MANAJEMEN DAN HUBUNGAN KERJA PENGELOLA PROYEK

Manajemen Proyek
Manajemen suatu proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan
koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) sampai selesai proyek dilaksanakan tepat waktu,
tepat biaya, dan tepat mutu (Wulfram L Ervianto, 2003).
Managemen adalah sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai
bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasi,
menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan
pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan
berjalannya waktu. Agar proses managamen berjalan lancer, diperlukan system
serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya
haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi
sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide managemen. Jadi dapat
dokatakan bahwa managemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang
berhubungan erat satu sama lain.
Proyek adalah suatu tugas yang perlu di rumuskan untuk mencapai sasaran
yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode
tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu
komplek sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang
biasanya digunakan.
Untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang memenuhi syarat-syarat yang telah
ditentukan, maka sumber-sumber dasar yang tersedia harus mengalami proses
manajemen. Proses manajemen terdiri atas perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), pengawasan (controlling),
dan (operation) agar proses berjalan efektif dan efisien dengan hasil yang optimal
(Dipohusodo, 1996). Kelima fungsi manajemen tersebut dapat diuraikan sebagai
berikut.

7
2.1.1 Perencanaan (Planning)
Planning merupakan suatu Tindakan pengambilan keputusan yang berkaitan
dengan data, informasi, asumsi, atau fakta kegiatan yang akan dipilih dan
dilaksanakan pada masa mendatang. Adapun Tindakan dalam planning meliputi :
a. Penetapan tujuan dan sasaran yang akan dicapai.
b. Menyusun rencana induk jangka Panjang dan pendek.
c. Penentuan strategi serta prosedur operasi.
d. Menyiapkan sumber pendanaa dan standar kualitas yang diharapkan.
2.1.2 Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian (Organizing) adalah penentuan, pengelompokkan dan peraturan
berbagai kegiatan dalam rangka mencapai tujuan. Kegiatan ini meliputi penugasan
kepada orang-orang dalam kegiatan serta penunjukan hubungan kewenangan yang
dilimpahkan kepada setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan.
2.1.3 Pelaksanaan (Actualing)
Pelaksanaan (actualing) adalah kegiatan pelaksanaan, merupakan tindakan
agar semua anggota kelompok dengan kesadaran berusaha untuk mencapai tujuan
atau saran dengan berpedoman pada perencanaan organisasi.
2.1.4 Pengawasan (Controlling)
Pengawasan (controlling) adalah kegiatan mengawasi aktivitas-aktivitas
pekerjaan, agar sesuai dengan sasaran. Setelah selesai disiapkan rancangannya,
maka penting sekali untuk segera mengecek pekerjaan yang telah dilaksanakan
sesuai dengan rencana semula. Apabila terjadi penyimpangan, maka perlu
peringatan supaya segera mengambil tindakan perbaaikan. Sistem pengawasan
yang dilaksanakan adalah pengawasan mutu bahan, serta mutu produksi, dimensi
struktur dan peralatan permesinan yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang
ada.
2.1.5 Pengoperasiaan (Operation)
Pengoperasian (Operation) adalah kegiatan pengoperasian bangunan dan
pemeliharan bangunan tersebut. Setelah seluruh pekerjaan selesai dan bangunan
tersebut diserah terimakan, maka ada jangka waktu pemeliharaan yang telah
ditentukan dan tercantum pada Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS), yang

