh-sungguh karena punya
kemampuan.
• Kemampuan yang dibutuhkan dalam kepemimpinan
seperti:
1. mampu memotivasi
2. mampu berorganisasi
3. mampu mendorong keluarnya ide-ide baru
4. mencari penyelesaian masalah (problem solving)
5. mampu menjadi manajer
6. mampu menghargai kerja
7. mampu mengenali tim
Faktor yang mempengaruhi hasil akhir project :

1. Ukuran Project
2. Batas Waktu Pengerjaan
3. Perencanaan dana dan biaya
4. Aplikasi Utama yang digunakan
5. Teknologi yang akan di implementasikan
6. Sistem
7. Permintaan Pengguna
8. Sumber daya yang tersedia

Hidayatulah Himawan
 RUANG LINGKUP PROJECT MANAJEMEN

1. Kualitas Produk
2. Ketidakpastian
3. Resiko yang mungkin ada
4. Estimasi Biaya
5. Penjadwalan Project
6. Komunikasi Pelanggan
7. Staff
8. Pengawasan Project
9. Sumber Daya Lainnya

Hidayatulah Himawan
 PENYEBAB KEGAGALAN PROJECT

1. Penjadwalan yang tidak realistis

2. Usaha yang tidak sesuai dengan apa yang direncanakan
3. Perubahan permintaan pelanggan
4. Resiko yang telah diprediksi ataupun yang tidak dapat
diprediksi
5. Kesulitan teknik
6. Miskomunikasi antara staff project
7. Kesalahan pada project manajemen

Hidayatulah Himawan
TIM PROYEK
Tim Proyek

• Adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi

pengelola proyek.

• Ada personil fungsional dan organisasi induk, ada juga personil

yang menjadi inti dari tim.

Project office :
• Staf pendukung manajer proyek dan hanya bertanggung jawab
pada manajer proyek bertanggung jawab menangani pekerjaan
perencanaan jadwal, anggaran, desain dan rekayasa serta
kegiatan pendukung lainnya
• Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul
Anggota Tim Proyek
Manajer Proyek
Anggota :
• Contract Administrator
• Project Controller
• Project Accountant
• Customer Liason
• Production Coordinator
• Manajer Lapangan
• Quality Assurance Supervisor
Manajer Proyek

Integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator, enterpreneur dan agen perubahan

1. Mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan

2. Menjadi tempat terakhir dari laporan, memo, permintaan dan keluhan

3. Bertanggungjawab atas pengambilan keputusan dalam proyek

4. Memberi motivasi dan pemberi semangat dalam tim untuk mencapai tujuan

5. Bertanggung jawab dalam pengadaan dana, fasilitas, tim yang berkualitas dan negosiasi

6. Mempelopori ide baru dan inovatif

 Tanggungjawab Manajer Proyek

• Tanggungjawab utama seorang MP adalah menyerahkan hasil akhir

proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang telah
ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan.

• Tanggungjawab yang lain sangat bergantung pada ukuran proyek,

kemampuan MP, asal proyek, dan tugas-tugas yang didelegasikan oleh
pihak manajemen yang diatasnya.
Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah:
• Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir,
termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan penganggaran.

• Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek.

Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.

• Memonitor status proyek.

• Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.

• Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.

• Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.

• Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya

bila tujuan tidak tercapai.
 Kompetensi dan Orientasi MP

• Kemampuan manajerial

• Kompetensi teknis funsional

Kombinasi diantara kedua hal tersebut sangat dipengaruhioleh jenis
proyek yang dikerjakan

• Dasar pengetahuan :
a. Penggunaan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya, cash flow,
penganggaran, insentif dan hukuman
b. Jenis kontrak dan konsekuensi
c. Pengendalian manajemen
Kategori kualifikasi MP

1. Karakteristik Personal

2. Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer

Proyek antara lain:
• mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi
• mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif
• percaya diri, bisa meyakinkan orang lain
• punya disiplin
• seorang generalis
• bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan
• mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu,
biaya dan faktor manusia
3. Ketrampilan Perilaku
Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara lain kemampuan
mendengaran secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin
jaringan komunikasi informal. Ia juga harus membangun
kepercayaan dalam tim, menumbuhkan semangat tim. Seorang
MP perlu juga menguasai istilah-istilah teknis yang mungkin
digunakan oleh bawahannya untuk memperlancar proses
komunikasi.

4. Ketrampilan Bisnis
Ketrampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang Manajer Proyek
karena kemampuan ini akan sangat menunjang keberhasilan
dalam mengelola suatu proyek.
5. Kemampuan dalam ketrampilan bisnis, meliputi :

• pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu

sendiri

• pemahaman mengenai manajemen secara umum yang

meliputi : pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum,
administrasi karyawan dan konsep umum mengenai
keuntungan

• kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan

proyek

• punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari melatih dan

mengembangkan kemampuan bawahan
6. Kemampuan Teknis

• Seorang manajer proyek perlu mengambil keputusan tentang

hal-hal yang berhubungan dengan masalah teknis. Untuk itu
perlu
mengetahui aspek teknis dari proyek yang ditangani.

• Dalam provek yang rendah kandungan teknologi pemahaman

teknis bisa didapat dari pengalaman maupun latihan-latihan
yang
bersifat informal.

• Tetapi untuk proyek yang melibatkan pemakaian yang

berteknologi tinggi pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa
sangatlah penting dimiliki seorang manajer proyek.
Anggota Tim Proyek
Contract Administrator

Contract administrator terlibat dalam :

• penyiapan proposal,
• negosiasi kontrak,
• mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek,
• mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-perubahan
terhadap lingkup proyek,
• mengkomunikasikan penyelesaian tahap-tahap penting,
• dokumentasi masalah hukum,
• modifikasi kontrak.
Project Controller

Tugas project controller adalah :

• membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian,
pelaporan, dan evaluasi.

• bekerjasama dengan manajer fungsional dalam mendefinisikan

tugas dan hubungan tugas antar bagian, dan menentukan
orang-orang yang bertanggungjawab untuk mengendalikan
tugas, memonitor kemajuan pekerjaan, mengevaluasi jadwal
dan kemajuan biaya, merevisi estimasi waktu dan biaya untuk
menyelesaikan proyek.
Project Accountant
• Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial dari manajer proyek,
membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan,
menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu,
menginvestigasi masalah-masalah finansial.

Customer Liason
• Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek.
• Ia berperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa
yang sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan kontrak,
bertanggungjawab menjaga hubungan baik kontraktor-customer.
Production Coordinator
• Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-
aspek produksi.
• Tanggungjawabnya meliputi review semua dokumentasi
engineering yang dikeluarkan untuk manufacturing, memonitor
pengadaan dan perakitan komponen, memonitor ongkos
produksi, membuat jadwal untuk aktivitas yang berhubungan
dengan produksi.

Manajer Lapangan
• Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan
penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.
• Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasioperasi di
lapangan, memonitor biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi
personil dan berhubungan dengan manajer proyek
Quality Assurance Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur

pemeriksaan untuk memastikan
pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan