BAB II

MANAJEMEN PROYEK

2.1 Pengertian Manajemen
Manajemen adalah kemampuan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka
pencapaian tujuan melalui kegiatan sekelompok orang. Manajemen merupakan
alat administrasi. Sebagai alat administrasi manajemen berfungsi untuk
menggerakkan sifat statis administrasi yang berupa organisasi. Untuk
mewujudkan keberhasilan suatu proyek pembangunan, diperlukan suatu
manajemen yang baik dan terstruktur. Dalam kenyataannya, suatu proyek
membutuhkan proses-proses yang meliputi :

1. Perencanaan (Planning) meliputi perumusan persyaratan dari bangunan
yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan
lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan.

2. Pengorganisasian (Organizing) berupa kegiatan mengatur dan menyusun
organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur
hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi
akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari :
Pemilik Proyek (Owner)
Konsultan Perencana (Designer) / Pengawas (Supervisor)
Pelaksana (Kontraktor)
Masing-masing mempunyai tugas dan kewajiban, tanggung jawab dan
wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah ditetapkan.

3. Pelaksanaan (Actuating) meliputi kegiatan pelaksaan pekerjaan di lapangan
dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan
pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksanaan perlu diatur
sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan
selalu tanduk dan taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati
bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur,
akan menimbulkan kesulitan dalam pelaksanaan proyek tersebut.

4. Pengawasan (Controlling) dilaksanakan dengan tujuan agar hasil
pelaksanaan pekerjaan pembangunan sesuai dengan persyaratan yang telah
ditetapkan. Untuk keperluan ini, tugas Konsultan Pengawas sangat penting,
terutama dalam pembibingan dan pengarahan pelaksanaan pekerjaan. Hasil
akhir dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil
kegiatan pengawas.

2.2 Proses Manajemen
Proses manajemen dapat dilihat pada diagram dibawah ini :






Gambar 2.1 Diagram Proses Manajemen
(Sumber : Ir. Soegeng Djojowirono,2000)

Planning : Menetapkan apa yang harus dilaksanakan oleh
anggota organisasi untuk menyelesaikan pekerjaan.
Organizing : Pembagian tugas para anggota organisasi.
Actuating : Menggerakkan anggota organisasi secara efisien
dan efekstif.
Controlling : Pengawasan dan pengendalian agar pelaksanaan
sesuai dengan rencana.

Organizing
Controlling
Actuating
Planning
2.3 Unsur-unsur Pengelola Proyek
Di dalam pelaksanaan Penggantian Jembatan Mlonggo Bangunan Atas
(Rangka) yang merupakan salah satu bagian pekerjaan dari proyek Peningkatan
Jalan dan Penggantian Jembatan di Wilayah Timur, terdapat institusi yang
melaksanakan pekerjaan bangunan jembatan tersebut. Institusi yang
melaksanakan pekerjaan bangunan disebut unsur-unsur pelaksana pembangunan.
Masing-masing unsur pelaksana pembangunan memiliki tugas, kewajiban,
tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan kedudukan serta kegiatan yang
dilakukan. Dalam pelaksanaannya unsur-unsur ini saling berkaitan dan
berhubungan mengikuti pola hubungan kerja yang telah ditetapkan.
Agar diperoleh hasil bangunan sesuai dengan yang direncanakan, maka
koordinasi dan kerjasama yang serasi antara unsur-unsur sangat diperlukan.
Koordinasi dan kerjasama didasarkan pada ketentuan-ketentuan baik teknis
maupun administratif yang harus diikuti dan dipatuhi bersama.
Unsur-unsur pelaksana Penggantian Jembatan Mlonggo Bangunan Atas
(Rangka) Kabupaten Jepara ini, meliputi :
1. Pemilik Proyek (Owner)
2. Konsultan Perencana (Designer)
3. Konsultan Pengawas (Supervisi)
4. Kontraktor
Hubungan antara unsur-unsur diatas dalam pelaksanaannya harus sesuai
dengan ketentuan dan peraturan yang telah disepakati bersama, agar tercipta
komunikasi yang baik dan terarah sehingga tujuan pembangunan yang akan
dicapai sesuai dengan sasaran.


2.3.1 Pemilik Proyek (Owner)
Pemilik Proyek (Owner) adalah orang/badan yang
memberikan/menyuruh pekerjaan suatu bangunan dan membayar
pekerjaan suatu bangunan tersebut. Pemilik Proyek dapat berupa
Perseorangan, Badan/Instansi/Lembaga baik Lembaga Pemerintah maupun
Lembaga Swasta.
Dalam Proyek Penggantian Jembatan Mlonggo Bangunan Atas
(Rangka) Kabupaten Jepara ini yang bertindak sebagai Pemilik Proyek
(Owner) adalah Kementrian Pekerjaan Umum Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah Dinas Bina Marga Wilayah Pati.
Pemilik Proyek memiliki tugas dan kewajiban, antara lain :
a. Menyediakan/membayar sejumlah biaya untuk terwujudnya
pembangunan tersebut.
b. Membuat TOR (Term of Reference). TOR atau kerangka acuan adalah
acuan perencanaan yang berkaitan dengan tujuan proyek, persyaratan
proyek yang bersifat teknis dan administrative, tata ruang, biaya serta
persil yang disediakan.
c. Menentukan pilihan dan mengambil keputusan atas rencana dan
konstruksi-konstruksi yang diusulkan oleh para Konsultan.
d. Memberikan informasi yang diperlukan oleh Konsultan sehubungan
dengan perncanaan proyek tersebut.
e. Menerima dan menyetujui pekerjaan yang telah disetujui oleh
Kontraktor.



2.3.2 Konsultan Perencana
Konsultan Perencana adalah badan/orang yang membuat
perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan bangunan. Konsultan Perencana
Perseorangan yang berbadan hukum, atau badan hokum yang bergerak
dalam bidang perencanaan pekerjaan pembangunan. Yang dimaksud
badan hukum yaitu badan yang mempunyai/memperoleh akte dari seorang
notaris atau dapat juga disebut badan yang mempunyai akte dari notaris.
Dalam Proyek Penggantian Jembatan Mlonggo Bangunan Atas
(Rangka) di Kabupaten Jepara ini yang bertindak sebagai Konsultan
Pengawas adalah Pabrikasi.
Konsultan Perencana memiliki tugas dan kewajiban, antara lain :
a. Membuat perencanaan lengkap dari proyek yang akan dibangun
sebagai dasar pelelangan.
b. Mengadakan penyelidikan awal yang meliputi pengumpulan data
lapangan serta data penyelidikan tanah.
c. Memberi usulan serta saran kepada Pemilik Proyek sehubungan
dengan pelaksanaan proyek ini.
d. Memberikan penjelasan kepada pelaksana dan pengawas lapangan
bila ada hal-hal yang kurang jelas dalam gambar rencana.
e. Membuat perencanaan ulang/revisi apabila diperlukan.
f. Bertanggung jawab sepenuhnya atas hasil perencanaan yang telah
dibuat apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.


2.3.3 Konsultan Pengawas (Supervisi)
Konsultan Pengawas (Supervisi) adalah orang atau badan yang
mengawasi secara langsung pelaksanaan pekerjaan bangunan agar sesuai
dengan perencanaan. Bertindak sebagai Konsultan Pengawas dalam
Penggantian Jembatan Mlonggo Bangunan Atas (Rangka) di Kabupaten
Jepara ini adalah PT. Dianzani Utama Konsultan.

Konsultan Pengawas memiliki tugas dan kewajiban antara lain :
a. Membimbing/memimpin dan mengadakan pengawasan utama dalam
pelaksanaan pekerjaan bangunan.
b. Menyelenggarakan dalam surat menyurat yang berhubungan dengan
pelaksanaan pekerjaan bangunan.
c. Mengatur, meneliti dan mengesahkan pembayaran angsuran biaya
pelaksanaan pekerjaan bangunan.
d. Memeriksa dan memperbaiki gambar kerja dari Kontraktor apabila
terjadi kesalahan.
e. Menyusun laporan pekerjaan (laporan harian, mingguan dan bulanan).
f. Menyiapkan dan menghitung apabila ada pekerjaan tambahan dan
pekerjaan yang kurang.
g. Mengawasi dan menguji kualitas dan mutu bahan-bahan bangunan.
h. Menyiapkan dan menyusun berita acara pekerjaan.
i. Membuat gambar-gambar revisi.

2.3.4 Kontraktor
Kontraktor adalah Institusi/badan hokum yang menerima dan
menyelenggarakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah tersedia
dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-
gambar rencana yang telah ditetapkan. Kontraktor dapat berupa
badan/perusahaan yang bersifat perseorangan yang berbadan hukum atau
badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan
bangunan.
Dalam Proyek Penggantian Jembatan Mlonggo Bangunan Atas
(Rangka) di Kabupaten Jepara ini yang bertindak sebagai Kontraktor
adalah PT. Marga Karya.
Kontraktor memiliki tugas dan kewajiban antara lain :
a. Melaksanakan pekerjaan berdasarkan gambar-gambar rencana/gambar
bestek, peraturan dan syarat-syarat (bestek), risalah penjelasan, dan
syarat-syarat yang telah ditetapkan.
b. Menyerahkan pekerjaan apabila pekerjaan telah selesai keseluruhan
atau dapat pula diserahkan perbagian pekerjaan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
c. Membuat Network Planning (apabila diperlukan).
d. Membuat jadwal pengadaan bahan atau material utama serta
pengiriman barang yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan.
e. Bersama-sama dengan Konsultan Pengawas melakukan pengujian atas
pekerjaan yang telah dilaksanakan.
f. Sebelum melaksanakan setiap pekerjaan, membuat detail pelaksanaan
apabila diperlukan.
g. Menjamin keamanan dan keselamatan atas semua orang, baik pekerja
maupun pengunjung yang berkepentingan dalam proyek.
h. Bertanggung jawab penuh atas semua hasil pekerjaan sub kontraktor
dan pemasok.

2.4 Susunan Organisasi
Untuk melaksanakan suatu kegiatan proyek, perlu adanya suatu organisasi
pelaksanakan yang merupakan tata kerja untuk menunjang keberhasilan suatu
proyek. Organisasi ditinjau dari segi badan dapat didefinisikan sebagai
sekelompok orang yang bekerja sama dalam suatu kelompok-kelompok kerja
yang saling terkait, bertanggung jawab dan bekerja secara harmonis untuk
mencapai tujuan tertentu.
Oragnisasi merupakan alat yang vital dalam pengendalian dan pelaksanaan
suatu proyek. Oraganisasi proyek dikatakan berhasil apabila mampu
mengendalikan tiga hal utama yaitu mutu, waktu dan biaya.
Dalam organisasi proyek diperlukan batasan-batasan tersebut sehingga
dapat menhindari tumpang tindih tugas maupun pelemparan tanggung jawab
sehingga semua permasalahan yang timbul dapat ditanggulangi secara
menyeluruh, terpadu dan tuntas.

2.4.1 Struktur Organisasi Kontraktor

1. Direktur Utama
Tugas dan kewajiban Direktur Utama adalah sebagai berikut :
Menetapkan struktur oragnisasi pelaksanaan tugas.
Menetapkan kebijakan-kebijakan pelaksanaan tugas organisasi.
Merinci fungsi manajemen dan mendelegasikan wewenang kepada
para bawahan.
Menetapkan sasaran yang harus dicapai setiap kegiatan pelaksanaan.
Menetapkan system administrasi prosedur yang diperlukan untuk
keperluan manajemen.
Mencari tenaga ahli untuk membantu pelaksanaan tugas-tugasnya.
Mendapatkan anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas-
tugasnya.
2. Pimpinan Proyek (Project Manajer)
Pimpinan Proyek (Project Manajer) merupakan pimpinan perusahaan
yang melaksanakan perencanaan dan rancangan proyek. Oleh karena itu,
sebagai pemimpin dalam proyek haruslah mempunyai pengalaman,
pengetahuan, penilaian, keahlian dan kepemimpinan yang cukup
memadai. Pimpinan Proyek harus menyusun rencana sehingga waktu
pelaksanaan sesuai, tidak terjadi keterlambatan dan mampu menekan
biaya sekecil-kecilnya tetapi dapat menghasilkan yang optimal dan mutu
sesuai spesifikasi.
Tugas dan Kewajiban Pimpinan Proyek adalah :
Mengkoordinir penyusunan rencana pelaksanaan proyek.
Koordinasi dengan cabang dalam penyiapan sumber daya yang
diperlukan (Personil, Pendanaan Proyek secara periodic, material,
peralatan, sub kontraktor/supliyer, metode kerja).
Mengkoordinir penjabaran spesifikasi dan kontraktor untuk mencapai
hasil pekerjaan yang optimal.
Memonitor terlaksananya penyesuaian-penyesuaian metode kerja
untuk memperoleh metode kerja yang lebih efisien dan efektif.
Memonitor terlaksananya Value Engineering material untuk
memperoleh material yang paling menguntungkan.
Mengkoordinir evaluasi antara perencanaan dengan realisasi, guna
sebagai tindakan penanggulangan yang diperlukan.
Memonitor pengendalian Mutu, Waktu, dan Biaya atas pelaksanaan
proyek.
Memonitor terlaksananya pekerjaan tambah kurang (Addendum) dan
Amandemen Kontrak.
3. General Superintendent
General Superintendent merupakan orang yang diserahi tugas dari
kontraktor utama yang berhak untuk menentukan kebijaksanaan proyek
dalam memilih dan menetapkan cara pelaksanaan seluruh pekerjaan yang
saling menguntungkan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Tugas dan Kewajiban dari General Superintendent adalah :
Bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek.
Mengadakan pengawasan pada pelaksanaan.
Mengkoordinasikan semua pekerjaan.
Mengontrol kemajuan kerja terhadap rencana proyek.
Bertanggung jawab atas mutu dan pekerjaan.
Memantau penanganan terhadap material yang dipasok pelanggan.
Mengatur hubungan yang baik antara staff dan pihak luar.
Mengevaluasi laporan sesuai ketentuan perusahaan.
4. Pelaksana
Tugas dan Kewajiban dari seorang Pelaksana adalah :
Menyimpan gambar kerja dengan baik, tidak boleh merubah tanpa
seijin teknik proyek.
Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditentukan.
Melaksanakan penyelesaian keluhan pelanggan.
Melaksanakan penyelesaian produk yang tidak sesuai.
Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan.
Membuat dan melaksanakan detail program kerja.
Melaporkan prestasi kerja ke manager operasi.
Membuat Buku Harian Pelaksanaan Sipil (BHPS).
Memimpin, menggerakkan, mengawasi dan mengkoordinasi
bawahannya.
Menjaga keamanan aktivitas perusahaan di lapangan.
Memelihara bukti-bukti kerjanya.
5. Ahli Kuantitas (Quantity)
Ahli Kuantitas merupakan orang yang bertanggung jawab untuk
mengevaluasi dan mengendalikan mutu proyek sesuai dengan ketentuan
yang disyaratkan.