8
dimana jika pada waktu pemeliharaan tersebut ada kegagalan konstruksi maka
masih menjadi tanggungjawab pelaksana (kontraktor).
Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai
tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek
baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan
tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping).
Apabila fungsi-fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas
dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud, yaitu:
1. Biaya pelaksanaan relatif lebih hemat dan ekonomis.
2. Time schedule proyek yang tepat waktu.
3. Kualitas dan kuantitas proyek yang sesuai dengan rencana.
4. Tercapainya K3 yang baik tidak adanya masalah sosial dengan lingkungan
sekitar.
Organisasi Proyek
Organisasi proyak merupakan penggambaran hubungan antara orang-orang
atau badan usaha yang terlibat dalam suatu pelaksanaan pekerjaan bangunan di
lapangan. Pada dunia proyek konstruksi terdapat dua bentuk organisasi yaitu
organisasi proyek konvesional dan organisasi proyek manajemen konstruksi.
Pada pelaksanaan proyek diperlukan koordinasi dan kerjasama antar
organisasi secara solid dan terstruktur, dan hal inilah yang menjadi kunci pokok
agar tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai dengan schedule yang telah
direncanakan.
Dibentuknya struktur organisasi proyek harus memiliki tujuan yang jelas,
ada beberapa macam pertimbangan siapa saja yang memiliki tugas dan tanggung
jawab terhadap keberhasilan proyek.
Pada Proyek Pembangunan Gedung Asrama Putra Pondok Pesantren
Modern ZIIZ Cilongok terdiri dari beberapa unsur organisasi yang masing-masing
mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Unsur organisasi tersebut antara lain:
2.2.1 Pemberi Tugas (owner)
Pemberi tugas (owner) adalah orang atau badan yang memberikan pekerjaan
bangunan dan membiayai pekerjaan tersebut. Pemberi tugas ini dapat berupa
perorangan, badan atau instansi baik swasta maupun pemerintah. Pemberi tugas

9
dalam hal ini dapat meminta bantuan kepada seseorang atau badan yang ahli dalam
bidang bangunan dengan membuat surat perjanjian dan memberi honor kepada ahli
tersebut atas jasa yang diberikannya sesuai dengan peraturan yang telah disepakati
bersama dalam Proyek Pembangunan Asrama Putra Pondok Pesantren Modern
ZIIZ Cilongok. Tugas dan wewenang pemberi tugas adalah :
a. Memberi ide, gagasan dan nasihat serta instruksi kepada pelaksana proyek
melalui pengawas proyek serta menerima laporan kemajuan proyek dari
pengawas.
b. Membentuk panitia kegiatan serta panitia lelang bila diadakan lelang pekerjaan
dan mempunyai wewenang untuk menentukan dan mengangkat perencana,
manajer konstruksi, dan kontraktor. Dalam proses tender menentukan pihak
pelaksana, panitia lelang harus menerima dokumen penawaran dari pihak
kontraktor yang mendaftar, berkewajiban untuk menyediakan tempat dan
menyediakan dana yang diperlukan untuk terwujudnya suatu pekerjaan
bangunan.
c. Bersama-sama pengawas ikut mengawasi pelaksanaan pekerjaan dan berhak memberi
instruksi kepada kontraktor, baik secara langsung maupun tidak langsung.
d. Mempunyai wewenang penuh terhadap proyek sehingga berhak menerima atau
menolak suatu pekerjaan, apabila sudah sesuai rencana kerja maka tidak
berkeberatan untuk menyetujui.
e. Berhak menolak pekerjaan yang tidak sesuai dengan gambar rencana.
f. Mengesahkan terjadinya pekerjaan dan membuat Surat Perintah Kerja kepada
pelaksana serta menandatangani berita acara pemeriksaan.
g. Memberikan fasilitas yang kiranya perlu untuk menghindari terjadinya
keterlambatan pekerjaan.
Dalam Proyek Pembangunan Asrama Putra Pondok Pesantren Modern ZIIS Cilongok
yang bertindak sebagai owner adalah H. Casiwan Haryo S.
2.2.2 Konsultan Perencana (designer)
Perencana adalah orang atau badan yang membuat perencanaan lengkap dari
pekerjaan suatu bangunan. Perencana dapat berupa perorangan atau kelompok yang
berbadan hukum yang bergerak di bidang perencanaan pekerjaan bangunan.
Tugas, kewajiban dan wewenang perencana adalah :

