7

BAB III
GAMBARAN UMUM DIVISI

3.1 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi HSM #2 Project

7
 8

3.2 Job Description

Dari bagan struktur organisasi pada gambar 3.1, tugas utama dari masing masing
jabatan adalah sebagai berikut
1. Steering Committee
Tujuan dari Steering Committee adalah memutuskan, mengarahkan dan
mengontrol Proyek yang bersifat strategis untuk menjaga tetap dalam
kendali dan sukses memenuhi tujuan yang telah direncanakan. Steering
Committee mempunyai tanggung jawab sebagai berikut:
a. Memilih pendekatan manajemen proyek yang dijalankan oleh tim
proyek hasil dari pemahaman yang luas terhadap isu-isu manajemen
proyek.
b. Meninjau dan memberikan persetujuan terhadap tujuan, sasaran, ukuran
keberhasilan dan ruang lingkup proyek.
c. Meninjau dan memberikan persetujuan terhadap deliverables yang
teridentifikasikan dalam pernyataan ruang lingkup Proyek.
d. Meninjau dan memberikan persetujuan terhadap anggaran, strategi
manajemen resiko Proyek, dan manajemen quality assurance.
e. Mengarahkan Tim manajemen proyek sehingga semua standar,
prosedur yang digunakan dalam Tim manajemen proyek sejalan dengan
standar dan prosedur kerja perusahaan.
f. Menyelesaikan konflik dan perselisihan antar Business Process Owner
dan menentukan prioritas serta alokasi sumber daya yang mengalami
konflik.
g. Menjaga komunikasi dengan stakeholder luar perusahaan dalam
kaitannya dengan kinerja perusahaan yang diakibatkan Proyek.
h. Mengangkat isu-isu strategis yang berdampak dengan perusahaan
dalam kaitannya dengan Proyek.
2. Project Sponsor
Project Sponsor bertujuan untuk memutuskan, mengarahkan dan
mengawasi progress dan pelaksanaan Proyek untuk tetap dalam kendali

8
 9

dan sukses memenuhi tujuan yang telah direncanakan. Project Sponsor

mempunyai tanggung jawab sebagai berikut:
a. Representative Direksi yang senantiasa memonitor dan mendorong
kemajuan progres Proyek dan memberikan arahan terhadap
permasalahan yang timbul selama pekerjaan berlangsung.
b. Memberikan persetujuan-persetujuan Proyek sesuai kewenangan yang
diatur dalam prosedur dan ketentuan yang berlaku.
c. Menyelesaikan masalah yang timbul antara Business Process Owner
pada tingkat perusahaan.
d. Memberikan keputusan tentang anggaran dan perubahannya yang
diajukan oleh Tim Pelaksana.
e. Memfasilitasi penyediaan pendanaan Proyek yang cukup sesuai
dengan nilai Proyek dalam kontrak.
f. Memonitor progres dan mendorong penyelesaian Proyek secara tepat
waktu, tepat biaya dan tepat kualitas.
g. Menjadi sponsor Proyek sehingga stakeholder luar perusahaan paham
akan informasi Proyek, kemajuan Proyek dan nilai tambah Proyek
pada perusahaan.
3. Executive Advisors
Executivee Advisors bertujuan untuk mendukung pengalokasian sumber
daya dan fasilitas serta memberi saran dan rekomendasi untuk kelancaran
pelaksanaan Proyek. Executive Advisors mempunyai tanggung jawab
sebagai berikut:
a. Memberikan akses dan kemudahan dalam usaha pelaksanaan dan
penyelesaian pekerjaan.
b. Memberikan pendapat/saran berkenaan dengan pelaksanaan kontrak.
c. Memberikan dukungan dan fasilitas atas pelaksanaan pekerjaan sesuai
jadwal dan lingkup pekerjaan.
4. Project Director
Project Director bertujuan untuk merencanakan, mengkoordinasikan,
mengawasi dan memutuskan operasional pelaksanaan Proyek untuk tetap

