MANAJEMEN PROYEK

SUMIYANTO
Program Studi Teknik Mesin
Fakultas Teknologi Industri
Institut Sains dan Teknologi Nasional
2021
Konsep dan Pemikiran Manajemen
Dari sejumlah pemikiran manajemen modern sedikitnya tiga
diantaranya yg berpengaruh besar dan berkaitan erat dgn konsep
manajemen proyek yaitu :

1. manajemen klasik
2. pendekatan sistem
3. pendekatan contingency (situasional)

Manajemen
Klasik Manajemen
Pendekatan Proyek
Sistem Pendekatan
Situasional
Definisi Manajemen secara umum :

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir,

memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta
sumber daya yang lainnya untuk mencapai sasaran
organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan

Yang dimaksud proses adalah :

Mengerjakan sesuatu dgn pendekatan yg sistematis

Sedangkan sumber daya perusahaan terdiri dari : tenaga,

keahlian, peralatan, dana dan informasi
 Pemikiran manajemen klasik berkembang pada zaman tumbuhnya industri
modern dlm rangka menaikan efisiensi dan produktivitas

Manajemen klasik menggolongkan kegiatan operasi organisasi (perusahaan)

menjadi 6 butir

kegiatan operasi perusahaan

1. Teknis 6. Manajemen dgn fungsi

2. Koordinasi
3. Keamanan a. merencanakan
4. Keuangan b. mengorganisasi
5. Akuntasi c. memimpin
d. staffing
e. mengendalikan
Fungsi manajemen dpt diuraikan sebagai berikut :

Merencanakan
Merencanakan berarti memilih dan menentukan
langkah-langkah kegiatan yg akan datang yang
diperlukan utk mencapai sasaran
1. menentukan sasaran yg hendak dicapai
2. menyusun urutan langkah kegiatan
Barangkat dari pengertian ini maka perencanaan
dimaksudkan utk menjembatani antara sasaran yg akan
diraih dgn keadaan atau situasi awal
Mengorganisir

Mengorganisir dpt diartikan sbg segala sesuatu yg

berhubungan dgn cara bgm mengatur dan
mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kpd
peserta kelompok agar dpt mencapai sasaran secara
efisien

Hal ini dpt dijabarkan menjadi pembagian tugas,

tanggung jawab dan otoritas dan selanjutnya disusun
struktur organisasi
Memimpin
Kepemimpinan adalah aspek yg penting dlm mengelola
suatu usaha, yaitu mengarahkan dan mempengaruhi
sumber daya manusia dlm organisasi agar mau bekerja
utk mencapai tujuan yg tlh digariskan

Mengarahkan dan mempengaruhi ini erat hubungannya

dgn motivasi, pelatihan, kepenyeliaan, koordinasi dan
konsultasi

Faktor lain yg perlu diperhatikan adalah gaya

kepemimpinan yg hendak diterapkan krn berpengaruh
thd keberhasilan mencapai tujuan
Mengendalikan

Mengendalikan adalah menuntun dlm arti memantau,

mengkaji dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil
kegiatan sesuai dgn ketentuan

Jadi dlm fungsi ini hasil-hasil pelaksanaan kegiatan

selalu diukur dan dibandingkan dgn rencana

Dengan demikian pengendalian merupakan salah satu

upaya utk meyakini bahwa arus kegiatan bergerak ke
arah sasaran yg diinginkan
Staffing
Staffing meliputi pengadaan tenaga, jumlah maupun
kualifikasi yg diperlukan bagi pelaksana kegiatan,
termasuk perekrutan, pelatihan dan penyelesaian utk
menempati posisi dlm organisasi

Dengan demikian staffing merupakan bagian dari fungsi

mengorganisir, tapi sebagian ahli sering memasukan sbg
salah satu fungsi manajemen
Manajemen proyek
Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah merencankan,

mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber
daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka
pendek yang telah ditentukan
Lebih jauh manajemen proyek menggunakan
pendekatan sistemdan hirarki (arus kegiatan) vertikal
maupun horizontal
Dari definisi diatas terlihat bahwa konsep menajemen proyek
mengandung hal-hal berikut :

a. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan

fungsinya yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin
dan mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa
manusia, dana dan material
b. Kegiatan yg dikelola berjangka pendek dgn sasaran yg telah
digariskan
c. Memakai pendekatan sistem
d. Mempunyai hirarki (arus kegiatan) horizontal maupun
vertikal
Porfil Kegiatan Proyek
Kegiatan proyek telah lama dikenal, apakah itu
membuat rumah sederhana atau membuat gedung
pencakar langit

Dalam masa sekarang ini proyek makin beraneka

ragam, canggih dan kompleks

Mengapa kegiatan itu disebut proyek …. ?

Apa itu proyek ….. ?