10
a. Membuat perencanaan lengkap, meliputi gambar, rencana kerja dan syarat-
syarat hitungan struktur beserta perencanaan anggaran dan biaya yang harus
mendapat persetujuan pemilik proyek.
b. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas tentang
perencanaan pekerjaan dan membantu segala sesuatu yang berkaitan dengan
proses pelelangan.
c. Merencanakan bahan dan alat yang digunakan sesuai peraturan dan syarat yang
ada serta memberikan metode yang harus ditetapkan dalam pelaksanaan.
d. Memberikan saran, usulan dan pertimbangan kepada pengawas dan kontraktor
apabila terjadi permasalahan-permasalahan dilapangan dalam bidang arsitektur,
struktur konstruksi dan mekanik/elektrik.
e. Menghadiri rapat evaluasi dan koordinasi pengelola proyek.
f. Berhak melakukan pengujian suatu pekerjaan secara khusus untuk menjamin
agar pelaksanaan sesuai dengan dokumen kontrak melalui konsultan pengawas.
Pada Proyek Pembangunan Asrama Putra Pondok Pesantren Modern ZIIS Gedung - A
yang bertindak sebagai konsultan perencana adalah CV. Koedi Jl. Tanjlig No. 98,
RT. 02/RW. 09, Karangjengkol, Sokanegara, Kec. Purwokerto Tim., Kabupaten
Banyumas, Jawa Tengah.
2.2.3 Kontraktor
Kontraktor adalah orang atau badan hukum yang menerima pekerjaan dan
menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan konstruksi sesuai dengan biaya yang
telah ditetapkan sebelumnya berdasarkan gambar rencana dan peraturan serta
syarat-syarat. Hak dan kewajiban kontraktror antara lain :
a. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar rencana, peraturan, dan
syarat-syarat, risalah penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan syarat-syarat
tambahan yang telah ditetapkan oleh pengguna jasa.
b. Membuat gambar-gambar pelaksanakan yang disahkan oleh konsultan
pengawas sebagai wakil dari pengguna jasa.
c. Menyediakan alat keselamatan kerja seperti yang diwajibkan dalam
peraturan untuk menjaga keselamatan pekerja dan masyarakat.
d. Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan harian, mingguan, dan
bulanan.

11
 e. Menyerahkan seluruh atau sebagian pekerjaan yang telah diselesaikannya
sesuai dengan ketetapan yang berlaku.
f. Menjamin pelaksanaan sesuai dengan dokumen kontrak.
g. Membuat request (as built drawig) dan gambar kerja (shop drawing) sebelum
memulai pekerjaan untuk memudahkan pelaksanaan.
h. Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul dilapangan
kepada perencanaan dan pengawas.
Pada Proyek Pembangunan Pondok Pesantren Modern ZIIZ Cilongok
yang bertindak sebagai kontraktor adalah Swakelola. Dalam pelaksanaan proyek,
kontraktor membentuk bagan struktur jabatan, tugas dan wewenang agar
pelaksanaan menjadi mudah dan terkoordinir.
2.2.4 Konsultan Pengawas
Konsultan pengawas merupakan badan usaha yang bergerak di bidang
Pengawasan pelaksana konstruksi yang berfungsi sebagai wakil atau mediator dari
Pemilik proyek. Konsultan pengawas bertugas dalam menjalankan
komunikasi,konsultasi,control, dan pengendalian dengan pihak kontraktor. Hak dan
kewajiban konsultan pengawas antara lain :
a. Membimbing dan mengadakan pengawasan secara periodic dalam
pelakasanaan pekerjaan.
b. Melakukakn perhitungan prestasi kerja.
c. Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan konstruksi serta aliran informasi
antara berbagai bidang agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar.
d. Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sedini mungkin serta
menghindari pembengkakan biaya.
e. Menghindari dan memecahkan persoalan yang timbul di lapangan agar tercapai
hasil akhir yang sesuai kualitas,kuantitas serta waktu pelaksanaan yang telah
ditetapkan.
f. Menerima atau menolak material/peralatan yang didatangkan kontraktor.
g. Menghentikan sementara jika terjadi penyimpangan dari peraturan yang
berlaku.
h. Menyusun laporan kemajuan perkerjaan ( harian,mingguan,bulanan)
i. Menyiapkan dan menghitung adanya kemungkinan perkerjaan tambah/kurang.