9
 10

dalam kendali dan sukses dalam memenuhi tujuan dan target yang telah
direncanakan. Project Director mempunyai tanggung jawab sebagai
berikut:
a. Memberikan persetujuan-persetuan Proyek sesuai kewenangan yang
diatur dalam prosedur dan ketentuan yang berlaku.
b. Mempertanggungjawabkan penyelesaian Proyek kepada Project
Sponsor baik dari sisi kualitas, schedule dan ketepatan biaya.
c. Menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam tingkat Tim
Manajemen Proyek dan pihak terkait.
d. Memberikan arahan-arahan dan atau persetujuan terhadap detail
rencana Proyek berdasarkan rencana Proyek, anggaran dan perkiraaan
biaya Proyek, kualitas Proyek dan alokasi sumber daya.
e. Mengkoordinasikan perencanaan komunikasi Proyek, manajemen
risiko, perencanaan pengadaan, pelaksanaan quality assurance,
penyusunan Tim Proyek, pengkomunikasian informal status Proyek,
change order dan pengendalian kesesuaian jadwal Proyek.
5. Team Construction & Operating Supporting
Team Construction & Operating Supporting mempunyai tanggung jawab
sebagai berikut:
a. Mengelola hubungan kontraktual/komersial dengan Kontraktor,
menyiapkan komunikasi dan korespondensi berkenaan dengan
perselisihan tentang kondisi dan persyaratan kontrak, perubahan
kontrak, teguran terhadap unjuk kerja yang tidak sesuai kontrak oleh
Kontraktor.
b. Mengkaji dokumentasi kebutuhan yang meliputi informasi penting
tentang kebutuhan proyek dan kebutuhan terkait kontrak dan hukum
seperti keselamatan kerja, keamanan, perijinan, custom clearence.
c. Menyiapkan klaim kepada Kontraktor, mereview klaim dari
Kontraktor dan memberi usulan jawaban terhadap permasalahan dan
kendala yang terjadi.

10
 11

d. Mengevaluasi usulan perubahan kontrak, member rekomendasi dan

menyiapkan dokumen untuk proses lanjut.
e. Memverifikasi kelengkapan persyaratan dokumen permintaan
milestone/progress certificate dari Kontraktor, member rekomendasi
dan menyiapkan dokumen untuk proses lanjut.
f. Menangani dan menyelesaikan permasalahan L/C, Master List,
custom clearence dan insurance.
g. Mengkaji deliverables, batasan dan asumsi yang didokumentasikan
dalam baseline ruang lingkup proyek dan melakukan analisa dan
evaluasi schedule network dan pergerakan progres Proyek.
h. Mengurus perijinan impor barang, custom clearence atas semua
barang impor dan bekerja sama dengan instansi terkait.
i. Membuat analisa resiko dan pengelolaan resiko baik internal maupun
external berdasarkan ruang lingkup proyek, jadwal, anggaran, strategi
komunikasi yang telah ditetapkan dan proses bisnis perusahaan.
j. Mengkaji project management plan, jadwal proyek, informasi kinerja,
dan proses bisnis perusahaan yang meliputi kebijakan kontrol jadwal,
tools untuk control jadwal, maupun metode monitoring dan pelaporan
yang akan digunakan.
k. Menggunakan software Project Management dan software lainnya
untuk membantu penyusunan resources breakdown structures,
ketersediaan sumber daya dan lain-lain untuk membantu optimasi
utilisasi sumber daya.
l. Mengkaji policy, prosedur dan panduan terkait perencanaan aktivitas
yang telah ada di proses bisnis perusahaan seperti metodologi
penjadwalan.
m. Mengawasi kedatangan, penyimpanan sampai pemindahan barang di
Gudang berkait ke lokasi proyek.
n. Menjamin keamanan di plant site selama tahap persiapan fisik,
pelaksanaan dan penyelesaian Proyek serta mengawasi equipment
proyek.