Demikian beragamnya yang disebut proyek maka perlu

adanya penjelasan kegiatan yang berbentuk proyek
Kegiatan Proyek dapat diartikan :
1. kegiatan sementara
2. dalam jangka waktu terbatas
3. alokasi sumber daya tertentu
4. melaksanakan tugas yang sasaran telah digariskan dengan
jelas

Tugas tersebut dapat berupa :

1. membangun pabrik
2. membuat produk baru
3. melakukan penelitian & engembangan
4. dlsb - dlsb
Dengan demikian ciri-ciri pokok proyek :

1. memiliki tujuan yg khusus, produk akhir atau hasil

kerja akhir
2. jumlah biaya, sasaran, jadual serta kriteria mutu dlm
mencapai tujuan telah ditentukan
3. bersifat sementara
4. nonrutin, tidak berulang-ulang
5. jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang
proyek berlangsung
• Karakteristik proyek:
• Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifatnya sementara, diketahui kapan
mulai dan berakhirnya
• Dibatasi oleh biaya/budget
• Dibatasi oleh kualitas
• Biasanya tidak berulang-ulang

• Contoh proyek:
• Pembuatan rumah
• Pembuatan jalan raya
• Pembuatan jembatan
• Pembuatan iklan perusahaan
• Pembentukan tim evaluasi lokasi baru perusahaan
• Pembuatan prototipe produk baru
• dll
Tujuan
Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang
berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir
tertentu.

Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus

diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan.

Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan

koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub-sub
pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan
performansi.
Kompleksitas

Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi

(pemasaran, personalia, engineering, produksi, keuangan)
karena diperlukan bermacam-macam ketrampilan dan bakat
dan berbagai disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan
dalam proyek.

Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk

kesuksesan proyek sesuai dengan tujuan
Keunikan

Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dan apa yang
sudah pernah dikerjakan sebelumnya. Bahkan dalam proyek yang
rutin seperti pembangunan perumahan sering terjadi hal-hal baru
karena berbeda lokasi seperti pencarian tenaga kerja, pengusahaan
fasilitas umum (listnik, telepon, air), pembebasan tanah dan lain-
lain yang membuat setiap proyek berbeda dengan yang lain. ‰
Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak
pernah terulang dengan persis sama.
Tidak permanen

Proyek adalah aktivitas temporer.

Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola

personalia, material dan fasilitas untuk mencapai
tujuan tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu, dan
sekali tujuan tercapai, organisasi akan dibubarkan
dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai
tujuan yang lain lagi
 Ketidakbiasaan
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen
yang tidak pasti dan beresiko. Kegagalan suatu proyek bisa berakibat
buruk bagi organisasi

Siklus hidup
Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu
tujuan, selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang
disebut siklus hidup proyek.

Tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan

berubah bila proyek memasuki satu fase baru.
Dalam proses mencapai tujuan telah ditentukan batasan yaitu :
anggaran – jadual – mutu
yang lebih dikenal dengan : tiga kendala (triple constraint)

biaya

anggaran

jadual mutu

waktu kinerja
Gambar diatas merupakan parameter penting bagi
penyelenggara proyek yg sering diasosiasikan sbg
sasaran proyek

Anggaran :
a. proyek hrs diselesaikan dgn biaya yg tdk melebihi
anggaran yg telah ditetapkan
b. bila proyek tsb membutuhkan anggaran yg besar
maka anggaran dipecah utk priode tertentu yg
jumlahnya disesuaikan dgn keperluan
Jadual :
a. proyek hrs dikerjakan sesuai dgn kurun waktu dan
tanggal akhir yg telah ditentukan
b. bila hasil akhir adalah produk baru, maka
penyerahannya tdk boleh melewati batas waktu yg
ditentukan
Mutu :
a. produk atau hasil kegiatan proyek hrs memenuhi
spesifikasi dan kriteria yg ditentukan
b. memenuhi persyaratan mutu berarti mampu
memenuhi tugas yg diberikan
Ketiga batasan tersebut bersifat tarik menarik artinya
jika ingin meningkatkan kinerja maka selanjutnya
berakibat pada naiknya biaya yg bisa melebihi anggaran

Sebaliknya bila ingin menekan biaya maka biasanya hrs

berkompromi dengan mutu dan jadual

Dari segi teknis ukuran keberhasilan proyek dikaitkan

dgn sejauh mana ketiga sasaran tsb dipenuhi
Perbandingan kegiatan proyek vs operasional
proyek
bercorak dinamis, non rutin
siklus relatif pendek
intensitas kegiatan berubah
kegiatan hrs diselesaikan sesuai
dana dan jadual yg tlh ditentukan
terdiri dari bermacam kegiatan
dan memerlukan berbagai disiplin
ilmu
keperluan sumber daya berubah
baik macam maupun volumenya
operasional
berulang dan rutin
berlangsung dlm jangka panjang
intensitas kegiatan relatif sama
batasan anggaran dan jadual tdk
setajam proyek
macam kegiatan tdk terlalu
banyak
macam dan volume keperluan
sumber daya relatif konstan
Kompleksitas Proyek
Kompleksitas proyek tdk tergantung dari besar kecilnya
ukuran suatu proyek, karena bisa saja proyek kecil dpt
bersifat lebih kompleks dari proyek besar