12
 Dalam Proyek Pembangunan Pondok Pesantren Modern ZIIZ Cilongok
pengawasan proyek dilakukan secara swakelola.
Managemen Pelaksanaan Proyek
Pelaksanaan pekerjaan pada suatu proyek harus sesuai dengan standar
kualitas yang direncanakan, baik mutu, waktu, dan biaya. Oleh karena itu perlu
diperhatikan pengendalian proyek agar tercapai standar yang diinginkan tersebut.
Pengendalian dilakukan melalui pengawasan atau pengujian terhadap semua
pekerjaan yang dilakukan agar sesuai dengan rencana kerja dan syarat-syarat.
Pengendalian tersebut dapat berupa pengendalian mutu material yang digunakan,
mutu peralatan, waktu yang diperlukan, biaya pelaksanaan, yang semuanya diatur
dengan manajemen yang baik dan dilaporkan secara berkala agar diketahui hasil
dan perkembangan yang dicapai. Secara umum proses pengendalian meliputi hal-
hal berikut :
1. Penentuan standar
Penentuan standar merupakan tolak ukur dalam menilai hasil pekerjaan, baik
dalam hal kualitas hasil pekerjaan maupun waktu yang diperlukan.
2. Pemeriksaan
Pemeriksaan merupakan tindakan untuk mengetahui atau mengukur seberapa
jauh tingkat kesesuain hasil pelaksanaan pekerjaan, dibandingkan dengan
rencana yang ditetapkan dan disepakati bersama. Pelaksanaan pemeriksaan
dilaksanakan dengan membuat interpretasi hasil-hasil pemeriksaan yang
kemudian dijadikan bahan untuk memberi saran.
3. Perbandingan
Perbandingan merupakan kegiatan membandingkan hasil pekerjaan yang telah
dicapai dengan rencana yang telah ditentukan. Hasil perbandingan ini akan
memberi suatu kesimpulan, apakah pekerjaan dapat dilanjutkan atau dihentikan.
4. Koreksi
Koreksi merupakan tindakan perbaikan, meluruskan penyimpangan yang terjadi
serta mengantisipasi keadaan yang tidak terduga. Tindakan koreksi dapat berupa
penyesuaian, modifikasi rencana, perbaikan syarat-syarat pelaksanaan,
pembongkaran diikuti pembuatan yang baru, dan lain-lain.

13
 Pengendalian dalam setiap aspek dituntut untuk memberi hasil yang optimal
sesuai dengan standar dan spesifikasi yang ada. Dengan demikian efektifitas dan
efisiensi waktu, mutu, serta biaya dapat tercapai. Suatu keadaan yang menyimpang
dari standar dan spesifikasi yang ada harus teratasi. Secara umum tujuan dari
pengendalian proyek dapat dijabarkan sebagai berikut :
a) Menekan dan mengurangi kemungkinan terjadinya penyimpangan.
b) Lebih peka dalam mengamati masalah yang mungkin timbul pada pelaksanaan
pekerjaan.
c) Lebih mudah dalam memilih metode terbaik dan yang sesuai untuk memecahkan
masalah yang terjadi.
d) Untuk mengontrol pekerjaan agar tidak menyimpang dari perencanaan semula.
Pengendalian dalam suatu proyek dilakukan dengan mengadakan
pengawasan terhadap semua pekerjaan konstruksi yang melibatkan penggunaan
semua sumber daya yang terdapat dalam lokasi proyek. Pengendalian dalam suatu
proyek meliputi :
2.3.1 Pengendalian Biaya Proyek
Pengendalian biaya dimaksudkan agar biaya yang dikeluarkan proyek
tersebut sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan dan telah disetujui.
Pengendalian biaya ini dilakukan dengan cara pengontrolan masing-masing bagian
pekerjaan dengan perhitungan dari analisa harga satuan. Dari perhitungan dan
pengontrolan setiap saat maka akan terlihat jika ada penyimpangan yang tidak
sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan, selain itu pengendalian biaya juga
bisa dilakukan dengan memakai rencana anggaran biaya, time schedule dan curva
S. Dari time schedule dapat dilihat kemajuan proyek yang sedang berjalan. Bila
kurva S aktual berada dibawah kurva S rencana maka pekerjaan berjalan lebih
lambat dari yang semestinya, Tetapi bila kurva S aktual berada diatas kurva S
rencana maka pekerjaan berjalan lebih cepat dari yang semestinya.
2.3.2 Pengendalian Mutu Bahan
Pengendalian mutu bahan adalah pengendalian teknis untuk mengarahkan
pelaksanaan pembangunan fisik agar tidak melanggar syarat dan spesifikasi yang
telah direncanakan. Pengendalian mutu meliputi pengendalian mutu bahan dan
pengendalian tenaga kerja.