11
 12

o. Mempelajari dan mendefinisikan peralatan keselamatan kerja/APD

yang dibutuhkan selama Proyek berlangsung serta mengawasi
jalannya implementasi keselamatan kerja selama Proyek berlangsung.
6. Project Integration Manager
Project Integration Manager bertujuan untuk mempertanggungjawabkan
penyelesaian Proyek serta merencanakan, mengkoordinasikan,
merekomendasikan dan mengaktualisasikan pelaksanaan Proyek untuk
tetap dalam kendali dan sukses dalam memenuhi tujuan dan target yang
telah direncanakan, Project Integration Manager mempunyai tanggung
jawab sebagai berikut:
a. Mengorganisasikan, mengkoordinasikan, merekomendasikan dan
melaksanakan kegiatan Tim Manajemen Proyek dalam:
 Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan seluruh ruang lingkup
Proyek yang dilaksanakan oleh Kontraktor, mulai dari tahap
engineering, procurement, civil work, shipment,
erection/installation, commissioning sampai final acceptance agar
sesuai dengan ketentuan dalam kontrak.
 Mengkoordinasikan dan melaksanakan pekerjaan yang menurut
kontrak menjadi tangung jawab Perseroan.
 Mengintegrasikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab
kontraktor dengan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab
Perseroan, maupun dengan fasilitas existing plant.
 Melaksanakan kegiatan: Mengidentifikasi, menganalisa dan
merespons risiko pelaksanaan Proyek (dari sisi pandang Owner)
yang diperlukan untuk meminimalkan kemungkinan dan dampak
yang member pengaruh negatif terhadap penyelesaian Proyek.
 Mengawasi penerapan program Keselamatan Kerja dan
Perlindungan Lingkungan Hidup selama pelaksanaan Proyek di
lapangan untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja atau
kerusakan material, equipment dan lingkungan hidup.

12
 13

 Menyelenggarakan rapat rutin berkala dan rapat koordinasi

pelaksanaan Proyek.
 Menyiapkan dan menyampaikan laporan mingguan/bulanan
kemajuan pelaksaan Proyek, laporan kegiatan Proyek lainnya
maupun laporan penutup Proyek, setelah Proyek resmi dinyatakan
berakhir.
 Memeriksa, menyetujui dan mengendalikan penerbitan Laporan
Penelitian Pekerjaan (LPP) dan Laporan Hasil Pekerjaan (LHP).
b. Sebagai wakil Perseroan dalam berhubungan langsung dengan
Kontraktor dalam menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan
dengan pelaksanaan fisik dari Proyek.
c. Bertanggung jawab dan melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada
Project Director.
7. Team Leader Construction
Team Leader Construction mempunyai tanggung jawab sebagai berikut:
a. Mereview data basic design dan detail engineering sebagai dasar
dalam melakukan konstruksi yang dilakukan oleh kontraktor.
b. Melakukan diskusi teknis aspek konstruksi proyek dengan kontraktor.
c. Memberikan persetujuan terhadap construction basic design drawing
dan dokumen yang terkait.
d. Mereview plan schedule and S-Curve yang dibuat kontraktor
khususnya untuk tahapan konstruksi, instalasi hingga mechanical
completion.
e. Monitor kegiatan konstruksi dan instalasi alat di lokasi proyek
meliputi manpower/work assignment, work in progress dan material
delivery untuk memastikan bahwa performance, schedule dan quality
dapat terpenuhi sesuai kontrak.
f. Melaksanakan pemeriksaan, pengujian atau pengetesan kualitas bahan
dan equipment hasil fabrikasi atau yang dipasok dan akan dipasang
oleh kontraktor.