Kompleksitas proyek tergantung dari hal-hal berikut :

a. Jumlah macam kegiatan didlm proyek
b. Macam dan jumlah hubungan antar kelompok
(organisasi) di dalam proyek
c. Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan
(organisasi) di dlm proyek dgn pihak luar
Macam Proyek

Dilihat dari komponen kegiatan utama, maka macam

proyek dapat dikelompokan menjadi :

a. Proyek Engineering-Konstruksi
b. Proyek Engineering-Manufaktur
c. Proyek Penelitian & Pengembangan
d. Proyek Pelayanan Manajemen
e. Proyek Kapital
Proyek Engineering-Konstruksi
Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari :
Pengkajian, Kelayakan, Desain Engineering, Pengadaan dan
Konstruksi

Proyek Engineering-Manufaktur
Proyek ini dimaksudkan utk menghasilkan produk baru, kegiatan
utamanya meliputi :
Desain Engineering, Pengembangan Produk, Pengadaan,
Manufaktur, Perakitan, Uji Coba dan Operasi Produk
Bila kegiatan ini dilakukan secara rutin dan menghasilkan produk
yang sama maka kegiatan ini tidak lagi diklasifikasikan sebagai
proyek
Proyek Penelitian & Pengembangan
Proyek ini bertujuan melakukan penelitian & pengembangan dlm
rangka menghasilkan suatu produk tertentu dan seringkali
menempuh proses yg berubah-ubah

Proyek Pelayanan Manajemen

Proyek-proyek macam ini diantaranya :
a. Merancang sistem informasi management,
meliputi perangkat lunak maupun perangkat keras
b. Merancang program efisiensi & penghematan
c. Diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan
Proyek Kapital
Berbagai badan usaha atau pemerintah memiliki kriteria
tertentu utk proyek kapital

Hal ini berkaitan dgn penggunaan dana kapital untuk

investasi

Proyek kapital umumnya meliputi pembebasan tanah,

penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan
(mesin-mesin), manufaktur (pabrikasi) dan konstruksi
pembangunan fasilitas produksi
Timbulnya suatu proyek
Awal timbulnya proyek dpt berasal dari beberapa
sumber

a. Rencana Pemerintah
b. Permintaan Pasar
c. Dari dlm Perusahaan ybs
d. Dari kegiatan Penelitan & Pengembangan
Tahap Siklus Proyek

Siklus sebuah proyek memiliki tiga tahap yaitu :

1. Tahap Konseptual
2. Tahap Definisi atau Tahap Perencanaan & Pemantapan
3. Tahap Implementasi
4. Tahap Operasi atau Utilisasi (tdk termasuk dlm siklus
proyek)
1. Tahap Konseptual
Priode ini terdiri dari beberapa kegiatan yaitu
a. Menyusun dan merumuskan gagasan
b. Menganalisa pendahuluan
c. Melakukan studi kelayakan

Salah satu kegiatan utama yg bersifat comprehensive dlm tahap

ini yg mencoba menyoroti segala aspek mengenai layak tidaknya
suatu gagasan utk direalisasi disebut STUDI KELAYAKAN

Studi Kelayakan mempunyai lingkup dan aspek pengkajian yg

lebih luas, mendorong potensi yg positif dan menaruh perhatian
khusus thd kendala dan keterbatasan
2. Tahap Perencanaan & Pemantapan
Kegiatan utama dalam tahap ini adalah :
a. Melanjutkan evaluasi hasil kegiatan tahap konseptual yg lebih
mendalam dan terinci, shg kesimpulannya cukup mantap utk
dipakai sbg dasar pengambilan keputusan
b. Menyiapkan perangkat seperti data, kriteria dan spesifikasi teknis,
engineering dan komersial yg selanjutnya dipakai utk membuat
dokumen tender dan kontrak
c. Menyusun perencanaan dan membuat keputusan yg berkaitan dgn
garis besar penyelenggaran proyek seperti jenis kontrak, sasaran
pokok, filosofi desain, komposisi pendanaan, dlsb
d. Memilih peserta proyek yg terdiri dari staf pemilik, kontraktor,
konsultan, arsitek, dlsb
3. Tahap Implementasi
Tahap implementasi terdiri dari kegiatan sebagai berikut :

a. Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program

implementasi dan mengkomunikasikan kepada peserta dan penanggung
jawab proyek
b. Melakukan pekerjaan disain engineering terinci, pengadaan material
dan peralatan, pabrikasi, instalasi (konstruksi)
c. Melakukan perencanaan dan pengendalian pada aspek biaya, jadual dan
mutu
d. Memobilisasi tenaga kerja, melatih dan melakukan pengawasan
e. Menutup proyek antara lain : kegiatan inspeksi akhir, uji coba, start-up dan
pra operasi
d. Menyerahkan hasil proyek kepada pemilik
e. Menyelesaikan masalah asuransi, klaim dan keuangan proyek