14
a. Pengendalian mutu
Pengendalian mutu dilakukan dengan pengawasan yang ketat agar bahan
bangunan atau material yang digunakan mempunyai kualitas yang baik dan
sesuai dengan persyaratan mutu bahan yang ditetapkan dalam Rencana Kerja
dan Syarat-syarat pekerjaan (RKS).
Pengendalian yang diterapkan dalam proyek ini meliputi aturan sebagai berikut:
1. Ketersediaan bahan
2. Jadwal pengadaan bahan
3. Penyimpanan bahan
4. Pemakaian bahan
b. Pengendalian tenaga kerja
Tenaga kerja yang terlibat dalam Proyek Pembangunan Asrama Putra Pondok
Pesantren Modern ZIIZ Cilongok ini diklasifikasikan menjadi :
1. Tenaga ahli
Tenaga ahli merupakan tenaga yang berpendidikan sarjana dan berpengalaman
banyak dalam bidang konstruksi.
2. Tenaga pelaksana
Tenaga pelaksana merupakan tenaga-tenaga yang berpendidikan minimal STM
atau sederajat dan berpengalaman di bidangnya.
3. Tenaga kerja terampil
Tenaga kerja terampil adalah tenaga kerja di lapangan yang sudah terlatih dan
mempunyai ketrampilan khusus dalam bidang teknis pelaksanaan pekerjaan di
lapangan.
4. Tenaga kerja tidak terampil
Tenaga kerja tidak terampil adalah tenaga kerja di lapangan yang tidak
mempunyai ketrampilan khusus dalam pelaksanaan pekerjaan dilapangan.
Tugasnya melaksanakan pekerjaan yang diperintahkan kepadanya.
2.3.3 Pengendalian Waktu Pelaksanaan
Pengendalian waktu pelaksanaan mutlak dilakukan dalam suatu proyek
karena pelaksanaannya dibatasi oleh waktu rencana. Pengendalian waktu dilakukan
dengan cara membandingkan prestasi kerja kemajuan fisik di lapangan dengan
pengendalian waktu seluruh pekerjaan dapat terselesaikan sesuai dengan jangka

15
waktu yang direncanakan dan berjalan dengan lancar. Pengendalian waktu
dilakukan dengan membuat time schedule yang menggambarkan jadwal masing-
masing tahapan pekerjaan. Jadwal ini dibuat oleh tim pelaksana dan disetujui oleh
pemilik proyek. Hal-hal yang berkaitan dengan pengendalian waktu pelaksanaan
proyek yaitu:
a. Network planning
Dalam Network Planning (NWP), tercantum urutan waktu yang akan
digunakan untuk menyelesaikan suatu bagian pekerjaan, urutan pekerjaan yang
harus dilakukan, pekerjaan yang harus didahulukan, dilakukan bersamaan
ataupun diperlambat. Dengan membuat Network Planning (NWP) ini, akan
memberikan manfaat yang sangat besar yaitu dapat diketahui logika
ketergantungan antar kegiatan proyek, dapat ditunjukkan dengan jelas waktu-
waktu penyelesaian yang kritis dan yang tidak memungkinkan dapat dicapainya
pelaksanaan proyek lebih ekonomis, dan terdapatnya kepastian dalam
penggunaan sumber tenaga, bahan, dan peralatan.
b. Time schedule
Dalam kaitannya dengan pengendalian waktu, time schedule memberikan
gambaran kondisi penggunaan waktu yang nyata di lapangan. Dengan time
schedule, tiap bobot pekerjaan yang telah selesai dikerjakan dan berapa besar
ketinggalan yang harus dikejar sampai batas waktu yang ditentukan dapat
diketahui. Dari time schedule juga dapat diketahui kapan suatu pekerjaan harus
dimulai dan diselesaikan.
c. Kurva S
Kurva S merupakan terjemahan lanjutan dari time schedule yang isinya
memuat akumulasi pekerjaan pada waktu tertentu yang digambarkan dalam
bentuk grafik. Dalam kurva S dimuat semua yang ada dalam time schedule dan
dilengkapi dengan pengakumulasian bobot pekerjaan pada interval waktu
tertentu. Pada kurva S ini, yang dipantau adalah penggunaan waktu pada
keseluruhan pekerjaan proyek terhadap volume pekerjaan yang harus
diselesaikan dan dibandingkan dengan rencana waktu yang dibuat untuk
menyelesaikan pekerjaan sampai volume waktu tertentu.

16