13
 14

g. Menjaga standar konstruksi dan review regulasi lokal yang terkait,

untuk mencegah timbulnya hasil pekerjaan /pelaksanaan proyek yang
tidak memenuhi standar kualitas yang relevan sesuai kontrak.
h. Memeriksa, memberi tanggapan dan memberi persetuan terhadap hasil
dan progres pekerjaan konstruksi dan erection dari kontraktor.
i. Memeriksa progres bulanan terkait konstruksi yang diajukan
kontraktor, verifikasi ruang lingkup pekerjaan yang telah diserahkan
oleh kontraktor serta menentukan daftar item yang harus
diperbaiki/direkonstruksi.
j. Menginformasikan kepada kontraktor standar penomoran equipment
& drawing serta engineering standard lain yang berlaku di Perseroan.
k. Melakukan pengkajian design dan kebutuhan peralatan untuk proyek
KS scope.
l. Menetapkan kriteria dan tata cara evaluasi teknis aspek peralatan
konstruksi untuk proyek KS scope.
m. Melakukan review atas penawaran peserta tender terkait dengan aspek
konstruksi untuk KS scope.
n. Mengarahkan TOP untuk Water Supply, electricity dan Gas.
o. Mengambil tindakan untuk mencegah dan menghindari terjadinya
keterlambatan penyelesaian konstruksi dan erection proyek, termasuk
siap mereview kelayakan secara teknis atas solusi yang diajukan
kontraktor pada saat terjadi problem konstruksi.
p. Berkoordinasi dengan Sub Team Commissioning dalam pelaksanaan
Operating Pilot Test dan tes untuk Mechanical Completion.
q. Mengarahkan/berkomunikasi dengan kontraktor dalam penentuan
laydown area.
r. Mengelola drawing civil dan architectural yang diserahkan oleh
kontraktor.
s. Memonitor dan mendukung proses sertifikasi (uji kelayakan operasi)
alat.

14
 15

8. Team Leader General Facilities & Outsourcing Coordinator

Team Leader General Facilities & Outsourcing Coordinator mempunyai
tanggung jawab sebagai berikut:
a. Merencanakan, meninjau, mengontrol dan menyelesaiakan aspek
teknis (engineering) Plant Auxilary & Utility dan support fasilitas
lainnya.
b. Mempelajari lay out pabrik sebagai acuan untuk menentukan lokasi
Take Over Point (TOP) untuk air, listrik, natural gas, Nitrogen,
Oksigen, air buangan.
c. Mempelajari data basic design dan detail design engineering sebagai
dasar dalam melakukan pemipaan air, natural gas, nitrogen gas,
Nitrogen, Oksigen, WTP, workshop, laboratory, system pemadam
kebakaran, system AC, system communication serta kelistrikan dari
KDL ke TOP.
d. Menyiapkan dan menganalisa dokumen proyek yang terkait dengan
pematangan lahan, pembuatan jalan akses, pemipaan air, natural gas,
Nitrogen, Oksigen, pemasangan crane, serta kelistrikan sampai dengan
TOP.
e. Menetapkan kriteria dan tata cara evaluasi teknis serta pengawasan
dalam proses pematangan lahan, pembuatan jalan akses, pemipaan air,
natural gas, Nitrogen, Oksigen, pemasangan crane, serta kelistrikan
sampai dengan TOP.
f. Melakukan negosiasi teknis dan pengajuan claim atas pekerjaan
pematangan lahan, pembuatan jalan akses, pemipaan air, natural gas,
Nitrogen, Oksigen, pemasangan crane, serta kelistrikan sampai dengan
TOP.
g. Mengawasi, mengendalikan dan mengkoodinasikan fungsi
penanganan oleh pihak ketiga (outsourcing) untuk memastikan
seluruh fungsi outsourcing dapat berjalan sesuai dengan target yang
ditentukan.