Tugas dan Kewajiban dari Ahli Kuantitas adalah :
Memastikan bahwa system mutu di proyek berjalan dengan baik dan
efektif
Menetukan proses selanjutnya apakah bisa dilaksanakan atau belum.
Menganalisa dan melaporkan semua permasalahan yang menyangkut
pelaksanaan system mutu di proyek.
Membuat rencana berkala pelaksanaan pemeriksaan dan pengetesan.
Melaksanakan pengawasan dan atau pengetesan barang.
Memelihara bukti-bukti kerjanya.
6. Keuangan
Tugas dan Kewajiban dari bagian Keuangan adalah :
Mengelola seluruh masalah Keuangan Proyek.
Mengurus dan menyusun konsep permohonan dana.
7. Logistik
Tugas dan Kewajiban dari Logistik adalah sebagai berikut :
Melakukan pembelian barang sesuai dengan tingkatan proyek dan
persyaratannya.
Membuat data Suppliyer terpakai dan dilaporkan ke wilayah.
Menyediakan tempat yang layak dan memelihara dengan baik barang
pasokan.
Memberi label pada setiap barang yang masuk.
Bertanggungjawab keluar masuknya barang pasokan.
Membuat Berita Acara Penerimaan/Penolakan setelah pengontrolan
kualitas dan kuantitas.
Menyusun laporan-laporan yang dikeluarkan perusahaan.

STRUKTUR ORGANISASI
PT. MARGA KARYA
Paket : Penggantian Jembatan Mlonggo Bangunan Atas (Rangka)














Gambar 2.4.1 Struktur Organisasi Kontraktor Proyek Penggantian Jembatan Mlonggo
Bangunan Atas (Rangka)
PT. Marga Karya

Tatang Ari Wibowo,SS
Direktur

Budi Santoso, ST
General superintendent

Dina Aria Ardiana
Keuangan

Herman Prastowo, ST
Pelaksana

Agus Susanto, Amd
Quality

David Listyawan
Quantity

Ahmad Bimatama P
Drafter

Milono
Logistik

Tri Harianto
Security

2.5 Hubungan Kerja dan Koordinasi
Yang dimaksud hubungan kerja ialah hubungan dalam pelaksanaan
pekerjaan antara ketiga unsur pelaksana pembangunan, yaitu Pemilik Proyek
(Owner), Kontraktor Pelaksana dan Konsultan Pengawas. Ketentuan-ketentuan /
peraturan-peraturan yang disusun untuk mengatur hubungan kerja perlu
berdasarkan/disesuaikan dengan peraturan dari pemerintah. Semua pihak dari
ketiga unsur pelaksana pembangunanharus tunduk dan patuh kepada peraturan-
peraturan yang telah disusun baik dari segi teknismaupun administratif.
Penyimpangan yang terjadi akan mengakibatkan kesulitan dan ketidaklancaran
pelaksanaan pembangunan.
Hubungan kerja antara pihak-pihak yang terkait dalam Proyek Penggantian
Jembatan Mlonggo Bangunan Atas (Rangka) di Kabupaten Jepara inidapat dilihat
dalam gambar berikut :




PENGGUNA
JASA

PENYEDIA
JASA



Keterangan :
: Garis Kontrak
: Garis Koordinasi
: Batas antara Pengguna Jasa dengan Penyedia Jasa
Gambar 2.5 Diagram Hubungan Kerja Pihak-Pihak dalam Proyek
PEMILIK PROYEK
KEMENTRIAN PEKERJAAN UMUM JAWA
TENGAH
DINAS BINA MARGA WILAYAH PATI

KONTRAKTOR PELAKSANA
PT. MARGA KARYA
KONSULTAN PENGAWAS
PT. DIANZANI UTAMA
KONSULTAN
Secara garis besar pola dasar hubungan kerja, diatur sebagai berikut :
1. Antara Pemilik Proyek dengan Kontraktor :
a. adanya ikatan kontrak;
b. Kontraktor kepada pemilik proyek menyerahkan hasil/produksi
pekerjaan;
c. Pemilik Proyek kepada Kontraktor menyerahkan biaya pelaksanaan
pekerjaan;
2. Antara Konsultan sebagai Pengawas pekerjaan dengan Kontraktor :
a. ada ikatan peraturan pelaksanaan;
b. Konsultan Pengawas kepada Kontraktor, pelaksanaan persyaratan;
c. Kontraktor kepada Konsultan Pengawas, realisasi peraturan pelaksanaan;