15
 16

h. Mengambil tindakan untuk mencegah dan menghindari terjadinya

keterlambatan penyelesaian proyek.
9. Operation Preparation Manager HSM #2
Operation Preparation Manager HSM #2 mempunyai tanggung jawab
sebagai berikut:
a. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mempersiapkan seluruh
aktivitas yang terkait dengan persiapan Operasi pabrik HSM #2,
commissioning, performance test hingga serah terima pabrik dari
project kepada Manajemen Operasi yang meliputi namun tidak
terbatas pada perencanaan, persiapan, pengawasan dan pengendalian
pekerjaan individual test, cold test, hot test, trial production,
provisional acceptance dan final acceptance untuk memastikan project
dapat berjalan sesuai dengan kontrak turnkey yang telah disepakati.
b. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mempersiapkan seluruh
sumber daya dan supporting yang dibutuhkan untuk menjamin
kelancaran operasional pabrik HSM #2 yang meliputi namun tidak
terbatas pada pengelolaan dan perencanaan anggaran dan program
kerja; bahan baku slab, operating material, spare part dan tools;
Organisasi, pemenuhan SDM dan kebutuhan training; utility dan
supporting facilities; penanganan limbah dan by product serta jasa
penunjang operasi dan perawatan untuk memastikan operasional
pabrik HSM #2 dapat berjalan sesuai target yang direncanakan.
c. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mempersiapkan seluruh
sistem dan kebijakan yang terkait dengan manajemen produksi dan
sistem produksi HSM #2 yang meliputi namun tidak terbatas pada
penyiapan sistem SAP, MES, Work Instruction (WI), Standar
Operating Prosedur (SOP), Technical Standard Engineering (TSE) dan
sistem pendukung lainnya untuk memastikan seluruh proses dapat
berjalan secara optimal.
d. Melanjutkan pekerjaan engineering yang belum selesai atau perlu
perbaikan mulai dari Basic Design, Detail Design, Manufacturing

16
 17

Inspection, Shipment Process, serta supervise pada saat installation

termasuk mengontrol dan mereview dokumen kelengkapannya
terutama yang berkaitan dengan proses Produksi dan perawatan.
e. Mengkoordinasikan dan mengintegrasikan sistem dan fasilitas operasi
pabrik HSM #2 dengan fasilitas pabrik HSM existing serta proyek
terkait untuk memastikan interface aktivitas dapat berjalan secara
optimal.
f. Melaporkan progress pelaksanaan pekerjaan proyek dan hasil kerja
Tim secara periodic (mingguan dan bulanan) serta membuat laporan
penutupan proyek yang disampaikan ke Direksi ketika proyek selesai.
g. Melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk kelancaran
pekerjaan Tim.
10. Team Leader Commissioning & Production
Team Leader Commissioning & Production mempunyai tanggung jawab
sebagai berikut:
a. Melanjutkan pekerjaan engineering yang belum selesai atau perlu
perbaikan mulai Basic Design, Detail Design, Manufacturing
Inspection, Shipment Process, serta supervisi pada saat installation
termasuk mengontrol dan mereview dokumen kelengkapannya
terutama yang berkaitan dengan proses Produksi.
b. Merencanakan dan mempersiapkan seluruh aktivitas yang terkait
dengan persiapan perawatan pabrik HSM #2 hingga serah terima
pabrik dari project kepada Manajemen Operasi yang meliputi namun
tidak terbatas pada perencanaan, persiapan, pengawasan dan
pengendalian pekerjaan individual test, cold test, hot test, trial
production, provisional acceptance dan final acceptance untuk
memastikan project dapat berjalan sesuai dengan kontrak turnkey
yang telah disepakati.
c. Mempersiapkan program kerja dan anggaran operasional HSM #2.
d. Mempersiapkan dan merencanakan seluruh kebutuhan material &
energy yang meliputi namun tidak terbatas pada penyiapan bahan

17
 18

baku dan material operasi; aliran material dan produk; perencanaan

kebutuhan energy (Air, Gas, Listrik).
e. Mempersiapkan dan merencanakan kebutuhan produksi dan
penunjang operasional produksi pada seluruh line HSM #2 yang
meliputi namun tidak terbatas pada WTP, Reheating Furnace, Rolling
Process, WIP, product handling serta kebutuhan jasa dan penunjang
lainnya untuk memastikan operasi HSM#2 dapat berjalan optimal.
f. Melakukan analisa dan perencanaan dalam penanganan safety dan K3,
penanganan limbah dan by product.
g. Melakukan penyesuaian terhadap penyesuaian system dan aturan
internal yang terkait dengan operasi yang meliputi namun tidak
terbatas pada system Informasi (SAP, MES, SOP, TSE dan dokumen
lainnya).
h. Mempersiapkan dan merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan
organisasi yang meliputi namun tidak terbatas pada, jumlah tenaga
kerja, kompetensi dan program training karyawan.
i. Melakukan sinkronisasi sistem dan fasilitas operasi pabrik HSM #2
dengan fasilitas pabrik HSM existing serta proyek terkait untuk
memastikan interface aktivitas dapat berjalan secara optimal.
j. Melaporkan progress pelaksanaan pekerjaan proyek dan hasil kerja
Tim secara periodik (mingguan dan bulanan).
k. Melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk kelancaran
pekerjaan Tim.
11. Team Leader Commissioning & Maintenance
Team Leader Commissioning & Maintenance mempunyai tanggung jawab
sebagai berikut:
a. Melanjutkan pekerjaan engineering yang belum selesai atau perlu
perbaikan mulai Basic Design, Detail Design, Manufacturing
Inspection, Shipment Process, serta supervisi pada saat installation
termasuk mengontrol dan mereview dokumen kelengkapannya
terutama yang berkaitan dengan proses Produksi.

18
 19

b. Merencanakan dan mempersiapkan seluruh aktivitas yang terkait

dengan persiapan perawatan pabrik HSM #2 hingga serah terima
pabrik dari project kepada Manajemen Operasi yang meliputi namun
tidak terbatas pada perencanaan, persiapan, pengawasan dan
pengendalian pekerjaan individual test, cold test, hot test, trial
production, provisional acceptance dan final acceptance untuk
memastikan project dapat berjalan sesuai dengan kontrak turnkey
yang telah disepakati.
c. Mempersiapkan program kerja dan anggaran operasional perawatan
pabrik HSM #2.
d. Mempersiapkan dan merencanakan strategi perawatan; penyusunan
master data perawatan; analisa kebutuhan spare part, tools dan
material perawatan.
e. Mempersiapkan dan merencanakan kebutuhan perawatan dan
penunjang operasional perawatan pada seluruh line HSM #2 yang
meliputi namun tidak terbatas pada WTP, Reheating Furnace, Rolling
Process, WIP, product handling serta kebutuhan jasa dan penunjang
perawatan lainnya untuk memastikan operasi HSM #2 dapat berjalan
optimal.
f. Melakukan analisa dan perencanaan dalam penanganan safety dan K3
dalam operasional perawatan pabrik.
g. Melakukan penyesuaian terhadap penyesuaian system dan aturan
internal yang terkait dengan perawatan yang meliputi namun tidak
terbatas pada system Informasi (SAP, MES, SOP, TSE dan dokumen
lainnya).
h. Mempersiapkan dan merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan
organisasi perawatan HSM #2 yang meliputi namun tidak terbatas
pada, jumlah tenaga kerja, kompetensi dan kualifikasi serta volume
dan jumlah supporting outsourcing perawatan.

19
 20

i. Melakukan sinkronisasi sistem dan fasilitas perawatan pabrik HSM #2

dengan fasilitas pabrik existing untuk memastikan interface aktivitas
dapat berjalan secara optimal.
j. Melaporkan progress pelaksanaan pekerjaan proyek dan hasil kerja
Tim secara periodik (mingguan dan bulanan).
k. Melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk kelancaran
pekerjaan Tim.

20